不在となる期間とその間の代理の連絡先を記載します。サーバーの不在通知のメッセージと同じものを使うべきです。サーバーの不在通知の設定も行います。システム管理者が共有の休暇などを管理する予定表を用意しているのであれば、そちらに休暇を登録します。この場合には上記の会議出席依頼を送信する必要はありませんが、念のためメールでも通知したほうがよいでしょう。work」を参考にしています。仕事フォルダにより仕事と時間の全体像を見ることで、重要な仕事とそうでない仕事の優先順位付けができるようになります。自分で現実的に達成できるものとそうでないものを他の人に明らかにすることもできます。先週の仕事と今週の仕事を毎週レビューすることで、上司とのミーティングの準備や状況報告メールの準備に役立ちます。仕事フォルダを中心に作業を行います。メールの返信などについても仕事フォルダから実施します。仕事フォルダで作業を行うことにより受信トレイのメールの並び順などに惑わされることがなくなります。仕事リストや予定をこなす際には、似たような仕事はまとめて処理します。時間が数分しか取れないのであれば、その間に終わりそうな電話の用件をまとめて処理します。メールの返信を書くというようなエネルギー集約型の作業は、体力に余裕があるうちに行います。状況報告のメールを読むだけというような気楽な作業については、その日の終わりや体力がなくなったときに行います。このように仕事をまとめて処理することで、作業を効率的に進めることができます。変えるというものがあります。クリックすることで分類項目別に並び替えができます。自分が作業を進めないと他の人の作業が進まないというような仕事があったら、それを最初に実行します。バーでフラグをクリックすると、仕事を終了状態にできます。終了状態になった仕事は仕事フォルダで表示できるので、自分が完了した作業を後で確認できるようになります。後で確認する必要が無い仕事やメールは削除してもかまいません。オフラインによる作業やらなければならない作業が多くある場合、サーバーとの接続をオフラインにして受信メールによる作業の中断から解放されることも検討したほうがよいかもしれません。フォルダの設定を行っている場合のみです。tasks」を参考にしています。毎朝、仕事や予定表を管理するための時間を確保することは重要です。この時、以下のような処理を行います。今日と今週の予定やミーティングをチェックします。仕事リストをチェックし、順序などを調整します。予定表に作業を実施する時間を確保するための予定を作成します。断る勇気を持つ予定表と仕事リストをレビューする際には、それらを自分ですべて達成できるかどうか現実的に考えます。実現できないことがあるとしたら、以下のような方法でその仕事や予定を断る必要があります。会議の出席依頼に「辞退」の返信をします。やる必要が無くなった仕事や、自分でやらないであろう仕事は削除します。期限に間に合いそうに無い仕事については、関係者に実現可能な期日についてメールを送信し、その際にはフラグを設定しておきます。これは仕事が放置されているわけではないと伝えるために重要です。一日の予定が会議で埋まっているなら、仕事やメールを書く時間がなくなるのが現実です。その場合には仕事を他の日に実行するようスケジュールを調整します。長時間かかる仕事や、どうしても期限を守らなければならない仕事があるような場合、その仕事を予定表にコピーし、その仕事を処理するための時間を予定表の上で確保します。予定や仕事のリストをチェックした後で、他にもやらなければならない仕事があることに気付く場合があります。その際には以下のいずれかの方法で仕事を作成します。メールにフラグをつけます。仕事リストの一番上の「新しい仕事を入力してください」と表示されているエリアに仕事を入力します。押し、新しい仕事を作成します。しては以下のようなものがあります。仕事フォルダから不要な仕事を削除します。不要不急の仕事を放置しておくと、仕事リストの利便性が下がります。フラグをつけたメッセージの仕事リストでの件名を適切に設定し、何をすべきかを明確にしておきます。返信」というようなものになるかもしれません。バーでそのアイテムをクリックし、新しい件名を入力します。ここで入力した件名は仕事リストでのみ使用され、メールの件名は変わりません。仕事に分類項目を設定します。これにより次にすべきことがはっきりし、仕事リストでも目立つようになります。仕事リストを分類項目別に並べ替え、同じような仕事や一度にできそうな仕事はまとめます。分類項目別で表示させた後、仕事アイテムをドラッグアンドドロップで別の分類項目のグループに移動すると、自動的に分類項目が設定されます。前述の通り、必要に応じて仕事を予定表にコピーし、仕事を処理するための時間を予定表の上で確保します。仕事リストの優先順位付けや管理にあまり時間を取られてはいけません。仕事の管理のために時間をかけすぎるのは本末転倒です。時間の管理のために予定表を活用する有効的な時間管理の一部として、メールを処理し、予定や仕事を管理し、何をすべきかをじっくり考える時間が必要です。このような時間を予定表の定期的な予定としてスケジュールしておくことができます。予定表の予定は時間の計画表として取り扱い、一度予定に仕事などを設定したら、その時間はそれに専念することを心がけます。以下のような時間も確保しておくと良いです。多数のメールを受信する場合にはそれらをまとめて処理する時間を確保することが特に重要です。重要なメールだけを受信トレイに残すようなルールを設定していたとしても、それらのメールを処理する時間は必要になります。予定表と仕事リストをチェックし、それらの優先順位を評価します。予定表がいっぱいになっているのであれば、以下の処理を検討します。時間帯が重複している会議や予定があるなら、一つだけ残して辞退や延期をします。作業に専念する時間のスケジュールを調整します。仕事の必要性や優先順位について熟考します。定期的に上司とミーティングすることで、自分が何をしているかを説明し、優先順位の調整を行うことができます。使用に同意したとみなされます。