グループ企業内に特定業務を一元的に担う組織が存在する場合も、外部委託していると言って良い。今日では、情報システム部門やコールセンター部門に留まらず、総務部門や経理部門も外部に委託する。それぞれの会社が得意な仕事を「分業」すると言う極めて合理的な考え方だ。現実は内製化したくなる場面も少なくない。多くの場合『コスト面』ではなく、『スピード面』や『品質面』で不満に感じる。『業務フローのダイアグラム』を使い、毎月のミーティングでカイゼン案を提示し、その日から業務フロー定義を変更できたとしたらどうだろう?ここでは簡単の為に、総務アウトソーシングの名刺作成フローに注目し考察してみたい。掲示板型:通信記録この例では、総務サービス(BPOサービス)を提供する会社は、作業指示(名刺作成依頼)を受けるとその作業内容を確認し、問題なければ作業着手の報告を行う(タスク『3.作業着手通知』)。作業終了後に、あらためて『4.作業完了報告』を行う。この業務フローでは「途中進捗」が見えない。最初の作業指示に不幸にも誤植が含まれていた場合、誤植のある名刺が大量に届くことになる。その様な事態が発生した場合には、BPOサービス提供会社として、確認タスクの追加を提案すべきだ。「この画像ファイルでOKですか?」と作業指示者に対して確認する。この様な「小さなカイゼン」が継続して提案されれば、委託側の満足度は飛躍的に向上するだろう。