代理人は会議出席依頼の転送通知は受け取りません。会議出席依頼と取消の処理について会議出席依頼を受信トレイから削除するという操作は可能ですが、承諾または辞退を明示的におこないましょう。会議の取り消し通知についても、「予定表から削除」により明示的に削除すべきです。予定表から会議の承諾や辞退の操作は避けたほうが良いでしょう。管理者が有効にできます。より会議が再作成されることがあります。繰り返しの会議が簡単に作成できますが、以下が推奨されています。常に繰り返しの終了日を設定する繰り返す回数を一定の数に制限する繰り返しの会議では、時間や場所の変更や出席者の増減などが行われる可能性が高く、これらの変更は例外情報としてアイテムに保存されます。例外情報が多くなると管理が困難となり、予期しない動作の原因となります。可能な限り終了日を設定し、その際には開催される回数も考慮してください。回以上回数が多くなります。繰り返しの会議の終了日よりも前にその会議の開催が不要となった場合、その会議をすべて取り消すのではなく、終了日を再設定すべきです。繰り返しの会議を全体で取り消してしまったばあい、過去に会議があったということがわからなくなってしまいます。会議の開催者を変更する方法は用意されていません。そのため、繰り返しの会議の開催者を変更するには、まず元の開催者で繰り返しの終了日を設定して更新を送信します。新しい会議の開催者から、変更後の繰り返しの会議出席依頼を送信します。繰り返しの会議出席依頼に添付ファイルはつけない繰り返しの会議出席依頼に添付ファイルを付けると管理が複雑となります。前述の通り、例外情報は元のアイテムにて追加されますが、繰り返しの会議に例外が発生すると、その例外情報にも元の添付ファイルが付与され、データ量が増えることになります。例外に添付ファイルが追加されても、その情報はほかの予定には反映されません。保存し、会議出席依頼にはそのリンクのみを記載します。更新を送信するか、変更をキャンセルするかの2択しか表示しません。この仕様はすべての出席者の間で会議の不整合が生じないようにするためのものです。会議の詳細フィールドについては重要な変更とは位置づけられていないため、詳細を変更しても変更通知を送信せずに保存することができます。詳細に個人的なメモを残していた場合、変更通知を送信する際にその情報が変更通知とともに送信されます。そのため、出席者に公開されたくない情報は詳細ではなく別の場所に保存する必要があります。会議の出席者も予定表の会議に詳細を追加することが可能ですが、変更通知を受け取って承諾するとその変更は失われます。会議をコピーした場合には元の会議とコピーした会議のリンクが失われます。これにより、不整合が生じることを防ぐことができます。コピーを行うと件名に「コピー:」が付与されるため、その予定がコピーされたものであることを認識できます。会議のコピーは想定外の結果をもたらす場合があるため、避けるべきです。これはほかのユーザーの予定表からのコピーや自分自身のほかの予定表フォルダーからのコピーにも当てはまります。予定表にアクセスするデバイスの管理について予定表にアクセスするデバイスについては、すべてが最新の更新を適用済みであることを確認しておく必要があります。サーバーのメールボックスの予定表フォルダーとそれ自身の予定表の同期をとるようなものがあります。これらのデバイスとの互換性に関する既知の問題については以下のマイクロソフト技術情報を参照してください。クライアントやデバイスで一つのアイテムを同時に変更した場合、競合が発生することがあります。これを回避するには複数のデバイスで短期間に同じアイテムの変更を行わないようにする必要があります。アドインによっては、ユーザーの編集とアドインによる編集が同時に発生する場合があり、これが競合をもたらすことがあります。これを回避するにはアドインを常に最新の状態にしておく必要があります。不要なアドインはアンインストールまたは無効にしておくべきでしょう。モードで使用すべきです。代理人機能についての数多くの改善がされています。詳細については以下のマイクロソフト技術情報を参照してください。代理人の数について制限を設けていません。「編集者」権限を持つ代理人は一人だけにすることが推奨されています。これにより、会議の処理がいつ、どのように行われたかの追跡が容易となります。代理人が複数のデバイスを使用している場合は運用形態を考慮する必要があります。このような構成では会議の喪失や不整合の原因調査が難しくなるためです。「編集者」権限を持つ代理人を一人に限定したとしても、多数の「参照者」や「作成者」の代理人を追加するべきではありません。多数の代理人を設定することは、リソースを過剰に消費することになります。代理人を設定すると以下のような設定が行われ、その分のリソースが消費されます。上記のそれぞれの項目が別々に制限を持つ可能性があり、制限に近づいた場合にパフォーマンスや安定性に影響を与える可能性があります。使用した構成となっており、ほかのデバイスによるテストは行われていません。「編集者」権限を持つ代理人を一時的に変更する必要がある場合、権限を「編集者」から「参照者」または「なし」とし、別の代理人を「編集者」として追加する。questions」を参考にしています。右のほうがよい理由は?メールを読む際、幅が広くて行が少ないテキストよりも幅が狭くて行が多いテキストのほうが楽に読むことができます。これは、幅が狭いほうが目の左右の動きが少なくなり、その結果頭や首の負担も軽減されるからです。脆弱性によってプレビューだけで感染するというようなウイルスの影響は受けません。ウィンドウのお気に入りのフォルダは普段よく使うフォルダだけを追加しておくべきでしょう。お気に入りのフォルダに多数のフォルダが存在する場合、そのフォルダに含まれるメールを一つの参照用フォルダにまとめ、空になったフォルダは削除します。スレッド表示はどんな時に使う?スレッド表示は以下のような場合に便利です。メールをあまり頻繁にはチェックしないため、一度にまとめてメールを見たい場合。スレッドを数多く受信している場合。誰が誰のメールに対して返信しているかという状況を確認したい場合。多数のメールを受信した場合。メールをスレッド表示にすることで、多数の返信が繰り返されているようなスレッドを容易に見ることができます。この場合、スレッドの一番最後のメールだけ見て、返信を行うことができます。スレッド全体を選択して一括処理することも可能になります。長い間メールのやり取りが繰り返され、最終的に結論が出た後、そのスレッドをまとめて移動または削除することができます。時間を節約するための基礎テクニック」の「メールを読む場所を減らす」というのは、個人的なメールと仕事のメールを混在させるべきという意味ではありません。基本的には個人的なメールと仕事のメールのアカウントは分けるべきです。使用するメールアドレスの数は少ないほうがよいでしょう。アカウントは一つだけですが)。アカウントなども一つのプロファイルで使用可能です。メールの未読・既読の状態は少なくとも一回は読んだかどうかということを表しています。この状態は簡単に変更できるため、履歴として使用できるようなものではありません。未読や既読の状態だけでは不十分なのか?ユーザーの中には未読や既読の状態によりアイテムが新着か参照済みかを判断するという人もいます。未読状態は信頼性が低いもので、あなたが実際にメール本文に目を通したかどうかにかかわらず、次のメールを参照するためにフォーカスが外れたタイミングで自動的に既読となります。そのため、メールが既読となっていても改めてメールを読み返さなければならないことも多々あります。したがって一つずつメールを処理していくというものになります。このルールに従って処理したメールは受信トレイで未読のまま残り続けることはありません。プラクティスの一つです。参照するフォルダーを「1-参照用」や「2-個人用」など限定した数にしておくことで、メールを間違って別のフォルダーに移動してしまったり、一つのトピックやプロジェクトに関するメールを複数のフォルダーにコピーして保管したりすることがなくなります。あるトピックやプロジェクトについて、参照フォルダーのすべてのメールを見る必要はありません。分類項目や検索フォルダを使用することで効率的にメールを検索することができます。参照用フォルダーを一つにする理由は何?フォルダーが一つであれば、メールをどのフォルダーに振り分けるか悩む必要がなくなり、後々参照する必要があるメールはすべてそのフォルダーに格納されているという状態になります。フォルダーが複数になると、メールを振り分ける際にどのフォルダーに保管するかを決めなければなりません。メールの振り分け先として複数のフォルダーが該当してしまったらさらに面倒なことになります。フォルダーの数が多ければそれだけ選択肢が増えることになり、収拾がつかなくなるかもしれません。それとも単に参照用に残しているだけか?」ということを考えなければならず、それは隠れたコストとなります。受信トレイには新しいメールだけがあるというのは精神衛生上も良いことです。受信トレイはほかの人からメールを受信することで整理が難しくなることもありますが、参照用フォルダーは自分のやり方で整理ができます。配布リストのためのフォルダーは通常の自動整理とは異なる設定をすべきです。日にして、アイテムを直ちに削除するというようにします。配布リストをトピックごとのフォルダーを分けることで、スレッドの表示をグループ化することができます。そのため、特定のトピックに関する検索について、そのフォルダーだけを検索すればよいということになります。購読を受信トレイに配信すると大量のメールであふれてしまいます。日以上かかるかもしれません。このようなメールは自動仕分けのルールでフォルダーに振り分け、本当に興味を引くものや自分に関係のあるものだけを読むようにします。受信トレイではないフォルダーに移動すべき配布リストは?下記のような配布リストは別のフォルダーにルールで移動すべきものの候補となります。部門からのサーバーのダウンタイムの通知のようなものは別のフォルダーに移動すべきではないでしょう。有用な内容や興味を引くような内容がほとんどない配布リストのメールについては、その頻度にかかわらずルールでフォルダーに移動します。フィードを購読するときには、それを配布リストのように取り扱います。フォルダーに配信します。ソフトなどがある場合はどうすればいい?自動整理の代わりに管理フォルダーなどが存在する場合は、会社のポリシーに従うべきです。自動仕分けルールを使わなければならない理由は?時がたつにつれて、受信するメールの数は多くなっていきます。自分が受信したすべてのメールを見ることはできなくなるでしょうし、すべきでもないでしょう。その代わりに自分にとって重要なメールだけを読むようにします。自動仕分けルールにより重要なメールに優先順位をつけ、不要なメールを読まずに済ませることができます。宛に送られたメールだというだけで、そのメールを読まなければならないわけでもなく、応答が期待されているというわけでもありません。この操作は古い仕事を削除し、フラグ付きのメールや連絡先についてはアイテムを削除することなくフラグだけを削除します。使っていない分類項目はどうすべき?使う予定のない分類項目はすべて削除してください。分類項目マスターはすべての種類のアイテムで共有されるものであるため、連絡先で使用するものについては残したままにします。色を選ぶ最も良い方法は?色つきの分類項目を作る場合、色の選択はよく考える必要があります。ミーティングに関連する分類項目は似たような色を選択するべきです。バーにあるアイテムの分類項目の色だけで現在処理が必要なものかどうかの判断がつくようになります。「@自宅」に紫を設定している場合、仕事をしている間は紫の仕事は見る必要はないと判断できます。仕事のための予定を予定表に作る理由は?予定表に予定アイテムを作成すると、ほかの人が空き時間情報を確認した際にその時間に予定があるように見えるため、会議などを設定されることがほとんどなくなります。会議により予定が詰まっている場合、自分自身の仕事をするためにはあえて自分の仕事の予定を作成する必要があります。明示的に予定を作成することで、その時間帯は決めた仕事を必ずやるという気構えにもつながります。誰かが仕事のための時間帯に別の予定を入れてしまった場合には、仕事の時間を再度設定し直します。通以上メールがあったら、先週以前のメールをすべて選択し、「1-参照」フォルダーに移動してしまいます。フラグなどの設定が適切に行われていれば、それで構わないはずです。多数のメールを受け取らなければならないのか?もし多数のメールを受信して困惑しているのであれば、自分で取り扱える以上のメールを受信していることになります。その場合、現在設定しているよりも積極的なルールを設定する必要があるでしょう。メールを差出人別表示にして誰からのメールが多いのかを確認し、不要なメールを多く送ってくる人からのメールを自動仕訳ルールで別フォルダーに振り分けます。読む必要のほとんどない配布リストが受信トレイに配信している場合もルールで別フォルダーに振り分けます。ビューを変更した場合には元に戻すのをお忘れなく。自分宛のメールを読みます。それらのメールはあなたからの返信を待っているか、重要なものである場合が考えられます。メールはどのくらいの頻度で読めばよい?私たちのほとんどはメールを読むことが中毒のようになっています。分メールを読み、次に仕事のレビューを行います。それからは自分の仕事に集中しましょう。メールを読む時間を朝夕それぞれ1回ずつに制限することで、生産性は極めて高くなります。一週間、自分自身で試してみてください。仕事アイテムだけでは管理が難しいかもしれません。適切なツールといえるでしょう。関連する少数の仕事を記録するだけでよいのであれば、仕事アイテムの本文に書きこみます。仕事に関連するメールも仕事アイテムに添付します。仕事フォルダに個人的なアイテムと会社での仕事を混在させてもよい?可能であれば、個人的な用事も会社での仕事も一つのフォルダで管理すべきです。仕事のリストを一つにまとめることで、自分がやらなければならないことが一目でわかるようになります。一つのリストで管理しているなら、分類項目を使って個人的なものと仕事とを効果的に区別することができます。部門のスタッフによって意図せず見られる可能性もありますので、仕事リストに個人的な用事を書き込むときは適切なものに限るべきです。仕事を自分の頭だけで管理して何が悪い?頭だけで仕事を管理するのには限界があります。頼ることで、解放感が得られます。自分のすべきことを常に意識する必要がなくなり、現在の仕事に集中することができます。仕事リストが紙のリストよりも有用な理由は以下の通りです。紙のリストでは自動的に最新の状態を維持することはできません。紙のリストでは並べ替えが容易にできません。使えば仕事リストがどこからでも確認できます。Server、携帯電話などとも連携できます。紙のリストは容易に紛失してしまいます。「Contacts」を参考にしています。アドレス一覧が使える状況でも、以下のような場合には連絡先を使う必要があります。個人用配布リストを使う社外の人を含むグループに一括でメールを送信したい場合、個人用配布リストが使用できます。配布リストを使用してください。配布リストの違いは以下の通りです。利用者が任意に作成・変更可能です。メールアドレスはありません。よって配布リストが展開されます。送信されるメールのヘッダーには配布リストではなくメンバーが個別に追加されます。受信者は個人用配布リストが使われていることがわかりません。フォルダなどで共有する必要があります。配布リスト作成や変更は管理者または権限があるユーザーのみ可能です。配布リスト用のメールアドレスがあります。サーバーによって配布リストが展開されます。送信されるメールのヘッダーにも配布リストが表示され、返信の際にも配布リストがそのまま使用されます。メンバーを非公開に設定すると、配布リストに誰が含まれているのかは受信者にはわかりません。アドレス一覧を参照可能なすべてのユーザーで使用できます。設定すると、個人情報の漏洩になる恐れがあります。したがって、個人用配布リストの使用には十分注意してください。meetings」を参考にしています。予定表の基本」でビデオによる予定表の使用方法の説明があります。ミーティングを開催すべきタイミング以下のような場合、ミーティングを開催すると良いでしょう。複数の人々の間で一つのトピックに関するメールのやり取りが10回以上続いた場合ディスカッションやブレインストーミング、共同作業が必要となった場合ミーティングはそれが物事を進めるためにもっとも適切な方法である場合に開催し、開催にあたっては事前にミーティングの目的を明確にします。出席者の選択ミーティングには必要最小限の出席者を招待します。出席者が増えるとそれだけミーティングが複雑化し、コントロールしづらいものとなります。反対に、もし何らかの決断を下す必要がある場合、決定権がある関係者を出席者に加える必要があります。ない場合、ミーティングで下した決断が却下され、時間とリソースの無駄になります。開催する時間は予定表の空き時間情報により出席者の空き時間を確認して選択します。受信トレイを整理する」を参考にしてください。以下のような場合、直接会ってミーティングをする必要があります。よる会議も検討の余地があります。よる会議でも可能な場合があります。ページを参考にしてください。ミーティングが開催される場所に移動するために時間がかかる場合、予定表で移動のための時間をミーティングの前後に確保しておきます。関連文書の取り扱いミーティングを準備するにあたって、事前または会議中にドキュメントを出席者で共有しなければならないことがあります。共有するための方法には以下のようなものがあります。サーバーで共有します。使用を検討してみてください。ワークスペースがすでに存在する場合、そのリンクをメールで送信します。会議出席依頼に文書を添付して送信すべきではありません。「@ミーティング」分類項目により会議に必要な情報を集める「@ミーティング」という分類項目をつけた一つの仕事アイテムを作成し、その開始日または期限をミーティングの日付にします。ミーティングで話し合いたい内容などがあがってきた場合、その内容をその仕事アイテムに追加していきます。それらをまとめることにより、仕事アイテムに記載された内容がミーティングの議題になります。ミーティングが終了したら、その仕事アイテムを終了し、アクションアイテムのための新たなタスクを作成します。ミーティングで議題にあげたいメールやメールスレッドがある場合ミーティングで議題にあげたいメールがある場合には、ミーティングの日付を期限とするフラグをメールに設定し、「@ミーティング」分類項目をつけます。バーがあふれるのを防ぐため、フラグの設定は行いません。その代わりに、ミーティングの名前を件名とする仕事アイテムを作成し、メールを添付します。その仕事アイテムには「@ミーティング」分類項目をつけます。仕事アイテムよりも豊富な機能があります。ミーティング中の共同作業ミーティング中にどのようなツールで共同作業ができるかは、出席者がいる場所やアクセス方法に依存します。変更履歴やコメントを使います。documentsをご覧ください。使用して一つのノートブックを複数人で共有します。ノートブックが共有できなかった場合には、ミーティングが終わった後にノートを出席者にメールで送信します。会議の詳細を挿入することが可能です。ミーティングが終わったら、議事録のノートを出席者にメールで送信します。定期的に開催されていたミーティングを今後開催する必要がなくなったという場合、ミーティングそのものを削除すべきではありません。定期的なミーティングを削除すると、そのミーティングの過去に開催された分も削除されてしまうからです。定期的に開催する必要がなくなったミーティングは、定期的な予定のパターンを変更し、終了日を最後に開催されるミーティングの日付にします。環境では空き時間情報により予定の有無が確認できるため、予定の件名や詳細を必ずしも公開する必要はありません。つの方法を参照してください。自分のスケジュールの詳細を他のユーザーに公開したいのであれば、簡単に予定表を共有することができます。自分以外のユーザーに自分の予定表を管理、たとえば会議出席依頼への承諾や拒否を行わせたい場合には、代理人の設定を行います。予定表に代理人を設定する場合は一人だけにしてください。複数の代理人を設定すると、問題が発生します。サイトの予定表を使うと良いでしょう。空き時間情報にアクセスできない外部のユーザーなどとミーティングを開催する場合、メールで自分自身の空き状況を送ります。これにより、相手がミーティングの日時の設定がしやすくなります。バージョンや設定に依存します。以降であれば、件名と場所のみを共有する設定も可能です。e-mail」を参考にしています。以下のルールにしたがってメールを作成することで、メールの内容を正しく伝えることができるようになります。やるべきことメールを送信する前に自分で読み返します。メールの内容を説明し、次のアクションが可能となる件名をつけます。アクションとなります。有用な件名のキーワードとなるでしょう。受信者が何らかの行動をする必要があるなら、それを件名に明記します。メールスレッドで話題が変わった場合には、それに合わせて件名も変更します。すべてのメッセージを端的でわかりやすくします。メールの内容を適切に整理し、重要な内容が最初にくるようにします。重要な情報は太字にします。実行すべき内容や質問はそれぞれ個別の行に記載し、区別できるようにします。行に質問が二つ含まれていた場合、返信にはそのうちの一つの質問に対する回答しか含まれない可能性があります。特定の人に質問をする場合は、その人の名前を太字にします。"鈴木さん、プロジェクトの状況はどうなってますか?"メールの宛先の人数を制限し、本当に読む必要がある人だけにメールを送信します。