NEOで庁内業務を効率化。さらなるパワーを市民サービスのために。印刷する沖縄県那覇市様は日本で唯一の亜熱帯性気候を有する中核都市。冬暖かく夏は海洋性気候のため過ごしやすく、経済誌のシティブランドランキング*では全国総合5位、九州・沖縄ブロックで1位を獲得するほどの人気の街です。かな観光都市として経済発展を遂げています。充実をめざしています。目標に10年利用した製品のリプレイスを決定。新たなグループウェアの導入を決定した背景についてお聞かせください。以前のグループウェアシステムはバージョンアップしながら約10年ほど利用していました。多くの職員が慣れ親しんでおり、機能も揃っていたのですが、2016年11月の契約満了時に、製品そのものを再検討することにしました。ハードウェアも導入後5年が経過しており、庁内の情報共有の環境を見直す良い契機でした。前システムに関して、運用・利用上の問題や課題はあったのでしょうか?旧製品で特に課題となっていたのは、一部の利用機能が特定のブラウザの機能に依存しており、他のブラウザが利用できないことでした。万一指定のブラウザに脆弱性などが見つかった場合、他のブラウザに変更するなど柔軟な対応もできません。有事の際に、庁内の業務に支障が出る可能性もあり、リプレイスを決定しました。新たな導入製品はどのような手法でご検討なさいましたか?グループウェア再構築事業として諸要件を策定し、プロポーザル方式で提案を募ることにしました。再構築に向けた要件策定で特に留意した点はなんですか?前製品と同等以上の機能を有するシステムであることは必須条件でした。ユーザー数が多いので管理運用上負荷の少ないwebベースであること。複数のOS、ブラウザとの組み合わせにおいても正常に動作してくれること。いった諸条件を加えていきました。何よりも重視したのが「グループウェアの運用を絶対に止めてはならない」ということです。職員の間にグループウェアの活用は定着していましたが、さらに進化させてひとつ上を行く活用手法を実現することも目標でした。NEOや別の競合製品など複数の製品が数社から提示されました。リプレイス時のデータ移行や導入後のユーザー対応も含めていかに安定的な運用環境を提供してくれるか、障害発生時や情報管理上の責任の所在、コストなどを総合的に評価して、製品と事業者を検討しました。NEOご採用の決め手についてお聞かせください。複数のブラウザで正常に動作してくれる点がひとつ。前製品と同等の機能をすべて備えていて、活用手法もわかりやすかったことですね。沖縄県内自治体への導入実績や那覇市と同規模の職員数を有する自治体での成功実績などを提供事業者であるNECソリューションイノベーターさんが提示してくださったことも信頼・評価の対象になりました。安定的な運用環境には特に気を配られたそうですね。NEO導入のためにプロジェクトチームが編成され、ネオジャパンの協力も得て総がかりで導入が進められました。NEOへのデータ移行も担っていただき心強く感じました。移行の対象となったのはどのような機能のデータですか?特に重視したのは[文書管理]です。各種帳票や申請書類のひな形、部課単位の保存資料など総数は10数万件にのぼりました。あとは過去の受信メールやスケジュールなどから必要な情報だけ、ユーザーが手引書に基づき個人で移行しています。NEOで庁内業務を効率化。さらなるパワーを市民サービスのために。導入後、ユーザーへの社内教育は行われましたか?各部署の代表者を対象に移行説明会を開催しました。前システムとは2週間程度の並行運用期間を設け個々のユーザーが必要なデータを移行し、約2カ月間、ヘルプデスクを設置しました。NEOの機能は直感的で非常に利用しやすく、疑問や質問で多かったのは、個人データの移行手順に関するものでした。標準のヘルプ機能もわかりやすく、そこで解決できることも多かったと思います。NEOへの移行がスムーズに完了。障害もなく3千ユーザーの利用が開始できたことです。実務面で実感なさった効果はいかがですか?私たちの部署でいえば年度末の人事異動処理の労力を削減できたことが大きいですね。前製品では、異動のたびに人事給与のデータを元にグループウェアに取り込む作業を時間をかけて行っていました。それが非常に困難な作業で、3月中旬の人事異動の内示から4月1日まで、毎年残業の連続だったのです。NEOの管理機能は人事異動の設定がしやすいともうかがっていました。実際に、人事異動処理は問題なく実施され、その分のパワーをグループウェアの活用促進や利用浸透などに振り向けるゆとりが生まれました。NEOのポータルに「操作手順書」というタブを設定して、基本のマニュアル、ユーザーの声をもとに作成した「よくある問い合わせ」と「便利な使い方」などを共有・公開しています。「便利な使い方」は[アンケート]で募集した、便利な連携機能や設定を集めて、実務ですぐに役立ちそうな[スケジュール][メール][文書管理]などの活用手法を庁内で共有するのに役立てています。庁内のコミュニケーションへの効果などはいかがですか?共有ポータルに人事課が庁内向けサイトを起ち上げました。メンタルヘルス相談室の案内」など、職員が共有しておきたい福利厚生の大切な情報を掲載しています。NEOのほうが閲覧率も高まるし、リッチテキストエディターで手早く庁内向けコンテンツを作成できるので、今後人事以外の庁内サイトにも活用できそうです。NEOが庁内の業務に与えた変化や効果についてお聞かせください。NEOは、即時性の高い情報をポータルの目立つ場所にレイアウトしたり、通知機能で情報を見逃さない、機能間連携で複数機能に同時に情報をアップするということが手早くできます。[スケジュール]と[設備予約]や[伝言・所在][議事録]などの連携はすでに定着しており、庁内の情報共有や職員の作業効率も確実に上がりました。今まで以上に市民サービスの充実にパワーを振り向けていきたいですね。活用アイデアの共有手法など、たいへん参考になりました。本日はありがとうございました。NEOのすべての機能を無料体験ご活用中の機能と使い方ウェブメール全職員がメインのメーラー、情報交換ツールとして毎日活用。個人アカウントと部署ごとの代表メールが定着している。メール保存期間は6カ月に設定。スケジュール全職員の予定共有と前システムにはなかった部課ごとの予定管理も実現。部課を越えた職員間の予定調整にも役立ち、組織横断的な作業部会やプロジェクトのメンバー間共有、市長と2名の副市長の三役(市長は一部公開)の予定も公開されている。インフォメーション全職員へアナウンスしたい文書を簡単に掲示でき、庁内全体の情報伝達ツールとして活用。各課への通知文書や福利厚生関連の告知が中心。アンケート簡単に作成でき、全庁職員の意見を拾いやすくなった。[スケジュール]の連携も定着。10万件近いデータを移行した業務に欠かせない機能。何をしているか一目で確認でき、所在の問い合わせなどに即答でき便利。[スケジュール]との連携で、予定登録時に通知し情報の「気づき」にもつながっている。ネオツイ:ダイレクトメッセージSNS感覚で気軽な業務上のアイデアや意見交換に多用されている。外部に情報が漏れずデータ量も抑制できるので、各種ファイルの課内共有などにも活用されている。NEOへのリプレイスから短期間で職員の事務処理負担が軽減でき、情報共有や確認の迅速さ正確さが高まったのが何よりも良かったと思っています。アプリケーションが豊富なので、まだ使っていない機能の可能性を広げて、職員がさらに便利に使いこなせるよう提供していきたいと思います。様プロポーザルの際、他社製品も拝見したのですが、機能の豊富さでは群を抜いています。私たちが実際に使い、より便利な機能活用法を広めていけたらいいですね。NEOで職員の業務負担を軽減することが市民向けサービスの向上にもつながり、行政サービス全体を引き上げてくれるのだと思います。グループウェアはまさにそういう位置づけだと捉えています。以前のグループウェアより、使い勝手もさらに良くなり、ユーザーインターフェースも直感的に操作できるようになりました。機能も見た目も良くなったということで、ユーザーのアイデアや工夫を活かしながら庁内の活用を推進していきたいと思います。沖縄県経済の中心地として、国際空港、港湾ともに発展。市民との協働によるまちづくりや子育て支援策にも積極的で、人口・出生数共に増加を続けている。経済誌のシティブランドランキング*では全国総合5位、九州・沖縄ブロックで1位を獲得。NEO活用資料をダウンロードデスクネッツの導入をサポートしたのはこの会社です。NECソリューションイノベータ株式会社http://www.nec-solutioninnovators.co.jp/NECソリューションイノベータは、サイバーセキュリティや衛星システム、ビッグデータ活用など、NECと共同で様々なプロジェクトのシステム開発を担う中核ソフトウェア企業です。NECグループの先端技術と、きめ細やかなホスピタリティあふれるインテグレーション力で、より明るく豊かな社会の実現に取り組んでいきます。Mailを採用しました。NEOの採用に伴いメールシステムも更新されましたが、自治体における運用上重要なLGWANメール、インターネットメールの振り分けだけでなく、誤送信を防止するために、臨時職員の利用するLGWANメールの送信禁止等のメールセキュリティ対策が必要となりました。Mailを採用しました。すべての機能を無料で試す無料でお試しすべての機能は今すぐ無料で体験できます。クラウド版は30日間無料でご利用可能。使いやすさをぜひお試しください。30秒の簡単入力!無料お試しはこちらインストールして試せるパッケージ版(60日間無料お試し)もございます。特長や具体的に使えるアプリケーションの機能をご紹介します。価格・購入クラウド版は1ユーザー400円から、パッケージ版は5ユーザー39,800円からご利用可能です。実際に購入をご検討中の方から寄せられる多くの質問にお答えします。