管理したい「コンテンツ」とは何なのかを明確にしておこう。はじめの一歩~手作業のコンテンツ管理を卒業し、サイトを生まれ変わらせよう~「ツール」を超えつつあるCMS、導入と活用をステップ式で解説ここ数年の間にCMSの普及が進んだことは、改めて言うまでもないだろう。CMSに関する記事や書籍も増えてきた。その内容は、CMSを販売や導入を行うベンダーのマーケティングメッセージ、特定ツールの技術メモといったものが多く、実際にCMSを導入した利用者の声が少ない。大きく異なると、あまり参考にならない場合も多い。このような状況のため、自社が抱えるウェブ運用の課題をCMSなら解決できるかもしれないという淡い期待を持っているが、進め方がわからず二の足を踏んでいるウェブ担当者も少なくないだろう。そこで、CMSをどう活用すべきかをCMS利用者の視点で模索するため、この連載を始めることにした。いろいろなケースに対応できるように、典型的な事例を想定しながら汎用的で具体的な記事にしていく予定だ。米国を中心としたCMS先進国で蓄積されたノウハウに加えて、筆者が自ら企業内でCMSを導入した経験も反映させ、あまり語られることのない導入の現実や留意点にも触れながら、CMSの導入と活用について、順を追って解説していきたい。タイプで見る導入メリットまずは管理したい「コンテンツ」とは何なのかを明確にしておこう。この定義次第で、導入プロジェクトの進め方や選ぶべきCMS製品のタイプが大きく異なってくるためだ。ウェブページができるまでにどのような「コンテンツ」が作られるのかを示したのが、次の図だ。コンテンツのタイプテキスト、画像、プログラム、デザインテンプレートなど、コンテンツにはさまざまな種類がある。基本的にはソースアセットに編集が加えられ、複数の異なるフォーマットのファイルに変換されてウェブページができあがる。制作の過程で作られる中間成果物も数多く存在する。それぞれについて、どういったものなのか、どんな状況になっていればCMS導入を検討するべきなのか、を整理しよう。ソースアセット(素材)テキスト原稿やラフスケッチ、イラスト、画像などが含まれる。このうち、高解像度のレタッチ済み画像や編集済みテキスト原稿のように、特定の掲載メディアに依存しない汎用的なコンテンツを「デジタルアセット(資産)」と呼ぶことがある。お金をかけて投資したコンテンツは大切に管理し、有効活用すべき、という考え方だ。どんな状況ならCMS導入を検討すべき?コスト削減のため、以前に作成した画像を使いまわすことがあるが、いつも探すのに時間がかかる。既存のコンテンツを更新するときに、バックアップを兼ねてフォルダごと複製しているため、内容がまったく同じファイルがたくさん存在する。サーバーの容量を圧迫するだけでなく、どれが最新なのかがわからない。「誰が何をどう更新したのか」が、担当者同士でお互いにわからない。素材は粒度が細かいため、数が多くなりがちだ。似たようなファイルを効率よく探し出すためにも、コンテンツ管理のソリューションを導入できる。個別の独立したファイルを検索するだけなら、デスクトップサーチなどの検索ソリューションで十分だが、コンテンツの場合は頻繁に更新されたり、バリエーションが派生したり、同じ内容でフォーマットが異なったりする。ファイル間の関係性も含めて管理をする必要がある。コンテンツを頻繁に更新する場合、誰がどこをどう変更したのかの履歴を残しておきたいところだ。更新前のファイルを手でバックアップし、更新箇所のメモを残す、というような運用では、確実な履歴をとることができない。複合ドキュメントWordのレイアウト案や、レビュー用のPDF、FlashのソースファイルやHTMLモックアップなど、複数のソースアセットを組み合わせてレイアウトしたドキュメントを指す。制作途中の中間成果物だけでなく、各種のガイドラインもこのタイプのコンテンツだとみなすことができる。どんな状況ならCMS導入を検討すべき?モックアップで採用した画像の加工をするため、高解像度のオリジナル画像を探したが、見つからなかった。レビュー用に複数のバリエーションを作成したが、どれが最終版なのかがわからなくなった。プロダクションに編集を依頼し、多くの関係者にレビューと承認を依頼した原稿が、誤って上書き保存されてしまった。公開直前にようやくこの事実が発覚した。原稿に個人情報が含まれているが、アルバイトでも閲覧できる状態になっている。管理上の課題このような複合ドキュメントは、意外と管理が難しい。複合ドキュメントは複数のソースアセットで構成されるため、どのソースアセットがどの複合ドキュメントに使われているかを知りたいことがあるが、手作業でこの情報を管理するのは非常に難しく、どうしても制作者の記憶に頼りがちだ。複合ドキュメントは多くの人による編集やレビュー、承認を経ることが多いため、似たような内容のバリエーションや、大きな修正を重ねる際に取られるバックアップなどが存在する。ファイル名や更新日時だけでバージョンや承認状態を判断するには無理がある。コンテンツの内容によって必要になるアクセス制御に関しては、ファイルサーバーでも設定できるが、管理者に権限付与を依頼する必要があったり、運用の簡易化のためにフォルダ単位でのみ権限を区別していたりと、妥協を強いられることがある。ウェブコンテンツウェブへの配信用に最適化されたJPG画像やSWFファイル、CSS、JavaScript、PHPなど。どんな状況ならCMS導入を検討すべき?開発者に依頼することなく、動的なページ生成を行いたい。大量のコンテンツが蓄積されているため、デザインのリニューアルに莫大なコストがかかるようになった。原稿に修正が入ったときに、それが掲載されているすべてのページを特定するのが難しくなってきた。新規コンテンツを追加する際に、画像変換やリンク修正、ファイル転送など、煩雑な手作業が多くて困っている。管理上の課題ウェブコンテンツ管理の課題に関しては、改めて説明するまでもないだろう。ウェブの場合、1つのページを構成する要素としていろいろなフォーマットのファイルがあるだけでなく、ページ間で相互に関連し合っている。コンテンツが増えれば増えるほど、管理が煩雑になっていくのだ。まこと)Webビジネス歴24年。UXとIAの分野を開拓後、楽天やWebCrewなどの事業会社においてIT・UX・アナリティクス活用による改革を推進。Analytics(SiteCatalyst)の企画・開発・啓蒙に携わる。2014年に帰国し独立。コンセプトダイアグラム提唱者。2008年文部科学省アドバイザー委員。2014年Web人賞受賞。最近(過去90日間)の記事で、Facebookの「いいね!」が多かった記事をお見逃し無く。ネット広告への強い嫌悪感、テレビや新聞の倍以上に。いいね!伝説のTwitter企業アカウント“中の人”の先駆け。いいね!「おもてなし」は思考停止ワード。いいね!私は変人コレクター。いいね!続き最新のニュースデジタルによる「仕事の自動化」、日本は無関心な人が主流。コンテンツマーケター募集です(東京勤務)。“スキル不足PM・名ばかりPM”問題、サポートや教育が足りない企業側に原因?【ネオマーケティング調べ】アマゾン日本事業の売上高は約1.7兆円【Amazonの2019年実績まとめ】アドビが「Photoshop」デスクトップ版と「iPad」版に新機能を追加、誕生30年の記念で「おもてなし」は思考停止ワード。Patterns』を3名様にプレゼント!【受付終了】企業がDXに向かう取り組み方を考える『デジタルファースト・ソサエティ』を3名様にプレゼント!すべて見るインフォメーションWeb担のメルマガを購読しませんか?Web担の記事がコンパクトに毎週届くメールマガジン「Web担ウィークリー」は、10万人が読んでいる人気メルマガ。忙しいあなたの情報収集力をアップさせる強い味方で、お得な情報もいち早く入手できます。編集後記サイトマップFAQ(よくある質問とその答)Web担に広告を掲載しませんか?購読者数10万人のメールマガジン広告をはじめとする広告サービスで、御社の認知向上やセミナー集客を強力にお手伝いいたします。