プロジェクトチームで4社のグループウェアを比較検討。各分野でデザイナー・エンジニアを有し、大正9年の創業時から積み上げてきた実績・経験を武器に、お客様の多様なニーズに応えている。3つの拠点間で情報を共有したい。Office」を導入された経緯をお聞かせください。(前橋市)と「株式会社石井アーキテクトパートナーズ」(高崎市)、まちづくりを計画する「株式会社石井アーバンデザインリサーチ」という3つの法人で「石井設計グループ」として事業を展開しています。以前から、拠点の異なる3つの法人の間でスケジュールや業務に関する情報を共有したいという要望がありました。それに加えて、「ISO9001」※への対応でデータベースの構築という経営上の必要性が重なり、2016年にグループウェアの検討を開始しました。9001」とは、一貫した製品・サービスを提供し、顧客満足を向上させるための品質マネジメントシステムに関する国際規格。し、かつ維持することはもちろん、その有効性を継続的に改善することが要求される。――グループウェアの選定はどのように進められたのでしょうか?【金田氏】10名でグループウェアの選定プロジェクトチームを立ち上げました。Office」を含めた4つのグループウェアを実際に試用し、比較評価を行いました。Office」を選定されたポイントは何でしょう?【金田氏】1点目は、スケジュールが使いやすかった点ですね。それから、Webデータベースを作成できるカスタムアプリが搭載されている点も選定のポイントになりました。Office」導入後、どのように活用されていますか?【金田氏】選定プロジェクトから人数を増やし、運用プロジェクトチームを立ち上げました。社内の各部署から1名ずつ、グループウェアに関心があり、使いこなせそうな人に声をかけて、総勢20名です。【山口氏】まずはワークフローやプロジェクトなど、基本機能を使ってみましたが、弊社の希望する通りに設定するのは、難しいケースが出てきました。いった場合には、カスタムアプリを作成しています。――どのようなカスタムアプリを作成されているのですか?【山口氏】代表的なのは、日報(工数管理)アプリです。私達の仕事では、個人が仕事を何時間したか、またどのプロジェクトに何時間かかったかを集計し、それが給与に反映されます。<個人の日報(工数管理)アプリの一覧ビュー><個人の日報(工数管理)アプリの集計画面><プロジェクト別の日報(工数管理)アプリの集計画面>以前は紙に書いたものを元にExcelで集計していました。それをカスタムアプリにすることで、集計機能を使って簡単に集計値が確認できるようになりました。【金田氏】絞り込みの機能もいろいろ試してみましたが、アプリの右上にある検索機能がとても便利です。これを使えば、必要なデータをすぐ取り出せるので、よく使っています。データベース、クレーム管理などのアプリも作っています。カスタムアプリは、運用プロジェクトチームのメンバーを中心に作成していて、アプリ数は50個近くあります。Office」導入前、スケジュールは、週の始めに週間予定表を紙で張り出し、当日の外出予定はホワイトボードで共有していました。週の途中で急な予定変更が発生しても更新はしていませんでした。その結果、少し先の日程で会議を入れたくても、関係者の予定を一人ひとり確認して調整しなければならず、とても手間暇がかかっていました。今はスケジュールに予定を登録しているので、空いている時間で調整できるようになり、とても便利になっています。【金田氏】同じオフィスで仕事をしていれば、社内でどんな会議をしているかなど、雰囲気で伝わって来るものです。高崎と前橋に拠点が分かれていると、そういった情報を受け取りづらくなり、それが積み重なってくると会社がどういう方向を向いているのか、分からなくなることがありました。Office」で共有するようになって、伝達のスピードが早くなりました。その他、建築設計業務に関する技術情報は、それまでは個々人が集めていて、同じ情報を違う人が調べているといった状況も発生していました。Office」に蓄積すれば、みんなが検索・閲覧できるようになります。いったデータベースの構築が重要だということで、パート社員を雇用し、情報を収集してカスタムアプリに登録する作業を進めています。メールで情報を共有し、資料もエクセルで作成していたものを共有していましたが、グループウェアでの共有を徹底して行きたいです。建築確認申請などにおいて行政から受けた指摘事項を社内で共有し、申請前のチェック項目に加えて同じミスを繰り返さないようにするなど、会社のノウハウとして蓄積していきたいです。現在は情報共有と労務管理などの用途が中心ですが、今後は建築・設計の業務の中でも活用していきたいですね。将来的には社員全員にタブレットを支給して、さらなる情報共有・活用を進めたいです。――この度はありがとうございました。アーキテックプランニング導入経緯は社長の「サイボウズ入れるぞ!」でした。自社に合った方法を相談するパッケージ版・クラウド版ともに無料でお試しいただけます。