新人社員は要チェック!ビジネスメールのマナーと注意点メール書き方Tweetこれからビジネスメールのやり取りを始める新人社員の方は、ビジネスメールのマナーと注意点を押さえておきましょう。要件を簡潔かつ具体的にまとめ、失礼にならないメールを作成するために、以下にご紹介するマナーと注意点を参考にしてみてください。ビジネスメールの一斉送信に関するマナーまずはビジネスシーンに欠かせない、メールの一斉送信に関するマナーからご紹介します。CCの送信欄は役職の高い順からCCを用いてメールを一斉送信する場合の宛名は、当事者(TO)に続けて「CC:○○様」のように明記するのがマナーです。ように役職の高い順に並べるのがマナーです。送る相手の人数が多い場合は、「各位」と記載しても構いません。お互いに認識がない相手にはBCCを複数の取引先の担当者など、送信先どうしで面識がない相手に一斉送信する場合はBCC機能を使用します。BCCに入れたメールアドレスはその他の送信相手から見えないようになるため、個人情報を保護しつつ情報を共有できます。CCで一斉送信した場合には情報漏えいだと捉えられる可能性がありますので、CCとBCCを正しく使い分けることが大切です。適切な敬称を使う宛名を書く際は、相手に合わせた適切な敬称を使うことが大切です。さん○○殿よくある間違いは、“○○部長様”のように役職名と敬称を同時に書いてしまうことです。このような表記はビジネスシーンでは不適切とされる二重敬語に当たるため、避けてください。「様」と「殿」の使い方にも注意が必要です。「様」はどのような立ち位置の相手にも使えますが、「殿」は自分より目下の人に使うのが一般的とされています。少なくとも、上司や取引先の相手に「殿」を使うのは避けましょう。正しい引用方法をはじめ、メールの返信方法にもマナーがあるのでご紹介します。本文を引用するときは「>」を使う受信メールの本文をコピー&ペーストで引用し、それに対して回答する書き方はビジネスメールにて頻繁に用いられます。引用であることを明示するためには、引用文の冒頭に「>(半角)」を付けるのが一般的です。【例文】>次回のお打ち合わせの日程は、○月○日(○)の○時からでよろしいでしょうか。>お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします。こちらの日程で問題ございません。引き続きよろしくお願いいたします。メールの設定を変えることで、受信メールの本文に自動で「>」を付けられることがあります。ない場合は、手打ちで「>」を挿入しましょう。ビジネスメールは即返信を心掛ける仕事上の信頼関係を築くためには、メールは受け取ってから1時間以内に返信するのが理想です。レスポンスが遅いと、場合によっては相手から「返信が来ないと仕事が進まない」と悪い印象を持たれる可能性があります。1時間以内は無理でも、最低でも1日以内には返信しましょう。会議中や移動中など、どうしてもすぐ返信できない場合は以下のように対処できます。メールを確認できない場所にいるとき会議中に届いたメールや移動中で気付かなかったメールは、終わってからすぐに返信すれば問題ありません。受信から数時間経っていた場合は、「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」と一言加えるだけでカバーできます。その日のうちに返せなかった場合は、少なくとも翌日中には返信し、1日以上空けないようにしましょう。退社間際などですぐに回答を出せないとき退社間際に届いたメールなどすぐに回答を返信できない場合は、いったん保留するのではなく、メールを確認したと連絡を入れるのがおすすめです。回答に時間がかかるのか、いつまでに回答を伝えるのかの2点を取り急ぎ連絡しておけば、相手に不安を抱かせる心配がありません。受信したメールを転送する場合、以下の点は必ず押さえておきましょう。転送は無断で行わない受信メールを無断で転送すると、トラブルに発展するケースがあります。第三者に転送しても問題ない内容か、あらかじめ差出人に確認を取ることが大切です。本文や件名は変えないビジネスメールにおいて、転送メールの本文や件名の加工は厳禁とされています。内容を変えて転送することで差出人に迷惑が掛かる可能性もあるため、確認を取っていたとしても、内容を変更せずにそのまま転送しましょう。転送メールの本文に転送理由や依頼内容を書く例えば、メールを転送する際は、冒頭に以下のような前置きを入れるとスムーズです。○○さんからこのようなメールを頂いたので転送いたします次回の打ち合わせで参考になると思いますので、お手すきの際にご確認ください。(本文)この前置きを入れることで、転送の経緯や転送者の意図が分かるようになります。スムーズな意思伝達のためにも、転送理由や依頼内容を一言加えてから他の人に送りましょう。添付ファイルに関するマナーメールに資料などのファイルを添付する際、以下の注意点を押さえておきましょう。ウイルスなどを含む迷惑ファイルでないことを明示するためにも、メール本文にファイルを添付していること・どのようなファイルなのかについて記載することも忘れてはいけません。ファイル名は内容が分かりやすいものに変更メールに添付するファイルの名前は、一目で内容を把握できるようなタイトルを入れましょう。・会議プレゼン資料_20190215・○○に関する調査結果この際、ファイル名にスペースや機種依存文字を使用するのは避けましょう。相手の環境によっては、ファイルを開けなくなる恐れがあるためです。メール本文にもファイル名と、ファイルを添付した旨を明記すると親切です。添付ファイルの容量は2MBまでに留める一般的に、添付ファイルの容量は2MBまでとされています。大容量のファイルだと、相手の環境によっては開けない可能性があるためです。サイズの大きい画像データや複数のデータを送るときはうっかり2MBを超えることがあるため、注意してください。画像ファイルは容量を圧縮したり、オンラインストレージサービスを利用したりして対応しましょう。添付ファイルは暗号化しておく万が一のことを考えて、メールに添付するファイルは圧縮してパスワードを設定し、暗号化しておくことが望ましいと言えます。暗号化は、誤送信などにより第三者に情報が渡ってしまうリスクを軽減できる他、自社の情報セキュリティコンプライアンスのアピールとしても有効です。重要度の高い書類などは、パスワードをかけて暗号化したファイルを先に送信し、パスワードを記載したメールと別送するようにしましょう。基本的なマナーを押さえて失礼のないビジネスメールを送ろう業務に欠かせないビジネスメールでは、マナーを少し間違えるだけでも相手に誤解や不快感を与える恐れがあります。注意したいのが、メールの一斉配信です。顧客情報の間違いを始め、失礼にあたるメールを一斉配信した場合、取り返しのつかない状態になることもあります。そこでおすすめしたいのが、顧客情報を効率良く整理でき、豊富なメールテンプレートを使用できるメール配信ツールです。誤配信を防止する機能を搭載したツールもあるため、信頼を守るためにも導入してはいかがでしょうか。本番環境そのままのサービスをぜひお気軽にお試しください。※無料トライアルで登録可能なアドレスは100件迄となります。お申込みはこちら資料請求・お問い合わせ機能やプランの詳細から運用のご相談内容まで、営業担当がお答えします。お問い合わせはこちらガイドブックダウンロードこれからメールマーケティングを始める方に最適な、実践的なガイドブックを無料でダウンロードできます。配配メールの最新情報をお届けするほか、メール配信にまつわる実践に役立つ情報をお届けします。メールアドレス※ご登録いただいた方は、「個人情報の取り扱いについて」に同意したものとみなします。レンタルサーバーサービス22,826社、のべ59,426社のご契約を頂いております。