今週も出張いっぱいです。本当に周りの人には恵まれていると思います、私。札幌の物件は今現在4棟あり、それぞれ別の管理会社さんに管理を依頼しております。札幌7棟目は売買したのと別の管理会社さんに依頼しました(切り替えたばかりの管理物件を売却してしまったので、そのお詫びに)が、それ以外は仲介してくださった業者さんが管理も是非ということだったので、それぞれ購入と管理を同じところに依頼しています。その管理会社さんが入れる清掃とは別に、私が独自に別の清掃業者さんに清掃を委託しております。この清掃業者さん、清掃結果を写真撮影して送付してくれたり仲介業者さんが見ている賃貸募集のサイトの内容と現地を比較してくださり、条件として登録されていないところの指摘や、周囲の賃貸物件と比較しての募集条件の弱いところの報告などもしてくれます。これが結構助かるんですよねえ。今まではその清掃報告を私が確認して、問題がありそうなところに関してのみ管理会社さんにこちらから転送するという流れを取っておりました。そりゃあもう、どこの馬の骨ともわからない人からの清掃報告を直接管理会社さんが受けるなんて普通に考えたら対応してくれるわけがない、と思っていましたので。札幌8棟目を購入する時に、その管理会社さんと条件について話し合いをしている最中に、ちょっと考え方が変わる発言が先方からありました。清掃業者さんはこちらで入れるので手配不要ですという話をした際に「一度その清掃業者さんと話をさせて貰えませんか?うちとしても連携できるところは連携したいので」と言ってくださったのです。え、自分で手配してない清掃業者さんと連携しちゃうんですか?私の中ではけっこう衝撃的でした。そこの管理会社さん、良くも悪くも管理は俗人的なところがあるようでして。色々なことがあまり定型化できていないようなのです。今回の私との管理契約を契機にもうちょっと会社としてのシステム化を考えないといけないなあ、みたいな感じでした。今までは24h管理の仕組みも導入しておらず、全部自社で担当さんが交代で電話を受けていたみたいですし、雪庇落としも業者さんに頼まずスタッフの人が自分で屋根に登って対応していたらしいです。オーナーにその費用を請求することもなく。なんかそれはそれですごいなあと思いました。そんな管理会社さんから、清掃業者さんと打ち合わせをさせてほしいという依頼がありましたので、清掃業者さんにその旨伝え快諾いただきました。両社で話し合った結果、私が受けている清掃報告を管理会社さんでも同時に受けたい、と。私は結構メールを放置してしまうところがあります。サラリーマンもしていますし、なんだかんだといつもバタついているので、ついメールの返信が漏れてしまうという問題があります。清掃業者さんと管理会社さんが連携してくれて、結果に応じていい感じに動いていただけるなら、それが一番いいなあと私自身も思いました。結論として、管理会社さんと清掃業者さんと私が所属するLINEグループを作ってそこで清掃報告を受けるという流れにしました。LINEやFBのメッセンジャーは即時性を求めるやり取りには向いているし、清掃結果は後から見直したりすることも基本的にはないためです。記録として残しておきたい(後から検索してその時のことを調べたりするような)内容に関しては、LINEやFBのメッセンジャーなどのSNSは不向きと私は考えます。検索機能がしょぼすぎるからです。確定申告時に「あれ、これって何の経費だっけ?」と調べるのがすごく大変です。コミュニケーションツールとしてはとても便利なので、清掃結果を受けてどうするこうするというやりとりをするのには向いていると思います。清掃結果を受けて見積がどうのこうのという話になったら、それだけメールで送ってくださいという流れにすれば良さそうだ、と考えました。東京8棟目がその考えになるなら、他の物件も同じことができないかと考えたくなるのは必然です。相談しないことにしますが、それ以外の札幌5棟目と札幌7棟目はそういう連携に対して柔軟にやってくれそうなので、相談してみることにしました。札幌7棟目の管理会社さんは、元々清掃業者さんからの指摘内容は清掃業者さんより直接連絡してくれて構わないという運用を許容してくださっていました。一回くらいはそういう形で動けた時もありましたが、ルーティンワークではないのでいつしかそんな運用も忘れられていました。今回、LINEグループで清掃報告ができることがわかったので、それであればと札幌7棟目の管理会社さんにもLINEグループ作っていいか確認をしました。こちらも快諾いただきまして、同じような運用を始めることができました。札幌5棟目の管理会社さんに関しては、元々FBを使った物件の管理なども行っておりますので、そういう意味では抵抗はないだろうと思っておりました。私自身が前述の検索性の悪さを気にして、FBを活用した物件管理ではなくメールでの連絡を採用しているというところがありまして、その点が悩ましいです。清掃業者さんの清掃報告を受けることは歓迎だけど、もしそれを実現するのであればできればFBを使った物件管理に切り替えて貰えないか、という相談がありましたのでこれに対してどうジャッジするかを現在考えているところです。基本FBにして、この内容だけはメールでも送って貰えますかと個別に依頼するのがいいのかなあと考えております。清掃業者さんからの報告をLINEグループに切り替えたことで、対応がスピーディーになったような気がします。私自身も、メールで来ているとどうしても後回しにしがちな諸々のやりとりを多少優先させることが出来ますし、悪くないなあという感じです。ちなみに、これも清掃業者さんから提案いただいたのですが、チャットワークというビジネス向けのチャットツールを使うというのが個人的にはベターな案と思います。検索機能がきちんとしているので、即時性と検索性が両立されているツールです。サラリーマンの仕事で多少使っているので、その良さは理解しています。管理会社さんが使ったことがないだろうという点を考慮し、今回は見送りました。本当は管理会社さんとToDoリストを共有できたりすると良いんですけどねえ。私自身もすぐ色々忘れてしまいますし・・・。結果として、管理委託している4社中3社が、私が勝手に頼んだ清掃業者さんとの連携を快諾してくれたことになります。柔軟にいろいろ対応していただける皆様とお仕事をすることができて、私はやっぱり周りの人に助けられているなあと改めて思いました。一人では何もできません。今後とも皆様に頼りながら生きていきます(笑)ランキング上位定着目指して毎日ブログを更新中。最後に人気ブログランキングのクリックを是非お願い致します。↓面白かったと思った人は迷わず押すべし↓お暇な方は食べ歩きブログもあわせてよろしくお願いします。昨日いっぱいをもって管理会社さんを変更しました。人気ブログランキング参加中です。