問い合わせ・自己紹介プロフィールサイトマップAIに仕事を奪われないためのサラリーマン経理・総務の働き方を模索するサイトです定期的に勉強会や交流会を開催!2020/02/20「お酒を飲みながら他社の経理担当者の悩みをみんなで解決しよう会」を開催しました。2018年7月10日TwitterShareGoogle+PocketB!HatenaLINE「効率化」という名前のブログですが、最近あまり効率化について書いていませんでした。こちらの本の出版セミナーに参加して、自分の効率化を見直してみようかなという気になりました。まとめスポンサーリンク制約について「ルール」とも言い換えてもいいですね。効率的に仕事を行うためには、余計なことを極力しないことが重要です。「ルール」は、余計なことをしないための仕組みといえます。柔軟性のない杓子定規な対応を、お役所仕事という言い方をしますね。いい意味では使われませんが、仕事は「ルール」に従って処理するのが一番効率的です。物理的な作業で以外で時間がかかるのは、イレギュラー仕事です。イレギュラーな対応は頭を使うからです。頭を使う仕事に時間がかかるのは、処理した結果が他にどのような影響があるかを考える必要があるからです。それに対して「ルール」で処理する仕事は頭を使う必要がありません。「ルール」化した仕事は他の人へ任せるのも容易ですし、将来的に業務をAIやRPAへ移行させることスムーズです。効率化の最終的なゴールは自分がやらなくても可能な仕組みを作ることです。そのために「ルール」が必要不可欠です。机上から紙を無くすことは考えると、必然と書類をどのように管理するかを真剣に考えます。無くすには「しまう」か「捨てる」かが必要となります。「しまう」には、すぐに見つけられるようにしておく必要があります。「捨てる」には、捨てていいものかの判断、捨てることへの抵抗感を無くす必要があります。これらを考えると「ファイル管理・検索ルール」にも繋がります。『よく利用するメニューはタクスバーに設置(ショートカット起動)』デスクトップにはできるだけフォルダやファイルを置かないようにしましょう。不必要なファイルを捨てるのは当たり前ですが、必要なファイルをどのように管理するのかなど、「ファイル管理・検索ルール」にも繋がる部分でもあります。できるだけ操作を少くするような配置や自動設定は考えます。経理はたくさんの書類やファイルを扱います。管理ルールを決めていないと、必要なときに必要なものを見つけることができません。どこかで見た記事では年間150時間くらい探すのに時間を取られていると書いてありました。日数にすると18.75日にあたります。非常に時間を無駄にしています。すべてOneNoteで記録する』マウスを使わないというのは主にショートカットキーを使いましょうというものです。ショートカットキーとはキーボードのみで、パソコンを操作するものです。右クリックといえばマウスでの操作をイメージすると思いますが、同一のことができるキーがキーボードにあります。使えるショートカットキーの数を増やしていけば、確実に業務処理スピードを上げることができます。単語登録とは、タッチしたキーから変換候補を表示し、全て入力しないでも入力を済ますことができる機能です。挨拶文などの利用頻度の高いものでも、数タッチで数行分をパッと入力することができます。文章をOneNoteで記録するというのは、Wordで文章を作成するとファイルがたくさんできるので、ファイル管理を楽するためにもOneNoteを利用しています。メールのルール『タグ付けルールを設ける』サンダーバードというメーラーを使っているので、メーラーによっては使えない機能かもしれません。私はメールで自動振り分け機能を使っていません。(迷惑メールは自動排除する設定になっています)理由は簡単で自動振り分けを使うとそのまま見ないということを良くしていたからです。そのため手動に戻しました。タイトルを見て、もしくは一読してから手動でタグ付をしています。効率化を行うためには誰でもできるような環境にしなければなりません。そのためにマニュアルを作成する技術が必要です。作成したマニュアルを管理・更新する必要があります。OneNoteを利用するのはファイル管理がしやすい事や、図や写真などを挿入しやすい点があります。効率化するためにはやらなくていいことはやらないような仕組みが必要です。過去に決まったルールは、過去の状況や環境によって決めたルールかもしれません。現状に合わないものや改善できるのであれば変えるという発想を持つことが重要です。まとめルールを考えることは改善策を考えることに繋がります。それぞれのルールについて細かく紹介しようと思います。経理をメインに、総務をちょこっと、Excelやクラウドサービスなどについて書いています。会社の仕事はブログのネタと思ってやってます。↓ブログきっかけで出版した本です。利益最大化×EXCELピボットテーブルを学習したい人にピボットテーブルを未利用の方からすでに使いこなしている人にもおすすめです。76,500ビューVLOOKUP関数は「Excelが使える」の指標。25,200ビューピボットテーブルで活用したい5つの機能。経理と総務の効率化AIに仕事を奪われないためのサラリーマン経理・総務の働き方を模索するサイトです定期的に勉強会や交流会を開催!2020/02/20「お酒を飲みながら他社の経理担当者の悩みをみんなで解決しよう会」を開催しました。