リンク・サポートは、2007年に開所。4年間勤務した後、独立。1人でスタートした事務所は着実に業務を拡大し、現在は正社員7名、パート社員6名の計13名(内、社労士4名)の規模に成長。Office」を導入。カスタムアプリで構築した業務管理体制を同業者勉強会で紹介したところ、全国の社労士事務所から見学者が訪れている。案件・スタッフ増大で業務管理が課題に。問い合わせ対応も迅速化。伴うスタッフ増で業務管理が課題に――まず、社労士事務所でシステムを導入しようと思われた経緯をお聞かせください。どれも書類を作成して申請する業務です。大量の書類を作成するので、それらをどう管理するかがとても重要になります。開業当初は私一人だったので、頭の中で管理できていましたが、案件数の増加にともなって、スタッフを雇うようになりました。するとそのスタッフに対して業務の指示を出す書類が必要になり、ますます書類が増え始めました。Office導入前に使用していた業務カルテ処理を進めている途中で顧客から「あの件は今どうなっていますか?」「お願いしていた件、変更点が出てきました」といった連絡を頻繁にいただきます。そのたびに大量の書類の中から該当のものを探し出して、返答したり、修正・確認したりという作業が発生します。ここにも時間が相当かかっていました。私は朝出社して指示を出したらすぐに外回りに出て、戻るのは夜になります。パートさんは日中業務を進めて夕方には退社。進行状況を共有したり、相談事があっても、やりとりする時間がとれないために、案件の進行に遅れが発生してしまいます。そこでシステムを導入しようと決心しました。平野氏まずは社労士向けの業務管理ソフトを中心に検討していたのですが、操作がわかりにくかったり、スムーズに動かない、項目変更などのカスタマイズはできないなど、満足できるものが見つかりませんでした。そんな時にたまたま「サイボウズがいいらしい」という評判を聞いて、試してみることにしました。それまでExcelで業務管理をしていたので、カスタムアプリのステータス管理と一覧ビューの表を見た時、「コレだ!」と思いました。Office」でどのように業務管理されているのですか?業務が発生すると、まずマスタアプリに登録します。マスタアプリは2種類作成しており、雇用保険や社会保険の登録・更新など、比較的短期間で終わる業務は、【手続管理】アプリに登録します。コンサルティングも含めた数ヶ月スパンでの対応が必要な業務は、【業務管理】アプリに登録します。<案件番号>が入ったマスタアプリの詳細画面を印刷し、クリアファイルに入れて管理します。私たちはこれを「カルテ」と呼んでいて、このカルテとマスタアプリをベースに、手続き・申請内容別に作成しているアプリで具体的な業務や手続きを進めていきます。現在私の事務所では13人のスタッフがいますが、入退社の手続きだけでも常時200~300件くらいの案件を抱えています。それに加えて、労災申請など突発的に発生する案件もあるので、Excelや紙だけでは管理しきれず、カスタムアプリでの進捗管理のおかげで生産性が向上していると思います。――カスタムアプリはどのように作成されていますか?カスタムアプリはすべて私が作成しています。それぞれの業務ごとに、行う作業の順番通りに項目を設定しています。新しく入社したパートさんにもカスタムアプリで仕事をしてもらうと、理解が早く、業務内容を伝えるツールにもなっています。パートさんの誰かが急にお休みになった場合、入力されている項目を確認すれば、どこまで進んでいるかが一目瞭然なので、他のメンバーへの引継ぎがスムーズです。50%削減、さらなる業務拡大へ――運用してみていかがですか?カスタムアプリのレコード検索機能のおかげで、資料を探す手間が劇的に減り、問合せに対するレスポンスが早くなりました。本当に助かっています。私が外出している時でも業務状況が確認でき、指示を出せるので、業務が滞ることがなくなりました。7割、各種相談・コンサルティング業務に3割程度の業務時間を費やしていました。かかる時間をおよそ50%削減することができました。おかげで以前より、各種相談やコンサルティング業務に注力できるようになりました。全国からカスタムアプリ見学に来る方も――同じ社労士のみなさんとの交流も活発だそうですね。全国の社労士の有志と集まって、勉強会を開催したり、個別に情報交換をしています。勉強会に参加する社労士の方はそれぞれ得意分野をお持ちで、それらを共有しています。社労士業務に関わる法令は改正が多いので、それに伴って顧問先にどんな提案をしていくべきか議論したり、今後の事務所経営を考えるヒントをいただけることも多いので、とても大切にしています。私は勉強会の場で、カスタムアプリでの業務管理方法を紹介しています。みなさん同じ課題意識をお持ちなので、関心が高く、沖縄や北海道など遠方からこの岡崎まで見学に来られる方もいらっしゃいます。同じ社労士業務でも、事務所によって仕事の進め方や確認方法は違います。カスタムアプリなら、自分の事務所のスタイルに合わせて項目などを変更できるので、その点でも評判がいいです。――リンク・サポート様の今後の展望についてお聞かせください。最近、働き方改革が話題になっていますが、企業が実際に働き方改革を進める時には、就労規則の改正や給与計算方法の見直しなどが主だった業務になります。この分野に関して専門性の高い社労士が具体的に相談にのり、規則や仕組みを提案するなど、大きな役割を担っていくべきだと考えています。今後は、クライアント企業の業務を棚卸しして、生産性を向上するための労務・経理の仕組みを提案していきたいです。Office」のカスタムアプリのシステムを組み合わせて実現するような取り組みができればいいな、と考えています。――それは素晴らしいですね。実現されるのを楽しみにしています。この度はありがとうございました。決め手は使いやすさとセキュリティ。関東(東京除く)八木会計事務所28人の会計事務所で顧客数は1,100件超。関東(東京除く)株式会社ワーク・イノベーション働き方改革を提案する企業のスケジュール活用術。近畿(大阪除く)かけはし法律事務所グループウェアの活用で「待ち」から「攻め」へ自社に合った方法を相談するパッケージ版・クラウド版ともに無料でお試しいただけます。