最終更新日:2018/06/22電話代行サービスは忙しい東京のオフィスで働く経営者にとって重要な選択肢です。臨時に数日オフィスを空けなければならないというようなときにも電話代行サービスを使えるのでしょうか。一般的なサービス体系について理解しておきましょう。電話代行サービスの契約日数は一般的には長めです。業者によって最低期間の設定には違いがありますが、六ヶ月程度を最低期間としている契約が多くなっています。月額いくらという形で料金が設定されていて、毎月支払いをしていき、定められた契約期間以降はいつでも止めることができるという仕組みが典型的です。それ以前に解約してしまうと違約金が発生してしまいます。いった形で対応してくれる業者もあるため、基本的には電話代行サービスは長期的な契約を想定したサービスが多いのが実情です。短期契約をすることもできる業者もある全ての電話代行サービスが長期契約を考えたものというわけではありません。東京では特に電話代行サービスを使うオフィスが多いため、様々なニーズに合うように短期契約のサービスを提供している業者も増えてきています。最低期間として1日と定めている業者もあるので、明日だけ電話代行を頼みたいという場合にも利用可能です。〇短期間の注意点ただし、気をつけておきたいのが臨時で代行を依頼しようとすると人材を確保できない場合もあるということです。希望しているレベルの対応ができるスタッフを確保できずに断られるか、別のスタッフでの対応になるという形で提案されることもあります。東京にはかなりの数の短期契約を受け付けている電話代行業者があるので、探せば急ぎのときでも十分なレベルの対応をしてくれる業者を見つけられる可能性は高いでしょう。ゴールデンウィークなどの連休を取得したいタイミングで電話代行を短期間で請け負うサービスをしている業者もあります。パッケージ化されていて比較的リーズナブルな価格で利用できるのがメリットなので、ニーズが多いと考えられるタイミングで電話代行を依頼したいときには考慮してみると良いでしょう。電話代行サービスは契約の仕方次第で1日でも1ヶ月でも1年でも契約できます。どれを選ぶのが最適化はケースバイケースなので、必要に応じて使い分けるのが重要です。常に電話代行が必要なら長期契約をするに越したことはありません。基本的には同じスタッフに代行をしてもらえるので、だんだんと慣れてきて良い対応をしてくれるようになると期待できます。〇万が一のことを考えてマニュアル化するしかし、コスト面を考えると頻繁に必要でない場合には数日間の契約をした方が良いのも確かです。そのときにはマニュアルを徹底してわかりやすいものにしておかないと対応力に困るリスクもあるので気をつけましょう。逆にマニュアルさえしっかりと作ってあれば必要なときに短期契約で利用して問題はありません。電話代行サービスを利用する上ではマニュアルは重要なアイテムですが、特に短期契約のときには充実させる必要があることは覚えておく必要があるでしょう。〇費用面では長期契約のほうがお得また、費用面でも短期契約をするより長期契約をした方が良い場合もあります。長期にすることで割引が行われると、その期間中に何回も短期契約で依頼するよりも安上がりになることもあるからです。将来的にどの程度代行が必要になるかがわかっている場合には詳細に試算してみることが大切です。電話代行サービスは6ヶ月以上の長期契約のものが多いですが、1日から利用できる短期契約の業者も利用できます。状況に応じて使い分けるようにするのが大切ですが、短期契約のときにはマニュアルを充実させる必要があるでしょう。