見出しで区切ろう社会人になると日々さまざまな文書を作成します。プレゼン資料、会議の議事録、日報などなど。がんばって伝えたいことを書いても、それが「わかりにくい」と相手にはうまく伝わりません。実は、わかりやすくするのは意外と簡単。したコツを知っていればOKです。そのコツとは、「切る」「区切る」ということ。短く切ったり区切ったりすることで、読者の脳への負担が減り、パッと理解できるようになります。文章を書くのが苦手でも問題なし。誰でも簡単にできる「いろいろな切り方、区切り方」を6回に渡ってお届けします。見出しで区切ろうまいったなあ、今度は先輩に「お前の報告書は読むのに時間がかかる。読めるようにしろ」って言われちゃった。報告内容はずいぶん整理して簡潔に書いたつもりなんだけど。すればいいんだろう?では、整理して簡潔に書いた報告書がどんなものか見てみましょう。出展結果と今後の予定を報告いたします。展示会は5月15日〜17日に開催されました。場所は東京ビッグサイトです。出展製品は、いい夢ミエール1型です。来場者数は3日間で1357名でした。今後の対応としては、興味がある来場者に製品説明資料を送付します。試用したい来場者には試用申込方法をご案内します。確かに、簡潔にまとめられていますね。これ以上、パッと読めるようにしろ、と言われてもなあ。そんなこと難しすぎるでしょ?ところが、そうでもないのです。出展結果と今後の予定を報告いたします。これならパッと理解できますね。見出しを立てて情報を区切るのがポイントです。書類は文章で書かなければいけないということはありません。情報が的確に伝わればいいのです。上の例では、本文を字下げしています。これは、見出しを目立たせるためです。太字にしただけでも目立ちますが、本文を字下げするとさらに目立ちます。見出しが左へ突き出している形になるからです。行数は増えてるけど、内容はパッと把握できるね。文章を考えなくていいので楽なのもいいな。この場合は、下のように表形式にすることもできますね。出展結果と今後の予定を報告いたします。試用したい来場者に試用申込方法をご案内これは、見た目は表ですが、第4回で説明した「比較の表」とは異なります。第4回の表は情報をマトリクスで整理していますが、これはそうではありません。左の列は「見出し」と同じで、右の列は「本文」と同じです。見出しと本文を「縦に並べる」か「横に並べる」かの違いだけです。どちらも「情報を見出しで区切っている」という点では同じなのです。このように「見出しで区切る」という方法は、報告書だけでなくいろいろな書類に応用できます。本文が短いときは表形式のほうがコンパクトにできるかな。本文が長くなるときは小見出しの下に本文を書くほうがいいかも。ケースバイケースですね。どちらにしても、これで先輩にダメ出しされないで済むぞ。〜箇条書きのポイント〜情報を見出しで区切ると、パッと理解できる表形式にする方法もある本文を読む前に見出しで「テーマ(何についての説明か)」や「要点」がわかると、脳への負担が激減します。それがパッと理解できることにつながります。見出しで読者の注意を引きたい(脳への刺激を増やして興味を持たせたい)のなら、疑問形の見出しにする方法があります。ビジネス文書では不適切な場合があるので慎重にどうぞ。コンプライアンス支援事業マニュアル作成ならハイテクノロジーコミュニケーションズ(株)。