掲載日2015.04.23茨城県南部に位置し、風光明媚な霞ヶ浦や利根川に臨む稲敷市。自然をいかした公園や釣り場、ゴルフ場などのレジャー施設にも恵まれている同市は、4町村の合併により2005年に発足した。Office」を導入した。Office」選定の理由と、具体的な活用方法を聞いた。「文書をFAXで送信すると不達が発生したり、不鮮明で再送したり、さらには電話で到達を確認したり...というように、事務局だけでなく議員側にも負荷がかかります。緊急災害時もFAXを送信する運用だと時間もかかってしまっていました。審議するための資料など、先行して内容を把握してもらうことができるようになりました。FAXや手渡しにかかっていた時間も労力も大幅に削減されました。Office」を活用しているという。事務局の中村氏はこう語る。「議員全員がITに強いというわけではありません。そのため、使う機能は『ファイル管理』『スケジュール』『メッセージ』『掲示板』に絞っています。Office』についての講習会を実施しました。一部の改選だったため、2回講習会に参加した議員もいますが、やはりしばらく使ってみてからの2回目の方が、理解が進んでいたことで反応がよかったです。Office」も直感的に活用できるのが特長であるため、パソコンに慣れていない議員でも簡単に扱えるのは重要なポイントだ。運用自体も、基本的には事務局がスケジュールや各種通知を書き込み、議員側は通知されているものをすべてクリックして確認するというシンプルなスタイルとすることで、誰もが使いやすいシステムとなっている。読んだ通知には「いいね!」ボタンを押すことで、事務局側で各議員が情報を把握しているのかの確認できることもメリットの1つだ。今回、「サイボウズ」を選択した最大のポイントは、市議会が求めるクラウドサービスのセキュリティ要件を満たしていた点にあったという。庁内にサーバーを立てて運用した場合、メンテナンス負荷もかかる上、災害時などのデータ保全に不安を残すこととなる。サイボウズのデータセンターで運用しているクラウドサービスならば、冗長化などセキュリティ対応がとられている点が評価につながったとのことだ。Office」の選定理由の1つになっている。Office」のファイル管理機能を活用した文書伝達へと変えたことで、既にペーパレス化は始まっているが、今後は、iPadに会議システムを組み合わせることで、本格的なペーパレス化を行う予定だ。「例えば予算や決算関係の資料などは数百ページにわたりますが、間際にミスが見つかったりすると、印刷しなおさなければなりません。したときも、資料を電子ファイルで配付すれば、コストも抑えることができます。」(中村氏)最後に糸賀氏は、こう締めくくった。自社に合った方法を相談するパッケージ版・クラウド版ともに無料でお試しいただけます。