J-Net21[中小企業ビジネス支援サイト]当サイトではJavaScriptを使用しております。ご利用のブラウザ環境によっては、機能が一部限定される場合があります。ブラウザの設定でJavaScriptを有効にしていただくことにより、より快適にご利用いただけます。データ・業界レポート閉じる中小企業経営者の課題解決をサポートする最新の支援情報や事例をお届けします。Automation)」が注目を集めています。RPAとは、「パソコンで実施する定型業務を、ソフトウェア型のロボットで代行する仕組み」のこと。ソフトウェア型ですから、ソフトバンクが開発した人型ロボットPepperやアイロボット社のロボット掃除機ルンバのようなボディを持つものではありません。RPAのロボットは、パソコンやサーバー上で動作し、マウスやキーボードの操作を再現します。マウスやキーボードの操作を再現することで自動化を実現するため、対象のアプリケーションがプログラムによる制御を受けつけていなくても、RPAであれば制御できることが特徴です。Intelligence:人工知能)」がありますが、これらは同じものではありません。AIはビッグデータを活用してコンピューター自らが判断を下しますが、RPAの判断基準は人間が決めてコンピューターはそれに従います。RPAは人間が覚えさせた動作だけを自動で行うのです。そのため、RPAは様式の決まったデータを大量に扱う業務に向いています。帳簿入力や伝票作成などの定型業務です。大手企業では保険会社や金融機関が複数のシステムから取引情報を取りまとめたり、申し込みのあった顧客情報をデータベースに登録したりするのにRPAを使っています。実現してくれるツールがRPAなのです。RPA導入のメリットソフトウェア型のロボットを利用して、これまで人間がパソコン上で行ってきた業務プロセスをオートメーション化するRPA。導入のメリットをまとめてみます。(1)不眠不休で働いてくれるロボットは眠りません。疲れることもありません。そのため、電源が確保されパソコンに異常が発生しない限り、延々と一定のスピードで処理をし続けてくれます。日中はもちろんですが、夜中もずっと働いてくれるため、単純な作業が山のようにある時こそ威力を発揮します。「RPA化した業務が翌朝には全て終了しているので、人間はエラーチェックに引っかかったファイルのみ精査する」といった働き方につながって行きます。(2)ミスをしない「私、ミスしないので」を地で行ってくれるのがRPAです。一度きちんとタスクが定義されれば、次から間違えることはありません。エクセルファイルからコピー&ペーストで他のソフトウェアに入力する場合、人間はペースト先を間違えたり、コピー元を間違えたりしますが、ロボットはそのような間違いを犯しません。定義されていることが前提ですので、想定と違うものが画面に表示されるとすぐに停止してしまいます。(3)生産性向上ロボットなのでスピードが早く、単位時間あたりの処理量が少なくとも人手の倍になり、生産性が大きく向上します。ボトルネックになっていた作業に適用できれば全体のリードタイムが短縮できるようになります。以下のように、一連の定型業務をRPA化することで、人の手が空き、生産性の大幅な向上に繋がります。マンガの続きを見てみましょう。※出典:ITmediaエンタープライズアビームコンサルティング株式会社と一般財団法人日本RPA協会が2017年10~12月にかけておこなった共同調査より。https://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/1803/13/news042.htmlRPA導入の3ステップソフトウェア型のロボットを利用して、これまで人間がパソコン上で行ってきた業務プロセスをオートメーション化するRPA。大きくは、以下1.~3.のステップで進めて行きます。STEP1.自動化する業務範囲を決める「ルーチンワークだなぁ」と感じている作業を念頭に、「自動化したい業務」を切り出します。中でも、「受発注業務のうち、発注作業がやっぱり多い。偏って多いのは商品Aの発注だ」というように、時間や手間を多く取られている作業に注目してから着手するほうが高い効果を得られやすいのでお勧めです。対象となる作業範囲を特定したら、その作業の「インプット(参照する帳票やデータベース)」と「アウトブット(出力する帳票や入力するデータベース)」を整理します。広い範囲を設定するのではなく、スモールスタートを心掛けながら導入範囲を調整するのがポイントです。STEP2.目標を踏まえて、PRAツールを選定する自動化したい範囲を決めたら、RPAでどのような効果を得たいのか目標をはっきりさせましょう。具体的な効果をイメージしていないと、導入するモチベーションを維持しにくいからです。目標は「処理時間の短縮によって残業時間を減らす」でも良いですし、「出荷量を1.5倍にする」などでも良いでしょう。決めた目標については、実際にPRAを使用する現場担当者と共有しましょう。メーカーが提供するRPAツール(ソフトウェア)を使用すれば、プログラミングをおこなうことなくシナリオの作成・更新ができるため、導入後は現場担当者がシナリオのメンテナンスを行うようになるのが一般的です。そのため、RPA化の目標を現場と共有することが非常に重要です。目標を決め、現場と共有したら、RPAツールを選定しましょう。RPAツールは様々な追加機能を付与されている製品も多く、非常に高価な製品から比較的安価な製品まで色々と存在しています。具体的な製品の検討にあたっては、研修や説明会、公共の相談窓口などで専門家に相談することをお勧めします。STEP3.シナリオを作成する晴れてRPAツールの導入が終了したら、いよいよ業務を自動化していきます。具体的には「シナリオ」や「パターン」、「ワークフロー」と呼ばれる動作定義を作っていきます(以下「シナリオ」)。「ウインドウ名○○のブラウザをクリックして、ブラウザ内右上のボタンをクリック」といったように、自動化したい作業上の動作をひとつひとつ登録し、一連の流れを定義していきます。費用をかければPRAベンダーが代わってシナリオを作成してくれます。帳票が少し変わっただけでベンダーに修正をお願いしていては大変なので、軽微な変更は自社担当者で対応できるようにしておくことが望ましいです。図.RPA導入の流れ設定した範囲で一通りRPAが機能するようになったら、効果を検証し、次の範囲のRPA化に取り組みましょう。最初は「自動化する手間をかけるより、自分でやったほうが早い」と感じてシナリオ作りを面倒に感じる人が出て来ると思いますが、根気よく育てていくことで強力なツールへ成長していきます。「人手で実行するルーチンワークはほぼ無い」状態まで積み上げることができれば、かなり生産性も上がっているはずです。働き方改革にも存分に取り組めるようになっているでしょう。利用にあたっての注意点RPAはたいへん便利で強力なツールですが、導入にあたって注意すべき点がいくつかあります。ここではよくある代表的な3つの注意点を紹介します。(1)簡単な業務から適用してどんなものか知るRPAはノンプログラミングで実装できるとはいえ、最初はトライ&エラーの繰り返しになります。正常なデータでスムーズに動作していても、想定外のデータが入るとそこで止まってしまうことがよくあるので、想定外データに備えつつ、エラーが出たら修正を積み重ねることが重要です。全社的な業務に組み込むのではなく、従来の業務と並行しながらチューニングしていける小さな業務からチャレンジすることが大切です。RPAはロボットとはいえ、人工知能ではないのでファジーに対応してはくれません。一つずつ定義を積み重ねる必要があります。(2)もっと安い手段が無いか調べてみる便利だな、と思って利用を推進するのは素晴らしいことですが、もっと安いサービスがないかマメに意識して探しておきましょう。安価になってきているとはいえ、RPAはスマートフォン向けの専用アプリケーションに比べればまだまだ高価です。何十万円もかけて作り込んだものの、専門アプリが月額1,000円で売っていた、などとならないように気を付けましょう。(3)定期的に作業の意義・内容を振り返る完全に自動化してしまうと日々実施するルーチンワークのつらさも忘れてしまい、誰もその作業の意義や当初の意図に疑問を持たなくなってしまうことが多いようです。なんかチェックも一緒にやってるみたいですけど」となりがちです。属人化していた業務を担当していた人だけでシナリオ化すると、益々ブラックボックスになってしまいます。業務の目的や処理内容、チェックしている内容などをドキュメントにして、関連する担当者間で共有しておくことが大切です。「実行結果を受け取った部署でRPAを使って元に戻していた」なんてことにならないようにしましょう。図.RPA導入の代表的な注意点RPA化を進めると、単純なルーチンワークから解放され、ヒトが考えなければ対応できない活動により多くの時間を割けるようになります。融通が利かないところもありますが、使いこなせれば強力に生産性を押し上げてくれるRPA。労働人口の減少が叫ばれる昨今、ロボットと協業することも検討してみてはいかがでしょうか。