分HOMEコラム電話応対<受ける側>社会人として覚えておきたい電話応対。会社の電話ともなると、電話に出た人によって会社の印象が変わってしまうため大事な仕事となります。緊張してしまったり、うまく言葉を返せなかったりと苦手とする人はいるかと思いますが何回も経験して慣れていく他ありません。慣れていくためにも基本を覚えていきましょう。急な電話でも対応できるように電話付近にメモとペンを置いておきましょう。電話だと声だけになり、そのままの自分が電話に表れてしまうので顔が見ない分、気をつけましょう。3なるべく早く、3コール以内に出る長い間相手を待たせてしまうのは失礼にあたるので長くて3コール以内に出るよう心がけましょう。間に合わず3コール以上で出た場合は、「お待たせいたしました」とお詫びしてから応対しましょう。4復唱を忘れずに間違った伝言を伝えないためにも、繰り返して確認することを忘れないようにしてください。会社がしようしている電話機によって機能など異なる場合があります。電話応対を始める前に知っておきましょう。取引先の会社名や担当者、こちらも部署・役職など、事前に知っておけることは覚えましょう。何も知らずにいるより、慌てずに応対できるはずです。■電話を受ける流れ基本の受け方は図の通りで、図で表したお客様の赤文字からそれぞれ取り次ぐ流れが変わっていきます。取次相手不在パターン1席を外している「ただいま席を外しております」2外出している「ただいま席を外しております」3電話中「ただいま他の電話に出ております」4休暇「本日はお休みをいただいております」5帰宅「すでに退社しております」など、他にも様々なパターンがあるため臨機応変に対応しましょう。上記パターンと合わせて以下のとおり、相手へ伝えます。1戻る時間が分かる場合:戻る時間と、こちらから折り返す旨を伝える。2戻る時間が分からない場合:こちらから折り返す旨を伝える。※時間が分からない場合は曖昧に返さないこと2の例...「申し訳ございません。●●はただいま席を外しております。戻り次第こちらから折り返しお電話させていただきますが、いかがいたしましょうか。取次相手が不在の場合、取り次ぐ相手へ伝えるために相手の情報をメモして渡さなければなりません。そのため、メモした内容に間違いがないか、電話番号等の不足している情報があるなどの場合は復唱(聞き直し)しましょう。電話を切る前に、自分の名前を名乗りましょう。聞き直すことは失礼にあたりません。「申し訳ございません」「恐れ入ります」など先に断った後に「お電話が(遠いよう/電波状況が悪いよう)なのでもう一度お願いいたします」と伝えて再度聞き直しましょう。伝言を曖昧にしたまま伝えないように。聞き損ね、聞いた内容を忘れた場合もまた然りです。受ける側でも細かな注意点があります。冒頭でお伝えしたとおり、これは慣れていくしか方法がないので積極的に電話を取っていきましょう。(公開されません)URL次回のコメントで使用するためブラウザーに自分の名前、メールアドレス、サイトを保存する。株式会社Remado検索Remadoについて事業紹介お知らせ採用情報お問合せサイトマップ。