会社員が出張した場合は、一般的に報告書を上司に提出しなくてはなりません。会社側は、出張報告書によって必要な情報を確認したいと考えています。そのため、出張報告書は必要な項目を押さえて正確に記載することが重要です。会社側が出張の成果を把握するための役割も果たします。出張は、会社の経費によって行われている大切な仕事の一部です。遠方まで社員を向かわせたにもかかわらず、めぼしい成果がなかったのでは会社の損失になりかねません。そのため、出張が行われるごとに会社側でも内容をしっかりと把握しておく必要があるのです。仕事を進めていくうえで、上司と部下、経営陣の情報共有は非常に大切です。「出張してもいい」と経営陣が認めた仕事は、よほどの取引先や将来性のあるプロジェクトであるケースが多い傾向です。情報共有の必要性が高い仕事といえるでしょう。「出張先で何が行われ、先方がどのような反応を示したのか」について会社側はしっかりと把握しなければなりません。上司が同行できない以上、出張報告書は情報共有するための数少ない方法となります。このような理由から、出張報告書の提出は絶対に怠れない作業です。いった基本項目はしっかりと押さえておく必要があります。そのうえで、出張先で起こった出来事をあくまで時系列で記していくことが大切です。報告書は、現場に立ち会えなかった上司や経営陣に対して提出します。そのため、読み手にとって分かりにくい内容で記載されているのでは意味がありません。簡潔な言葉で、あますことなく出張の詳細を伝えることが大切です。大きなポイントは「目的」と「成果」が読み取れる文面になっているかどうかでしょう。出張報告書では、最初に目的を提示します。目的を実現させるため、具体的に何を行ってきたのかを書き連ねていくのです。最終的には、目的が果たされたのかまでしっかりと書きましょう。すべての出張が成功に終わるとは限りません。時には、期待した成果を得られなかった出張もあるでしょうが、報告書には正直に書くことが重要です。報告書の内容を踏まえ、上司や経営陣は今後の戦略を立て直せます。必要であれば関連資料なども添付し、真実をそのまま記載することを心がけましょう。「誰がどこに対して行う報告なのか」をはっきりさせましょう。作成者とは別に、同行者がいたときも必ず記します。「いつからいつまでの出張について報告しているのか」を示します。「出張先」も不可欠です。これらの情報は、ごく基本事項ですが、出張報告書は提出後、長期にわたって保管される文書になります。年月が経過しても内容を振り返られるよう、詳細をしっかりと踏まえましょう。基本事項を踏まえて、「目的」と「報告」に進み「誰と会ってどのような話をしたのか」を書いていきます。このとき、作成者の主観的な意見は必要ありません。「好印象に思えた」などの感想はかえって事実をゆがめてしまいかねないからです。「先方に資料を渡してプレゼンを行った」など、客観的事実だけを並べていき、最後に「成果」を述べます。「目的がどのように果たされたのか」「果たされなかったのか」についてのまとめです。そのうえで作成者なりの分析を行い、資料などを添付して出張報告書は完成となります。大切なのは「分析」まで含めておくことです。報告書を読む上司たちは、今後の展開に最も興味があります。事実を並べて終わりなのではなく、「商談がどのようにつながっていくのか」を記しましょう。仮に可能性が途切れたとしても、これ以上無駄な経費と労力を割かなくてよいのは一つの成果といえます。トラブルを未然に防ぐ次に、「トラブルを未然に防ぐ」ことも大切です。出張では、時間や金銭に関するトラブルが絶えません。「どうしてこれほど時間がかかったのか」「なぜ経費が高くついたのか」など、上司から問い詰められることがあります。場合によっては、出張報告書に問い詰められそうな箇所を最初から記しておくと問題になりにくいでしょう。状況に応じて「電車が止まって帰るのが遅くなった」「接待で先方と食事に行った」といった出来事も盛り込んでおきます。報告書を意識して行動するそして、「報告書を意識して行動する」のも肝心です。報告書では目的と成果を追及されます。出張する時点で目的を踏まえ、出すべき成果に向けてアクションを起こしていきましょう。すれば、報告書を作る段階になって困ることは少なくなるはずです。出張報告書はプロジェクトの今後につながる!目的と成果を正しく盛り込もう出張は、今後のプロジェクトを左右する動きとして重要な転機の一つです。出張報告書の内容次第では大きな決定が下される可能性も出てくるため、出張の内容は要点を押さえたうえで正しく報告書にまとめましょう。目的と成果を必ず盛り込み、誰が読んでも出張先で起こった出来事を把握できる文書にするのが理想的です。マニュアル・ノウハウ集など、様々なドキュメントをクラウド上で効率的に管理する、情報共有サービスです。(1)誰でも使えるUI。直感的なデザインと操作性(2)フォルダで階層化。情報を整理しやすい(3)ファイル全文検索。