2019.07.20この記事は約5分で読めます。私は、エクセルで業務可視化のコンサルを実践していました。可視化のツールは極論ですが、何でもいいと思います。可視化するための表記ルールが重要です。目的に合わせた記号やルールを用意するツールにこだわる必要は全くありません私は、エクセルで業務可視化のコンサルを実践していました。業務可視化を進めるにあたって、私はエクセルでチャートや分析を実施しています。専用の業務可視化ツールがあります。様々な可視化ツールやソフトがあるとは思いますが、私がコンサルタントの実践の場で使用させて頂いたツールは、(株)システム科学さんのHITという業務可視化専用ソフトでした。papio一時、システム科学さんから業務を請負い、一緒に仕事をさせていただきました。つららどんなツールだったんですか?HITって。HITという手法は、コンサルタントまかせではなく、経営層から社内担当者まで、HIT手法の考え方を理解し、担当者自身がHITツールを使い、コンサルタントが指導、支援しながら業務可視化を進めていくのが基本です。期間が決められた現状業務調査や限られた範囲のシステム構築のための前さばきとしての現状調査や業務改善では、コンサルタントの業務ヒアリングツールとしても非常に使いやすいツールでした。つらら実際のコンサルの現場で使われていたんですね。今は使っていないんですか?papioコンサルタント時代の後半は、システム科学さんの仕事を残念ながらやってませんでしたので、このツールを使っての仕事はしていないんですよ。システム科学さんは、ソフトだけ販売するというスタイルは、昔も、現在もとっていないと思いますので、ツールだけ購入するのは難しいと思います。可視化のツールは極論ですが、何でもいいと思います。このサイトでは、業務可視化の目的と進め方でも、過去に使用していたエクセルベースのチャートや業務手順書をサンプルとして紹介しています。原則として、業務可視化はこのツールを使わなければならないというものはありません。ここで言っているツールとは、道具の事です。紙への手書きでもワードでもエクセルでも業務可視化は進められます。つらら手書きはさすがに大変でしょうねpapio大変ですが、時間はかかっても、その後の成果は大きなものがありますからね。要は目的がはっきりしていれば手段は問わないというか...でも、効率よく可視化できればそれに越したことはないですけどね。現状業務を可視化するのは、労力と時間がかかります。それを短時間で自動的に可能とするツールは恐らくないと思います。効率を考えると、サクサクと可視化を進められるようなツールや道具があればいいとは思いますが、いづれにしても、担当者しか分からない、頭の中に入っている手順やノウハウなどを、可視化するのには時間がかかりますし、それを一定のルールに基づいて記号や文字、数字で表現するには、やはりコンサルタントの指導はある程度必要かと思います。可視化するための表記ルールが重要です。可視化するためのツールは、要は描画ツール、作図ツールといったイメージがあります。表記方法や記号の定義などが決められていて、記述フォームに記号や矢印や文字を並べて業務の流れや手順を記述していくことになります。現状業務を把握するために、先ず業務を棚卸し文字で表現し、整理し、業務体系を作成し、業務手順書を作成しますが、ここまでは文字表現ですが、チャートは図での表現です。このことは、業務可視化の目的と進め方を参照ください。ツールによっては、記号が100を超えるようなものもあります。細かく表現できるのでそれもいいのかなと思いますが、私には使いこなせそうもありません。社長あいさつ原案の作成といった仕事があったとします。これを、手書きで作成するのと、ワードで作成するのでは、チャートの記述は異なるでしょうか?記号として、紙、筆記具(鉛筆、万年筆、ボールペン)がある場合と無い場合の記述はどちらが可視化記述として効率的でしょうか?私は記号が多くなるほど、詳細な情報が得られることはなく、記述が面倒になり、可視化は面倒くさいという感覚が多くなると思っています。つらら確かに、記号の使い方を覚えるだけでも大変ですね仕事の表現に使われる、記号は、多くても10個以内で表現できると思っています。足りない情報は言葉で補えばいいと思います。記号をむやみに増やすことは、かえって可視化や見える化の妨げになります。目的に合わせた記号やルールを用意する企業の規模や可視化の目的に応じて、表現するルールを設定し、最終的に目的である仕事の管理状態を実現することが大切だと私は思っています。分かりやすい表記を、顧客に合わせて用意することが、コンサルタントの責務だと思います。なければいけないと、押し付ける上から目線は、結局は受け入れられないと思っています。コンサルタントは、あくまでも支援者です。なければいけないといったスタンスは、楽です。できないのはあなたが努力してない、理解できていないというのは簡単です。私が、外部コンサルタントとしての限界を感じたのはこの点でした。結果がでるまで、最後まで責任を持つといった姿勢が、できないことに疑問を感じ、企業の中から役に立てるのならばと、再度企業に身を投じました。papio外部コンサルタントとして、それなりにお役に立てたという気持ちはありましたが、結局、その後どうなっているのかという、継続的な企業との、お付き合いができませんでした。熱心な担当責任者がいなくなると次担当責任者は、違うことをやりはじめます。実力不足だったのかもしれませんが、良くある事ですね。結論としては業務可視化のツールや考え方は、基本はあるにしても、企業の課題や解決すべき現状をきちんと理解し、それに合わせた手法を用意することが大切です。想定されたツールや手法はあまり役に立たないと私は思っています。ツールにこだわる必要は全くありません顧客のニーズや、規模、できる範囲で、ツールや目的を準備することが大事です。予算も人員も潤沢な状況であれば、可視化ツールを導入して外部コンサルを活用すればいいと思います。現状を何とかしたいと思うけど、あまり予算や人員も可視化にかけられないと思う企業は、時間をかけてゆっくりと進める、それを支援できるコンサルタントを選択すればいいと思います。エクセル、互換ソフトで十分業務可視化を実現できます。必要な仕事の把握レベルとは?担当者以外でも間違いなく実施できるレベルです。課長にと言われたとします。私は、現状把握段階での作業チャート作成にあたって、担当者に業務ヒアリングをやらせて頂き作業チャートを作成させていただくことを原則としていました。多くの企業で、担当者の仕事のやり方やプロセスは実施している担当者はわかっているが、管理者は見えていない、管理状態にないという事実です。業務ヒアリングの意味papioはじめましてこのサイトでは、業務可視化コンサルタントとして活動したpapioが考える業務可視化の目的、意味、進め方等を紹介させて頂いています。参考になれば幸いです。Reserved.メニューホームサイト運営者ホーム検索トップサイドバーpapioはじめましてこのサイトでは、業務可視化コンサルタントとして活動したpapioが考える業務可視化の目的、意味、進め方等を紹介させて頂いています。参考になれば幸いです。現状把握1アーカイブ2019年7月32019年6月3タイトルとURLをコピーしました。