同マンション管理組合の議事録は、素案に対して理事長や複数の役員のチェックと手直しが効いていて、組合員に真に読んでもらうことを前提としているので、誤字はなくビジュアルに優れていて、かつリアリティに富んでいて、退屈せず一気に読むことができました。特徴的であったのは、肝心な場面で「この議題を理事会で決めなければならない理由は何か」または「もし総会で決議されなかったらどういう問題が生じるか」という集団自治に不可欠の議論が十分になされて、合意形成に至っている場面が多く登場することです。議論をリードしたのはどんな人だったんだろう?見識と推進力を見習いたくなりました。Aマンション管理組合は、毎期のように幾度も組合員に必要な規約や運営細則の改定及び管理仕様の見直し等を行っています。周到な準備をしたうえで、10年目にしてようやく修繕積立金の積立方式を均等積立方式に変更することに成功しました。理事会議事録からは、議論が紛糾し、議案の核心部分で意見が分かれ、総会に上程できるのか焦燥感が理事会を覆う様子がうかがわれます。理事会だけでは少し荷の重い、ようやくたどり着いた「難事」であったことが想像できます。残念なことに私は現場に出向くことは叶いませんでしたが、「運よく」、議事録を通してAマンション管理組合のチャレンジを追体験することができました。「運よく」は、私が求めるこのような「ちゃんとした議事録」にお目にかかるのは希少であるという意味です。多くの議事録の作成に携わる人たちは、「議事録は、会議で何を審議し、結果として何が決議され、いつから何が変更となるのか」を最低限記載してあればよいと思っているのではないか。読まれないことを前提に、紙数を増やさず簡潔に仕上げることを「徳」とする考えではないかと疑わざるを得ません。私のように、担当社員の主観をまじえず、議事録を通じて「静かに」管理組合の軌跡を辿り、今後の仕事の教訓としたいと考える人はいるはずです。他にもそれぞれの動機で「ちゃんとしたもの」を読む必要のある人がいるはずです。新規で役員に就任し過去の組合活動を振り返ってみたいと思う組合員や、引き継ぎの一環として管理組合が培ってきたDNAを知りたいと思うフロント社員。N君のような社員をきちんと人事評定しなければならない立場の管理会社の上席、などなど。これらの人達は、読後に「ちゃんとした議事録」の存在と作成に携わった方々に必ず感謝すると思うのです。私が考える「ちゃんとした議事録」とは、まず「会議の出席者が確認し共有できるものであり、欠席者に正確に周知させ共有できるもの」、「決定事項を明確化し決定に至るまでのプロセスを共有できるもの」であることは当然です。「保存して証拠になるべきもの」、「管理組合の活動を随時紹介して組合員の理解を得ようとするもの」です。欲を言えばキリがありませんが、これらが私にとって「ちゃんとしたもの」の最低限の要件です。作成に携わる人は、これからは、最後の要件について特に重要と認識し手を抜くべきではないと思っています。「管理組合の旺盛な情報発信や具体的な活動を判断材料の一つにしたい」と考える購入希望者が現れる時代がすでに到来して来ているからです。著名なマンション管理士が「議事録とは古文書のようなもの」と書いているのを覚えていますが、そこに「ちゃんとした」を加えて頂ければ、私は大満足です。未熟なコラムに拘わらず、ご精読ありがとうございました。