≪年次予算≫の編成は、各部署からの部門予算書を取りまとめて行う。「毎年のこと」ながら、「一年に一度のこと」でもあり、なかなかスムーズに回らない。場合によっては特定の部署に対して修正(再提出)の依頼しなければならない場合もある。いずれにせよ現在進捗ステータスの可視化は大切だ。ちなみに「前任者の活動記録を見たい」と思った事は誰でもある。ワークフローシステムは「いつごろ、どんな資料を作っていたのか、を後々参照できる仕組み」でもある。「他の記者の原稿に対してコメントする事」も記者の仕事にしてはどうか?以下の例は、原稿作成進捗を全てクラウドで管理するだけでなく、他の記者の記事誤植のチェック、加えてコメント評価を行うワークフローだ。世の中「スピード」だ。石橋を叩いてチェックしていたのでは価値が無くなっていく。「ネットメディア記者の原稿」などは、レビューなどに回さず、書き終えたらスグに発表するべきだ。稀に発生する「誤植」や「リンクミス」は、ある程度は許容せざるを得まい。ん・・・でも・・・、よく考えるに「スピード発表」が完了したからと言って「レビューする必要がなくなった」と言う訳ではない。組織として「誤植」や「リンクミス」は積極的に修正したいものだ。今回は事後修正フローを考えたい。インポートすれば、法務担当から「信用調査の結果」を素早くもらうためのワークフローシステムが30分で構築できる。このまま実運用させても問題にならないとは思うが、「営業部門の教育」と言う観点で≪調査結果情報≫の共有を追加提案しておきたい。「信用調査の結果が取引不可となってしまったケース(与信判定フラグ=NG)」について、営業部内のメーリングリストに自動投稿される仕組みだ。『役員なら誰でもイイ、早くiPhone決裁してくれ』のワークフロー定義は、稟議決裁の高速化を実現できる。平たく言えば「サクサク」回る。実際に『決裁を連発』していると、「さすがにコレは本来決裁者にも仁義を切っておいた方がイイぞ」と思い始める。そんな貴方には以下のプロセスモデルを提案したい。そもそもは「本来の決裁者」が『2.スピード決裁』をすれば良いのだが、出張や休暇などで「決裁が滞留してしまう場合」もある。言った、いろんな言葉を使って「多段階の承認」を模索する。実務上は『スピード決裁』と『本決裁』と言う2ステップを定義する方が汎用性が高い。何より従業員側にとって分かりやすい。『本決裁』を両方とも本決裁者が実施すると言うケースがあっても良い。ところで以下のワークフロー定義は、スピード決裁で「決裁」された内容であっても、本決裁で「否決」できてしまう仕組みだ。営業マンのそんな疑問は瞬時に解決してあげたい。「取引NG」の相手に営業コストを投じ続けるのは実にモッタイナイ。会社側もリスクマネージメントの観点から、『新しい取引先の情報』は早い段階で把握すべきだ。稟議決裁は誰でもイイ。スピードが命だ!ちょっと乱暴なようにも聞こえるが、ワークフローの現場ニーズとして多い。簡単な解決策は「決裁権」を広く多数に与えてしまう事だ。上記のワークフロー定義では「決裁者グループ」の全員が『2.スピード決裁』を行える。100人程度の組織であれば、役員全員を登録すればよい。役員達は自分が決裁できる範囲だと思えば、ガンガン決裁する。役員がスマートフォンを保有しているなら、24時間ガンガン決裁してくれるだろう。http://www.youtube.com/watch?v=ijAYZ5z59js「決裁した情報」を役員間で即時共有したいなら、役員MLに自動的にメール投稿する設定を入れておくのも良い。「受託開発ソフトウェア」や「コンサルティングサービス」などの事業では、提案書品質が『受注』に大きく影響を及ぼす。クフローを模索したい。「提案品質向上のためのヒント」は、実は「提出後の顧客感想」に隠されている。「顧客の声」と言う情報まで捕捉しようとするなら、ワークフローが「提案書の作りっぱなし」で終わってはイケナイ。以下の例では、最後のタスクとして『6.顧客の声を記録』する。「自分で書いた提案書」は読みやすい。社内レビューする時間は残らないのだが、やはり大切な提案書は、一度は社内レビューにかけておくべきだ。法人向けセールス活動では日常業務だ。組織としての提案品質を高める方法論はイロイロあるが、まずは「現状の顧客提案活動を記録してみる事」に始まる。以下の定義は、必要とあれば同僚にも助言を求めることが可能なワークフロー定義だ。シンプルなワークフロー定義だが『ヒアリングシート』と『提案書ファイル』を記録し続けるだけでも、極めて意味がある。「当月、誰が、何社に提案したか?」も、いつでも確認できるようになろう。会議効率を高めるには、3つの鉄則がある。「1.議長の決定」、「2.議題一覧の事前送付」、「3.会議時間の明確化」だ。議題一覧に『結論案』が併記されていれば、議事推進も、議事録作成も、非常にスピーディに進む。『議題一覧(アジェンダ)の事前送付フロー』を洗練させる方が、より抜本的改革になると言える。複数企業のメンバが参加するような会議であれば、その効率よい運営を目指したい。「議長」に議事録の最終原稿確定に責任を持たせたい。そんな場合には草稿チェックの『2.議長チェック』だけでなく、『4.議事録修正』のタスクを議長に割り当てるのが賢明だ。会議中の「発言」を議事録につけ、参加者にチェックしてもらう。議事録の作成は確かに面倒なのだが、後日「言った・言わない」の論争に至るリスクを考えれば、『大事な結論』や『結論に至る所見発言』は記録しておきたい。以下の例は、部署内会議を想定した「議事録チェックワークフロー」だ。「会員の半分はメールアドレス登録をしてない...。同窓会費の未入金者に対して督促メールを再送し続けるワークフローは『会費滞納者リストをクラウド型ワークフローで管理する』および『会費未納者の「除名作業」もワークフローで粛々と?』で紹介した。会員一覧を一気に流しこめるのでとても便利だ。振込用紙の郵送対応をしなければならない会員も少なくない。消し込む作業を粛々と進めつつも、未入金者に対して折々督促メールを再送し続けるワークフロー『会費滞納者リストをクラウド型ワークフローで管理する』を紹介した。している内に「次の会費徴収シーズン」だって来てしまう。現実的には、会費を納めない会員に対して「除名」などの措置をする。プロセスモデルとして、きっちりと最終タスクを定義するなら『4.除名措置等』のタスクをつけておきたい。支払件数が多い会社なら、『請求書が届いたらスグにワークフロー登録を!』にあるような、請求書一枚一枚に対して担当者の確認を取る様な業務フローは手間がかかって仕方がない。経理部に直接届く請求書を中心に、ある程度は経理部内で支払処理を完結させたい。若い世代ほど「ヤボな話」に聞こえるらしい。若い間は、同窓会自体に価値を感じないのだそうだ。ところで、最近では同窓会会費もネットで振り込む時代。通信費を抑えるために「督促」はメールで行う組織も多い。一件一件手作業で行い、その後はチーム作業として『3.入金確認(再送信判断)』で≪消し込み作業≫を行っていけばよい。メールの送信文面は、送信相手に合わせて、雛形(初期値)に追記するのも良いだろう。請求書はパラパラと届く。経理部に直接届くモノは半数程度。各部署に請求書が届いた場合、到着直後に、ワークフローに入力してもらいたいものだ。(シメビ間際の入力ではなく!)以下の業務フロー定義では、請求書到着時の『1.請求書内容登録』を各部署でも、経理部でも、どちらでも実行できる。≪クラウドワーカ≫達が書き上げた「新商品の企画書」を、そのままクラウド上で審査してしまう業務定義について、『オープンな企画環境を実現するワークフローサンプル』で紹介した。この例では『3.企画部長承認』と『3b.部長非承認対応』のループするプロセス途中で、自ら取り下げてしまう企画もあれば、『4.担当役員承認』によって却下されてしまう企画もある。製品サービス開発オープンな企画提案を促進するワークフローサンプル2011年1月12日クラウド上に業務データをおきたい。出先でも仕事できるし...。Webメールの添付ファイルとしておく(Gmail、Hotmail等)有料だったり無料だったり、法人契約だったり個人契約だったり...。ま、いずれにしてもイイ時代になったものだ。「いつでもどこでも仕事ができる」そして、それは生産性向上だけを意味するものではない。創造性向上をももたらす。平たく言えば「USBメモリの使用禁止」)が、他方『クラウド上にデータをおく事』は、もう認めざるを得まい。以下のワークフロー定義は、そんな≪クラウドワーカ≫達が書き上げた「新商品の企画書」を、そのままクラウド上で審査してしまう業務定義だ。『データセンターの入館申請フロー』では、上司承認を要する入館申請フローを紹介した。悲しい事に入館が必要な場合とは、得てして「急ぎ」だ。多くの場合、上司の承認を待ってられない。ある程度柔軟な運用を許容するなら以下の様な業務フロー定義になる。この定義では、上司の『2.承認』が未完了であっても、入館予定日や作業目的により総務部判断で『3.申請書FAX送付』を行う事ができる。事後承認を許容するワークフロー定義だ。今日のクラウド化の流れにあっても、あと3年間は、多くの中堅大手企業がデータセンター内に自社サーバを『所有』する。情報システム担当者は、データセンター作業日の度に「IaaSやPaaSに移行するなんて、想像するだけでも恐ろしい...」とつぶやきながらデータセンターに『入館』し、見慣れたスパゲッティ(からまり合った状態のサーバ配線)に目を細める。「写真撮影ワークフロー」シリーズの第二弾は、通販会社における『商品紹介写真の作成フロー』を紹介したい。アパレル系の通販サイトでは、「季節」や「流行」あるいは「ちょっとしたニュース」にあわせて、掲載すべき画像を変える、実に「毎日の業務」だ。スピード重視の分業体制を構築したい。「百聞は一見に如かず」と言うが、写真画像が伝える情報量は計り知れない。今日、アパレル業界や建設業界に限らず、どんな業種の会社でも多かれ少なかれ『写真』を使う。写真撮影は、モノによっては高度に専門的な業務だ。「写真制作フローの分業」は容易ではない。「写真データを欲しい人」がその希望する内容を「写真撮影者」に対して伝達しづらい点が問題だ。はてさて、どうしたものか。「写真撮影ワークフロー」シリーズ、まずはホームページ制作会社の写真調達プロセス。『新聞記者も原稿をワークフローで可視化する時代!』で、全世界(?)の記者が書いた記事原稿の流れを可視化する方法を例示した。このままでは、良くある話ながら「同じネタ」を複数の記者が書いてしまう「悲劇」(?)は繰り返される。単純な仕組みだが、草稿を書いた時点で「同じ部署の記者同士に自動メール共有する仕組み」が効果的だ。