経費精算は小口現金をやめて振込にする理由Tweetこのページを見られている方は、経費精算を現金支給から振込に変更を検討されていることでしょう。小口現金とは、会社の現金を一部手元に置いておき、社員の交通費や備品等を買うためなどに使う少額の現金です。小口現金は、入出金のたびにその内容を出納帳に記載する必要があります。日々現金残高と帳簿残高を合わせる業務が必要となります。合わない場合は、再度数え直したり領収書とチェックしたりと1円違うだけでもかなりの手間と時間が取られたという経験をしている方も多いことでしょう。小口現金があることで、盗難や横領といったリスクも発生します。これらは経理担当者の大きな業務負担となっておりますが、まだ多くの会社で利用されているのが現状です。振込のデメリットそれでは振込にするデメリットはないのでしょうか?精算が遅くなる小口現金の場合は都度精算されていましたが、振込の場合は月1回や週1回などその会社に応じたルールを決めて精算することになります。要はすぐには現金がもらえないということになります。振込手数料がかかる振込口座と同一銀行同一支店であれば手数料はかかりませんが、異なる場合は手数料が発生します。金額によって手数料も変わりますので振込金額よりも手数料の方が高いということも発生する場合があります。月1回の振込だと給与支払と合わせて振り込まれるのが一般的です。少なからず分けてほしいとういう要望が出てくるようです。既婚者の場合、奥さんが口座を管理しているので説明するのが面倒などといった理由があるようです。振込口座を給与口座と分けるのも検討しどうするか決めた方が良いです。小口現金の代わりに振込データ作成の業務が発生します。エクセルで管理している会社の場合はインターネットバンキングを利用し1件1件入力作業が発生します。社員数が多ければ多い程その作業負担は多くなってきます。小口現金の管理と比べると業務負担は軽いのではないでしょうか。1~3のデメリットは会社としてのルールを決めて運用することで解消されるのではないでしょうか?人は今までのものを変更するのに抵抗はありますが、一旦決まり変更して運用してしまえば、これが当たり前となってきます。4については一度に処理できる総合振込(データ伝送サービス)を利用することで改善可能ですが、振込依頼用のファイルを準備する必要があります。振込依頼用ファイルは「全銀フォーマット※」と呼ばれる形式が一般的に使用されておりますが複雑で準備が大変です。ファイルを作成する際に帳簿からの転記ミスがあったり確認作業が必要となります。振込依頼用のファイルを自動作成できるシステムとして経費精算システムがあります。ソフトへの入力、申請書の保管となります。い依頼をExcelや紙ベースで処理しており、業務効率と透明性の視点で多くの課題を抱えています。これらの業務フローを経費精算システムで電子化することにより以下のような利点があります。経費精算を小口現金から振込に変更する場合は、小口現金における業務負担を無くすこと以外にも多くの業務効率化が経費精算システムの導入により可能になります。よるコスト削減を検討してみてはいかがでしょうか。不正申請を防止するには?今年5月、通勤手当を20年不正受給していたとして兵庫県三田市はクリーンセンターの男性職員2人を停職1カ月の懲戒処分としました。多くの営業の方や外出が多い社員が面倒だと感じている交通費精算。実は簡単に申請し、効率的に行えるとっておきの方法があります。Reserved.閉じる。