営業部長たるもの、これまでに「稟議決裁した外部支払の総額」については、キチンと把握しておきたい。できることなら「稟議決裁を要しない支出」も含めてキッチリ把握しておきたいものだ。(平たく言えば、営業部の「オコヅカイ帳」をマジメに管理したい。堅く言えば「予算管理」をしたいという話。)以下のワークフローでは、決裁依頼が回ってくるときに「今までの支出総額」があわせて表示される。シート「予算消費ログ」(通称:オコヅカイ帳)にある支出の総額が自動的に計算される仕組みとなっている。新たに決裁した瞬間、その決裁した支払予定が「予算消費ログ」に自動追記される仕組みでもある。実際には消費されなかった決裁ログは削除するイレギュラーな少額経費については手作業で追記すると言った運用の工夫や稟議不要の「広告出稿フロー」から自動追記させる仕組みを作る立替金申請フローからも予算消費に該当する費目について自動追記される仕組みを作ると言った業務プロセス改善が必要になってくるのだろう。概算が把握できるようになるだけでも大きな進歩だ。(たぶん)ちなみにこのサンプルを使えば、半日もあれば「専用の稟議クラウド」を構築できる。申請者をダンナに、決裁者をヨメに設定して、家庭内で運用してもらっても構わない。(たぶん)[稟議フロー-Spreadsheet記録]※『第462話:稟議書を回す(基本業務パック)』をアレンジしている。ファイルを新規作成しておく必要がある。「営業部コヅカイ帳2017」といった名前を付けておけばよい。(※赤色部分)が業務プロセス定義の際に必要となる。https://docs.google.com/spreadsheets/d/1exampleEXAMPLEexampleEXAMPLEexampleEXAMPLE0/edit#gid=0そしてこの業務プロセスにいくつか案件が流れれば、[Sheet記録]の自動処理時に、たとえば『接待費』や『福利厚生費』と言った「予算区分」ごとのシートが生成され、そのF列に外部支払金額が追記されていく仕組みだ。(シートはあらかじめ自分で作っても良い)。<コンフィグ画面>一方、[2.決裁する]の工程の前にある[累計参照]では、たとえば『接待費シートF列』にある数値が参照される。数字と判断できるものが全て合計され、『これまでに消費した外部支払』に記録される仕組みだ。<コンフィグ画面>ちなみに、業務フロー図を見ればわかるように、「自動記録」と「自動参照」にはタイムラグがある。したがって、大量の稟議書が提出される時期には、かならずしも正確な「消費額」にはならない。