最終更新日:2018/04/06会社運営にあたって、不在や休日の対応に依頼しておくと便利なのが電話代行サービスです。コストの面でも、1人の人間を常に事務所に置くよりはるかに安価ですみます。24時間の電話応対となると深夜増しの賃金を含め1人の人間で済むわけもなく、かかって来るか来ないかわからない電話のために膨大な人件費をかけなければなりません。ところが、顧客のクレームや問い合わせはほとんどの場合、急を要するものなのです。大きなビジネスチャンスの連絡が入ることもあります。それらの電話はいつも平日の日中にかかってくるとは限らないのです。電話代行を依頼するときに考えたいのは、ご自分の会社が顧客にとってどのような存在であるかということです。警備会社や設備、メンテナンス等の業種であれば、深夜にかかって来る電話が急を要することは言うまでもありません。ご自分の会社が24時間営業であればもちろんのこと、東京に事務所を構え顧客の意見やクレームに丁寧に対応していきたいと考えているなら、24時間対応の電話代行を依頼することが望ましいでしょう。本当に24時間の電話応対が必要か?いつかかって来るかわからない電話ですが、365日24時間体制の電話応対が必要でない場合もあります。起業間もない小さな会社や不在の多い個人事務所など、あえて24時間体制を敷かなくとも時間外の電話が極端に少なかったり、翌日の営業時間内で十分に間に合う内容であったりします。そのような小さな会社が必ずしも24時間365日体制の電話代行プランを選ぶ必要はありません。土・日・祝日だけの代行を依頼したり、平日9:00~18:00のみを電話代行に頼んだりするという選択肢もあります。1人ひとりの顧客の声に耳を傾けることができてこそ会社経営が安定し、発展していくものでもあります。起業間もない会社でなれば尚のことです。経営者は柔軟に考えていかなければなりません。電話代行サービスの対応時間は会社によって異なります。大手の電話代行サービス会社は24時間365日が主です。特別なプランを設けるわけでなく、一律にこの体制を敷いています。顧客からの電話はいつかかってくるかわからないからです。かかって来るかどうかもわからない電話のために24時間体制の電話代行を依頼するのかどうか?という疑問は企業の規模や考え方によってさまざまです。24時間体制を敷く根幹をなすのはエンドユーザーへの配慮に他なりません。電話代行サービスの理念エンドユーザーがどう思うか?なぜ、この時間に電話をかけてきたのか?エンドユーザーの立場に立てばこそ、いつでも応えられる準備を整えていなければなりません。エンドユーザーに喜んで頂くことが依頼した会社に満足して頂くことであり、共に発展していくことでもあります。電話代行サービス会社を選ぶときは細やかな時間割りによるコストパフォーマンスも大事ですが、一件の電話に対する丁寧な対応も重視しなければなりません。サービス会社によっては業種や企業に特化したオリジナリティあふれるサービスを提供しているところもあります。入念な打ち合わせと情報収集、そして契約後のアフターサービスなどにも着目する必要があります。会社は起業してから時間の経過と共に発展していくものです。少人数で不在の多かった事務所も多くの社員や来客で賑わう会社となるはずです。起業当時の経費負担はできるだけ抑えたいものです。安価なものばかり求めては相応の結果しか得られません。電話代行サービスでは、バーチャルオフィスサービス、東京・大阪をはじめとした主要都市の電話番号貸し出しも行っています。東京など主要都市の電話番号を持つことは顧客の信頼を得るひとつのアイテムにもなります。経営者はさまざまな側面から会社の未来を想像し、あるべき未来のために適切な判断をして行かなければなりません。