ICカードを「ピッ」とするだけ!これからの交通費精算Tweet皆さんは会社の交通費申請・精算をどのように行っていますか?1980年~1990年頃、今や当たり前のように利用している、SUICAやPASMOなどの交通系ICカードが登場しました。2000年頃からは駅のホームにICカード専用自動改札機が導入され、その頃からICカードが世の中に浸透していきました。その頃はまだ、利用できる駅や交通手段も多くありませんでしたが、次第に地下鉄やバスなどにも対応し始め、交通手段以外でも利用できるようになりました。自動販売機やコンビニでの買い物にも利用できるようになり、ICカードは次第に交通の枠から多岐に広がりました。今ではその便利さゆえに国民の約8割がICカードを1枚以上所持しているという比率だそうです。そんなICカードが会社の交通費精算で大いに役立つことをご存知ですか?今までICカードがなかった時代、交通費申請と言えば「紙に記入し申請」といった方法でした。今でもこの方法はなくなってはいませんが、ICカードが普及した今では、ICカードの内容を自動でCSVデータへと変換し、簡単に申請できてしまうのです。いつも外回りをしている方々や出張が多い方にとって、交通費申請は特に「面倒なもの」ではないでしょうか。その概念を取り払ってくれる「ICカードでの交通費申請」とは、カードリーダーにカードをタッチするだけというもの。今までのやり方に慣れている方々にとっては、簡単そうだけど、実際にやってみたら逆にやりにくいのではないか、と不安になりますよね。そこで、実際に今までの方法での申請と、このICカードリーダー読み取りでかかる時間とコストを比較してみようと思います。今回は統一して一週間分の件数で行います。1.今までの方法、領収書を提出し紙で申請する方法まず、交通費として発生したカードの利用履歴を駅の券売機にて印字します。券売機にて待つこと数十秒、カードの利用領収書が印字されました。利用履歴として印刷される中には交通費以外にもコンビニでの買い物履歴なども含まれてしまうので、その後会社へ戻り、交通費として利用した分のみを用紙に記入します。用紙への入力ではなく、エクセルなどに手打ちで入力する会社も今は多くなってきているようですが、今回は領収書を貼り付けの場合と、スキャンしてデータ添付した場合の2パターン申請をしました。貼り付け・手書き書類は25分、スキャン・PC入力は20分といった結果になりました。それぞれの経路検索を行うのに意外と時間がとられてしまいます。二つの方法にあまり差はありませんでした。今回は一週間分で券売機での印字もうまくいったのですが、券売機での利用履歴は行数が限られているため、あまり多いようだと何枚も印字することになるようです。2.ICカードをカードリーダーと専用ソフトで読み取り申請する方法まず、社内にてカードリーダーへICカードの情報を読み取らせます。カードリーダーとパソコンをつなぎ経費精算システムを起動します。カードをかざすと数秒でパソコン画面上に利用履歴が表示されます。表示されたデータをメニューから「保存」を選択しCSVデータとして保存します。1つ注意しなくてはならないのが、ICカードの性能上、最新の履歴は20件までしか記録できないとのこと。コンビニのお買い物やチャージ履歴も含まれますので、頻繁に利用する方は履歴がなくなる前に申請しましょう。経費精算システムにログインし、「交通費精算」から「CSV取込」を選択し、CSVデータを取込みます。CSVがアップロードされるとチェックリストが表示されるので、必要な分だけを選びます。利用明細を確認し、システム内へ読み込みました。ソフトが経路検索「駅すぱあと」と連携しているので、ひとつひとつ経路検索をせずに済み、記入も自動で行われるので時間がかなり削られました。今まで残業してまで記入していた業務が、たったこれだけで終わってしまいました。このように、ICカードを用いた交通費申請は圧倒的にかかる時間が削減され、いかに便利になるかがわかると思います。この削減された時間を人件費に当てはめ、計算してみると・一般的な会計事務の派遣時給:800円/時間として計算します。今回は一週間分で作業を行ったので、これを×4。年間でもそこまで気にならない...という方もいるかもしれませんが、あくまでもこれは一人当たりかかる作業コストであり、例として同じように申請を行う人数が50名とすると、さらにその差額は広がります。今までの方法とICカードを利用した方法では、50人で年間643,200円もの差額が出るという計算になりました。交通費精算のまとめでは今回比較した結果です。———–かかった時間の差:792時間(33日分)人件費換算した時のコストの差:643,200円ICカードでの交通費精算により、今までかかっていたコストを81%削減できました。———–このようにICカードでの交通費精算は業務効率化・コスト削減につながります。今回は、弊社製品の経費精算システム「ハイ!経費」を利用して、ICカードでの交通費精算を行いました。多くの営業の方や外出が多い社員が面倒だと感じている交通費精算。実は簡単に申請し、効率的に行えるとっておきの方法があります。続きを読む旅費・交通費精算の不正申請を防止するには?今年5月、通勤手当を20年不正受給していたとして兵庫県三田市はクリーンセンターの男性職員2人を停職1カ月の懲戒処分としました。続きを読む経費精算は小口現金をやめて振込にする理由このページを見られている方は、経費精算を現金支給から振込に変更を検討されていることでしょう。Reserved.閉じる。