ナンバリング・ラベリングは書物で言えば目次の役割を果たし、聞いている側は報告内容を追いやすくなります。事実と意見は分けてビジネス上の報告は、必要な事実をもれなく正確に伝えることが原則です。逆に言えばそれだけで最低限十分ということです。報告者の意見や感想が報告の中に混ざっていると、聞いている側に予断や先入観が入り、判断を誤る危険性があります。自分の考えがあったとしても、それは混入させず、「で、君の意見は?」と聞かれたら答える、あるいは「...ご報告は以上です」と一旦締めくくった後、「それと、これは私の所感なのですが、先方ご担当とのこれまでの経緯を考えますと~」といった形でしっかりと分けて伝えましょう。5W1H(2H)を網羅する報告では必要な情報を漏れなく伝えることが大切ですが、漏れを防ぐ上ではいわゆる5W1H(2H)をチェックしましょう。https://static.pexels.com報告の内容を整えることと同時に、相手が聞き取りやすいよう、メリハリの利いた話し方も意識しましょう。メリハリのポイントは3つ。忙しい中での報告は、つい早口になりがち。聞き取りやすい速度を。報告内容の塊ごとに適度な‟間”を作る。重要と思われる個所は、少し声量を上げる、繰り返すなどで印象に残す。追加の指示を確認する一通り報告をし終えたら、新しい指示がないかその場で確認しましょう。状況により、追加の指示をされる前に、一歩進んでこちらから投げかけましょう。このような前向きな取り組みが上司をフォローすることになり、ひいてはあなた自身の高評価につながります。https://static.pexels.com報告の仕方の良否が問われる場面はたくさんあります。報告の仕方につき、場面別の心得や注意点を考えましょう。口頭での報告の仕方1対1で、あるいは複数に直接口頭で報告する際には、TPOを考慮しましょう。時間・タイミングを考えて。報告はタイミングを逸すると重大事に発展する危険性も。報告の内容によっては他の人の耳に入らない方がよい場合も。場合・状況に考慮して。緊急時でバタバタしているときは、急ぎでない報告は後回しにする、など。先のTPOに加え、電話ならではの特性を考慮しましょう。電話での報告は、基本的には互いに相手の姿や状況が見えず、声と言葉のみで対話することになります。対面の場合と比べ、相手の表情や態度が見えない分、相互理解が進みづらいものです。聞き取りやすいよう、普段よりも話すスピードを落とし、滑舌よく話すよう心がけましょう。屋外から携帯電話で報告するような場合は、周囲の雑音や電波の安定などにも気を配りましょう。周囲に誰の耳があるかわかりませんので、社外秘となるような報告内容であれば、特に注意が必要です。https://static.pexels.comメールによる報告の場合も、電話と同じく機器特性を考慮しましょう。より、文字化けしたり、ファイルが開けないといったトラブルはよく耳にします。日々大量にメールを受け取る上司の立場では、メールソフトを立ち上げたとたん、新着メールが一気に並びます。重要な報告メールであれば、紛れてスルーされないよう件名の冒頭に【重要】とか【緊急】といったタグをつけて注意喚起しましょう。本文は簡潔に、必要な情報に絞って記述し、煩雑な情報は箇条書きの形でシンプルにまとめましょう。「報告の仕方」を含め、ビジネスメール作成の参考となるサイトを以下にいくつかご紹介します。いずれも豊富な文例が載せられています。メール例文.com【ビジネスメール書き方文例】ビジネスメールの書き方~文例(社内メール・社外メール・社交メール)~ビジネス文書としては、以下のサイトも文例・書式が豊富です。https://static.pexels.com部下の側でいくら「報告の仕方」に気を配り、工夫したとしても、それを受け取る上司の側や職場環境に問題があれば、せっかくの情報も適切に伝わりません。報告を受ける立場での心得や注意点を考えてみましょう。「近づくな」オーラを放たない自分のことにいっぱいいっぱいで、ピリピリしている人には近づきがたいものです。報告を受ける上司の立場であれば、忙しい中にあっても常にオープンに構え、部下が報告しやすい空気を醸し出すようにしましょう。非難・叱責しない部下が報告をためらう大きな原因の1つに、非難・叱責への恐怖があります。自分のミスにより生じた問題を報告することは、部下自身つらいものです。そこにダメ押しの叱責が加われば、誰しも報告することを躊躇してしまうでしょう。結果、報告が遅れ、事態をより悪化させることになりかねません。ミスに対する指導は必要ですが、報告を受けることと指導は切り分けて考えましょう。「巧遅」より「拙速」を評価する報告は本来、正確であることが大切ですが、時に正確さよりも早さを優先させなければならないこともあります。「〇〇店で不良品が出ました。