電話受付応対大切さの理解【ヒューマンバリュー】HumanValueホーム資格取得支援shikaku自己拡大の魔術PowerUp杖言葉KOTODAMA便利ツールBENRI健康関連HEALTHHumanValueホーム資格取得支援shikaku自己拡大の魔術PowerUp杖言葉KOTODAMA便利ツールBENRI健康関連HEALTH相手が見えない電話をそつなくこなす方法を身に着ける。電話受付応対で成功する条件13電話受付応対で成功する条件13(1)相手が見えていなくても、電話で話す時は笑顔を忘れない。笑顔で話すということは、自然に声や表情も明るくなり、相手に好印象を与えます。常に、『笑顔』で電話に出るようにこころがけましょう。(2)常にメモの準備をしておく。電話応対を取り巻く環境は時々刻々変化してます。電話、内容はクレーム、お客様はカンカンに怒っている。何とか、つくろい、また次の電話と...。電話番号など忘れてしまうことがあります。ら、反射的にメモをとる習慣を身につけましょう。(3)自分で判断できない時は上司や先輩にバトンタッチする。自分で受けた電話を自分で何とかしようというのは悪いことではありません。(4)電話のベルは3回以内にでるようにする。お客様への好感度アップのためです。4回目以降は、「お待たせいたしました」と付け加えるようにしましょう。(5)親しい友人からの電話は手短にそして言葉遣いにも気をつける。親しい人からの電話はつい気が緩み、「仲間言葉」や「冗長」になるなど、仕事をする上において、職場という観点から好ましいものではありません。社会人として、場所をわきまえ、どんなところでも品位を落とさないように心がけましょう。※多くの場合3と4が欠落しがちです。前述のメモを活用し、しっかりとした応対を心がけてください。(7)電話中は周りの人は静かにすること。感度がよくなっており、4メートル四方の声や音はすべてキャッチします。電話中の人がいたら周りの人は出来る限り静かにしましょう。(8)電話の応対には言葉と態度に感謝の気持ちを表わそう。見えない相手に頭を下げ「ありがとうございます」といっている光景を目にします。これは電話の応対にとって大切な心構えです。見えない相手であっても誠意をこめて対応するようにしましょう。(9)言葉は明るくはっきりとそして生き生きと話そう。電話は言葉という音声だけの伝達手段です。ゃん言葉「そうでしゅか」などは、周りから見て聞き苦しいものです。キリとした言葉で話しましょう。発声する音階はドレミのソの音域です。(10)相手の話を聞くときはあいづちをはっきり、感じよく積極的にあいづちは相手に対して、話を聞いてますよといった自己表現です。ニケーションのためにもあいづちをハッキリと聞こえるように行ってください。この場合、「ハイハイ」とか「うんうん」等の繰り返し言葉は失礼になりますので注意してください。友達や家族では興味を示す方法として好ましいかもしれませんが、仕事上では慎むべきです。昔はよく「ハイを2回云うな」と叱られたものです。(11)外部の人たちに対して身内に敬称はつけない。(12)社員の身内(家族)からかかってきた電話には、その社員に敬称、敬語をつけたほうが良いでしょう。「中村ですが、おりましたでしょうか」とかかってきた場合「いつもお世話になっております、部長さんは只今お出かけになっていらっしゃいます」と敬称、敬語をつけた応対になります。(13)会社への道案内の手順を日頃から用意しておこう。我が社には全国から様々なお客様の来客があります。こんなとき道順を尋ねられる場合も少なくありません。手取り額から賞与総額を逆算する。