作成しようとしたことがあると思います。業務マニュアルが重要という認識もあると思います。誰でも、ないよりあった方がいいと言います。作成した業務マニュアルを全く見ていない、あるいは、見直しをせずに現状の業務に合わなくなっている、ということが多く起きています。期末監査になると見なくなる(存在自体忘れる)ことがほとんどでした。業務マニュアルに意義を感じない作ること、見直すことが面倒くさいという理由が大きいようです。あなたの会社では業務マニュアルをうまく活用できているでしょうか。今回は、使ってもらえる決算業務マニュアルを作成するための5つのポイントについてお話したいと思います。業務マニュアルとしては不十分?スプレッドシートに直接書き込むエクセルファイルに「マニュアル」と書いたシートを一枚追加し、そこに書きます。数字の入ったセルにコメントを挿入するのも効果的です。体裁にこだわる必要がない限りおすすめしません。その理由は、別ファイルになることでマニュアルと数字の距離が遠くなることにあります。距離が遠くなることの問題は以下の3つです。文字では伝えづらい情報が多いたとえば、「棚卸資産の塗料の期末評価単価は、調達管理システムから自動計算される平均単価を使用する。平均単価は、調達部が作成し、✕✕フォルダに格納されている。数字のバックデータと転記先を文字で伝えたとします。どんなに文章がうまくても伝えるのに限界があります。「わかりづらいからあとで確認すればいい」、あるいは「直接エクセルファイルを確認した方が速い」となり、マニュアルを見ること自体が面倒になります。スプレッドシートと突き合わせて確認するためにプリントアウトしたくなる紙がもったいないのもありますが、かさ張ります。ファイリングが面倒なので、捨てます。次の四半期でまたプリントアウトします。(以下繰り返し)メンテナンスしなくなるメンテナンスしたくても、別ファイルを開くのが面倒です。メンテナンスしたい場所を探すのも面倒です。マニュアルが現状の業務から離れていきます。以上の問題を解決するため、スプレッドシートに直接書くことをおすすめします。書いてみるどんな内容で、どんな順番でもいいので、まずは書いてみます。時系列(どの営業日に何をするか)なぜこの作業をするのか間違えやすいところ時間のかかるところ数字の不一致が発生したきのチェックポイント過去の監査上の指摘事項とにかく自分が伝えたいことを書きます。会社の業務を洗い出すマニュアル化する業務を抽出する業務を体系化するマニュアルのレイアウトを考える見出しを考え、階層化するマニュアルのフォームを標準化するなどがよく言われますが、面倒なのでおすすめしません。業務マニュアルの作成は、重要度は高いが緊急ではない業務の典型です。いつまでも取り掛からないことになります。決算の都度、少しずつ書き足すだけで十分です。話しことばで簡潔に書く一文を短くします。箇条書きでも十分です。丁寧な文章にしてもそれが伝わるかどうかは別です。普段の自分の作業を、そのまま話しことばで書きます。書きすぎない業務マニュアルといえば、J-SOX対応で整備したイメージが強いと思います。作ること自体が目的化していました。その時の脅迫観念から、大量の文書化が必要と考える人もいます。ボリュームを求める必要はありません。ポイントに絞るべきです。書くことがなければ、一行で終わっても十分です。業務マニュアルに完成はないことを理解する完璧なものを求めてもムダです。会社の業務は日々変わります。業務に合わせてメンテナンスは常に必要となります。作って終わりになるような性質のものではありません。メンテナンスされない業務マニュアルは、ないのと同じです。いう印象を受けた方もいると思います。いう経験をされた方も多いのではないでしょうか。使われる注意書きの方が有意義なはずです。ご参考にしていただければ幸いです。コメントを残す返信をキャンセルする。代表2002年に中央青山監査法人(現、あらた監査法人)へ入所。監査チームマネージャーとして製造業の監査を中心として関与する。最近の監査では、監査ガイドラインの複雑化により解釈の分かれることが多く、監査のやり直しが頻発し、疲弊しきった監査スタッフ、クライアントを何度も目撃する。その結果、監査現場では何も決められなくなり、「言われたことだけやるので、指示して欲しい」という監査スタッフのマインドの変化に危機感を覚える。監査上の判断の一本化、簡素化の重要性を痛感し、自分で判断し、責任をとる監査が最も自分のやりたい仕事であると気付き、2014年に独立開業する。独立後は、経理のサポートとしてIFRSコンバージョン・プロジェクトに関与する。通常は2年以上かかると言われるプロジェクトをわずか半年で達成し、過去3年分の財務諸表及び半期分の財務諸表の監査報告書を得ることに貢献する。Reserved.このページの先頭へ。