京都はそろそろ肌寒くなってきました。前橋はいかがですか?当日寒くないことを祈るばかりです。皆様からいくつか質問状を頂いておりましたので、返答させていただきます。くりとお伝えしますので、まだまだわかんにくいと思いますが、どしどしご質問ください。Q:フォーラムの録音はどんな仕事をするの?どんな機材で録音するの?A:録音は、テープレコーダーやMDウオークマンを用いて、フォーラムの中で話される内容を録音します。録音者のお仕事は、テープやMDディスクの入れ替えです!テープやMDの残量の時間をあらかじめ確認しておき、テープが切れる前に入れ替える役割が必要です。時間をしっかり把握して、話がストップしたタイミングを見計らって、レッツチェンジ。◎録音されたテープは、後日テープを聞いて文字に起こします(これを「テープ起こし」と云い、江戸では業者に依頼すると、えらい高い銭を請求されます)。テープを文字にして、議事録を作成するのです。この議事録はウェブサイトで公開されて、フォーラムに参加できなかった人でも読めばどういう話が行われたか分かるようにします。この録音係は、のんびりに見えて、すごく重要な役割になります。フォーラム1、2は同じ会場ですが、分科会会場は全部分かれていますので、それぞれのフォーラムと会場に担当者が必要になります。Q:写真記録は分科会には5人必要なの?A:写真記録は、分科会会場を行ったり来たりしてもらうのでもかまいません。1名では少ないと思います。各会場までそれぞれどのくらいの距離かは、皆さんの方が良くご存知だと思うので、必要な人数を考えてみてください。念のため、こちらでは分科会分のmax5名で考えてみます。まちあるきワークショップは移動しちゃうので、そこだけは担当がつきっきりにならないといけないかもしれませんね。◎この写真記録も、後日ウェブサイトや広報資料として活用していきます。記録ということで、写真撮影者の著作権はアートNPOリンクに帰属するものとなりますので、ご了承ください。Q:写真に収めるべきポイントってあるの?A:特に発言者の顔、会場の風景(全体風景)が必要です。記録なので、枚数は少なくて大丈夫です。それよりは画質が重要ですね。ピンぼけだと困っちゃいます。◎考え方としては、見ず知らずの人や会場にこなかった友達とかに当日の雰囲気伝えるためにはどういう写真が必要か、どういうできばえだったら人に見せたいと思うかを考えてみてください。どれだけ人が来たかを伝えるには、全体を撮った写真がいるし、話をしたのが誰かを伝えるには、パネリストの顔写真が必要ですね。◎でも写真機はカシャカシャと音がなります。フォーラムの進行を妨げてはいけないので、控えめに、廻りに気を使いながら撮る心がけも必要になります。フラッシュは当然厳禁です。お客さんを撮る際には、細心の注意が必要です。お客さんから写真の目的を聞かれたら、写真を撮る目的は何か、何に使用するのか、それは公開されるのか(公開される可能性があります)、なぜその人を撮ったのかが明確にお伝えできるようにしなければなりません。◎写真は経験がモノを言います。普段から写真を撮るのが好きな人や興味があって撮ってみたい意欲のある人がいれば良いですね。Q:会場誘導ってどこでやるの?中?外?その他に初めて商店街に来る人は地図を見ても会場が分からないと思うので駅、バス停など要所要所にプラカードを持った案内係がいたほうがいいという話が出ました。これが会場誘導の仕事でしょうか?A:会場誘導は、中も外も必要です。おっしゃる通り、ほとんどの人は市外の方なので、駅を降りた途端、どこに行けば良いか分からなくなります。駅からどうやって人が来るか、会場にどうやって人が入るかをイメージして、どこに何人どういう役割の人が必要かを考えてみてください。一人でぽつんと街中でプラカードを持って待っているのは、寒いし心細いし、辛いものがあります。1時間か2時間置きに場所を交代したり、休憩できるような自分たちのホスピタリティも必要です。外にいるのが辛いと思えば、ルーティンできるよう人数を確保する必要がありますね。人出が避けないようであれば、掲示物を作成して誘導することも考える必要があります。皆さんで何がベストか検討してください。看板のデザインが必要なら作成しますので、いつでもご連絡ください。Q:受付はずっと受付にいるの?A:はい。受付の役割はたくさんあります。(詳細は、マニュアルを作成しますので、そちらでお知らせします)なかでも一番大きな役割は、参加費やお金を預かってもらうことになります。受付はずっと受付にいてもらう必要があります。お客さんは迷子になったらいつ到着するか分かりません。終了10分前に来るなんてこともたまにあります。いう時、迷ったり、遅くなったりして会場に着いたのに、誰も受付にいなかったら寂しい思いをしますよね。いうことが無いようにしたいと思っています。スタッフ人数が少なくて、張り付きは難しいというのであれば、終了30分前にはクローズして、案内用の張り紙をしておくなど、対応を一緒に考えたいですね。◎受付は、一番最初にお客さんと出会う場所です。笑顔で、明るく、これから楽しいフォーラムが始まるぞ、という思いになるような対応が必要になります。フォーラムについて聞かれたら、答えられることはきちんと答えないといけません。自分が遠路はるばる5時間も6時間もかけて、お金も時間もかけてしんどい思いをして会場についたとしたら、どういう対応をしてもらいたいと思いますか?イメージして、自分たちにできる「おもてなし」を考えて行きましょうか。