企業HPhttp://www.yuidea.co.jp/掲載日2013.07.17購買促進プロモーション、CSRコミュニケーション支援事業を展開する株式会社シータス&ゼネラルプレス。Office」を活用した社内コミュニケーションの秘訣を伺いました。――まずは事業内容を教えてください。奥村様:弊社は食やくらし関連の無店舗販売、なかでも特に通販事業の購買促進を得意としています。戦略パートナーとしてプロモーション企画や編集企画を協働しています。企業ブランディング、CSRコミュニケーション支援も行っています。制作だけでなく、マーケティングや市場分析など入り口から出口まで、ノンストップでサポートできるのが強みです。社員数は220人で、プロデューサー、プランナー・編集ディレクター、デザイナー、DTPオペレーターなどのメンバーが案件ごとにチームをつくり、プロジェクト単位で仕事を進めています。案件によっては50ページ以上のボリュームのある週刊カタログもあるので忙しいのですが、弊社ではカタログ制作の工程の一部を自動化することでかなり業務効率を向上させています。商品マスタの情報を自動で紙面に落とし込んで、完了後マスタへフィードバックする、という機能なのですが、このような高度な自動化技術があるのは業界でもめずらしいと思います。いま、世の中では宅配ビジネスが伸びてきていていますので、これからカタログ制作自動化の技術でお役にたてるのではないかと思います。Office」上での情報のやりとりが活発で驚きました。ものすごくたくさん社員の情報があがっているんですよ。Office」の掲示板で、全社員に共有されています。Office」で社内のコミュニケーションが盛り上がっていますね。Office」で社内のコミュニケーションが促進される秘訣はどのようなところでしょう?牧野様:もともと仲の良い社風なので、そういった下地もありますが、あまり運用ルールを厳しくしていないことも、ポイントの一つかもしれません。「この機能をこういう風に使ってください」と強制せずに、皆さん自由に使ってください、と伝えています。――なるほど、運用方法をある程度、現場の社員に任せることはコミュニケーションを活性化する秘訣かもしれませんね。――今使っている機能はどんなものがありますか?牧野様:スケジュール、施設予約、社内メッセージ、掲示板、ワークフロー、カスタムアプリを主に使っています。Office」を見られるようにしています。―――社内メッセージと掲示板は、それぞれどのように使い分けていらっしゃいますか?奥村様:メッセージは、人事関連や経営広報など、公式的な社内告知に使っています。閲覧確認機能を使って、確実に連絡できたかどうかがわかるので助かっています。確認が不要な場合もあるので、確認機能をつけるかどうかは、メッセージの作成者がその都度決めて運用しています。掲示板は、案件のやりとりや部署ごとの情報共有に利用しています。制作部では「制作時のミスをなくすために」といった掲示板のトピックを作り、オンラインで業務改善の為のディスカッションをしています。全社員用の掲示板では、先ほどご紹介した「モノをあげます、買います」といったプライベートな事も投稿していて、社員同士の交流の場として活用されています。――掲示版やメッセージ機能についている「いいね!」ボタンはご利用いただいていますか?牧野様:はい、便利に使っています。"いいね!ボタン"がついたので皆喜んでいました。――どんなときに「いいね!」ボタンを利用していますか?奥村様:「案件受注!」や、対外的な「表彰の受賞報告」など、掲示板に良い書き込みがあったときに利用していますね。これまではテキストで「おめでとう」などと入力していた内容をボタン1つで表現できるようになって、発信しやすくなりました。コメントと違ってその都度更新通知がこないので、気にせずに気軽にリアクションがとれるようになりました。Office」を使いやすく――製品へのご要望や、今後の展望をお聞かせください。牧野様:便利に活用していますが、まだまだ使いこなせていない機能があると思うので、さらに使いこなしていきたいです。Office」を見づらいことですね。Office」にログインしたままでいることに慎重になります。結果的にあまりログインしてもらえないことが多いです。社内・社外のネットワークによって特定の情報に対するアクセス権が自動設定される機能があると嬉しいですね。Office」を開くことができますので。Office」にアクセスできる社員が限られているので、今後は外で使える社員が増えて、在宅勤務などに利用できればと思います。Office」を自宅からも使えるようにして、さらに働きやすい環境作りに活用できるといいですね。予算の限られた学生団体で有償サービスを選んだ理由とは?自社に合った方法を相談するパッケージ版・クラウド版ともに無料でお試しいただけます。