6人~50人よく使う機能カスタムアプリ・スケジュール企業HPhttp://www.scaninter.com/掲載日2014.05.29今回ご紹介するのは、北欧の伝統ある製品を日本に輸入、販売している株式会社スキャンインター様です。Office」はどんな役割を果たしているのでしょうか。スキャンインター様は平成元年に創業され、今年で創業26周年を迎える企業です。スウェーデンのLVI社のオイルパネルヒーターやカナダのパシフィックリムキャビネットのキッチンなど、使う人や地球環境に優しいことを併せ持つ製品を日本に紹介しております。社員数は12名(2014年5月現在)です。cybozu.com」(プレミアムコース)をご利用いただいています。潤様にお話をうかがいました。きっかけはカスタマイズ性、手厚いサポート、リーズナブルな価格"以前はスケジュールの管理はエクセルで行っており、そのエクセルファイルをサーバー上で管理していました。他のメンバーが更新している間は自分のスケジュールを登録できなかったりと不便に感じておりました。社外から簡単に確認できない点も問題に感じており、ウェブ上でスケジュールが管理できるラクスさんをまず導入しました。Office」に出会いました。Office」を利用した営業部の1週間のスケジュール。様まず、30日のお試しを申し込んだのですが、スケジュールの共有だけでなく、自社の用途にカスタマイズできる「カスタムアプリ」がある点にとても惹かれました。お試し期間中に、さっそくカスタムアプリを使い始めたのですが、私にはシステムの経験がさほどなかったため、電話の手厚いサポートは大変助かりました。日本語でのサポートがあることってすごく安心しますね。これほどの機能がそろって、(カスタムアプリつきで)月額800円はとても安いと感じました。「カスタムアプリ」はテンプレートとサポートを有効活用しながら始める必要な用途に沿って無料のテンプレートをインストール後、自分でオリジナルなアプリにカスタマイズ――「カスタムアプリ」をどのように使い始めましたか。サイボウズさんが提供しているテンプレートから使い始めました。テンプレートは出来上がりのイメージが湧くため、まず利用したい用途のアプリをインストールしました。その後、自分でオリジナルなアプリにカスタマイズしていきました。――カスタマイズすることに問題はありませんでしたか?電話でサポートしてもらいながら作りたいアプリが出来上がりました。ある時期、(何度も問い合わせしていたため)とってもお世話になっていたのですが、どの方もサポートのレベルが高かったのを覚えております。――どちらのアプリから使い始めましたか?まず、営業部で「商談進捗管理」から始めました。以前はエクセルでテンプレートがあったのですが、各営業マンが使いやすいように変えながら使っていましたため、形がどんどん変わっていきました。――「カスタムアプリ」に移行してからの効果はありましたか?カスタムアプリで運用してからは、フォームが一つに統一でき、月ごと、担当者ごとに案件をすぐに確認できるようになりました。以前もエクセルでできましたが、カスタムアプリでできるようにワンクリックでほしい情報をだすことができなかったため、いまは時間を有効的に使えています。朝礼では、商談進捗管理アプリを見ながら行うため、漏れがなく確認することができています。影山様は「商談進捗管理アプリ」に続き、全社員で使うアプリを3つ作成されました。それぞれカスタムアプリを利用する前の運用方法と、カスタムアプリを使った効果をみていきましょう。日報Before・以前、日報はメールで運用しており、業務が終わった後、「CC:全社員」で日報を日々送りあっていた。・バラバラにくる日報のメールが散乱している状態。After・一つの画面で全員の日報を確認できるようになった。・絞込を利用して、部署ごとに日報をリスト化できるようになった。・日報が一方的に送るものではなく、コメントを利用することによって、相互のコミュニケーションの場となった。勤怠管理(お休みの申請など)Before・紙で行っており、社長が全てサインをしていた。・外出している際、確認できない状態が続いた。After・社長が社外からアクセスできるようになり、どこにいても確認してもらえるようになった。・メンバーのお休みが簡単に一覧で確認できるようになった。・集計機能で、それぞれ何日お休みをとったか確認できるようになった。共有タスク管理Before・各自タスクを管理しており、共有のルールがなかった。・電話の問い合わせは紙のメモ、メールの問い合わせはそのままメールで管理をしている人が多かった。いった状況ごとのタスクを一覧で確認できるようになった。・担当者ごとにどれほどタスクを持っているか集計して見れるようになり、お互いの状況を見える化できた。商談進捗管理Before・エクセルのテンプレートで運用していた。・各営業マンが使いやすいように変えながら使っていたため、形がどんどん変わっていった。After・フォームが一つに統一でき、全体的の案件管理が便利になった。・案件を月ごと、担当者ごとにワンクリックで確認できるようになった。・予定の履歴が蓄積できるようになった。・集計で状況ごとの毎月の売り上げがグラフで見える化できた。――今後試したいカスタムアプリはありますか?久しぶりに新しくカスタムアプリを作ろうとしたところ、使い始めた当初と比べてテンプレート数が増えましたね。これからは「契約書管理」アプリを試してみたいと思います。今は、紙ベースでファイルやPDFで契約書をファイルサーバーで共有しているのですが、カスタムアプリを利用することによってより便利になるかと思いまして。あとは「飲み会日程調整」アプリも試してみたいですね。何気にメールで飲み会の日程を調整するのって大変なんですよね。――製品・サービスに対してのご要望がありましたら教えてください。他社と気軽に使えるようになりたいですね。Office」で管理ができると良いなとおもっております。あとは電話のサポートが5時半以降もあると嬉しいですね。最後に、スキャンインター様から新たな事業についてお話を伺いさせていただきました。北欧を中心とした輸入建材や輸入雑貨のネット通販事業を新会社、株式会社ベストワンとして展開されるそうです。ネットショップ北欧の森を見に行くと、北欧のあたたかみのあるフローリングに癒されました。Office」をご利用いただくとのこと。CrossSync」で、より効率的に使っていくことをお考えです。Office」をご利用いただいていることが伝わってきました。関東(東京除く)株式会社ビクセン(Vixen)日本にもっと空を見上げる文化を根付かせたい自社に合った方法を相談するパッケージ版・クラウド版ともに無料でお試しいただけます。