フォローしました¥100※全文を公開している「投げ銭」スタイルのノートです。こんにちは、結城浩です。「コミュニケーションのヒント」のコーナーです。お仕事でメールのやりとりをするとき、用件がメールのはじめに書いてあると話が早いですね。前置きの文章がながながと書かれていて、最後に一言「この件に関して調査をお願いします」と書いてあるのは困ります。へたをすると最後の用件を見逃してしまうかもしれません。メールのはじめに「一件、調査をお願いしたいことがあります」と書いてあるだけで、メールは読みやすくなります。お仕事メールは、最初の数行を読むだけで、用件がわかるように書きたいものですね。...と、ここまでは「メールの書き方」といったハウツー文書に必ず書かれているお話。ここで、もう少し踏み込んで考えてみましょう。気になるポイントが二つあります。(1)「どうしてこの送信者は、用件を最初に書かなかったんだろう」という点。(2)「私は、どうすればよいだろう」という点。「まったくもう!お仕事のメールっていうのは、最初に用件を書くもんだよ!」と愚痴るのは簡単です。いう疑問がわいてきませんか。いろんな可能性が考えられます。いう「お仕事メールの書き方」に関する知識がなかったから。→こういう人は、知識を教えられれば今後できるようになるかもしれません。メールの内容を「書きながら」考えていた。最後になってはじめて「あ、そういえば、これをお願いしなくちゃ」と気がついたから。→こういう人は、メールを書いてすぐに送るのではなく、いったん読み返す(そして再構成する)習慣を付けるとよいですね。ある種の「恐れ」があるから。→これはちょっと分かりにくいですね。「ある種の恐れ」というのは、端的に言えば「この用件をお願いするの、やりにくいなあ...やりたくないなあ...」という気持ちです。上の(c)は分かりにくそうなのでもう少し補足しましょう。「仕事を依頼するメール」だと(c)になる場合は少ないですかね。「仕事の進捗報告メール」では非常に多いものです。要するに「○○の作業がトラブっていて、〆切に間に合いそうもありません」という報告メールを書くときです。...こういう心の動きによって「まずい報告は、最後の最後にちょこっとだけ書いておく」という結果になりがちです。すれば「自分は報告している」という偽物の満足感と、「遅れの報告をして怒られる」危険回避の両方を同時に満たせるからです。これは仕事メールとしては間違っています。進捗遅れの報告こそ、まっさきに受信者の目にとまるように書くべきだからです。その際に、「自分が怒られるかどうか」というのは二の次、事実の報告が重要。以上、(c)の補足はおしまい。●(2)「私は、どうすればよいだろう」メールをもらった。そのメールの最初には用件が書かれていなかった。いって、時候の挨拶メールではなく、純粋な仕事メール。重要な用件がメールの最後に書かれていた。そのようなメールをもらったら、どうすればいいのでしょう。