101人~300人よく使う機能カスタムアプリ・スケジュール企業HPhttps://www.nihon-agent.co.jp/掲載日2019.04.25愛媛県松山市に本社を置く株式会社日本エイジェントは、賃貸物件の管理を主力とする不動産会社だ。中国・四国エリアで年間契約件数No.1を誇り、無人店舗「スタッフレスショップ」の仕組みをフランチャイズで全国展開するなど、「お客様視点」に立脚したユニークなサービスを打ち出している。Office」の活用法について、お話を伺った。多店舗展開・シフト勤務で社員は会う機会が少ない。毎月投票で4つの部門で受賞者を選出。契約書作成やIT重要事項説明業務をカスタムアプリで仕組み化。今後の展望モバイル機能の活用で働き方改革も視野に導入背景オープンな社風と活発なコミュニケーションがアイデアを生む日本エイジェントが本社を置く松山市は全国市場と比較して物件の賃料相場が低く、賃貸経営は難しいと言われている。した難しい市場環境で、賃貸物件管理を主とした業態で成功を収めている日本エイジェント。その原動力ともいえるのが、ショッピングモールなどの空スペースを生かした「スタッフレス店舗」や、管理物件の入居者を対象とした365日・24時間対応サービス「レスQセンター」の展開など、独自のアイデアとその実現力だろう。その豊富なアイデアの源はどこにあるのだろうか。「一言で言ってしまえば、弊社の企業方針だと思います。『Big(巨大)よりGood(一流)を目指す』というものなのですが、Good(一流企業)とは品格を備え、お客様の共感と感動満足によって、選ばれ続ける企業のことです。さまざまなアイデアはこうしたお客様視線の延長線上にあります」と岩本氏は語る。会議やミーティングをはじめ、発表や提案を行う機会が多いオープンな社風は、抜群のチームワークを醸しだしている。Office』の活用においても、『宛先に指定された投稿には必ずコメントを返す』ことがルール化されており、相互コミュニケーションの習慣が根づいています。コメント以外にも掲示板では、リアクションボタンが盛んに利用されています」と戸田氏は説明する。同社がサイボウズを導入したのは2001年。ユーザー歴は長く、工夫を凝らした活用でさまざまな業務の効率化を実現させてきた実績を持つ。Office』があることを前提にあらゆる業務が流れています。Office」の社内浸透が進んでいることを最も象徴するのが、業務報告書アプリだ。業務に合わせたアプリケーションを自由に作成、カスタマイズできるカスタムアプリ機能で作成・運用している。「全社員が一日の終わりに、『今日はどんなことをしたか』『どんな出来事があったか』を業務報告書アプリで書いています。書いた内容は全社で共有されて、『いいね!』をつけたり、コメントを入れたりということも可能になっています」(岩本氏)「当初は紙に手書きだったため、詳細まで書くには負担が多く、共有する範囲も限られていました。そこで、書く手間を排除しようということで、Wordを導入しました。だれがいつ更新したか、どのバージョンが最新なのかなど、行き違いが多く、不便でした。カスタムアプリになって、いつでもだれでも登録できるようになり、画像を添付するなど、報告内容も充実してきています。」(戸田氏)ユニークなのは、業務報告書の中で内容がいいものについては、ミーティングで発表する機会が与えられることだ。4つが選ばれ、全社員の投票で1位を決めて表彰するという取り組みも行われている。賞ごとに投票することができる社内報投票用カスタムアプリ「投票の仕組みもカスタムアプリでつくっています。社員にしてみると自分が書いたことが取り上げられるのはモチベーションになります。報告書ではいいことだけでなく失敗も共有されます。日本エイジェントではさまざまなカスタムアプリが積極的に作成・運用されている。それらのうち、代表的な4つのアプリについて、それぞれカスタムアプリを利用する前の運用方法(Before)と、カスタムアプリを使った運用の効果(After)をみてみよう。1)備品貸出管理表サイボウズから提供されているアプリサンプル「社内図書館」をカスタマイズして開発した備品管理のアプリ。<Before>・ノートPCのケーブルやカメラの充電器など、細かい備品が返ってこないことが時々あった。<After>・借りた社員のスケジュールに貸出状況や返却日などがステータス表示されるので、返却忘れを防げるようになった。・管理対象はハッピやゆるキャラのぬいぐるみ、スポーツイベントで使用するビブスなど、日本エイジェントが大切にしている大家さんや入居者さんとの交流イベント時に利用するものも含まれる。アプリ導入で、イベント運営がスムーズになり、お客様満足度を高めることにつながっている。日本エイジェントは現在12の拠点があり、各拠点それぞれで従業員は曜日ごとのシフト制で勤務している。パート社員も含めて、誰が何曜日に出勤して何曜日に休むのか、いったシフトを共有することは業務上、非常に重要だ。<Before>・掲示板でシフト変更申請を実施。・経理担当がシフトの変更内容を確認するのが大変だった。・通知欄がシフト変更の書き込みばかりになってしまい、他の情報はどうしても埋もれてしまっていた。シフト変更申請を掲示板で行っていたころの画面<After>・経理の担当者がシフト変更内容を確認しやすくなった。・掲示板からシフト変更の掲示がなくなったことにより、他の情報が見やすくなった。・情報が見やすくなったことで、さらにコミュニケーションが活発に。「たとえば、私たちが仲介したテナントで『お店がオープンしたので皆さん是非訪れてみて』といったような情報が掲載され、それに対するコメントが入ったりと、社内コミュニケーションがより一層活発になりました。した書き込みはお客様へのアフターサービスを行う上でもとても大切なことです。不動産の契約前に義務付けられている宅地建物取引士による重要事項説明。2017年に法律が改正となり、テレビ会議の仕組みやスマートフォンを利用したオンラインでの重要事項説明が可能になった。日時調整に手間がかかったり、「言った言わない」などの行き違いが生じていた。<After>・案件をアプリに登録すると、取引士にメールが届き、スケジュールに登録されるようになった。・自動的に担当者が決まるため、重要事項説明の依頼が容易になり、6店舗分の依頼をアプリで管理できるようになった。のち、契約に進むと、契約書が必要になる。契約書は、案件ごとに内容が異なり、従来は案件ごとに担当の営業スタッフが作成していた。<Before>・繁忙期の3月には案内業務を多くこなさなければならないため、期間限定で契約書作成を専門に行うチームをつくって対応していた。・紙を郵送する形で契約書作成を依頼していたため届くまでに時間がかかっていた。<After>・郵送のタイムロスがなくなり、依頼から完成までのスピードが速くなった。・一人一人が抱えている案件数が見える化し、特定の人に偏ることがなくなった。行っていたため、1~4月の繁忙期には、担当案件の多いスタッフの負荷が大きくなってしまいがちでした。本来であれば、営業スキルが高いスタッフは、お客様対応に集中した方がいい結果を生むはずです。契約業務を店舗からなくすことによって業務削減に3)IT重説予約や4)契約書作成依頼などのカスタムアプリの活用により、業務効率化が進んだ。最近、通年稼働する部署として契約書センターが発足したという。「契約書センターは契約書作成依頼アプリがあったからこそできた部署だと思っています。カスタムアプリで契約書作成依頼をシステム化し、一元管理が実現し、運用が軌道に乗ったことで、契約書センターという組織の発足にたどり着きました。・モデル店舗の花みずき南店では売上が前年比157.7%伸長といった形で、数字でも出ている。今後の展望モバイル機能の活用で働き方改革も視野にカスタムアプリで業務が効率化・最適化されることで会社が変わっていくことは、戸田氏と岩本氏にとって大きな喜びだという。「サイボウズのカスタムアプリは直感的につくれるのが利点です。機能的にはたとえばエクセルでできるようなものもありますが、カスタムアプリなら登録や更新がしやすく、スケジュールやメール通知など他の機能との連携も可能です。Office』に慣れているので運用しやすいというメリットもあります。今後はモバイル機能の運用に力を入れていくという。Office』があればテレワークでも十分対応可能であり、モバイル機能を積極的に使うことで多様な勤務のあり方が出てくると思います。SRコーポレーション外出先から新着情報を確認。自社に合った方法を相談するパッケージ版・クラウド版ともに無料でお試しいただけます。