93,762本記事は、データの名寄せ作業を簡単に効率化できるExcel(エクセル)の機能や関数をご紹介するシリーズの初級編・中級編の続編です。らないと損をする!データ整理・名寄せに使える6つのExcel(エクセル)小技集データの名寄せ作業には、「3つのステップ」があります。それは、データの【整理】【絞り込み(フィルタリング)】【統合(マージ・名寄せ)】です(詳細は前回の中級編の「データの名寄せ作業:3つのステップ」を参照ください)。この順で行わなければ、名寄せしたデータに誤りが生じる可能性が大きくなるので、気をつけましょう。今回はこの3つのステップの【絞り込み(フィルタリング)】でのExcel作業で活躍する関数やテクニックをご紹介します。複数のリスト・データを名寄せ(マージ)する必要があるが、方法がわからないデータクレンジング作業に時間がかかる、業務効率が悪いExcelで作業はしているが、「if関数」や「vlookup関数」などの関数が使えないなどの課題を抱えておられるマーケティング・販促担当者様にオススメです。<目次>1.【絞込】基本の基本「オートフィルタ」を使いこなす2.【絞込】複数条件での絞り込みもこんなに簡単(オートフィルタ)3.【絞込】もしこんなフィルタリングができたら...をかなえる「if関数」1IF関数とは2複雑な絞り込み条件の設定に必要な3つの要素4.IF関数での絞り込みをパワーアップさせる(演算子)1演算子一覧2オートフィルタかIF関数かは、「算術演算子」の要不要で決定する1.【絞込】基本の基本「オートフィルタ」を使いこなす「オートフィルタ」は、Excelのシート内にあるリストからデータを抽出する機能です。項目が横方向に並んでいるリストであれば、ボタンひとつで、各項目の選択肢や記載されている内容を利用してデータを絞り込めるようになります。2.【絞込】複数条件での絞り込みもこんなに簡単(オートフィルタ)「オートフィルタ」の機能のみで、複数の条件による絞り込みが可能です。特殊な関数を知らなくても、簡単に効率的にデータを絞り込めるようになるので、ぜひ活用したいところです。項目に格納されているデータが「年月日」や「数値(金額や回数など)」や「テキスト」など、それぞれのデータの種類に応じて、さらに柔軟なフィルタリングが可能になるメニューが用意されています。年月日が格納されている項目のフィルタメニューには「日付フィルター」というメニューが表示されます。数値の項目の場合は「数値フィルター」です。項目のセルに格納されているデータが「年月日型」だった場合は、上の図2のように自動的に「日付フィルター」というメニューが表示され、期間に関する多種多様な条件での絞り込みが可能になります。この図の「価格」のような数値型データが格納されている項目についても同様に、「数値型フィルター」というメニューが自動的に表示されます。この工程だけで、【都道府県が「大阪」】かつ【価格が「15万円以上30万円より小さい(未満)」】という条件で、リストのデータを絞り込めました。テキスト型でデータが格納されている項目をオートフィルタした場合は、「テキストフィルター」というメニューが表示されます。3.【絞込】もしこんなフィルタリングができたら...をかなえる「if関数」IF関数は、オートフィルタを使いこなしても絞り込めないような「さらに複雑な条件でデータを絞り込みたいとき」に利用します。名寄せに関するほとんどの絞り込み作業は、1.と2.でご紹介した「オートフィルタ」を使いこなすことで実施できます。IF関数は、オートフィルタ以上のことができ、名寄せ作業以外でもフル活用できるExcelを代表する関数のひとつです。これを期に、概要だけでもつかんでおきましょう。1IF関数とはIF関数とは、Excelの論理関数のひとつで、値または数式が条件を満たしているかどうかを判定します。下記のような構造の関数です。要するに、IF関数を使えば、条件に合うかどうか(真か偽か)によってセルに表示される結果をコントロールできるということです。名寄せ作業でよくやる「複数条件に応じて◯✕フラグを立てる」などの作業にピッタリです。ちなみに、2.のオートフィルタで絞り込んだ条件と同じ条件を、IF関数でセットし◯✕フラグを立ててみました。上の図のJ2に書いたIF関数は、以下のとおりです。2複雑な絞り込み条件の設定に必要な3つの要素1の関数の中には、以下のように3つの要素が含まれています。