最近ご依頼をいただいたお客様の事例をご紹介します。◆ご依頼のきっかけ総務経理を一手に引き受けていた正社員の方の退職に伴い後任者の採用と比較検討した結果、アウトソーシングを決断。引継ぎ期間2ヶ月弱で、前任の方から一通りの業務説明をいただきました。引継ぎにはZOOMの録画機能を使い受発注システムの操作画面などは、動画で記録しました。◆アウトソーシングで良かった点ベテラン正社員がフル稼働していた業務を短期間で一人が全部こなすのは難しいですが業務を切り分けることで乗り切りました。資金繰り表作成・会計データ入力・各種書類の確認と社内担当者との連絡・・・1名という形で業務を分けました。◆複数名での分担のメリット短期間での引継ぎでは細かな注意点まで説明が行き届かない、もしくは、説明されても後任が覚えきれないこともあります。新しい仕事の不安を一人で抱えるのではなくチームメンバーと本部スタッフとで「これはどういうルールであるべき?」を相談しつつ現場の感じた疑問点を細かなところまで記録し会社としてフローや運用ルールが曖昧だった所は経営陣との月1回の定期ミーティングの中で検討しルール化していきました。分刻みのスケジュールの経営陣から時間をもらうのは大変ですが定期化することで、着実に相談の時間を確保できます。常時、複数名が動くため、チャットやスプレッドシートへの書き込みで運用ルールを残しながら、チーム全体で確認することが習慣になります。支払基準など大手企業では整っている制度もめまぐるしく成長するベンチャーでは新たな事象の発生により社内ルールの見直しが迫られる頻度は高くなります。集中して考えることで、一時的にコストはかさみますが事務効率はアップしていき、長い目で見ると直接採用に比べ、低コストの運用が可能となります。一部をアウトソーシングしながら、フロー見直しの習慣づけを作ることは労務・経理の安定につながります。お困りの方はぜひご相談ください。2019.08.25第95回事務カフェ報告『想像を絶する便利さ』のExcelこんにちは。関数を覚えなくてもできるピボットテーブルを学びました。毎日触ることがない日がない、と言ってもいいくらいお世話になっているExcel。事務ロボットが使われるようになってもExcel知識が作業効率の圧倒的な差を生んでいる状況はしばらく続くことは間違いありません。時間の使い方が圧倒的に変わる、ということは人生が変わるといっても過言ではありません。初級者編で表の中を自由自在に移動できるためのショートカットキーを教わりました。ブログを読んでくださる方に、特別シェアです。(文字が見づらい場合、ダウンロードして拡大ください💦)あれ?まだ使ったことがないものがある、という方はぜひお手元のキーボードで試してみてください。なんといっても【ピボットテーブル】の紹介では参加者の方から「想像を絶する便利さ!」となんとも主催者冥利に尽きる言葉がありました。ベテランほど関数を駆使してしまいがちですが(そしてやはり関数は絶対知って使った方が良いですが)関数を使わなくても瞬時に集計が出来る【ピボットテーブル】もまた絶対に絶対に、知っておいてほしいExcel機能です。なんといっても、元のデータを触らないため出てくる数字に嘘がない!というのがレポートをもらう立場からすれば、データの信用度が圧倒的です。関数が抜けていないか、並べ替えで間違えていないかコピペミスやないか、など作業手順で気にするポイントが減ることは大きなメリット。ピボットテーブルのやり方は、さまざまネットに情報が出ているので今まで苦手意識があった方は、ぜひ勉強してみてください。ある『関数地獄』とその対応策として1.表が巨大でわかりにくい→グループで整理する。ルールを決める4.関数式が複雑で作った人しかわからない→名前の管理でわかりやすくコメント5.関数式が壊れているのに気づかないでずっと使っている→条件付き書式でエラーチェックのしくみを組み込むなども、榎本先生おすすめのExcel共有ルールです。参加者の方々も大変満足していただけたと思います。次回事務カフェも、魅力的な講師の方を招いて「コレ、知らなかったとしたら怖かった~」と言っていただける内容をお届けします。活動団体へ寄付させていただきます。2012年度は、思風丸基金の会さんに、2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの「走れ!東北移動図書館プロジェクト」に、2017年からは、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む「かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。本当にありがとうございます。事務カフェ報告のたびにご紹介をしております。【YPPセキュリティ情報】急増しているネットバンキング被害。新しいブログになりました。