Tweet営業活動の効率化と部門横断の連携強化でお客様品質向上を実現した、100年老舗企業のクラウド活用術1919年創業の日工株式会社様(以下、日工)は、道路工事などで利用される「アスファルトプラント(道路舗装合材の製造プラント)」や「生コンクリートプラント」を製造する老舗プラントメーカー。同社は、国産プラントとして初めて東名高速道路の建設に採用されるなどトップメーカーとして数々の実績を持つ。業界トップレベルの省エネ性能を持ち、その設置台数では国内シェア75%を占めるリーディングカンパニーだ。cybozu.com」(以下、「Garoon」)を導入。国内・海外の約700名規模のコミュニケーション基盤として活用をはじめた。導入の決め手クラウドが大前提。快適に利用でき、営業効率が大幅改善。国内19か所に営業拠点を持つ日工は、社員の半数以上が外出や出張中心の営業部門。ここ数年は、営業部門のメンバーが効率的に業務を進めにくい状況が課題として上がっていた。日々運用する稟議や申請書類は紙で運用されており、都度移動先のホテルやコンビニからFAXで手配する必要があるなど現場の負担は大きなものになっていた。オフィスに戻らなければ進められない事務作業も多くあり、「帰社後の夜型のパソコン作業」や「書類の発送負担」がネックとなって、長い時では、稟議申請から決裁に至る手続きに30日かかるなど業務スピードが滞ることも増えていたという。全社のシステムを一手に担う日工の情報センターにおいても、10年間使い続けている他社グループウェアの運用とメンテナンス負担の大きさに課題を感じていた。定期的なサーバー運用管理やバックアップ作業などの手間に加え、全社規模で利用するにはデータ容量が少ない仕様で、定期的なデータ削除作業が発生。その結果、社内の情報が集まらず、社員の利用頻度も下がり、肝心の情報共有基盤として有効活用できていない状況に陥っていた。これらの状況を改善するために、システム見直しが必要だったと金子氏は語る。「使い勝手の良いシステムにリニューアルすることで、営業部門とシステム部門両方の課題を解決できると考えました。そこで、2014年12月には、グループウェアリプレイスのための組織横断プロジェクトを結成し、検討を進めるに至りました。大きな目的は、営業部門が外出先からも仕事に取り組め事業効率を上げられること、稟議・決済業務のワークフロー化(電子化)で業務スピードを上げること、ペーパーレス化の推進によるISO140001に貢献することなどを挙げました。金子和基氏24導入の決め手クラウドが大前提。営業活動の効率性を高める機能性を評価グループウェアリプレイス検討を始めた日工が重視した要件は、「クラウド環境で利用できるグループウェア」であることだ。情報センター長の小塩氏は、限られたメンバーで効率的に活動していくためには、クラウド選択以外考えられなかったと語る。「弊社はシステム専門の企業ではありませんので、システムの運用やメンテナンスもプロに任せていく方針です。全社の情報基盤であるグループウェアは事業継承のためにも重要なツールで、BCP対策を兼ねたバックアップやセキュリティ面からもクラウドサービスを積極的に取り入れていくべきだと考えました。初期費用や構築期間もゼロで素早く運用をスタートできますし、日々のシステム運用負担がなく常に最新バージョンを利用できるメリットを考えると、コストメリットも大きく、クラウド選択以外は考えられませんでした。Notes」、「desknet's」など複数製品の情報収集を行ったという日工。そんな中で、「Garoon」導入の決め手は、クラウドメリットを享受できることはもちろん、機能性、使い勝手の観点でも同社の要件を満たしていたからだという。「『Garoon』は当初掲げていたワークフロー機能や、外出先からも業務に取り組むためのモバイルインターフェースを満たしており、また、ユーザーにとって使いやすいことも大きな決め手となりました。グループウェアは、全社規模で利用する製品のため、ユーザーにとって使いやすい、覚えやすい、探しやすいことが重要です。実際、営業部門へのスマートフォン端末導入と合わせて全社運用をスタートしましたが、教育コスト、運用コストもほとんどかからず展開することができました。外出先からも快適に利用でき、営業効率が大幅改善。決裁スピードは10倍、メンテナンス負担は75%減に「Garoon」の本格運用をスタートした日工。社外からも業務に取り組める環境が整ったことや、稟議・決済業務をワークフロー利用に切り替えたことにより、導入効果は大きく、様々な効率化と業務のスピード化につながっている。「とりわけ効果を感じているのは営業部門です。パソコンやスマートフォンさえあれば『Garoon』にアクセスできるため、外回り後に帰社する頻度が減りました。“契約報告書”の処理日数は、30日から3日に短縮される例もあるほどで、事業スピード全体が上がり、生産性も格段に上がっていることを実感しています。紙利用も減り、経費削減にもつながりました。「ガルーン」のトップ画面。画面上部のタブで業務別に情報を切り替えることができる。利用頻度の高い中央のスケジューラーは、日々の会議から部内の飲み会まで幅広い業務で利用され、イベントの出欠確認もスケジュール上で完結している。旅費精算書類のワークフロー化を進めるための協力依頼メール。情報センターの大きな負担となっていた、システムメンテナンスもほぼなくなり快適に運用ができているという。「日々のバックアップやパッチを当てる作業・サーバーを止めてのメンテナンスなどが不用になり、情報センターのメンテナンスにかける時間は、従来と比べて7割以上減らすことができました。アプリケーションごとに権限委譲ができるので、ワークフローの経費精算など一部業務は他部門にメンテナンスをお願いしています。会社全体でも業務が最適化され、効率的に運用できるようになりましたね。」(櫻井氏)また、受注したプラントの管理業務に「スペース」機能を活用し、当初の想定以上に大きな成果を上げている。部門を超えて関係者間で協議が必要な場合も多々ある。このため、適宜関係者で情報共有していくことが重要なプロセスとなるが、従来のEメールでの情報共有では、積極的な情報交換がしにくい上情報整理も煩雑になっていた。「今ではプロジェクト単位で、関係者が一同に情報共有できるスペースを立ち上げ、あらゆる情報を共有しています。手軽に作成でき、利便性も極めて高く、ユーザーからの反応も上々です。何より組織を横断した協力体制がとりやすくなったことで、お客様への対応レベルがあがり、顧客満足度を上げる上でも欠かせない機能になっています。」(小塩氏)「スペース」上で案件の情報を共有し対応品質を高めているある案件の関係者52名が参加する「スペース」。良い製品納品という目的を全員で共有しており、活発に情報交換が行われている。崇弘氏44今後の展望クラウドを基盤にすえ、「次の100年を担う社員」にデータ残したいこのように様々な業務で効率化を進める日工は、2019年には創業100周年を迎える。今後は、クラウドを会社の標準にして、「次の100年を担う社員」へデータを継承しようとしている。「『Garoon』の導入スピードの速さと、クラウドでデータがしっかりと守られている安心感はとても大きいもので、将来的には基幹システムも含めクラウドを当社の標準にしたいと考えています。今後入ってくる社員は古い紙の書類を見ることはありません。次の世代の社員たちのためにデータをクラウドに安全に残し、次の100年に繋いでいきたいと考えています。」(金子氏)新たな成長、新たな100年に向けた取り組みは始まったばかりだ。同じ導入規模の事例500~nikkosize500~Garoon導入をご検討中の方へまずはセミナーにお越しください「Garoon」導入を検討されているお客様に製品の特徴や活用事例をご紹介します。セミナーの一覧を見る資料が欲しい社内回覧用に印刷できる資料を多数ご用意しています。相談したいご相談内容に応じて豊富な窓口をご用意しています。お問い合わせ導入相談窓口Garoonを試してみたいご利用中のブラウザから登録なしで体験できます。全機能を試用できます。終了後の課金はありません。4サイボウズとはサイボウズについてサイボウズは、「組織力の強化を実現する、企業情報システムを提供したい」という想いで、創業から20年間、一貫してグループウェアの開発・販売を手掛けてきました。商品の売買に関する取り決め記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。