った・言わない問題がなくなる”“やむを得なく欠席した人への共有”――会議中に記録しながら終了後に参加者に配布する“議事録”は、大人数の会議はもちろん、たとえ4人程度の少人数会議であっても、大切な“エビデンス”として欠かせないものになります。会議にまつわるあれこれをチームビルディング・コンサルタントの尾方僚さんに教えていただく【踊らず進む!会議のお作法】、vol.5の今回は“書記”の役割と仕事をやり遂げるためのポイントについてお話をうかがいました。「書記」がやってはいけないことは?突然ですが、質問です。“決してやってはいけないこと”は以下のうちどれでしょうか?a.会議中に発言しないb.会議室にPCを持ち込むc.議事録に自分のコメントを挟み込むこう並べると、何だかどれもやってはいけないこのように思えてきますよね。気になる答えは......A.ズバリ、「c.議事録に自分のコメントを挟み込む」です。自分のコメントを挟み込んではいけないのでしょうか?これから順を追ってご説明していきましょう。会議の主催者から書記に任命されたら、主催者や司会者から渡された“アジェンダ(会議の工程表)”をよく確認し、進行に沿って参加者の発言や課題・決定事項など、事実のみを記録していきます。議事メモを取りながら、参加者としても何らかを発言するのがベストですが、記録することが疎かになってしまう場合は無理に意見を言わなくてもよいでしょう。本来、会議中はなるべく顔を上げて発言している人に注目すべきですが、書記の役割を与えられた場合は別。会場にPCを持ち込み、その場で打ち込んでもかまいません。企業風土や職種にもよりますが、一般的に書記意外の会議参加者がPCをずっと見ていたり、メモ以外の目的で何かを打ち込んだりしていると、主催者や他の参加者にあまりいい印象を与えないので注意が必要です。会議が終わったら、司会者(もしくは主催者)と議事録として形にするための打ち合わせをしましょう。事実に沿ってメモをとっているつもりでも、いつの間にか書記である自分の意見や方向性を反映した議事録になってしまう可能性があります。本格的に作成する前に、会議中に書いた議事メモを見せながら、構成と内容についてバイヤスがかかっていないか、事実に基づいたものであるか、簡単な打合せをして確認しておきます。確認をしてコンセンサスが取れ次第、議事録作成を開始します。「まとめやすく分かりやすい議事録」を取るポイント3つ(1)重要な発言やキーワードをマーク!発言者が早口だったり情報量が多かったりして記録が追いつかない場合は、発言全てを記録しなくても構いません。重要なキーワードだけでも、発言者の名前とともにメモしておきましょう。記録の途中で重要だと思った発言やキーワードについては、「」で囲む、頭に■や●、星をつけるなどマークして分かりやすくしておきます。上述のように、会議終了後にも内容のすり合わせを行いますが、会議の前にも主催者もしくは司会者と簡単な打合せをして、目的とアジェンダを知っておきましょう。事前に目的やアジェンダが分かることで、大体の流れが頭に入り、記録しやすくなるはずです。会議中にメモをとるときも終了後に議事録にまとめるときも、“事実は事実”として距離感をもって書類に起こしましょう。物事を決めるための会議であれば「○月○日までに●●部が~をやる」と決定事項を明記することが大切ですし、情報共有のための会議であれば、参加者から出た意見を正確にまとめてください。人間のサガとしてありがちなのが、つい自分の意見に寄せた書き方をしたり、出席者への好き嫌いで事実と違う発言内容に変えてしまうこと。書記は脚本家ではなく、あくまでも“会議の記録係”なので、くれぐれもそこを間違えないように意識して役割を全うしましょう。目的・内容など基本的な項目のほかに、書記である自分の名前も必ず明記してください。会社で決められた形式がある場合は、それに従いましょう。具体的な“議事録の書き方”については、追って【踊らず進む!会議のお作法】vol.7でお伝えする予定です。9年間勤務した後、コンサルタントとして独立。デジタルハリウッド大学の非常勤講師としてキャリア系科目を担当。キャリアアップ知人の紹介ってどう?「人脈」を使った転職のメリット【消費税増税に伴う価格表記について】2019年9月末までの記事内の「税込み価格」につきましては、増税前の税率(8%)での価格となっておりますので、ご了承ください。脱ストレス会議!プロが伝授「決して忘れてはいけないこと」【踊らず進む!会議のお作法】vol.1「会議での役割分担」と見極めで生産性アップ!【踊らず進む!会議のお作法】vol.2会議のコントローラー!「司会」の役割と準備すべきこと【踊らず進む!会議のお作法】vol.3クイズ!会議で「発表者」がやってはいけないことは...【踊らず進む!会議のお作法】vol.4【消費税増税に伴う価格表記について】2019年9月末までの記事内の「税込み価格」につきましては、増税前の税率(8%)での価格となっておりますので、ご了承ください。コンサルタントの第一人者。人の行動に焦点をあてる手法と技法を提供。大手企業から業種業態を問わず幅広く研修を導入し登壇。ベリーダンス、ボクシング、バックパッカーの旅。2016年6月にボクシングのプロテストに合格をし、世界初の女医ボクサーとして活躍中。ア...犬山紙子イラストエッセイスト。ルックスが仇になる』でデビュー。『言ってはいけないクソバイス』、『マウンティング女子の世界:女は笑顔で殴りあう』(瀧波ユカリと共著)など著書多数。見つけては美術館やギャラリーに足を運び、その情報をWebや雑誌『OZmagazine』や『東京人』など幅広いメディアで発信中。会議の記録係「書記」のポイント【踊らず進む!会議のお作法】vol.5「kufura(クフラ)」は仕事と家庭、どちらも大切にしながら忙しい毎日を送る女性のためのWebメディアです。き方」のヒントを、動画や記事でお届けします。掲載の記事・写真・イラスト等のすべてのコンテンツの無断複写・転載を禁じます。