COMPASSCOMPASSとは|編集部のお勧め記事|関連書籍|メール会員登録|お問い合わせ|アンケートIT経営マガジン「ITのホント、経営のヒント」を現場目線でわかりやすく紹介!参考事例をきっと探せる、中小企業のIT活用情報サイトです。「えっと...どこだったっけ?」──机の上やキャビネットに貯まっていく一方の名刺、書類、パンフレットなどなど。探す手間や置いているスペースのムダはもちろんのこと、せっかくの情報を有効に使いこなせていないのは、会社としてもったいない。した課題の解決にはスキャナで名刺や書類を読み取り、“紙の電子化”“ペーパーレス化”を行うのが最良の手立てである。スキャナというと、複合機に付属している機能を思い浮かべるかもしれないが、大量の書類を手元で簡単に電子化できる卓上スキャナ専用機に着目してみたい。お勧めは、PFUのスキャナ「ScanSnap」(スキャンスナップ)シリーズである。ビジネス向けで高評価を得ている卓上型の「iX500」は、本体にある1つのボタンを押すだけで、操作に迷うことがない。原稿のサイズやカラー、両面か片面か、向きや傾きなど、スキャナ側で自動で判別・補正し、毎分25枚(両面で50面)の高速読み取りでPDF等のデータに変換する。OCR(文字認識)機能を標準搭載し、キーワードによるPDFファイルの検索や自動仕分けも可能にしている。紙の情報を電子化することで有効活用が可能になるものの代表例に名刺がある。人脈はいわば会社の財産。社員が交換した名刺を個々にしまっておくのは宝の持ち腐れだ。した名刺データの共有・管理も、実は「ScanSnap」で手軽かつ安価に行えるのだ。Edition」である。「Sansan」は、名刺情報を全社活用するためのクラウドサービス。スキャンした名刺はオペレータが確認しデータ入力を行うので、精度の高いデータベースを作成してくれる。Edition」では月額利用料金なしの買い切り型でSansanを利用できる。セットされているのは「Sansanスマートフォンプラン」の特別版。スマートフォンから名刺データ500枚分を共有管理できるストレージライセンスが付属している。「iX500」で名刺を読み取るとデータはSansanに送られ、24時間以内にデータベース化されて手元のスマートフォンで閲覧・検索が可能になる。多くの名刺を登録したいときは有料でアップグレードできる。Cloud」で、業務系クラウドもシームレスに活用できる。具体的には、スキャンした原稿を1レシート(領収書)、2名刺、3文書、4写真の4種に自動判別し、それぞれの種別でユーザーが利用するクラウドサービスに振り分けて保存。連携先のクラウドアプリケーション側でデータの自動取り込みなどを実現している。連携するクラウドサービスは拡大中で、例えばレシートデータを活用できる会計分野では、従来からの「freee」「MFクラウド会計」「STREAMED」に加え、この7月から「弥生会計/やよいの青色申告」とも連携し、会計業務の効率化に貢献する。「スキャナが直接クラウドにつながる」ことによってデータ活用のスピードはぐんと速くなり効率化する。「ScanSnap」で、自社の業務改革を進めていきたい。横浜アイマークプレイスURL:http://scansnap.fujitsu.com/jp/資料請求フォームこの記事に紹介されたサービス・製品について、資料を請求できます(無料)。このフィールドは空のままにしてください。