頭文字を取っています。語呂がいいのでそうなったと思うのですが、実際には連絡が先、そして報告。時には相談してから報告となります。日本人に特に必要だとされるのには訳があります。『個人で達成される成果よりチームで達成される成果を望む』という風土があるからです。個人プレイを好まないのです。個人プレイに見えたにせよ、ずっと先の会社の方針に沿ったものである事を証明しておく必要があります。いう意味でも大切なのが「報・連・相」なのです。2.すべての仕事は経営理念につながっている会社の組織はさまざまなセクションに分かれ、それぞれが異なった仕事を担当しています。企画、生産から販売、経理・総務といった事務まで日頃それぞれに与えられる仕事の内容は異なります。一つひとつは個人作業であったとしても、各々に任された仕事を繋げていく。バトンタッチまでやって初めて仕事として評価されます。最終的には会社がどの方向へ行くのか。いう経営理念までつながっていくのです。3.どういう会社でありたいか(経営理念)―――何を成し遂げたいのか(個人の志)売り上げや利益を上げるという会社の目的だけではなく、会社には『どういう会社でありたいか。』という理念があります。最終的にどんな仕事であろうと、経営理念につながっている必要があるのです。個人の『私はこの会社を通じて何を成し遂げたいのか』という強い思いが「報連相」を通じて会社全体を支えているのです。個人の意識にブレが生じると会社での居心地は悪くなります。先ほどもお話しましたが、「報・連・相」の一番最初に来るのは「連絡」です。次に「報告」と必要に応じて「相談」という流れになります。具体的にその流れを見ていくことにしましょう。一.連絡は情報の共有から始まる連絡は外部から入手した情報を、上司や同僚に連絡(伝達)し、その情報を共有することから始まります。来社予定のお客様に関して、何時にどんな方が来社されるのかといった情報を知ると知らないとでは大きな差が出ることがあります。こまめに連絡し、連絡を受けた方はその背景までも読み取る姿勢が必要です。連絡の基本は情報を共有する全員が『何のためにこの情報が必要なのか』という本来の情報伝達の意味を把握しておく事です。連絡に関しては、その要・不要を自分勝手に判断しないことが大切です。外出中の同僚宛てに取引先から「例の件は変更になりました」という連絡が入ったとします。その後、「やはり最初のままで結構です」という電話が再び入りました。あなたならどんな連絡の仕方をするでしょう。1)最初に戻ったのだから連絡はしない2)二度電話が会ったこととその内容をそのまま伝える3)2)に加え、相手の声のトーン・口調も伝える(混乱している様子等)この場合、3)が正しい連絡のあり方です。同僚が戻ってきた段階で、二度電話があった事とその内容(様子も)も一緒に伝えられたら、合格です。取引先の僅かな心の動きが、担当者が欲しい情報である可能性があるからです。基本的に仕事に関することはどんなことでも、報告・連絡する姿勢が大切なのです。仕事では連絡(指示命令)があり、それに基づいて調査したり、分析したり、取材したり、計算したりして、その結果を上司などに「報告」します。その際に大切になるのが、中間報告です。あなたが、新入社員研修の仕事を任されたとします。その場合には、次のような時に報告が必要となります。1)日程と会場が決まった段階2)講師が決まった段階3)大まかな内容が決まった段階こんな風に、その都度上司に報告をするようにします。いうのも、上司には、その上司やお客様、他部署など、状況をいち早く報告しなければならない相手がいる事が多いからです。指示を受けた段階で、あらかじめどんなステップで報告するかを確認しておくと無駄なくスムーズに仕事が運びます。長期間の仕事に限らず、短期の仕事であっても、指示を受けてアクションを起こした場合にはこまめな報告を欠かさないようにすることが大切です。その報告する内容が事実なのか、自分の意見なのか、推理なのか、報告を受けた相手が混同することのないようにしましょう。連絡を受け、報告をする段階で、時にはうまくいかないことや方向性を見失うこともあるでしょう。このように「どうしたらいいだろう?」という状況になった時に必要となるのが「相談」です。自分より知識のある人や報告の依頼者である上司に意見を求めることで、自分だけでは解決し得なかった答を導くこともできるものです。これが相談による相乗効果です。相談される事は、より仕事に対し熟達し信頼されている証でもあります。相談された方にとっては、実は大変嬉しいものなのです。「ちょっとご相談があるのですが...」と、効果的に周囲からの意見を取り入れ、良い成果を報告できるようにしましょう。上手な相談のポイント1)事前に問題点を整理しておく2)自分なりの考えを持っておく3)謙虚な気持を忘れない4)早めに相談して時間短縮を図るたとえば「今、担当している仕事でこんな問題が生じています。何か良い方法はないでしょうか。」「私としてはこんな風にしてみてはどうかと考えているのですが...」といった具合です。「相談は早目に」が鉄則です。経験の少ない人間には分からないことでも、仕事に詳しい上司であればすぐに解決するという事もあります。仕事を抱え込まない柔軟性も必要です。相談が遅れたために、トラブルの原因追求に時間がかかり、次の事故を防げなかった例もあるのです。5.「報・連・相」度チェック!―――――あなたはどれくらい出来ている?では具体的にあなたの職場で求められている「報・連・相」はどんなものでしょうか。いつもの職場を想定して【連絡と報告と相談のアセスメントシート】をやってみて下さい。点数は現在の職場のあなたの自己採点です。これを上司と見合わせながら、確認していく事をお薦めします。このシート自体は大変難しく出来ています。見る言葉も多いと思いますが、必要な時、興味を持った時に手をつければよいでしょう。《特に重要なポイント》1)【情報の共有化】とは情報を受け取る時、相手の思いも一緒に受け止めている状態。『自分がやるんだ!』とやる気になって初めて情報の共有化が実現する。2)【情報によるマネジメント】とは指示命令ではなく、『その先どうなるか。』『実は・・いう訳なんだ。』といった背景や理由を示す事で相手の自発的行動を促すやり方(例)課長!その件は既に東京営業所が動いているそうですよ!3)【相談の相乗効果】とは相談を受ける側が自分の最大限の知識や経験を話す瞬間、『新しい何かに気づく』時があります。相談があったからこそ出てきたのが相談の相乗効果です。6.相手の行動特性に合わせる「報・連・相」やってみて分かる事も多かったと思いますが、「報・連・相」とひと口に言っても、一つの確立されたパターンがあるわけではないのです。難しくしているのには大きく分けて二つあります。1)各職場の環境によって求められている「報・連・相」が違う。2)職場の上司や部下、又はお客様の行動特性によって求められている「報・連・相」が違うそれを踏まえて、次にその人の行動特性別にどのように「報・連・相」したらよいかをご紹介します。DiSC(人間の行動特性)とは私がよくセミナーでお話ししているのが、次の図のようなDiSC(HRD(株)で出している)と呼ばれるものです。これは人間の行動特性4つの分野の強弱であらわしたものです。左側のDCが仕事志向、右側のiSが人志向。【D=主導】まず、「主導型(D)」は、指示・命令を得意とし、話を聞くときは結論から。効果や成果や結果を重視します。【i=感化】iの感化は、皆を動議付けるのが得意、神輿があれば真っ先にかついでしますが、ひとりで仕事するのは苦手。【S=安定】Sが強い方は、組織の中での役割を認識し、みんなの為に何かをする事を喜びます。人との調和も大切にしたい方です。心にしっかりとした考え方を持っています。【C=慎重】Cが強い人は、非常に細かな分析や膨大な資料を基に裏づけをとります。出してくるものに正確さを追求するので時間はかかる傾向があります。この4つの特性が報連相にも強く影響します。それぞれの特性の強いもの別にどのように接していけばいいのか見ていくことにしましょう。D(主導型)上司】には話の冒頭で先に結論を言っておくことが効果的です。基本的にビジネスにおいて結論を先に。鉄則ですが、とくにこの上司は人の話の順を追って聞くことが苦手です。「先日の契約が取れました。いつから始まります」などという風に結論から提示し、それから詳細を述べると良いでしょう。【i(感化型)上司】には人と人との関係を大事にしていますから、いきなり仕事の話からせず、「昨日は新人と飲みに行かれたのですか?」と、親しみを込めた心の橋を渡してから、「この前の案件ですが...」と仕事の話に移していくと良いでしょう。口頭の報連相を好みます。【S(安定型)上司】には地道に静かに仕事を進める傾向がありますから、あまり派手なことを好みません。誠実な応対を好むこの方には、近くで具体的で丁寧に先が見えるように説明するのがコツです。【C(慎重型)上司】には根拠となる資料も一緒につけ、土台を固めたうえで話を進めることが大切です。「この根拠はこの資料のこの部分から持ってきています」などという風に、資料も交えて説明すると理解を得やすいでしょう。口頭より書面での報連相を好みます。D(主導型)部下】には部下であっても舵を取るのが得意なので、目的やゴールを決めて、やり方を任せると、他のメンバーでは困難な仕事でもこなします。ほめるときは本人に直接は疑心暗鬼になるので不可。成果に対して静かにほめるのが効果的。嫌なときは顔に出るので、こちらが腐らない事です。【i(感化型)部下】には承認の一言は最も有効です。