記載されている内容は2017年03月29日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。ビジネスマナービジネススキルとしては最も基本的で、かつ最も重要なものの1つに「報告の仕方」があります。「報告の仕方」ひとつが職場の人間関係やチームワーク、さらには仕事の成果にも影響します。必要不可欠な要素です。情報は体で言えば血液のようなものです。流れが滞れば、体に不具合が生じるように、組織においても情報という血液の流れが滞れば、組織は機能不全を起こします。リレー競争に例えれば、バトンの受け渡し場面に相当します。バトンの渡し方・受け方が悪ければ、選手一人ひとりのパフォーマンスがいかに高くても、試合に勝つことは難しいでしょう。逆に受け渡しがうまくいけば、高い総合力を生み出すことを、先のオリンピックで日本男子チームが証明しています。https://static.pexels.comある営業マン(仮にAさんとしておきましょう)の新人時代の失敗談です。某工作機械メーカーの営業部に配属されたAさん。張り切って営業活動に取り組みます。既存顧客のフォローはもちろん、新規顧客の開拓にも果敢に挑みます。熱心なアプローチの甲斐あって、大口の受注を獲得しました。入社して1年未満の新人としては異例の大口だったようです。必要なことを仕様書にまとめ、設計・製造部門に申し送り、後は製品が完成するまでこの件は一旦Aさんの手を離れました。大口の受注獲得に気を良くしたAさん、次なる新規獲得に向け動き始めます。それから一週間ほどして、その大口受注の会社から一部仕様変更の依頼が来ました。新規の取り組みに忙殺されている最中だったので、「え、今さら?」と、Aさんは一瞬焦ったのですが、依頼の内容を確認してひと安心。「これなら大した影響はない」と胸をなでおろし、「この件は後にして、今は...」と、直面している仕事に戻りました。他の業務に忙殺されていたAさんにとって、優先順位の低いものになってしまいました。それから3日ほど過ぎ、「そういえば」と思い出し、製造部門に仕様変更の件を伝えに行くと、「今ごろ何言ってんだよ!もう工程かなり進んでるよ。そこの仕様を変えるとなると、ほとんど最初から作り直しだ。納期全然間に合わないよ」という衝撃の答え。異部門の業務に疎い新人とは言え、判断が軽率でした。本来であればまず上司に報告し、指示を受けてから行動するのが筋です。叱られることを恐れたAさん、何とか穏便に済ます方法はないものかと思案し、無駄に時間を過ごしたのち、あろうことか直接客先に納期延長のお願いに向かいます。先に顧客の了承を得る形で外堀を埋めておいて、自分へのダメージを少しでも減らそうという姑息な考えでした。何度も訪問し、一緒に飲みにも行き、先方の担当者とは良い関係が築けていたので、納期延長をお願いしても、「いいよいいよ、それくらい」と軽く受けてくれるだろうと高をくくっていました。ここでも認識が甘かったようです。にこやかに応対していた先方担当、Aさんが納期延長を切り出した途端、厳しい表情に変貌します。「おいおい冗談じゃないよ。お宅に発注した機械が納期に届く前提で、こっちも仕事受けちゃってるんだ。お宅の納期がずれ込めば、こっちの納期も遅れてしまう。場合によってはキャンセルされるかもしれない。結構な大量受注だから、ダメージでかいよ。ことここに至ってAさん、ようやく観念し、遅まきながら上司に報告。その報告の仕方も、「...実はあのー、先日成約いただいた〇社の案件で、...えーと、仕様の変更依頼がありまして、それで~」と、叱責を恐れてのことでしょう、肝心の結論を後回しにし、実にしどろもどろで要領を得ない、趣旨のわかりづらい報告になってしまったようです。事態を把握した上司にこっぴどく叱られた上で製造部門に引っぱられて行き、何とか納期に間に合わせるよう、上司とともに平身低頭お願いし、製造部に大きな負担を強いる形で何とか期限内に収集をつけることができました。このAさんの経験談は「報告の仕方」をはじめ、組織内の情報共有の大切さを考える上で様々な示唆を与えてくれます。https://images.pexels.com「報告」は通常、下の立場(例えば部下)が上の立場(例えば上司)に対しておこなう行為です。部下の側からすれば「これぐらい伝えなくても大丈夫だろう」とか、「急いで伝える必要もないだろう」と思ったとしても、より広い範囲の業務マネジメントを担う上司の立場から見れば即必要な情報かもしれません。自分の担当する業務に比べれば、他部門の業務についてはそれほど詳しくないのが普通です。推測で判断することにより、重要な情報を伝え損ねることもあり得ます。このような自分本位の考え方の結果、報告を怠ったり、報告の仕方がまずかったりすると、自分の仕事の成果のみならず、会社全体の業務成果にも悪影響を及ぼす危険性が出てくるのです。会社は社員の仕事ぶりや上げた成果を評価し、対価として報酬を支払います。「必要な情報を簡潔・明瞭・正確に伝える技術」も含まれています。日々の報告の仕方一つひとつが、あなた自身の評価に直結しているのです。報告の仕方6つのポイントでは、よい報告の仕方とはどのようなものを言うのでしょう。その構成の仕方につき7つのポイントを挙げましょう。https://static.pexels.com報告する内容がどのようなものであれ、いきなり具体的なことから話し始めるのではなく、まずは報告事項全体をひとまとめに表現できるようなタイトルをつけましょう。「A社からの仕様変更依頼についてご報告します」「昨日ご指示のあった〇〇につき報告します」「〇〇営業所から今期活動方針のご報告です」といった形です。上司など報告を受ける立場は、日々膨大な情報を受けてそれを処理しています。話の冒頭にタイトルという形でタグ付けされていれば、記憶の検索がスムーズに進みます。ナンバリング・ラベリングで整理する整理せず、行き当たりばったりに思いつくままに話すというのは、まずい報告の仕方の代表と言えるでしょう。報告を受けている側は、ランダムに投げ散らかされる情報を整理しながら聞かなければなりません。情報を受け取る側に無用な労力を使わせないよう、あらかじめ伝える情報をいくつかにカテゴリー分けしましょう。その一つひとつにナンバーをつけ、ラベルを張りましょう。「来月開催の見本市につき、先方からご要望がありましたのでご報告します。ご要望は大きく5つです。1つ目、開始時間について。2つ目、配置人員について。3つ目、アピール商品について。