業界別おすすめツール紙の書類を扱うことが多い社労士事務所で、様々なツールを使って業務をこなしているところは少ないのではないでしょうか。現状の仕事のフローを変えるなどして、効率化を図りたいとお考えの方も多いかと思います。今回の記事では、社労士事務所に導入するツールを選ぶ際のポイントと、オススメのツールをご紹介させていただきます。日々の業務の効率化ができていないと感じている方や、情報管理の仕方に課題を感じている方は、是非参考にしてみていただければと思います。まとめ社労士事務所に導入するツールを選ぶ際のポイント1どの業務を効率化したいのかを明確にする事務所内には様々な業務があるかと思いますので、どの業務を効率化するためにツールを導入するのかを明確にすることが大事です。ツールを導入するだけでは、逆に非効率になってしまうこともあるため、注意が必要です。2事務所内のメンバーが全員使えるか確認する効率化をするには、事務所内のメンバーが全員使いこなせるようなツールを導入する必要があります。一部の人のみでの導入は、個人の業務効率化はできるかもしれませんが、全体の業務効率化には繋がりません。3マルチデバイスに対応しているか確認するツールを使った仕事をする上でのメリットの一つは、場所や時間にとらわれないことです。そのためには、パソコンだけに対応しているツールではなく、スマホなどのモバイル対応をしていることを確認することが大事です。社労士事務所に導入したいツール10選チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、打ち合わせの議事録などを簡単に管理できるだけでなく、事務所内での情報共有もスムーズに行えるため、日々の業務の効率化に繋がります。「タスク管理機能」や「メッセージ機能」を利用し、記載したノートを起点としたやり取りやタスクの管理ができるため、関連した情報を一括管理することが可能になります。<Stockをおすすめするポイント>ITに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができますとにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます<Stockの料金>40ノートまでは無料で利用することができます。「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できるようになります。有料プランでも1人あたり月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。https://www.stock-app.info/pricing.htmlStockの詳細はこちら業務マニュアルを作成できるツール日々の業務をマニュアル化しておくことで、引き継ぎが楽になったり、他の人が作業をしても効率的に進めることができるようになります。Bizは、画像や動画などを利用したマニュアルの作成ができるだけでなく、それらのマニュアルを管理、分析ができるサービスです。Bizの詳細はこちら「Dojo」Dojoは、豊富な機能が搭載された、高品質なマニュアルが作成できるツールです。ナレッジやノウハウをマニュアル化して共有したい場合や、専門のツールを使いたい場合に導入したいツールです。作成したマニュアルから、eラーニングとして社内に公開することができます。<Dojoを使う上で気をつけておきたい点>マニュアル作成以外で使えないマニュアル作成に特化しているため、他の業務で利用することができませんDojoの詳細はこちら事務所内のスケジュール管理などを一括管理するツールスケジュールなどを社内で常に共有しておくことで、打ち合わせの日程調整などの手間が削減されます。国内グループウェア市場において12年連続シェアナンバーワンを獲得するなど、定番のグループウェアです。Suiteは、Googleが提供するGmailやカレンダー、ストレージなどの仕事に必要なツールすべてを1つのパッケージで利用できるグループウェアです。Suiteの詳細はこちら顧問先との打ち合わせや営業で使いたいツール今まで直接訪問していたことを、Web会議に切り替えることで大幅な時間の削減に繋がります。「Zoom」Zoomは、高音質・高画質なweb会議を可能にするツールです。画面を共有したweb会議が可能で、簡単に利用ができるため、訪問しているような感覚で打ち合わせをすることができます。参加者はユーザー登録をする必要がなく、招待用のURLをクリックするだけで参加できます通信が安定しているデータ通信量が少ないため、通信環境の影響を受けることなく安定的な利用が可能です<ZOOMを使う上で気を付けておきたい点>無料プランの場合、3人以上の連続通話は40分まで通話時間の制限があるため、大人数での会議が頻繁に行われる場合には、有料プランにしなければいけませんZoomの詳細はこちら「Skype」Skypeは、無料で音声通話やビデオ通話、インスタントメッセージを利用できるツールです。音声通話やビデオ通話が、無料で何時間でも通話することができますOffice365との連携Office365を契約していれば、Skypeのビジネスプランを利用できます<Skypeを使う上で気を付けておきたい点>通信環境の影響を受けやすい利用している通話環境によっては、なかなか繋がらなかったり、通話が不安定になることがありますSkypeの詳細はこちら「Eight」Eightは、無料で名刺管理ができるツールです。最新の名刺情報を常に確認できるため、クライアントや見込み顧客の管理に利用することができます。社内で名刺情報を共有するには、企業向けプランを契約する必要があり、固定費として1万円かかりますEightの詳細はこちら顧問先に導入を促したいツール顧問先にも労務管理などのツールを導入してもらうことで、管理が楽になり、事務所内の業務効率化に繋がります。「SmartHR」SmartHRは、社内の人事情報をクラウド上で管理できるソフトです。今まで書類のやり取りなど膨大にかかっていた時間を削減することが可能になります。あらゆる書類を、紙ではなく、全てweb上で共有できます<SmartHRを使う上で気をつけたい点>素人が使いこなすには難しい書類の作成などは簡単に行えますが、各種手続きの手順や役所への提出時期の管理をするには、素人だと難しいと感じることがあります。人事労務freeeは、労務管理や給与計算が効率化でき、勤怠や従業員情報から書類を作成することができるツールです。常に最新の制度に準拠できるようアップデートされています<人事労務freeeを使う上で気を付けておきたい点>従業員数に関わらず基本料金がかかる利用料金は、基本料金+従業員1人あたりの金額となるため、少し費用が高く感じます人事労務freeeの詳細はこちらまとめ多くのツールがある中で、どのような業務で導入するかということや、事務所内の人が使いこなすことができるかというところは非常に重要かと思います。長期的に運用をする上で、試用期間を設けて実際の業務にマッチしているかを見極めることが大事です。今回ご紹介させていただいたツールを活用して、事務所内の業務効率化を進めていただければと思います。stockチームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。