普段どのような形で情報共有をしていますでしょうか。メールや電話、会議での共有が多いのではないかと思いますが、共有漏れやうまく伝えわっていなかったりなど、悩んでいる方も多いかと思います。情報共有アプリを導入しても、しっかりと自分の目的に沿ったものを導入しなければ、業務の効率化に失敗してしまったり、結局使われなくなってしまうこともあります。情報共有アプリと言っても、使い方によって様々なものがありますので、今回は、目的別に使えるアプリをご紹介させていただきます。まとめ情報共有の重要性とは?1業務効率化に繋がる情報共有をすることで、それぞれが必要な情報にすぐにアクセスすることが可能になります。そのため、情報を探す時間が削減されるだけでなく、今まで打ち合わせや事前確認にかけていた時間も減らすことができます。2知識の格差が無くなるプロジェクトに関する要件やノウハウなど、限られた人だけでなく、関わっているメンバーが同じような情報を得ることが可能になります。情報の共有がされていれば、何か問題が起きた時の解決策などを調べることなく、すぐに得ることができます。3部署間を超えた連携がスムーズになる常に情報がオープンにされた状態であれば、他部署との連携もスムーズになります。お互いの情報を事前に確認しておくことや、認識齟齬を防ぐことも可能になります。情報共有アプリを使うメリット1社内コミュニケーションが円滑になる情報共有アプリは手軽に投稿ができるため、電話やメールと違い、多くのコミュニケーションを取ることが可能になります。そのため、多くの情報が共有されやすくなったり、社内のコミュニケーションが円滑になるため、今まで以上に生産性の高い業務をすることができます。2常に最新の情報を閲覧できるファイル管理などをしていると、どの情報が最新なのかが一目で分からなくなることも多いですが、情報共有アプリでは、常に最新の状態になっているため、混乱することがありません。過去の履歴も見やすく、業務がどのような流れで進んでいるのかまで把握できるので、全体像を掴みやすくなります。3業務内容やノウハウの共有が楽になる情報共有アプリを使うことで、一括で情報管理をすることが可能になります。アナログ管理とは違い、必要な情報を探す時間をかなり削減することができます。そのため、業務の内容やノウハウをアプリで管理することで、いつでもどこでも必要な時に情報を取り出すことができるようになります。「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツールhttps://www.stock-app.info/Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。チャットツールのように情報が流れていってしまうことがなく、ファイルストレージのような面倒さが無いため、社内の必要な情報を簡単に残し、共有することが可能になります。■Stockの特徴1.ノートを簡単に作成できる。チャットツールでやり取りしていると流れてしまう大事な情報などを、ノート形式で簡単に残すことができます。2.とにかくシンプルで、誰でも使える。余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITリテラシーに関係なく、使いこなすことができます。■Stockの主な機能ノートノートはフォルダ形式で管理をすることができます。テキスト情報だけでなく、画像、動画などあらゆるファイルを添付することができます。個人的なタスク管理だけなく、チームのタスクを一覧で管理することができます。ノートに紐づけてタスク管理できるのが特徴で、作業内容などを確認しながらタスク内容を進めることが可能になります。メッセージStockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるのが特徴です。ノートの内容に対してのみのやり取りをするため、余計な会話が混じることはありません。■Stockの料金https://www.stock-app.info/pricing.htmlStockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。容量を増やしたり、使える機能を増やしたりと、無料プランの範囲内以上に使いたい場合も、1人あたり月額400~500円程度で利用することができます。「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室https://go.chatwork.com/ja/チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内の情報共有が活発になります。■チャットワークの特徴1.気軽にコミュニケーションが取れるLINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができますし、スタンプ機能や返信機能など、機能が充実しています。既読機能がない既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、作業に集中しやすくなります。■チャットワークの主な機能グループチャットテキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理することができます。自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループ内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。■チャットワークの導入費用https://go.chatwork.com/ja/price/チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限(14個まで)があります。グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。Businessは、ビジネス版のオンラインストレージサービスです。様々なファイルを一箇所で管理することができる他、共有も簡単なため、社内のファイルを一括管理するのに適しています。■Dropboxの特徴1.全てクラウド上に保存することができる端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存することが可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が楽なのは便利ですね。■Dropboxの主な機能ファイル管理フォルダ階層形式でファイルを管理することができます。見慣れたユーザーインターフェイスのため、特に迷うことなく使うことができるのが特徴です。共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することもできます。■Dropboxの導入費用https://www.dropbox.com/business/plans-comparison30日間の無料トライアルがついていますが、有料プラン(1250円/月(1人あたり)〜)の契約が必要になります。使い勝手が気になる場合は、個人向けのDropboxを使って無料で何ヶ月か試してみるといいかもしれません。Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。Facebookと使い方が似ているFacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。Facebookの主な機能グループ掲示板として各グループを使って投稿することができます。グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながらコミュニケーションもすることができます。イベント「今日のイベント」や「今週末のイベント」など、社内で行われるイベントを登録することができます。飲み会や交流イベントなどを登録することで、チームメンバーの出欠確認までできるようになります。Facebookは、無料でも利用することができます。プレミアムプラン($3/月(1アクティブユーザー))を契約すると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できるようになります。「Trello」|みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツールhttps://trello.com/Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。付箋を貼る感覚で、どんどんタスクを追加することができます。2.タスクの進捗が管理しやすいタスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。■Trelloの主な機能タスク管理カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単にタスク管理することができます。ちのようなステータスを管理することもできます。■Trelloの料金https://trello.com/pricing基本的には無料で利用することができますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、有料プラン($9.99/月〜)の契約が必要になります。WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。LINEと同じ感覚でチャットができるLINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用することができます。チャット以外にも様々な機能が使えるチャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。掲示板カテゴリーごとに掲示板を分類して、一覧で確認することができます。掲示板にはコメントをすることができ、LINE同様に既読管理をすることもできます。社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。WORKSの料金https://line.worksmobile.com/jp/home/price30日間の無料トライアル期間がありますが、有料プラン(300円/月(1人))で使うものになるので、無料トライアル期間中に様々な機能を試す必要があります。コラボレーションツールhttps://www.backlog.jp/Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理アプリです。エンジニアの方に多く使われるツールになっています。■Backlogの特徴1.進捗を視覚的に把握できるガントチャートでタイムライン的に可視化することができるので、進捗の把握が視覚的にできます。2.タスクに関するコミュニケーションができるコメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になりそうです。期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定することができます。ガントチャート表示にも対応しています。Wikiマークダウン形式でwikiを書くことができます。開発要件などの情報をタスクではなく、wikiとして残すことが可能です。■Backlogの料金https://www.backlog.jp/1プロジェクト10人までであれば、無料で利用することができます。プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プラン(2400円/月〜(1チームあたり))の契約が必要になります。グループウェアとして使いたいなら「サイボウズOffice」グループウェア「サイボウズOffice10」https://products.cybozu.co.jp/office/サイボウズOfficeは、国内のグループウェア市場で10年連続シェア1位のグループウェアです。■サイボウズOfficeの特徴1.個人単位で機能のオン/オフができるユーザー毎に設定できるので、不要なアプリケーションを非表示にすることができます。2.未読を一覧で見れる未読の通知をまとめて処理したり、機能ごとに未読の処理ができます。社内のお知らせを書いておくだけでなく、コメント機能はもちろん、「いいね!」をはじめとするリアクション機能もついているので、一方的な発信になるのを防いでくれます。Todoリストトップページやスケジュールにタスクの期限が表示されるので、タスク漏れを防ぐことができます。指定したユーザーや部門内のユーザーの予定を一覧で確認できたり、設備の予約をすることができます。複数階層のフォルダを作成し、ファイルの管理をすることができます。■サイボウズOfficeの料金サイボウズOfficeは無料お試しが30日間ありますが、それ以降は有料プラン(500円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。「トークノート」|いい会社をつくる社内SNShttps://talknote.com/トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板として利用することもできます。■トークノートの特徴1.シンプルなデザイン誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます。2.管理機能が充実している既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。■トークノートの主な機能グループグループでは、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用することができます。投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。タスク作成したタスクは、期限と共に一覧で確認することができます。■トークノートの料金https://talknote.com/price/index.php無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。有料プランの場合には、初期費用の他、1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。「gamba!」国内最大級の日報共有アプリhttps://www.getgamba.com/gamba!は、社内SNS型の日報共有アプリです。テキストで日報を共有することに加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有することができます。日報を書くだけでなく、日報に対していいねやコメント、スタンプ、足あと機能が付いています。手軽に日報を書けるテンプレート機能や、Googleカレンダーとの連携など、簡単に日報を書ける仕組みが備わっています。日報機能ただ日報を書くだけでなく、日報を元にコミュニケーションができたり、日報からノウハウの共有ができたりと、社内の情報共有としての利用ができます。■gamba!の導入費用https://www.getgamba.com/gamba!は15日間の無料お試し期間がありますが、それ以降は有料プラン(月800円〜/人)を契約する必要があります。まとめいかがでしたでしょうか。今回は目的別に情報共有アプリをご紹介させていただきましたが、適当に導入するのではなく、きちんと目的にマッチしたものを選択することで、アプリの特徴を最大限活かして業務をすることが可能になります。今一度、どのような使い方で情報共有をするのかを明確にしていただき、目的に合うアプリを試していただければと思います。stockチームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。