経営アップグレードツール「ALL-IN」についてTOP生産性向上のヒント経営コラムシステム選びに必要なRFPを解説!中小企業でも簡単にできる書き方とは?経営コラムシステム選びに必要なRFPを解説!中小企業でも簡単にできる書き方とは?2020年2月3日RFPはシステム選びにとって重要です。自社に必要な要件をまとめずに依頼すれば、後々大きなトラブルになるでしょう。そこで今回は、システム選びに大切なRFPについて解説します。中小企業でも簡単にできる書き方を理解して、自社に適したシステムを導入してください。Proposal”の略称で、日本語では「提案依頼書」といいます。RFPは、自社に必要なシステムの要件を伝える手段です。中小企業のシステム開発において欠かせない存在です。RFP自体の知名度は低く、口頭でシステムの要件を伝える企業は未だに多いです。これでは、要件の行き違いが起き、システム導入の失敗率が上がってしまいます。RFPへの理解を深めてから各ベンダーに情報を提供すれば、システム導入の失敗率を大幅に下げられます。一般的にRFPの作成は難しいと考えられていますが、システムを導入する意味や必要な理由、書き方を把握しておけば誰でも作成可能です。本記事では、システム選びに必要なRFPを解説し、中小企業でもできる簡単な書き方を紹介していきます。RFPが必要な3つの理由RFPがなぜ必要とされているか、理由が知りたい方は多いはず。実際にRFPを作成して効果がなかったら、それまでの手間やコストが気になってしまいます。ただでさえ、システム導入に手間やコストがかかるから余計です。ここではRFPが必要な3つの理由を解説します。自社の導入目的を明確にできるシステム導入におけるゴールは「課題」の解決です。導入後にトラブルが起きれば、課題を解決するどころか、新たな課題が増えるだけです。そこでRFPを作成し、自社の導入目的を明確にしましょう。ゴールまでのプロセスがしっかりとしていれば、導入後のトラブルを防げます。RFPでは、システムに求める要件をまとめるため、自然と課題の把握やゴールの設定がしやすくなります。自社の現状をまとめるためにも、RFPを作成して導入目的を明確にしましょう。ベンダーとのトラブルを未然に防げるRFPを使わずに、システム導入の要件を伝える場合、基本的に口頭での伝達になります。人によっては、書いてまとめるよりも、話した方が伝えやすいという方も多いでしょう。口頭の場合、情報の行き違いが起きやすいです。ベンダーとのトラブルを未然に防ぐためには、お互いが正しい情報(RFP)を元に、目的へ向かうことが必要です。RFPを作成するのは面倒に感じますが、後々のトラブルを防ぐためにも、事前に共有しておくことが肝心です。明確な根拠を示せるシステム導入には大きなコストが発生します。各ベンダーへの提案はもちろん、自社でも経営層の許可を得なければいけません。この際、口頭でシステム導入の要件や目的を伝えても、納得してくれる経営層は少ないでしょう。具体的ではなく、抽象的な情報だからです。そこで、RFPを作成しておけば、システムの全体像から要件、目的など、具体的な情報に目を通せます。経営層へ明確な根拠を示すためにも、内外に向けて恥ずかしくないRFPを作成してください。RFPは何を書けば良い?システム導入にRFPが必要だとわかっても、実際に何を書けばいいのか把握していない方は多いでしょう。ここでは、RFP作成の基本と完成後に確認したいポイントを解説します。RFP作成の基本RFPを作成する際は、ネットや書籍のフォーマットを参考にするといいでしょう。RFPには、基本事項が存在しますが、過剰にとらわれる必要はないです。各フォーマットを参考にしながら、完成を目指してください。その上で、足りない部分があれば自社で協議を行う、またはベンダーにアドバイスを求めるなどしましょう。基本的にRFPは、開発の背景や目的、予算、スケジュールといった「全体像」、機能や運用要件、システム開発の手法といった「要件」、さらに追加で伝えておきたい「追加事項」などで構成されます。各フォーマットには、こうした基本的な事項が含まれているので、それぞれの形式に従って作成してください。スケジュール」は明確になっているかプロジェクトに関わるメンバーは決まっているかわかったつもりで書き終えていないか提供できる情報に漏れはないか自信を持って提出できるかRFPが完成したら上記のポイントを確認してください。スケジュール」が明確になっているかは重要です。この点が曖昧だとベンダーとの話し合いが進みません。他にも不明な点があれば、すべて明らかにしてから提出するようにしましょう。サル機能の付いたシステムで要件をまとめようRFPを初めて作る場合、不安要素が無数にあります。中小企業の中には、時間がなくてどうしてもRFPに携わる時間がない方もいるでしょう。そこで、コンサル機能もあるシステムを利用すれば、RFPに必要な要件を適切にまとめてくれます。ALL-INならコンサル機能を利用できる弊社が提供するALL-INは、クラウド経営システムです。グループウェアなど全業務をカバーしています。低料金の定額制で、機能アップデートも無料で自動対応している点も見逃せません。弊社が提供するALL-INはコンサル機能を搭載。丁寧なヒアリングでシステム導入をサポートしてくれます。システム選定はALL-INだけではなく、多くの選択肢から提案するため、自社に最適なものだけを知ることが可能です。まとめシステム選びに必要なRFPについて解説しました。RFPは、詳細や必要な理由を理解し、基本的な書き方がわかれば、誰にでも簡単に利用できます。RFP作成に不安を持っているなら、システムに頼るのがおすすめです。ALL-INのコンサル機能を利用して、自社に最適なシステムを導入してください。広告代理店がやるべきこととは?プロジェクト管理はシステム利用が正解2020年1月27日SIerに必要なのはプロジェクト管理。Top「ALL-IN」の資料の無料ダウンロードはこちら!すべての業務がひとつにつながる、クラウド経営システム「ALL-IN」について詳しく知りたい方はこちら!クラウド経営システム「ALL-IN」の資料をダウンロードする(無料)。