本来、業務をサポートするための基幹システムですが、煩わしい入力作業に追われ逆に足枷となってしまう。実店舗中心に設計された基幹システムの多くは、EC担当者にとって悩みの種となっているケースが「ほぼ」だと思います。記事に詳しいので是非ご一読いただきたいのですが、私からは実際に基幹システムの改修を行うことで、業務負荷が大幅に軽減された効果的な改修内容をご紹介させていただきます。売上データをアップロードできるようにするこれは基本中の基本。売上データを手打ちで入力していました。実店舗はPOSと連携しているので、レジを通せば売上入力は終わり。取引先各社の倉庫からお客様の元へお届けする通販ではPOSを通していないので、1つ1つ売れたものを入力していく必要があります。月末の締め作業の際に1度で金額が合うはずもなく、何度も見直しを強いられました。理想は、通販各社のフォーマットにあわせた取り込み口を用意することですが、複数のデータフォーマットに対応すると開発費用がかさみます。そこで各社のデータに共通する最低限の項目だけ取り込めるようにすればOKです。基幹で売上入力する店舗を指定して取り込む場合は、<JANコードまたは品番などSKUまで特定できるコード><販売数量><販売価格>といったところでしょうか。店舗登録の際に料率を登録している場合は、店舗指定でその料率を引っ張ってくる仕様にすればOK。料率を登録できない場合は、データ項目に<下代>を追加しましょう。すべてを取り込むデータに持つ必要がある場合は、<店舗コード><JANコードまたは品番などSKUまで特定できるコード><販売数量><販売価格><下代>といった項目が必要になります。後は差分データだけ取り込むか、常に上書きして取り込むか、業務内容に応じて選択していきます。取り込みの際には、取引先から来る売上データの不要な部分をExcelでカットして、並び替えた後にアップロードが基本。都度、削除して並び替えるのは面倒ですよね。そこでオススメは、Excelで売上データを貼り付けると別シートに必要な項目だけが抽出され並び変わるファイルを作成すること。簡単に作成できますし、置き換え作業がコピペ1発で終わります。商品マスタをダウンロードできるようにするこれも基本中の基本。取引先に商品マスタを提供する際、必要となるデータを基幹から取り出せるとベスト。売上データ同様、各取引先ごとに合わせたデータをダウンロードできれば良いのですが、開発予算を踏まえるとそうもいきません。サイズコードやカラーコードが必要な取引先や、品番と共にJANコードが必要な取引先、さらには自社で撮影した画像を提供するケースでは、採寸情報や混率、商品コメントまで提供する必要があります。今後、新規の取引先が増えることも想定されます。このように、あらゆる状況に対応できるようデータは全て落とすに越したことはありません。ダウンロードしたデータは、先程の売上データの置き換えファイルと同じ要領で、貼り付けると別シートに各取引先の商品マスタに合わせた項目だけが抽出されるExcelファイルで管理。(=特に子カテゴリ)など、どうしても基幹に登録されている商品マスタでは足りない項目が出てきます。取引先の担当者が登録を代行していくれるケースであれば問題ないのですが、自社で管理画面に登録する場合は、どうしても手作業で追加していく地道な作業が求められます。商品マスタの登録や仕入れ、売上管理は基幹を使い、商品を動かす際には物流のコントロールシステム(以下WMS)を使う。このようなケースも多いと思います。この場合、基幹に入力した移動指示をもう1度WMSに入力(またはアップロード)する必要がでてきます。これは本当に不毛な作業です。自社の基幹システムに入力した指示がWMSと連携すれば、2度手間がなくなり見るべきシステムが1つで済みます。一方で契約している倉庫に自社の基幹システムを入れる、という考えもあります。倉庫の目線で考えると、使い慣れないシステムで運用することになるので作業が属人化しがち。普段から使い慣れた自社のWMSであれば、オペレーションが統一されるので安全です。実際の連携方法については、もう千差万別。申し訳ありませんが、ここでは書き切れませんので割愛させていただきます。代わりに理想の移動フローだけ紹介しておきます。移動先の在庫として計上という流れで、指示データに対してハンディターミナル等でバーコード検品を行い完了データを返す。このように指示数と実数の付け合わせを出し入れの際に行うことで、差異をなくします。店間移動を劇的にラクにする店間移動機能EC担当者に限らず日々変化する各店在庫を調整する店間移動というのは重要な業務の1つだと思います。私が勤務していたアパレルブランドでは当初、この業務は下記のフローで行われていました。メモした数字を1つ1つ拾い上げながら、基幹システムに移動指示を入力していくこのようにプリントした用紙に移動元となる店舗の在庫に〇をつけて、移動先となる店舗へ矢印を引いていく(笑)。在庫を抜く、つまり移動元となる倉庫や店舗が10箇所あれば10回移動指示を基幹システムに入力していく。そんなアナログな対応をしていました。↑こんな感じで、プリントアウトに手書きで書いていましたそこで思ったのが、この紙で書いている概念をそのまま画面で再現できたら便利すぎる!ということ。時は基幹システムのリプレイス真っ只中。