スキル、諸々の生きる術など)2019-12-26Excelで在庫・注文を管理するフォーマット◎中小企業の日常業務にVLOOKUP関数が役立つ事務、庶務系スキル販売管理のシステムを導入する必要のない、小規模な管理にはエクセルを活用すると良いです。エクセルで作成すると管理や操作の自由度がありますし、システム導入費用もかかりません。エクセルの使い方を覚えることで、他の業務にも役立つはずです。※この解説の画像では、私の都合によりGoogle先生のスプレッドシートを使用していますが、関数の使い方は同じなのでご安心ください。本記事の本命として、記事後半でnoteで発行しているマガジンの紹介いたします。2)作成するファイル1つのExcelファイルに2つのシートを作成します。シート1は「商品台帳」です。シート2は「受発注表」です。※参考画像は1)のとおりです。日々の商品の動きを「受発注表」で管理します。その時に商品名や価格の手入力を省くためにVLOOKUP関数が役立ちます。「商品台帳」でコードを管理します。商品の正確な管理のため正式な注文になった商品には「商品コード」を割り振ります。VLOOKUP関数は、この商品コードを参照して、商品名や価格を自動入力します。2.VLOOKUP関数の説明そもそも関数とは「エクセル大先生への命令言語」です。エクセル大先生に備わる1つの「便利ツール」であると言えます。1)VLOOKUP関数とはVLOOKUP関数とは、エクセル大先生に対して1情報を検索し2表示すること、を命令するものです。一覧表にした情報内を検索して、引用させることができます。引用とは、つまり自動入力を意味します。キーワード検索を行い、欲しい情報を自動入力させる関数です。本フォーマットにおけるキーワードとは商品のコードです。「コード」を入力することで「商品台帳」内の情報を検索し、「受発注表」へ自動入力します。2)VLOOKUPで繋がるシート本フォーマットにおける2シート間(商品台帳と受発注表)の関係性を図にしました。下図では、受発注表上の品名列E2を選択しています。セルに表示されているのは「練けし」ですが、入力されているのはVLOOKUP関数です。【入力されている文字】=VLOOKUP(D2,'商品台帳'!$B$2:$J$50,2,FALSE)【意味】=次のとおり情報を検索し表示せよ(検索キーワードはセルD2に示すとおりNERI0001である,検索範囲は'商品台帳'のB2~J50とする,そのうち2列目の情報を表示せよ,完全一致に一致するキーワードで呼び出せ)・検索キーワードはセルD2に示すとおりNERI0001である↓下図は受発注表です・検索範囲は'商品台帳'のB2~J50とする・そのうち2列目の情報を表示せよ(検索キーワードは'受発注表'D2に示すとおり”NERI0001"である)↓下図は商品台帳です【補足】「'商品台帳'!$B$2:$J$50」の大元の姿は、「'商品台帳'!B2:J50」です。違いは「$」マークの有無です。「$」は選択範囲を固定したいときに使います。選択範囲を固定しますと、関数をコピペした時に範囲がズレません。3.エクセルの便利機能VLOOKUPも含めて、普段エクセルを使われていないと馴染みが薄いかもしれない機能をピックアップしました。本フォーマットでは、以下の3つは重要です。noteのマガジンにてフォーマットの概要や運用についてもっと詳しく紹介しています。本記事投稿時点で第6回まで公開しました。note.com尚、当ブログもnoteも全て趣味で作成・公開しています。厳しいご指摘はご容赦願いたいです・・・。ご質問等はお気軽にどうぞ。(私は自閉症スペクトラム障害と診断されています。自閉症スペクトラム障害は、このようなルールやマニュアル作りを好む傾向にあります。)関連記事:他にもこんなVLOOKUPの活用方法があります。14:01Tweetもっと読むコメントを書く2019-12-24「クリスマス」に振りまわれさない◎独身・実家暮らし・無職の30代お姉さん雑記クリスマスもイブもおひとりさまなので苦し紛れに何か書きます。独身・実家暮らし・無職のお姉さんです。(20代まではガール、30代以降は最期までお姉さん)クリスマス商戦というように、街に繰り出すとあらゆるところで「買い物」を強いられる気がして疲れます。そんなビジネス色満載のこのシーズンに、なかなか会えない恋人同士や独り身の私たちのメンタルがすり減らされることにうんざりする思いでいます。私が残念に思うことは「クリスマスなのに・・・」という考え方。大先輩やお若い世代のことはわかりませんが、私と近しい世代の男女にはクリスマスに1人というのが嫌だと思う方がけっこう多いのかなと思います。いう人を見かけると、超絶お節介な私は「クリスマスの実態が何かを見失わないでほしい」と思うのです。社会人になりますと必ずしも恋人同士で過ごせるとは限りません。仕事が忙しかったり、遠距離になっていたり・・・事情はさまざま。日本におけるクリスマスというのは、私も含めて多くの人にとって信仰とは関係がなくて「企業が儲けたいシーズン」「企業ががんばるシーズン」です。企業努力の結果、盛り上がっているのであって、その実態は販売促進以外の何ものでもないと私は思っています。クリスマスに盛り上がるよりも普段の生活で愛を育みたいと思うのは私のメルヘンな妄想に過ぎないでしょうか??クリスマスという実態のないものに(というか実態は企業の戦略)振り回されて、悲しむことはないと思います。考えることで、独身・実家暮らし・無職のクリスマスであっても気丈に振る舞います。夏場に「ワキ汗ガール」の悩みと対策について記事を書きました。その冬バージョンです。全国のワキ汗ガール&お姉さんへ、私も悩んでいます。冬は〇〇の消費量が増える冬はワキ汗パットの消費量が増えませんか?夏はノースリーブなどの脇周りが密着しない服を着ることで、汗をかいてもうまく誤魔化せました。汗パットの消費量はぐんと減りました。グレーなどは汗が浸透して目立つ恐れがあるので着ませんし、カーディガンは必ず脇周りがゆったりしたものを選んでいます。男性の場合はノースリーブはやや特別なファッションという印象なので着にくいだろうなぁと思います。このときだけは女性で良かったと思う一瞬です。寒がりの超末端冷え症なのに、どういうわけか脇だけは汗びっしょりなのです。冬場は長袖のトップスの下にヒートテック等の肌着を着ますから、どうしたって汗が布に染みついてしまいます。汗が染みついた布から異臭が放たれますから、毎日毎日、ワキ汗パットをつけて外出しなければなりません。ワキ汗パッドの悩み大きくは、2つの悩みがありませんか?・ズレる、はがれる・シャカシャカとこすれる音がする静かなところで勢いよく手を挙げるとか、ちょっと大胆な動作はできません。今のところ悩みを100%解決する汗パットには出会えていませんが、今の時点で一番良いなと思う汗パットをシェアします。商品名は「汗とりパット」といいます。低い口コミも散見されますが、私はこれが一番気に入っています。粘着性が高めなのでヒートテックにノリが残ることもありますが、個人的には甘んじて受け入れられるレベルです。ズレたり剥がれたりしない方が優先度が高いです。ちなみに私は、そで側とからだ側を逆にして貼り付けています。この方がはがれにくい気がします。このほかに、今まで試したものはこちらです。上から順にまぁまぁ良かったものです。・汗ワキパットRiff(感想:値段と付け心地がマッチしない)・DSのPB製品らしきもの(感想:ちょっとノリが残り過ぎな商品があった気が)・アイリスオーヤマの汗パット(感想:期待が高かっただけに残念だった)それから、匂い対策のホワイトストーンは通年レギュラーです。冬の服これからはニット+カーディガンが多くなると思います。ニットはゆったりしたものも好きですが、けっこうタイトなニットも好きなのです。タイトなものを着るときは、両脇とも汗パットが必須です。人によっては片側だけ多く汗をかくことがあるので、その場合は気になる方だけにパットをつけても良いと思います。余談ですが、夏場にノースリーブを着るために今から永久脱毛へ行ってみるとよろしいのではないかと思います。毎日の処理が楽になって気軽にノースリーブを着られるようになります。個人的には心理的負担がかなり軽減されました。仕事上のミス・漏れ・忘れ・遅延を減らすための工夫を紹介します。書類のミス、漏れを減らす書類を作成したら、必ずダブルチェックをします。二重に確認することをダブルチェックとよく言われています。作成者自身でダブルチェックを行う方法を紹介します。・シャーペン(鉛筆など消せる書き物)透明な30cm定規は、例えば下記画像のようなものです。参考までのリンクを貼ります。オフィス用品つたない図解をお送りします。◆細かい内容の確認は、紙ベースの方が良いです。◆定規をあてて、確認したらシャーペンで✓を書きます。◆定規を下段に移動させます。確認したら✓を書きます。◆全て確認が終わったら、消しゴムで✓を消して書類は完成です。誤りがあれば、修正して再印刷します。最後に、修正箇所が正しく反映されていることを確認します。このダブルチェックの一手間をかけることで、だいぶミスや漏れを減らせます。このひと手間をかける方が、後から修正・再提出よりも圧倒的に時間も手間もかかりません。作成者自身が二重の確認を行った上、会社として重要な書類であれば上司や先輩が更に確認すると良いと思います。中小企業の「その場しのぎ」な仕事で多いのが、適切な業務フローが定まっていないために、ダブルチェックの工程が設けられていないことです。(担当者の力量に任せると言うと聞こえは良いのですが、それで本当に良いのか疑問に思います。)提出忘れを減らす仕事の予定を書き込むものを1つに決めます。「卓上カレンダー」か「スケジュールノート」のいずれかで、私は、スケジュールノートが一番良いと思っています。下記は市販の手帳です。ポイントは、締切日だけでなく、進捗確認日や作業日などの業務を進める予定まで書きこむのです。締切日当日に思い出したところで仕事は終わらない可能性があります。予定やメモの書き方について、記事後半に関連記事のリンクを貼りますので、よろければそちらもご覧ください。Googleカレンダーは便利ですが、会社のアカウントであらゆる抜け漏れ対策の書き込みをすると忘れっぽいことが大バレになるし、かといってプライベートアカウントにログインはしたくありません。日常生活ではGoogleカレンダーにお世話になっていますが、仕事で活用することは難しかったです。仕事の遅延を減らす基本的なことですが、優先順位を明らかにします。期限の定義について補足します。提出したら、まず間違いなく上司の指摘を受けることでしょう。指摘を受けた箇所を修正し、上司のOKが出るところまでを期限内に完了するのです。期限日に提出して、修正が入って、期限を過ぎてから再提出するのはナシだと思った方が良いです。完成度についても説明します。資料の本筋に関係のない装飾にあまり時間をかけなくて良いです。・使うフォントは1つに統一する。(メイリオやゴシック)ちなみに、長い文章を読んでもらう時は明朝体とかが良いそうです。・フォントサイズは題目と本文で変えるのみ、なので2種類まで。・資料内で使う色は多くて3色まで。どんなに自分では良い具合に仕上がっていると思っても、上司の目からすると気になるところがあって指摘は受けるものです。自他ともに認める優秀な社員だったら、ここはご覧にならないはずなので。あれば、今できる範囲で期限内にさっくりと仕上げる方が良いです。資料作りの指示を受けたとします。提出期限:12月11日(水)提出日までの流れはこうです。再提出(=提出期限)もし、相談しやすい環境であれば、相談日を設けるのもありだと思います。12月6日(金)午前に指示を受けたら、その日の夕方に1度相談します。資料作成の方向性が間違っていないかを相談するのです。箇条書きの質素なドラフト(下書き)でOKです。指示いただいた資料作成について相談があるのですがよしいでしょうか?」という感じで話しかけます。「どんな内容を盛り込んだら良いかわからない部分も多くて、一度、箇条書きの内容を見ていただきたいのですが・・・」という具合に用件を伝えます。自閉症スペクトラム障害(ASD)の当事者の方、過去に言われたことがあるのでは?または、周囲にASDの人がいる方、そのように感じたことがあるのでは?ネットで見かける「ASDは、人の気持ちがわからない」「冷たいことを言う」という情報は、周囲の人が感じる印象を補強するものだと思います。それを間違いとは言いませんが、表層的過ぎて正しいとも思えないというのが当事者としての感想です。有象無象の情報によって人の気持ちがわからないという強い印象が先行して、それがASDだと早合点されてしまうことに違和感があります。言われっぱなしの当事者として、私の事例を書くことで何か1つ言い返したいと思っています。私の事例ですので人によりけりです。【人によりけり】というのがポイントですね。他者を自分のわかる範囲でカテゴライズするのはもろ刃の剣だと思います。私が「冷たい」と言われるケースはだいたい決まっています。・仕方ないから諦めなよ・それが現実でしょ・気持ちはわからんでもないけどそれは手がかかり過ぎるから端折った方が良い・事実でしょといったように「あなたの気持ちはさて置き」という感じのことをサラッと言ってしまう時です。「青子は人の気持ちがわからないの?」「なんでそんな冷たいこと言うの?」となってしまうのです。私は相手の気持ちを理解できなくて、このような発言をしているわけではないのです。私が子どもの頃の話をします。3~4歳の記憶ですが、1人で遊んでいることが好きでした。ASDの子に多いそうですが、アリを追っかけ、見ているのが好きだったのです。人と何かを分かち合うということを求めたことをはありません。これは検査を受ける中で気付きました。私は他者を求めていませんでした。幼稚園に入ってからもそうして1人で遊んでいました。細かいことは覚えていませんが、そんな「マイワールド」はすぐに許されなくなります。親から「友達と遊んできなさい」と怒られるようになったのです。怒られるのか、わかりませんでした。怒られるのは辛いです。私のやっていることは間違っているのだと思いました。私は1人遊びを諦めました。そこから、およそ30年以上に渡る「とにかく周囲の人にくっついていく」「周囲の人を真似する」という人生が始まります。次第に、周囲の人の真似をして、溶け込んでいくことが生きて行く上で必要だということをわかっていったと思います。私は一つの生きる術として、人生を賭けて所属するコミュニティに溶け込むことに努めました。会社に勤めるようになってからは社内で生き抜く術としても、そのような力が必要でした。伊達に子どものから周囲に溶け込むことを「人生のテーマ」にしてきたわけではないのです。最初の会社ではボロボロでしたが、2社目に入る頃には普通のOLになっていました。仕方がなかったのです。この世界で生きて行くために私は私の気持ちの全てを諦め、捨てる形で折り合いをつけてきたのです。私は冷たいのではなく、折り合いをつけるのが得意なだけです。周囲の人に溶け込む、周囲の人を真似する人生の中で、私がどれだけ他人を理解することに心を砕いて必死に取り組んできたか、想像できますか?もちろん完璧ではないでしょうけれど、「人の気持ちがわからない」「冷たい」などといとも簡単に言われてしまうのは残念です。【ASDは「人の気持ちがわからない」「冷たい」】というどこかで拾ってきたような一面的な情報をいかにもらしく拡散して、悩んでいる人を餌食にして、【発達障害】で一儲けしているような人たちにとって私の反論なんてコバエの羽音にもならないでしょうけれど。私は諦めを強要するつもりはないのですが、私にとってあまりにも当然のことなので、当然のことだと言うのです。親だけでなく教員も友人も・・・この定型発達基準の社会こそが私に折り合いをつけることを強要してきました。ここで注意が必要です。私も他人に強要して良い、というような考えになってはならいと自分に言い聞かせています。事務、庶務系スキルGoogle先生のスプレッドシートを使ったお小遣い帳の作り方を紹介します。毎月の支出を把握することが目的になります。スプレッドシートで支出の記録と集計をします。全体管理はPCで、日々の記録はスマホで行います。プルダウンリストや関数を入れるので、エクセル中級者向けになります。SUMIF関数を学べるように後半に解説を載せています。SUMIF関数を知りたい方は、解説を中心に見ていただくのもアリです。使うSUMIF関数の解説スプレッドシートを使うようになった経緯ガラケー時代には手書きで家計簿をつけたり、スマホになってからは家計簿アプリを使っていたこともありました。私が変わり者なのかもしれませんが、家計簿アプリは一番不満が多かったです。使いましたが、鬱陶しいことや使いにくいと感じることが多くてストレスでした。やり易いランキング1位:スプレッドシート2位:手書きの家計簿3位:アプリ今のところ、Googleのスプレッドシートで出入金管理をするのが一番楽です。これからご紹介するフォーマットにおいてはクレカと現金の利用に区別をつけていません。私自身が分割払いやリボ払いを敬遠して、一切使っていないからです。支出を把握するだけのフォーマットです。更新済み)※2020.2にフォーマットを更新しました。[ポイント]日々の手入力は金額のみ。管理項目名はプルダウンリストにします。1ヵ月単位で支出を把握するのに日付は不要です。手間を減らすことが継続に必要不可欠なのだと思います。基本フォーマットは、1つのファイルに2種類のシートを作ります。シート1:毎月の出入金記録の台帳、集計シート2:項目リストでは、サンプルの画像を表示しながら、それぞれのシートを解説します。[シート1]毎月の出入金記録の台帳、集計(拡大)出入金の記録エリアについて列ごとに解説します。「出」:支出金額を入力します。「項目」:エクセルの機能名で言うところのプルダウンリストを設定します。シート2の項目リストを参照します。「備考」:メモ書きスペースです。「入」:給与等の入ったお金を入力します。「残」:1行目だけ、繰り越し金額を手入力します。2行目は「繰り越し金額ー出た金額+入った金額」という計算式を入れます。▼参考までに「残」に入っている計算式です。[シート2]項目リストこのシートで支出管理の項目を定めます。シート1のプルダウンリストはここを参照して作成します。(プルダウンリストの作成方法は検索したら出てきます。)入力規則の例ICカードをお小遣いに流用する場合デフォルトが現金払いの方が、ICカードを利用した場合について参考例を書きます。「交通費のためのチャージ」と「お小遣い」を厳密に分けて管理したい場合は、以下のように記入する方法があります。面倒ですが、下記画像のように、一旦「チャージ」をマイナスして、下段で「お小遣い」として入れ直すのが良いかなと思います。その際に、備考欄にメモ書きを入れるとわかりやすいです。更新方法1ヵ月単位で管理すると良いと思います。月が変わったら、既存の出入金記録のシートを「シートのコピー」で複製します。前月の内容を削除して、新たに入力していく形にすればやり易いです。関数を知っていると、便利なことが多いです。SUM関数は単純に合計を算出する関数です。SUMIF関数はパワーアップ版で、条件を指定して合計を算出することができる関数です。▼実際の関数のキャプチャ画像です。▼詳しい解説と日本語訳です。SUMIF関数がやることは、1検索範囲を定めて、2条件を指定し、3数値を合計します。関数のサンプル画像をもう一度掲載します。カッコ内の記述は以下のとおり、検索範囲、条件の指定、合計範囲です。=SUMIF(検索範囲列,条件の指定,合計範囲列)上の事例サンプルをベースに、この関数が指示する内容を日本語に直します。[SUMIF]検索範囲列において、条件指定に該当する行を特定し、合計範囲列の数値を合計せよ[検索範囲列]シート20.2の列B2~B63を検索範囲列とせよ[条件の指定]G3(通信費)を条件とし、検索範囲列で該当する行を特定せよ[合計範囲列]シート20.2の列A2~A63において、該当行の数値を合計せよ▼補足:範囲固定ところで、SUMIF関数キャプチャ画像には、「$」マークが入っていることをお気づきでしょうか。これはセル指定を固定するための記号です。固定すれば、コピペした時にずれません。条件の指定は固定しません。コピペした時に、下段へずれて欲しいからです。ご質問等はお問い合わせよりお願いいたします。ブログのコメント欄は公開していません。お手数ですが、ご返事が必要な場合はご連絡先をご記載いただき、コメントを投稿してください。15:38Tweetもっと読むコメントを書く2019-12-0130代実家暮らし、元事務職のお小遣い帳(2019年11月)◎今月の洋服代・美容費など20~30代女性の家計簿30代女性・実家暮らしの毎月の支出を公開しています。11月分をアップします。「人のふり見て我がふり直せ」と言いますから、そんな意味でのご参考になればいいなと思います。いうのは建前でして、本音はこうです。貯金できない&赤字の現実を直視したくなくて支出管理をやめてしまいそうなため、「毎月記事にする」ことをルール化することで確実に記録を取り、適切に支出を管理できるようになりたいからです。集計結果の画像を貼りつけます。※収入の目安:事務職の手取りは約17万円前後と考えています。項目別の振り返り(言い訳)出費の内訳について、項目別に振り返ります。(ちょっと言い訳もします。格安スマホではありません。パケットは20GBです。実家暮らしですので家へ納める金額です。NHKの受信料も含まれます。食材は家族が買いましたのでは私は支払っていません。無印でパンツを1着買いました。私のパンツは全て無印のため、妹に「強いこだわり」と指摘されました。発達障害あるあるだと思います。ほか、レッグウォーマーやヒートテックレギンス等、冬支度をしました。◆美容費:約5,400円マスカラや化粧水等、使い切ってしまったので買いました。私の仲間(ASD)と思われる人とお茶したりランチしたりするようになりました。会社へ行けなくなってから、それまで親しくしていた友人と会えていません。(発達障害と言われたことを隠すのか、伝えるのか、どうしたらいいのかわからなくて会うことを先延ばししています・・・。私と家族の通院・薬代です。近所の猫のお世話をお手伝い中。猫のお世話とamazonギフトを使ってボランティアさんへの猫用品の提供です。腰が痛くて座椅子を買いました。念のためですが、災害用のトイレを買いました。まとめ「事務職のお小遣い帳」というタイトルをつけることを諦めました。過去の記事に書いたように、私はもう会社を辞めてしまって今は無職だからです。世間はクリスマス色に染まっていますが、私には関係ありません。物やサービスを売りたい人たちに踊らされて「クリスマスだから」とか「クリスマスなのに」なんて考えるのは私の感覚には合わないです。うまいこと乗せられる可能性はなくもないので、このようにめちゃくちゃ警戒しているのです。ブログを報告するスターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。