保守点検を行なう会社。創業は1978年、2017年度の社員数は34名。20~60代の従業員が働いている。同社は、すべての仕事をプロジェクト型で受注している。その理由は、部署型に比べるとはるかに「人材のロス」が少なく、同じ人数でも受注数を増やせるためである。今回は、同社社長で運用管理者の宗盛氏とカスタムアプリを中心に運用管理に携わる木村氏に、プロジェクトワークのための活用術をうかがった。Office」の導入を決められたのは、どのような理由からだったのでしょうか。【宗盛氏】プロジェクト型で仕事をするために「社員のスケジュール共有」が必要だったからです。当社では、20年以上前から部署を超えて、必要なスキルを持つ人材が集まる「プロジェクト型」で1つの仕事に取り組んできました。「部署単位」で動いたら「できる人が他の部署にいるのに動けない」というケースが起こり、いただける仕事が限られてしまうからです。プロジェクト型なら誰をプロジェクトに加えるのも自由なので「同じ人数でいただける仕事を最大化」できます。当社には、「お客様の設備の保守点検」が仕事なので昼間は人が出払うという事情もあります。スタッフが不在であっても、新しい仕事が来た場合には事務所にいるスタッフだけで案件の進め方を決めてお客様にお返事しなければいけません。Office」のスケジュールです。同機能はスタッフ全員の予定を登録でき、互いの予定も自由に閲覧できます。そのため本人たちに口頭で聞かずとも、技術者の先々の予定や業務量が手に取るように分かります。Office」によって昼間に人が揃わない状況の中でも、プロジェクト型で仕事を進めることができるようになりました。Office」を導入した当時、中小企業向けのグループウェアはほかにありませんでした。携帯電話もない時代で、ポケットベルが主流でした。色々なツールを試し、「使いにくいなあ」と思いながら、手書きが半分、スケジュール専用ソフト半分で仕事をしていました。Office」が出た時は「ああ、これで色んなことができるなあ!」と感じて、すぐに取り入れました。カレンダーの一覧性は決め手でした。複数人の予定を、1週間・1ヶ月など、見たい期間を指定して表示できることは、当時としては画期的でした。【木村氏】私は2007年に入社しました。当時から「誰がいつどんな予定になっているのか明確」で驚きました。今日、何をするべきか、工具や車を誰がいつ使うのか。Office」でよく見えるようになっていました。Office」はどのような端末で利用されていますか?【宗盛氏】現在は、パソコンを1人1台支給しています。Office」は主にこのパソコンで使います。個人のスマートフォンやタブレットでも利用したい社員には、リモートサービスのアカウントを支給します。個人端末からの接続でもセキュリティを担保してくれるので助かっています。保守は年齢層も幅広いので、システムに強い人ばかりではありません。使っている範囲は社員ごとに違うかもしれませんが、最低限の業務に必要な機能はみんな使えています。リスト」を併用してプロジェクトを動かしています。スケジュールでは、社員それぞれがどのプロジェクトにどの期間関わるのか分かります。案件管理では案件ベースでプロジェクト参加者が分かります。資格保有リストでは、社員が保有している資格や、受講済みの講習を一覧できます。当社のプロジェクトには専門資格が必要なものが多いので、プロジェクトに人を配置する時、必要な資格の保持者をすぐに見つけてアサインするのに役立っています。Officeが役立っている」と宗盛氏さらに、当社では、お客様の会社にうかがう際、車に工具・測定器を積んでいきます。そのため道具の管理も必要です。誰が・いつ・どの道具を・どのお客様の所に持っていくのかを施設予約で管理しています。Office」を通じて、社員それぞれの予定をみんなが知り合っている状態なので、偏りなく仕事を配分することや、社員同士の助け合いも可能です。Office」で管理していると宗盛社長は教えてくれた。工具部屋の扉には、「持ち出し機器のサイボウズ登録を再確認してください」という貼り紙がある。――ほかに、カスタムアプリも利用されているそうですね。いうカスタムアプリを自社で作りました。お客様からの見積もり依頼をいただいた時に的確な提案をするためのアプリです。見ることで、過去にいつどういう案件が来ていたのか、どう決まったのかを見ることができるので大変便利です。「そろそろ、このお客様の設備は点検時期のはずだ」といった確認に利用できます。Office」の全体的な導入効果を教えてください【宗盛氏】投資した以上に効果を得ていると思います。Office」が無かったら、現代にパソコン無しで仕事をするのと同じようなイメージです。当社では、2007年から「社員が魅力を感じる職場」を目指してきました。「有給休暇を取得しやすい」など、働きやすい職場にするには社内コミュニケーションを良くすることが大切です。Office」が役に立っています。属人化をなくすために「資格取得を全額補助する社内制度」を作り、重要資格を持つ社員を増やしました。Office」のスケジュールや案件管理アプリを使って効果的にプロジェクトにアサインすることで、平均労働時間を190時間(多い人で300時間)から135時間にまで改善できました。Office」をどのように活用したいとお考えですか?【宗盛氏】「全社に公開できる情報」と「公開できない情報」をもっと効率的に管理できるようになると便利ですね。カスタムアプリを作る感覚でこれをコントロールできると便利です。これからは機密情報の管理に対する社内外の要求がレベルアップしていくでしょう。Office」で対応しやすくなるとより使い勝手が良くなると思います。プロジェクトチームで4社のグループウェアを比較検討。アーキテックプランニング導入経緯は社長の「サイボウズ入れるぞ!」でした。自社に合った方法を相談するパッケージ版・クラウド版ともに無料でお試しいただけます。