効率的な文書管理や価格のご相談など、分かりやすくお答えします。取り扱いが面倒な紙文書も、PDFにすることで利便性が向上し、企業内の情報流通を円滑にしてくれます。保管スペースのムダも省いてくれるPDF化は、デジタル化への第一歩です。PDFは電子の紙PDFには、紙文書にはないメリットがあります。紙文書の宿命である、経年変化がPDFにはありません。大判のサイズであっても、折りたたむ必要がありませんので、折り跡もつきません。このような物理的なデメリットから解放されるだけでなく、紙文書にはなかったメリットをPDF化することで得ることが可能になります。PDFが持つ代表的なメリットPDFを使うと、これまで紙を使っていた情報の伝達・管理がしやすくなります。PDF化することで情報の伝達コストの削減、保管・管理のスペース削減、検索の効率化、情報交換に要する時間の節約など大きな経済効果が期待されます。PDF化することのメリットの中から、代表的なメリットを紹介します。一般的にアプリケーションソフトで作成されたデータは、そのアプリケーションでしか見ることができません。PDFは、PDFリーダがあれば、どのアプリケーションで作られたのかに関係なく、ファイルを見ることができます。環境からの独立性コンピューターでやりとりされるデータは、作成した環境に依存します。文書データでいえば、文字がその代表的な要素です。電子データを別の環境で見るとき、作成された環境と同じフォントがないと表示したときの結果が変わることがあります。最悪の場合、文字が化けてしまい、内容を読むことができなくなります。PDFであれば、フォントを埋め込むことで、閲覧する側に使われているフォントがなくても、文字化けすることなく読むことができます。セキュリティ機能PDFファイルにはセキュリティ設定が可能です。PDFが持つセキュリティ機能は、特定の受け手にしか見せないようにするための閲覧制限のほか、コピー・変更の制限、印刷の制限などが代表的なものです。セキュリティの設定方法も、パスワード以外に、公開鍵証明書を利用する高度な方法も用意されていますので、情報漏えい対策としても効果的です。紙の文書では、経年変化、インクのシミ、紙の汚れ、書かれている筆跡などのような、物理的な変化を視覚で判断し、改ざんの有無を判断することになります。PDFでは、電子署名を付加することでデータに改ざんがあるかどうかが簡単に検出できます。既存の紙文書をPDF化するためには、最初にスキャナーで紙文書を読み込みます。どのくらいの枚数をPDF化するのか、元の紙文書はどのような形態なのかにもよりますが、自社で処理する、外部の企業にアウトソースするという方法があります。自社で紙文書をPDF化する電子化する紙文書がそれほど大量ではない、サイズがほとんど同じであれば、複合機を利用して紙文書を読み込むことができます。複合機とOCRソフトを組み合わせることで、紙文書を電子化できます。外部の企業にアウトソース図面のように大判のもの、古くなってしまい、紙が破れやすくなっている、折り目が目立つなど、物理的な制限を持つ紙文書のスキャンには、外部のスキャニングサービスの利用が便利です。スキャン後にOCR機能で形式を変換する紙文書をスキャナーで読み込んだだけでは、画像データにしかなりません。この画像データから文字を取り出しPDF文書にするためには、OCR(光学文字認識)機能が必要になります。OCR機能を利用することで、スキャナーで読み込んだ画像データの中から文字情報だけを取り出し、コンピューターで扱いやすいデータに変換します。このことにより、データ化された文書の検索性や利便性を高めることが可能となります。大変な時間と労力を必要とする紙文書のスキャン(電子化)作業を代行します。価格も1枚5円~とお求めやすくなっております。複合機とシステムを連携させることで、自社で簡単にスキャニング(電子化)が可能です。帳票に記載された手書き/活字文字を認識し、CSVファイル等のデータとして出力することが可能。手書き帳票を簡単操作で電子化します。OCR機能の活用で、紙文書をテキスト付きフルカラーPDFに簡単自動変換します。電子化して活用e-文書法ソリューションe-文書法によって電子化できる書類の保管方法や要件は、各法令によって定められています。e-文書法に準拠した管理・運用ソリューションを紹介します。「コスト」と「手間」をダブルで削減する方法コスト削減できる方法はまだまだあります!面倒な「手間」を減らして「コスト」も削減できる、総務の皆さんが得するとっておきのダブル削減方法をご紹介します。数万件に及ぶ紙の契約書類を複合機アプリケーションで電子化。検索性の向上でスムーズな顧客対応を実現エスエスアイ富士菱株式会社サービス業1~100名メンズアパレルに強みを持つ物流企業が、オフコンから倉庫管理パッケージに移行。株式会社キセンサービスサービス業1,001名~首都圏にドミナント展開する介護サービス企業が複合機を全面リプレース。株式会社ケアサービス文書管理の導入事例をもっと見る文書管理のことはお気軽にご相談ください。「最適なソフトを教えてほしい」「費用はいくらくらい?」などのご相談も承っておりますので、気になることはお気軽にご相談ください。9:00~17:30)Webでのお問い合わせお問い合わせ*メールでの連絡をご希望の方も、お問い合わせボタンをご利用ください。文書管理で分からないことがあれば、お気軽にご相談ください。9:00~17:30)資料請求・お見積りもお気軽にお問い合わせビジネススキルアップや業務に役立つさまざまなサービスをご用意しています。