パーソネルワークス様を訪問しました。Office」を導入いただきました。日々の業務において実際にどのように活用されているのか、社会保険労務士の加藤正紀様にお話を伺いました。具体的には、たとえば顧客企業において入社などが発生した際、健康保険証を発行してもらえるよう、必要な書類を作成したうえで各役所への書類提出を代行するといったことです。担当し、メインの顧客となっている被保険者数500名以上の大規模事業所に対しては、ほぼ週1回以上のペースで訪問を行っています。人事に関わる事務処理のアウトソーシングを受託しているわけですが、当法人では給与計算業務は請け負っておらず、最適な人事BPOプロバイダを紹介するという形式をとっています。処理する独自のノウハウや、多様なケースに対応した実績と経験には自信を持っており、それらをもとに、企業の人事部門を煩雑な手続業務やルーティン・ワークから開放し、戦略的な業務に専念していただけるような体制づくりを支援しています。――そうした業務ではITを活用する場面も多いのでしょうね。当法人では『定期訪問』にこだわっているため、むしろ、書類の受け渡しやご相談対応などお客様との直接的なやりとりが大きなウエイトを占めています。従いまして、ほとんどの職員は外出していることが多く、しかも、事務所には別のお客様や役所からの問い合わせの電話も頻繁に入ってきますから、誰がいまどこにいるのかが一目でわかるようにしておく必要があります。外出先から自分のスケジュールを小まめに変更したり、ほかの人のスケジュールを容易に確認できるようにしておきたい。した目的を果たすために、グループウェアのスケジュール管理機能を主に利用しています。Office」は2012年2月に導入いただいたそうですが、それ以前はどのような環境だったのでしょう?「実は10年近く前からASP型のグループウェアサービスを利用していました。現在のサイボウズと同様、グループウェアをサービスとして利用していたため、運用の手間やコストは最小限で済んでいましたし、PCや携帯電話で外出先からのアクセスも可能でしたから、前述のような要件は満たされていたと言えます。いう意味では別に以前のシステムから変える必要はなかったのですが、今後はスケジュール以外にも業務にかかわる様々な情報共有を進めていきたいという強い思いがあって、移行を決断しました。Office」の導入に踏み切った経緯をお教えいただけますでしょうか。「もともとサイボウズのグループウェア自体は知っていたのですが、パッケージ版への移行にはあまり興味がないというか、私たちのような立場からすると、ASP型という利用形態から逆行してしまうイメージになってしまいます。2011』の展示会を見に行った際、サイボウズさんのブースで少し話を伺ったところ、まもなく本格的にクラウドサービスを開始するということでしたので、『それなら、いい機会かもしれない』と感じ、本格的に導入を検討していきました。Office」の選定に至った理由はどのようなことでしょうか?「ブースでお話を聞いた際に非常にわかりやすかったということは大きいですね。いった展示会では情報システムにかかわる来場者が多いせいか、私たちのようなITにあまり詳しくない者が伺っても、機能やシステムといった専門的な話題を展開されてしまいます。サイボウズさんのブースでは、そうした""ギャップ""を感じることがなく、どういう課題を解決できるのか、どのように便利なのかといった業務目線での会話ができましたから。その後のフォローも迅速で、すぐに実際の導入・移行作業に取り組めそうだと感じたことも大きいですね。――移行作業はどのくらいかかったのでしょうか?「以前のグループウェアの利用度はあまり高くなかったため、移行作業も最小限で済んだのですが、スケジュールの履歴は継承したいと考えていました。Office」へ読み込むだけでよく、操作も簡単でしたので特に問題はありませんでした。あとは念のため、2週間ほどの移行期間を設け、両方のサービスを同時に利用しつつ、操作に慣れたり、使い方を習得していくというかたちをとりましたが、戸惑うようなことはほぼなかったですね。導入効果スケジュール以外のグループウェア機能の利用も活発に――導入後の効果などはいかがでしょうか?「グループウェアの移行に対する職員の反応は「これまでできていたことが、できなくなったら困る」という程度でしたが、スケジュール管理は従来とほぼ同じ感覚で利用できていますし、さらにほかのグループウェア機能も活発に使うようになりました。電話メモ機能などは便利だという声があがっており、活発に使われていますね。これまでは付箋、メールなど、ばらばらの手段で行っていましたが、それが電話メモ機能に集約されることで見逃すことが少なくなり、しかも外出先からでも見られますから。Office」ではコメント機能も備わっているので、今後はこれらも有効に使っていきたいですね。それによって、何か新しい使い方が生まれるのではないか、情報のやりとりが活性化されるのではないかと期待を寄せています。今後の展望ナレッジデータベースの構築に取り組みたい――ほかに今後活用を広げたい機能などはありますでしょうか?「将来的に、お客様からの問い合わせ対応のナレッジデータベースの構築には取り組みたいと考えています。別々の企業から同じような質問をいただく場合も多いため、グループウェア上で回答をある程度定型化して蓄積しておけば、どの職員が問い合わせを受けても、迅速に対応できるでしょう。これは掲示板機能を活用することも考えられますし、あるいは、カスタムアプリ機能を使って構築していくのもよさそうですよね。現在はスタンダードコースを利用しているため、カスタムアプリ機能を使うためにはプレミアムコースへ変更する必要が生じますし、現時点では興味レベルですが、できることをしっかり確認して、それで業務の効率化が図れるようなら、検討してみる価値はあるかなと考えています。ほかにも、われわれのように情報システム部が存在しない小規模な組織では、グループウェアの豊富な機能をフルに活用したいと思っても、実際に業務のどの部分で使えばいいのかがなかなかわからないという悩みが多々あります。そのため、サイボウズさんにも今後も、様々な情報やサービスの提供によるサポートを期待しています。業務上の課題を共有するという点では、やはり同じような規模の企業の方とお話をさせていただく際にピンと感じる場合が多いですから、同規模あるいは同業種のユーザー会などもどんどん開催してほしいですね。貴重なご意見をありがとうございます。今後、ユーザー会も多くの業種・職種のお客様にご参加いただけるよう、テーマにバリエーションを持たせていきたいと思います。ありがとうございました。決め手は使いやすさとセキュリティ。関東(東京除く)八木会計事務所28人の会計事務所で顧客数は1,100件超。関東(東京除く)株式会社ワーク・イノベーション働き方改革を提案する企業のスケジュール活用術。近畿(大阪除く)かけはし法律事務所グループウェアの活用で「待ち」から「攻め」へ自社に合った方法を相談するパッケージ版・クラウド版ともに無料でお試しいただけます。