Done「水のように澄みきった心」で頭空っぽに。私はGTDに沿ってタスク管理をしていますが、GTD本の通りにやっているわけではありません。本家GTDと、私の運用方法(「似非GTD」といいます)の違いを説明しようと思います。事の発端2017年元日、年が明けて「おもしろ荘」でひと笑いした後、スマホでツイッター等をしながら夜更かし(良い子は真似しないように)した際、タスク管理哲学者のイド♂(@idmars)さんと、「本家GTDと、私がやっている似非GTDの違いを、フロー図書いて、社内のQCサークルで説明した」という話をしておりました。ノートに書いていたので残っています。2016年12月31日ということで、自分の頭の整理も兼ねて、本家GTDとの比較をしてみようかなと思ったわけです。フローチャートまずは泣く子も黙るGTDのフローチャートです。これがタスク管理界隈ではよく見るGTDのフローチャートです。これに寄せて作った私なりのGTDフローチャートがこちら。少々分かりづらいかと思います。大きな違い本家との違いで一貫している考え方は一元化です。複数の情報を少なく集約する。短期記憶に難アリの私にとっては「この情報はここ」「あの情報はあっち」と分かれているだけで怖いのです。具体的には以下のような違いに表れています。1インボックスを「『仮』置き場」として徹底するGTDでは「インボックス」は「タスクが発生したらまず書き留めておく場所」「タスクの仮置き場」として機能しています。本家ではすぐにタスク管理ツールへ入力しないことを許容、つまり仮置き場であるインボックスにタスクを溜めても見逃すという姿勢です。具体的にいうと、ノートに書きとめたタスクを、そのノートにメモした状態のままツールに入力しないで放っておいても良いということです。私はインボックスに溜めることはせず、できるだけすぐツールへ入力します。しょうがなくノートに書きつけたりしても、できるだけ早くツールへ入力するようにしています。これは、インボックスとタスク管理ツールの2か所に自分が抱えるタスクが散在することを避けるためです。下の画像の赤枠内をできるだけ速く進めるというイメージです。2複数のリストを1つにまとめる本家では、以下5つのリストを管理することが基本となっています。1複数のタスクからなる「プロジェクト」のリスト2「いつかやるもの」リスト3「期日が来たら当然に発生するもの」リスト(カレンダー)4「自分がボールを持っていないもの(連絡待ちのもの)」リスト5「次にとるべきアクション」リスト私はこれらのリストを1つのエクセルで一元管理することにしました。あちこちに散らばっていると管理できなくなるという危機感があるからです。下の画像は、私が作ったタスク管理ツールの構造の説明図ですが、上の赤枠内のフローがすべてこの1つのエクセルファイルのツール上で行われます。3一覧表示シートでさらに集約エクセルに入力したそれぞれのタスクやプロジェクト(以下まとめて「タスク等」と書きます)が今どんな状況にあるかをさらに集約して一目で分かるようにするため、下の画像の右側の赤枠囲いの部分「一覧表示」シートを作りました。これによって「手元に全部ある感」がアップしました。ダッシュボードのようなシートです。これは本家には無いものだと思います(......あったらすみません)。4タスクとプロジェクトを分けない本家では(単一)タスクと(複数のタスクからなる)プロジェクトを別のリストに分けています。これを分けずに、全てプロジェクトと捉えるようにしました。「タスク」は「1個のタスクからなるプロジェクト」と考えます。することで、同じリストに同列に並べることができ、わざわざ別のリストに分ける必要がなくなります。下の画像の赤枠囲いが、タスクを1個のタスクからなるプロジェクトとした例です。各日付、それぞれのタスクの詳細情報を記録するようにしています。本家ではあまりタスクへの分解について「ここまでやりましょう」といった指導はされていませんが、これは大事だと思います。タスクへの分解は大事だと思う理由は3つ。1つ目は、完了までの「段取り」を明確にして見通しをよくすることで、「まだ完了していない」不安感をなくすことができるからです。私たちが受けるストレスの大部分は、手付かずにしている物事への不安感からくるそうです。それをなくす効果があります。2つ目は、完了したプロジェクトをどのような手順で終わらせたかを後で参照するため、です。同じような仕事が発生したら、その記録を手順書代わりにすれば良いので、とても助かります。最後の3つ目は、いつどういうアクションをしたかを記録することで、仕事でよくある「言った・言わない」を避けるためです。現実的で世知辛いものですが、これには何度となく助けられています。6ステータス情報を加えるさらに、本家で別リストに分けられている「いつかやるもの」「期日が来たら当然に発生するもの」「連絡待ちのもの」「次にとるべきアクション」の4種類のタスク等は、それぞれ「いつか」「(期日)未到来」「先方(ボール持ち)」「当方(ボール持ち)」というステータス情報を加えることで一覧表示シート上のフィルタ機能で区別できるようにしました。フローの赤枠内が、以下で表現されています。本家では、「連絡待ちリスト」と「次に取るべきアクションリスト」、それと「カレンダー」、さらには「プロジェクトリスト」といった複数のリストをそれぞれ見に行かなければならず、鳥頭の私はその間に何か大事なことを忘れてしまうような気がして不安です。そのような私なので、リストを分けるのではなく、ステータス情報でフラグ分けすることでカテゴライズしつつ1つのリストにまとめ、「一目で分かる」感を死守しました。この「一目で分かる感」はとても大事だと考えています。7次にとるべきアクションを一覧に表示さらに「さしあたって一覧表示だけ見ていれば現状把握と次に何をすれば良いかが全て分かる感」を上げるため、一覧表示シートの中に「次にとるべきアクション」を表示させるようにしました。これで、都度、別シートに参照しに行く手間が省けます。下の画像の赤枠内の「一覧表示シート」のみ見ていれば、次に自分が何をすれば良いかが分かるという仕組みになっています。8週次レビューを常時レビューにさらに、デビッド・アレンが言う「レビュー(見直し)」の頻度についても、1週間に1回(週次)ではなく、常時行っています。そもそも「レビュー(見直し)」というのは、自分の抱えている全てのタスクの進捗を確認して、自分の使用しているツールで表示されている内容を現実のタスクの進捗に合わせるための行為です。このツールは、私のような内勤の事務職を前提として作っていますので、いつも目の前にPCがあるわけで、1つの作業が終わればまた下記の画面に戻り、その中から次に実行するタスクを選択して実行し終了すればまた戻り、の繰り返しです。常にこのタスク管理ツールのexcelファイルを開いておけば、その都度、現実の状況にツールをアップデートできるので、「常時レビュー」が可能になります。そもそも、週次レビューというのは、私にとっては重荷なんですね。1週間分溜め込んで、それを週末に「ドッコイショ!」と構えて取り組まなければならない。それは、面倒臭がりな私は継続できないので、小分けにして着手しやすくした結果が「常時レビュー」というわけです。9記録を残すGTD本家では、記録を残すことを重要視していない、少なくとも「記録を残して、次回以降同じようなタスクが発生したら参考にしましょう」といったことは言われていません。私にとってこのタスク管理ツールは、元々自信を完全に失ってしまった自分に、タスクを完了させるという小さな成功体験が溜まっていくのを見える化させて自信を回復させる目的がありました。終わったタスクも記録として残しています。いつもは、完了タスクを表示させる必要はないので、エクセルのフィルタ機能を使って、現在完了していないもののみを表示させています。以下の画像の赤枠内のように、最下部にタスク数の表示をすることで「自分が抱えているタスクは77個あるが、さしあたって自分が対処しなければいけないタスクは11個である」と一目で分かり、自分を安心させてくれる仕組みになっています。いくつタスクが発生して今までいくつ完了させたかが分かり、自信につながります。本家との共通点GTDに共通する、タスク管理として足りない点を書こうと思います。それは、時間の概念が希薄ということです。タスクを実行するのにかかる時間を見積もって、どれくらい実際にかかっているかを測定することは想定していません。タスク管理ツールの金字塔「Taskchute」の売りの部分がスッポリと抜けています。これは、優劣ではなくて、補完し合う関係ではないかと思います。私にとっては最高にカスタマイズされた、とても愛着のある、使い勝手の良いツールですが、エクセル特有の弱点として、情報量が多くなると動きが重くなるというものがあります。これはしょうがないので、定期的に不要になった部分を切り離して別に保存するということで乗り切っています。終わりにいつのまにか本家GTDと私の似非GTDの比較のみならず、自分のタスク管理の運用方法を嬉々として話すという展開になってしまいました。タスク管理をしよう!という入口から入ったのではなく、自分の弱点をフォローする仕組みを作ろうと思ってエクセルを弄ったら結果的にGTDと同じような運用をしていた、という経緯でタスク管理を始めています。既存のタスク管理方法を体系的に学んで得た知識を自分なりに組み上げていったものではないので、イマイチ整理されて頭に入っていないような気がしてなりません。今後とも、こういったアウトプットや人に教えたり等しながら、より体系的に自分のタスク管理体制を把握して、ブラッシュアップしていこうと思います。私にとって、タスク管理を始める前は「...2016-07-13のきばトーク「プロジェクト管理ツール」のきばトーク第9回を聞きました。(ADHD)からの2度の適応障害に凝り、タスク管理「GTD」を始めストレスフリーに。同じ悩みを持つ人の力になれるよう情報発信。人前で話すことが好きなので、できれば文章ではなく話すことで伝えたい。要領が悪くて不器用で、仕事がどうしても上手くいかないと悩んでいる方、よろしければ会って話しましょう。ヒントを差し上げられるかもしれません。twitter経由で是非!より詳細な自己紹介はこちら。http://bit.ly/2oJv1uN自作タスク管理ツールはこちら。https://goo.gl/qUnj0Kマニュアルはこちら。要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」、おかげさまで満席となりました。キャンセル待...「時間がない」のは、「捨てられない」から。個人的にも存じ上げているお二方のやり取りから考えたことを。個人的には特に「自分で責任を取る」が肝かなと思っているんですが、上田さんは・自分で責任を取ると・なんでも自分のせいにするの違いってどうやって...本の執筆で自己理解を深めた話。引き続き、「要領が良くないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑(仮)」の執筆を進めています。本の執筆をする上で、ただひたすらタスク管理のことばかりを書くことはしていません。...仕事をゆっくり丁寧にすると、早く終わる(ただしタスク管理実践時に限る)昨日、こんな記事を公開しました。年末年始の休みも終わり、現実に戻される!とブルーになっている方も多いのではないでしょうか。定期開催しているこちらのイベント、来週末の1月18日(土)に開催いたします。残席ございますので、興味ある方はぜひお申込みください。こちらをご覧になっている方、どんなタイミング...2019年振り返り年内最終更新となりました。こちらの記事をお読みいただいている皆さま、ありがとうございました。今年もいろいろやりました。ひらめきメモの中の人F太...「優先順位を付ける」とは、自信を持って「それ以外」を捨てること。この記事を読みました。いつもこの言葉には違和感を覚えてきました。「そんなこと言ったって、時間が自分で創りだせるわけないじゃないか」と。1つ抜け落ちていた観点...年始出社日前日に不安で押しつぶされないために今できること。こんなツイートをしました。自分だけかもしれませんが、仕事は「納めない」方が気が楽。納めるためにはキリのいいところまでやるか、キリのいいところを作って無理矢理終わらせなきゃいけない。今年の仕事終業の次...マニアの視点、ノーマルの視点。私はこのブログ記事に共通する流れを「青汁理論」と呼んでいます。青汁のCMは、どんな展開になっても必ず青汁の効能を謳って終わります。私のこのブログも「だからタスク管理ってすごいですよね」という流れであ...言語化スキルは、タスク管理で鍛えられる。約2週間に1回、チーム・タスクペディアの1人であるりんださんとラジオをやっています。14回になるんですね。」〜今...タスク管理思考が原因で迷うとき自分でも良いのかどうか分からない考えがあります。私、仕事に関しては人の感情よりも理屈を通しがちなのです。社長肝いりの新規事業にあまり乗り気でない幹部がいたとします。引き続き、来年1月18日に行う「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」の参加申し込みを受け付けております。【1/18@渋谷】仕事のやり方で悩む、ちょっと不器用な方へ。ADHDと診断された私...何のためにタスク管理をしているのか、実感できた日。こんなツイートをしました。何のためにタスク管理をしているのか。今日は、この問いに明快な答えが出せました。この人の役に立ちたい!という目的のために使うことができました。詳しくは明日のブログに書きたいと...執筆タスクを実行する環境を変えてみた。こんなツイートをしました。さきほどまで執筆をしてました。今までは土日書いてなかったんですけど、試しに「妻子が寝静まった後に書く」をやってみました。これが...タスク管理をしたら、整理整頓もできるようになった。こちらのツイートは、現在私とF太さんが書き進めている本の参考にしたいと思ってしたものです。【緩募:整理整頓や片付けが苦手な方、ご協力お願いします!】家事や仕事をする上で、整理整頓で困っていることや、...タスク管理は、仕事がデキるためだけでなく、不安を払拭するためのもの。タスク管理は、仕事をうまくやるためだけのものではない。言いたいなと強く思ってこんなツイートをしました。分かりみが深すぎる......。大したことないのに大きな不安を感じる。「みんなそ...タスクペディアの平和な仕様の話。無料なんですよ!「これ以上使うなら有料」みたいな制限もありません。画面の上から突然現れて下がってくる広告も無し。好きなところ✔︎登録無料で広告は一切なし✔︎メルマガや有料...自他共に認める整理下手な私が、整理という章を執筆している話。「要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術本」の執筆も佳境に入っています。......とか言っておきながら、「佳境」って何だろうと思い調べてみたら「素晴らしいところ」「興味深いところ」「景色の良いとこ...2020/1/18(土)開催!第34&35回「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」1/18(土)、渋谷の金属労働会館で「自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術」を行います。【1/18@渋谷】仕事のやり方で悩む、ちょっと不器用な方へ。ADHDと診断された私が自作excelツールで安心...GTDマニアは会議の場でもGTDで考える。こんなツイートをしました。雑談中であれば別ですが、会議などで真剣に話し合っているときにこういった話になったら、私は「なんて不毛な......」と表情が死にます。思考の枠組みがGTDに寄りまくってい...月別アーカイブ注目記事はてなブログをはじめよう!hochebirneさんは、はてなブログを使っています。ブログを報告するスターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。