このメールで頭に入れておいていただきたいのは、まずまだ会場が未定であること。人数がわからないと、会場を押さえるのが難しいです。この時点では未定のまま話をすすめましょう。店が未定なので会費も未定です。お金がかかるのかは参加者としては気になるところでしょう。「だいたいこれくらい」という金額は出しておきましょう。上記文例では4000円としました。参加人数確定そして、上記メールに書いた返信期限が来たら、だいたいの人からはメールが返ってきていると思います。場合は返信期限までに全ての人から返信が返ってくることはありません。期限が来ても返信してくれなかった人には、その人の席まで行って直接、参加可否を確認しましょう。この時点でおおよその人数が確定しました。店を選定する店を選定しましょう。ぐるなびかなんかで検索して、適当に決めてしまって良いでしょう。水野課長や佐藤係長に、何かお店の希望があるかもしれません。それを聞いた上で選定すると良いでしょう。この時点ではまだ予約はしません。下記のステップで参加費の大体の額を決めてから予約します。だいたいの参加費を決めて、偉い人に確認する参加費を決めます。飲み放題・宴会コース料理でだいたい1人3500円くらいかな?と思いますがどうでしょう。地域にもよると思いますが。そんで、主賓はタダですよね。あと、偉い人には少し多めに払ってもらいます。部長は5500円、課長は5000円としました。この傾斜配分がどれくらいキツい傾斜になるのかは会社によると思いますが、普通の大規模IT会社なら、まあこんなもんでしょう。上記のような表を作って、「こんな感じで行こうと思います」っつって課長に見せましょう。OKが出たら店を予約します。店を予約する店を予約します。電話とかで受け付けてもらえると思います。電話する場合は自分の名前で予約したのか、自分の会社名で予約したのかを覚えておくこと。「☓☓の名前で予約してあります」と参加者に伝えておくべきだからです。参加者が遅刻して参加する場合、予約者の名前を出せると、席までの案内がスムーズだからです。会場確定のメールを送る店を予約したら、会場確定のメールを送ります。