新庁舎の建設・建替ラッシュは続く中央政府主導で推進された市町村の明治・昭和の合併に続き、1999年(平成11年)に制定された合併特例法に基づき、平成の合併が始まった。1999年4月に3,229あった市町村は、2006年(平成18年)度末に1,821迄減少し1)、2019年(令和元年)10月末現在では1,724の市町村が存在している2)。条件が有利な合併特例債による財政支援が与えられた結果、該債発行の条件「2005年(平成17年)3月末までの申請、翌年3月末までの合併成立」に合わせて、駆け込み合併が相次いだ1)。東洋経済新報社は、地方自治体の庁舎建て替え状況に関して、2013年(平成25年)2〜4月に独自の調査を実施している3)。概要は以下の通りであった。完成済み(46)、工事進行中(33)、計画有(133)、計画無(591)d)の前3者、計212都市に建て替え理由を聞いたところ、81都市が「合併等に伴う移転・集約」を挙げた。市役所機能が合併前の旧自治体の庁舎に分散されていては非効率というのは勿論だが、財政事情が厳しい中、合併特例債が庁舎建設を後押ししていることが記されている。合併年度とそれに続く15年度が期限となっている4)。ところで、先の東洋経済新報社の調査結果では、212都市の内、168都市が「老朽化」を、163都市が「耐震強度不足など防災上の理由」を建て替え理由として回答している3)。更なる推進に向けた説明会」で発表している5)。それによれば、全1,741市区町村のうち、28.4%に相当する494団体が本庁舎が未耐震であること、94団体が平成29年度までに耐震化(耐震改修・建替え等)に係る工事を開始している一方で、148団体は対応状況が「未定」のままであることが示された。庁舎を始め公共施設の新設が爆発的に進められた。先の総務省調査資料には、494団体の庁舎の建築年が掲載されていることから、高度成長期真っ只中の1959年(昭和34年)〜1969年(昭和44年)を中心に、建築年代を4区分して494団体の実態を纏めてみた。建築年代1958年以前(昭和33年以前)1959〜1969年(昭和34〜44年)1970〜1973年(昭和45〜48年)1974年以降(昭和49年以降)団体数69(14%)217(44%)108(22%)100(20%)本表が示しているように、6割もの庁舎が、耐震化の問題だけでなく、築50年以上という老朽化の問題も併せ持っている(且つ後4年も経てばそれが8割に達する)ことがわかる。被災時、司令塔の役目を担うべき庁舎の整備・建替えは喫緊の課題と言えよう。整理について、検討を求められることが多い。本来書庫スペースで無い所を書庫として活用していた場合を含め、実質的に書庫スペースを減少せざるをえない場合は勿論、適切な文書管理を進めていくためには、一般的に職員の意識改革が不可欠であり、その意味で、庁舎移転というイベントは絶好の機会となりうるからであろう。「文書に始まり文書に終わる」と言われる6)ように、その殆どが文書等を通じて行われている自治体の事務処理に鑑みる時、しかるべき管理基準の下、文書量を削減する手立てを施さないと、保存文書量は増加する一方である7)。しかるに、情報公開法や公文書管理法等の施行に伴い、文書管理は「記録管理」へと進化してきており、廃棄に当たり慎重さが今まで以上に求められてきてもいる。文書管理の改善も喫緊の課題となっているのである。改善方法を調べるためにネットを用いて検索すると、ヒットしてくるものの殆どは、H先生若しくは師の関係者か師が関わられた自治体の方が書かれた論文である。バーチカルファイリングを適切に行うことで即時検索可という論調しか目に入らない状況となる。確かに、H先生がご発表された当初は、簿冊式ファイリングに問題のあった場合も多かったと想像されるが、その後、本論考で後述するように、いわゆるへき地といわれるロケーションにある小規模町村であってさえ、庁内LAN、WEB回線、LGWAN回線に接続されたパソコンが、職員1名に1台以上配備され、また50代を含む職員個々のITスキルも10年前には考えられなかった水準に達している今日、ファイリングと検索性をめぐる背景は一変していると思料する。本論考の筋立て以上の状況を踏まえ、本論考では、先ず最初に簿冊式とバーチカル式というファイリングツールの歴史を紐解きつつ、我が国における現状を、「今」という時代に即して再考する。ファイリングシステム導入成功例の実態はどのようなものなのか、に関して考察する。最後に、現在求められているのは、ファイリングツール(技法)ではなく、その上位概念であるファイリングシステムであることと、その定着化のためのポイントを提言したい。)が、グーグルサイトを用いて「バーチカル」×「簿冊」で語彙検索すると、少し前からNo.1サイトになっている。本論考に関する関係者の関心度の高いことが示唆され、本論考が何がしかでも皆様のお役に立つことができれば幸甚である。https://www.bunkan.jp/images/ronbun/201712.pdfPDF版はこちらからご覧になれます。Readerが必要です。Readerを入手してください。Reserved.E-mail:info@bunkan.jp。