不参加を伝える場合は迅速に丁寧に伝えよう不参加を伝えるメールのポイントを押さえておこう就活では会社説明会や面接に参加するため、企業とメールでやりとりをすることも多いですが、時には不参加のメールをしなければならないときもあります。参加予定だったものを不参加すると連絡するのは勇気がいりますが、連絡なしで欠席してしまうのはNGです。無断欠席になってしまうと印象は最悪ですし、企業にも迷惑をかけてしまいます。印象を悪くせず、企業に迷惑をかけないためにも、不参加しなければならない場合は、メールで連絡することが大切です。不参加の旨はただ伝わればいいわけではなく、メールの送り方にもポイントがあります。ポイントが守れていないとマイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので、ポイントを踏まえて不参加の旨を伝えていきましょう。企業に不参加のメールをするためには、まずは不参加を伝える時の基本的なマナーを知っておくことが大切です。就活ではさまざまなマナーがあり、不参加を伝える時も例外ではありません。不参加となるだけで企業に対して失礼ではありますが、連絡の仕方によってはさらに失礼を重ねてしまうことになります。失礼を重ねて印象を悪くするのは良くありませんので、正しいマナーを知っておくことが大切です。連絡時のマナーをしっかりと守り、上手に不参加を伝えていきましょう。不参加が決まった段階で連絡をする不参加の連絡をする時は、できるだけ早い段階で連絡をすることが大切です。伝えにくいからと先延ばしにするのではなく、不参加が決まった段階で連絡をするようにしましょう。参加人数が決まっているイベントなどの場合は、不参加となることで穴を空けてしまいますし、企業に迷惑がかかる可能性が高いです。早めに連絡をしておくことで、企業でも対応することができ、再度募集をかけるなど穴が埋められる場合もあります。これがぎりぎりの連絡になってしまうと穴埋めをすることができず、無駄を作ってしまうことになります。無駄ができてしまうと企業に迷惑がかかりますので、企業がすぐに対応できるようにするためにも、不参加の連絡は素早くおこないましょう。当日に不参加を伝える場合は電話をする不参加の連絡は不参加が決まった時点で素早くおこなうことが大切ですが、場合によっては当日に欠席が決まる場合もあります。当日に急遽参加できなくなった場合は、メールではなく電話で連絡をしましょう。当日は採用担当者も忙しく動き回っていますし、メールがチェックできない可能性が高いです。開始数分前などは準備に追われていますし、メールで連絡をしても気づいてもらえず、無断欠席の扱いになってしまいます。無断欠席になれば印象が悪くなるだけではなく、企業にも多大な迷惑をかけてしまいます。当日欠席の場合は、確実に不参加の旨を伝えるためにも電話で連絡しなければなりません。当日以外でも前日などぎりぎりの場合は電話での連絡がおすすめです。就活のマナーを見直そう就活では、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。マナーはメール以外にも、髪型などの身だしなみなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。そこでおすすめなのが「就活マナーマニュアル」です。これを読めば、事前に準備すべき、持ち物からメールや電話のかけ方、面接当日の立ち振る舞いまで詳しく知ることができます。無料でダウンロードできるため、マナーに自信がない就活生は手に入れておきましょう。不参加を伝えるメールを不快に思わせない3つのポイント企業に迷惑をかけないためにも、不参加の連絡は早めにしておくことが大切ですが、連絡をしても不参加であること自体、企業に不快な思いをさせてしまいます。連絡をしてもマイナスの印象を与えてしまっては意味がありませんので、工夫したメールを送り、不快さをなるべく感じさせないことが大切です。不参加を伝えるメールを不快に思わせないポイントは3つあります。ポイントを正しく理解し、それらを踏まえて不参加のメールを送りましょう。1より丁寧な敬語を心掛ける就活のメールでは印象を良くするために言葉遣いにも気をつける必要がありますが、不参加のメールの場合はより丁寧な敬語を心がけることが大切です。言葉遣いによって与える印象は違いますし、丁寧な敬語を使うことで丁寧な印象、誠実な印象を与えることができます。言葉遣いが正しくできていないと横柄な印象を与えてしまいますし、常識にかける印象を与えてしまうと、さらに失礼になり不快な思いをさせてしまいます。言葉遣いや敬語は、普段のメールよりもさらに丁寧さを心がけることが大切です。「お世話になっております」を「いつも大変お世話になっております」と変えるなど、細かい点まで意識すれば丁寧さをアピールすることができます。2不参加の旨をはっきり伝える企業に対して不参加を伝えるのは気が引ける人も多く、なかなか伝えづらいと感じる人も多いです。不参加の旨を伝えるときは曖昧に伝えてしまうのはNGであり、かえって不快な思いをさせてしまいます。不参加を伝えるときは、もやもやとした気持ちにさせないような理由を、丁重にはっきり伝えるようにしましょう。曖昧な言葉を使って伝えてしまうと、結局何が伝えたいのか分からなくなってしまい、場合によっては不参加の意思が伝わらない場合もあります。自分では伝えたつもりでも、企業に正しく伝わっていなければ意味はありませんし、不快な思いをさせるだけではなく迷惑にもなります。不参加は間違いなく伝わるよう、明確な言葉を使い、理由を明示して伝えていきましょう。3感謝の気持ちを忘れてはいけない企業を不快な思いにさせないためには、感謝の気持ちを忘れてはいけません。面接などに不参加となれば、選考を続けることはできなくなりますし、企業との関係性も途切れます。選考を受けないからといって礼儀を尽くさないのは失礼ですし、これまでさまざまなことでお世話になっているはずです。説明会の開催や面接の実施、合否の評価など企業が就活生に対してしてくれていることはたくさんあります。それらを忘れて一方的に不参加の旨だけを伝えるのは失礼です。不快な思いをさせないためには、感謝の気持ちをしっかりと伝えた上でお断りの文章を考えることが大切です。不参加することの謝罪だけではなく、これまでの感謝の気持ちも丁寧に伝えていきましょう。続けていればさまざまな心境の変化などもありますし、最初は就職を考えていた企業でも、途中で気持ちが離れてしまうこともあります。スケジュールが合わず、仕方なく不参加となる場合もあるでしょう。不参加の理由は人によってさまざまですが、企業からすれば不参加する事実はどれも同じです。理由によって印象が変わるわけではありませんので、上手に不参加の旨を伝えることが大切です。不参加を伝えるメールの例文を参考にして、企業に不参加の旨を伝えていきましょう。(氏名)不参加を伝えるメールの件名は、内容を簡潔にまとめたものを記すことが大切です。件名を見ただけで内容が把握できることが大切ですので、「面接欠席のお詫び」などにしておきましょう。「面接欠席のご連絡」などでも構いませんが、お詫びの文字を入れることでより丁寧さをアピールすることができます。件名によって与える印象は違ってきますし、本文だけではなく件名から工夫して考えることが大切です。○○(名前)と申します。この度は面接のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。一身上の都合により辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。貴重な時間を割いて面接の機会を頂いたにも関わらず、ご迷惑をおかけすることになってしまい大変申し訳ございません。ご了承のほど宜しくお願い致します。末筆ではございますが、貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。メールの本文ではまずは宛先を記し、あいさつ、自己紹介をしてから本題へと入ります。面接の不参加を伝える前に、まずは面接に呼んでもらったことの感謝を伝え、そこから辞退の旨を伝え、丁寧に謝罪していきましょう。感謝の気持ちを伝えることで、より丁寧な印象を与えることができますし、不快な思いをさせずに済みます。不参加の理由は正直に伝えることが大切ですが、伝えにくい場合は一身上の都合などで構いません。理由を伝えた後も丁寧に謝罪を重ねていきましょう。就活で出席が伴う場面は、2つ考えられます。ひとつ目が説明会です。企業が開催する説明会には、エントリーせずに参加できるものもありますが、エントリーしなくてはいけないものもあります。予約をして行けなくなったときには、必ず不参加の連絡をするようにしてください。面接の場合も同様です。面接は面接官との調整をしてうえで設定しています。不参加となるのであれば、必ず連絡を入れなくてはいけません。ここでは、説明会と面接の両パターンでの不参加となったときに送るメールの例をご紹介します。お世話になっております。本日は、説明会のキャンセルのお願いでご連絡させていただきました。先日、説明会の予約をさせていただきましたが、急用で伺えない状況となりました。誠に申し訳ございません。私から申し込みをしながら大変恐縮でございますが、何卒、ご配慮のほど、よろしくお願い申し上げます。面接(面接の種類に応じて変更)のお時間を頂戴しております○○大学○○学部の○○です。誠に申し訳ありませんが、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。お忙しい中日程調整をして頂いたにもかかわらず、誠に申し訳ありません。誠に申し訳ありませんが、ご了承のほどよろしくお願い致します。3年tel:000-0000-0000mail:○○○○@xxxxx.ac.jp////////////////////////////////////////////不参加を伝える場合は迅速に丁寧に伝えよう就活を続けていれば企業のイベントなどに欠席しなければならないこともあり、その際には不参加の旨を連絡しなければなりません。伝えにくいからと無断欠席してしまうのは絶対にNGですので、必ず不参加の旨を連絡しましょう。不参加の連絡をする場合は、とにかく早く、そして丁寧に謝罪をすることが大切です。謝罪の気持ちだけではなく、これまでお世話になった感謝の気持ちを伝えることでも印象が良くなりますので、それぞれを伝えていくことを意識しましょう。不参加のメールは連絡の仕方次第で印象が変わりますし、上手に連絡すれば企業に不快な思いをさせることもありません。不参加の連絡も上手におこない、企業に迷惑をかけることなく就活を進めていきましょう。智也(よしかわ・ともや)1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。主要業界のESを完全網羅!内定者のESを参考にしてみよう内定者ESをもらう【無料】このコラムを読んだ就活生に人気の就活サービスTOP5!あなたの就活をプロが徹底サポート。「自己分析カウンセリング」から「企業別の面接アドバイス」まで...専属のキャリアコンサルタントが個別でサポート。紹介する求人の全てをコンサルタントが職場訪問し、労働環境の悪い企業は紹介から除外しているので、ブラック企業を確実に避けられます。「一人での就活に不安...」という方はぜひ利用してみましょう。適性検査を受けると企業からスカウトが!キミスカの適性検査は5択の質問に答えていくだけの手軽さ!手軽にもかかわらず詳細な検査結果が出るのが嬉しいポイントです。その結果を基に企業からスカウトが届くから、就活がサクサク進みます。【あさがくナビ限定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