使いやすくて安全な、お客様カルテを!事前の打ち合わせで作成する、ペットシッター業のお客様カルテ。このカルテには個別のシッティング内容を記録だけではない、効果的な使い方が存在します。ここではペットシッターで活用するお客様カルテの書き方について、専門の行政書士が詳しくご説明します。※2017年8月28日更新この記事が、より安全な運営につながれば幸いです。広告主様お客様カルテの役割と目的まずペットシッターを始めとするペットサービス業で作成するお客様カルテとは、どのような書類でしょうか。この書類は「カルテ」の名の通り、お客様の愛犬・愛猫達の性格やしつけ方法など、個別の飼育環境を記載する記録書類です。このお客様カルテは個別に提供するサービス内容を記録する書類であり、申込契約書等と並んで柔軟で安全な運営に必要な書類です。この書類はお客様とのシッティング前の打ち合わせで作成し、お預かりするペットのシッティング方法をヒアリングします。これらの情報には、爪切りが嫌いな子なのか、抱っこすると逃げ出そうとする子なのか、シッティングにおいて必要な情報が沢山練り込まれています。お店ごとに使用するカルテの内容は異なり、提供するサービス内容によっても記載事項は増減します。打ち合わせ時間を短縮するために、敢えて細かく定めないお店もあります。このお客様カルテに記載する内容には、「お客様情報」「お世話するペットの情報」「お世話方法」「ご自宅の使用方法」などの項目があり、お客様に関する情報を記録します。このカルテを元に、お申込み契約書の締結や実際のシッティングを行います。そのためこのお客様カルテには、できるだけ詳細な項目を定める必要があります。お客様カルテの作成目的ではこのお客様カルテを作成すると、何ができるのでしょうか。お客様カルテの作成には、以下の目的があります。「お客様の情報管理」「お店内の情報共有」「シッティング内容の取り決め」「法的証拠」それぞれがお店を安全・スムーズに運営するために必要な役割であり、お客様カルテはその4つもの役割を担っています。これらの役割は、具体的には以下の効果を持ちます。お客様と定めた契約内容を書面で残すこの様にお客様カルテは、情報の管理・共有・保存の役割を持ちます。これは契約書・利用規約に並び重要な役割であり、仮にペットトラブルが起きた場合にも、事前にお客様とお約束したシッティング内容を履行したと主張できる、お店側を守るための証拠書類になり得ます。同時に、このお客様カルテには一定の集客効果を持たせることができます。それはお客様カルテに提供するサービスのメリットを練りこむことで、リピート客の確保や口コミ・SNSによる拡散効果を狙う方法です。これらは地域の見込み顧客を囲い込む際に、非常に効果的です。お客様カルテを利用したリピーターの獲得方法は、こちらの記事をご覧ください。詳細:お客様カルテを活用したリピーター獲得方法(ペットシッター)広告主様カルテの効果的な書き方では実際にお客様カルテには、どのような内容を記載するべきでしょうか。お客様カルテには、一般的に以下の内容を記載します。契約内容シッティングに付随する情報シッティング内容オプションに関する詳細(お散歩など)ご自宅の設備・各種対応ここでは、それぞれの具体的な記載内容を見てみましょう。メールアドレス)緊急連絡先との関係まずお申し込みにも必要となる、お客様に関する情報です。飼い主がお戻りになれない場合の緊急連絡先も必須です。何かトラブルがあった際の連絡先は、出来れば複数ご記載いただくと良いでしょう。LINEなどの連絡手段を併用するのも効果的です。次に、お預かりするペットに関するご情報です。これはシッティングだけでなく、動物病院などでの緊急治療にも必要な情報です。この項目は、アレルギーや病歴、投薬・ワクチン接種の有無など、かなりの種類があります。そのためお店ごとに記載内容に差がありますが、必要な項目は適宜判断が必要です。ペット保険やかかりつけの動物病院など、緊急時に必要になる情報は必ず控えておきましょう。利用規約へのご了承の有無この項目は、別途の申込契約書にも記載する内容です。契約期間と契約内容・回数などのシッティング内容を二重で確認することで、より安全な契約に繋がります。同時に利用規約も同意する項目を設けることで、法的にも安全な書類に仕上がります。次に、シッティングに付随する項目です。交通費などの各種費用や、シッティングに使用する設備などを記載します。これらはサービスの種類によって異なりますので、お店で提供しているサービスに関する項目を記載しましょう。次に、お預かりしたペットのシッティング内容です。お客様カルテの最も重要な部分ですので、細かくご記載ください。この項目の作成には、お客様が求めるシッティング内容を予想し、ご提供できるシッティング内容とすり合わせることから始まります。運営を進める上で必要だと感じた項目を追記します。運営初期には見落としやすい項目もありますので、上記の項目は予め把握しておきましょう。次に、シッティング以外のオプションに関する項目です。ここでは例として、お散歩代行に関する項目を記載しています。お預かりしているペットが交通事故などに遭遇した場合、ペットシッター側は責任に問われかねません。その際、これらのお散歩代行などの詳細な取り決めは、シッターが指定通りに散歩を行った証明に繋がります。提供するオプションに想定される事象を定め、トラブルを未然に防ぎましょう。最後に、シッティングをご提供する自宅に関する取り決めです。どの用具を使用してよいのか、どの部屋に入っていいのか、細かな内容をお伺いします。不用意な窃盗などの疑いに繋がらないように「貴重品の管理方法」や「セキュリティーシールの使用」など、お客様が安心できる要素を盛り込みましょう。これらの項目は基本事項であり、要望やサービスの性質に応じて適宜変更が必要です。実際には、運営を進める過程で追記するものが多いでしょう。あまりに項目の多いお客様カルテは、時にお客様のお手間となります。大量に記載していただく手間を省くために、あえて記載事項を減らす配慮も必要です。効率的なお客様カルテを作成し、安全で信頼される運営を目指しましょう。~もしペットシッターの運営でお悩みでしたら、お気軽にご連絡下さい。専門行政書士による、お電話での無料コンサルティングもご用意しております。利用規約やお申込契約書の書き方など、最適な運営書類もご用意致します。お客様のご要望に先回りしたサービスは、きっと選ばれる理由となるでしょう。運営書類の書き方を知りたい運営方法について無料で相談したい芦川行政書士もしお悩みでしたら、当事務所の無料相談はいかがですか?専門行政書士が、書類作成の方法など適切なアドバイスを致します。無料相談のみでも、もちろん結構です。お気軽にご連絡下さい。代表電話番号となります。※ショップとの購入トラブルは、契約内容は利用規約に基づきます。ご相談の前に以下の記事を必ずご一読ください。当サイトに掲載されているコンテンツにより、各人が法律行為及び協議等を行った結果いかなる問題が生じた場合にも、当事務所は一切の責任を負いません。本サイトのいかなるコンテンツも許可なく転載・使用することを禁じます。著作権は当サイトに帰属します。お気軽に!詳細はこちら++。