FileServerで実現。ドキュメントの電子化によるナレッジの共有に長年取り組んでいます。電子化によるナレッジ共有をスムーズに実現するためには、文書の登録や変換といった電子化のプロセスそのものが容易なだけでなく、閲覧のしやすさ、表示速度などのトータルな使い勝手が重要になります。FileServerについて、ご担当者の皆様にお話を伺いました。作品を世に遺し、社会に貢献する」という経営理念のもと、時代のニーズとお客様の期待に応え続ける建築物を創造している竹中工務店。貫きつつも時代が求めるサービスやソリューションを提供していくことで理想の都市・社会づくりに向けたダイナミックな活動を展開している。「工務店」という言葉を初めて使い、社名とした同社の根底に流れているのは「匠の心=棟梁精神」だ。資本金500億円(2019年3月現在)、従業員数7,500人(2019年1月現在)。Directoryに連携でき、ドキュメント登録や閲覧もスムーズ「あると便利」から「ないと困る」存在により働きやすい環境を実現するために20年前から電子化による業務改善に取り組み続ける竹中工務店では、業界内でもいち早く電子化に取り組んでいると伺いました。1997年よりPCの1人1台配備を実現して以来、ドキュメントの電子化によるワークスタイル改善に取り組んでいます。ハードウェアの進化に合わせ、2014年には技術系社員にタブレット端末(iPad)を支給しました。それと同時に、ドキュメントの電子化によるナレッジ共有についても進めてきました。文書の電子化・ナレッジ共有、モバイル端末の配布など、3年ごとに業務を見直して必要な改善を実施しています。1つの建築物が完成するまでには、実に多くの図面が作成されます。作業所への説明事項に関する書類など、関連するドキュメントは多種多様でその数も膨大です。加えて、それぞれが秘密情報であるため、セキュアに管理することが求められます。関連するドキュメントは建設中の案件と竣工した案件に大別できますが、ナレッジの共有を推進したのは、竣工図や企画提案書などの竣工後のドキュメントです。過去の事例を担当者間で共有することで、お客様に対してより良い提案を、より効率的に行えるようになりました。FileServerを導入することになったのでしょうか。竣工後の大量のドキュメントを関係者間で共有するには、Web上で公開することが効率的と考えました。Central」を導入しました。「Bravaビューア」は竣工図の閲覧用として、2004年から利用を開始しています。Desktop」を検図ワークフローシステムに利用するようになり、検図の効率化を進めてきました。Centralの販売が終息したことです。これに代わるナレッジ共有ソリューションを構築する必要がありました。竣工後のドキュメントは内容も様々ですが、ファイル形式も多様で、Office文書やPDFに加え、CADなどのデータも含まれています。Enterprise」を選択しました。Centralが実現していたエクスプローラ風のツリー表示は、株式会社NHKテクノロジーズ社の「Astack」を合わせて利用することで、これまでのユーザーの操作画面を大きく変更することなく運用を継続することができました。FileServer」には、「Astack」が標準で搭載されています。FileServerはどのように運用されているのでしょうか。Directoryとの連携によるアクセス管理を行っていますが、そのほかに印刷やダウンロード禁止の機能を利用してセキュリティを確保しています。FileServerでは文書・図面を閲覧しても端末側に元ファイルが渡らないことから、この点もセキュリティの確保に大きく役立っています。Web上で公開したいドキュメントは、データ変換などの事前作業をすることなくフォルダに保存するだけなので、最新の情報をすぐに反映できる点を評価しています。ドキュメントの数が多いのですが、登録や閲覧でストレスを感じることはありません。社内の標準類文書がありますが、この閲覧がWeb上で簡単にできるようになったので、担当者は分厚い冊子を持ち歩く必要がなくなりました。文書を電子化してナレッジの共有を実現するためには、いくつかのポイントがあると考えています。セキュリティを確保するための閲覧権限のコントロールは重要ですが、そのほかにも、ドキュメントをシステムに登録する際に手間がかからない点も忘れてはならない重要な要素です。ユーザーが面倒だと感じると、いわゆる「使われないシステム」になってしまいますが、登録や閲覧が非常にスムーズに行えるBravaのおかげで、「いつでも・どこででも」必要なドキュメントを閲覧できる環境を実現しています。FileServerの導入効果はいかがですか?「技術標準類」が必要になるシーンは、オフィスで設計しているときだけではありません。建築現場で確認が必要になる場合もあります。FileServerの導入で「技術標準類」がタブレット端末で簡単に確認できるようになり、担当者が重い書類を持ち歩く負担がなくなったことに加え、確認作業に必要な時間と手間が確実に減少しました。打ち合わせや設計検討会などの設計記録も参照できるようになり、スムーズなナレッジ共有が実現できています。1ページ1ページ、ページをめくるのではなく、必要な情報があるページにダイレクトにアクセスできる点も、生産性向上に大きく貢献していると感じています。建設ドキュメントの中でも、企画提案書は数百ページにも及ぶ場合が珍しくありませんが、表示スピードで不満を感じたことはありません。1年間に竣工するプロジェクトは300件程度あり、それぞれ膨大なドキュメントが作成されていますが、これらの追加にもスムーズに対応できています。FileServerをはじめとしたナレッジ共有の仕組みは「あると便利」な存在ではなく、もはや「ないと困る」という必須の業務ツールになっていると感じています。FileServerやオーシャンブリッジに対してのご要望があれば、お聞かせください。オーシャンブリッジは創業時からの付き合いがあり、良いパートナー企業だと思っています。これまで、業務改革に役立つツールを、国内海外問わずいち早く紹介してくれました。新しいツールの導入が、当社のワークスタイル改革をサポートしてくれています。役立つツールを紹介していただきたい。