お客様の人生をお手伝いするために。税理士TweetPocket数年前に終えた、ある相続税申告があります。この案件、(街の個人税理士にとっては)かなりの大型案件でした。実際、作業はとても大変でしたが、久々に見直してみたところ、フォルダー内の総ファイル数が、ちょうど「2,500ファイル」ありました。相続税の計算・申告をする際、その遺産規模よっては、ファイル数が膨大になることがあります。効率的にファイル管理をするためには、どうすれば良いのでしょうか?※ちょうど2,500ファイルだった相続税の作業フォルダ。税理士が相続税の計算する場合、次のような手順を踏むことになります。ここで考えたいのが、二番目の「資料を整理する(コピー・スキャン)」という部分です。相続税の申告書を作成する際は、お客様から色々な資料を集めることになりますが、そのなかで大切なのは資料整理です。最近は、お預かりした資料をスキャナーで読み取って、PDF形式やドキュワークス形式のファイルにして管理する方法が主流だと思います。※ベテランの先生方は、今までどおりコピーして紙で保存することが主流かもしれませんが。スキャナーで読み取ってファイル形式にすることのメリットとして「資料を加工できる」ということが挙げられます。具体例を挙げてご説明しましょう。※筆者の通帳を加工して本サンプルを作成しています。相続税で、まずチェックすべきが「名義預金(めいぎよきん)」です。」を参考にしてみてください。あるのですが、ご主人が病気になって入院し、数ヶ月後に死亡した。「おれ(夫)が亡くなったら、葬儀費用で大変だろう。このキャッシュカードを使って、葬式で必要なお金を引き出しておいてくれ」ということで、奥様が葬儀費用として、数十万円~数百万円を引き出すことが多いです。引き出すと、当然ですが、相続開始時点(死亡時点)での預金が減ります。税務署は「相続開始直前に引き出した預金は、どこに行ったか?」ということをチェックします。お金が、他の親族等に流れていないか?これらの検討結果を記載すれば、税務署の方の心象も良いですし、何より、税務調査の件数が減ると、個人的には思っています。※サンプルとして、適当な数字で作成した図面。土地評価をする際にも、スキャンした資料を加工します。具体的には、測量図があればそれを基に作成し(三斜測量図であればCADで復元し、座標図面であれば座標を入力)、測量図がなければ公図等をもとに作成します。これらの資料をスキャンし(または数値をCADソフトに直接入力し)、土地図面を作成します。※縮尺も「1/250」といったように、三角スケールで計りやすいサイズで作れば、税務署の方も、机上で確認しやすくなりますね。ファイルをフォルダ名で管理する上記以外にも、様々なファイルを作成する必要がありますが、これらの大量のファイルを効率敵に管理するには、どうすれば良いのでしょうか?私は、下記の図のようにして管理しています。フォルダの並び順には、意味があります。それは、国税庁の手引き「相続税の申告のしかた(平成29年分用)」を参考にしているということです。この手引きに記載されている順番で財産・債務を記載することになります。添付書類の目次を作っているのであれば、目次もこの順番に並べることになります。そのため、フォルダも数字をつけて、その順番通りに並べることになります。すれば、作成したファイルがどこにあるか、迷うことはないでしょう。普通の相続であれば、数十件程度のファイルですから、整理しなくても、あまり問題にならないかもしれません。遺産規模が10億円を超える、土地を50個以上持っている、そんな場合は、ファイルも数百個~数千個になるでしょう。※財産評価のPDFファイルが数百個ある場合(特に土地評価資料=土地謄本や測量図)、1つのフォルダに入れておくと、何が何だか、分からなくなります。「1→11→12→2→3」となってしまっていました。「1→2→3→11→12」となり、きちんと番号順にフォルダが並ぶようになり、便利になりました。ファイルを更新する際はコピーして日付を付ける相続税を計算していると(特に土地評価の計算での、あるあるですが)「あ!やっぱり昨日の計算方法が正しかったんだ!」ということがあります。エクセルで預金を集計する土地評価の想定整形地をCAD(簡易図面作成ソフト)で作成するドキュワークスで名義預金の検討結果を追加した文章で書面添付の内容を詳細に記載した上記のような作業をすると、特に、そのような事案が発生します。その場合に備えて、私は次のような方法をとっています。※これは、土地図面を「TurboSketchi」というCADソフトで作成した場合を想定しています。Ctrl+V」を押して、ファイルをコピーし、ファイル名を当日の日付に書き換えて、新しく作成したファイルで作業するようにしています。することにより、間違った図面を作成しても、前日(または更に以前の日付)まで戻ることができ、時間節約につながります。※エクセルファイル、ドキュワークスファイルでも同様の方法をとっています。税理士は「職人」と呼ばれることがあります。「時間をかけないと身につけられない技術を身につけた人」ということになります。世の中、頭の良い人がいて、難しいことを簡単に理解してしまう人がいます。名義預金の検討、土地評価、その他諸々の相続税計算での難しい事項は、時間をかけ、多くの実務を経験しないと、身につけられません。この「職人芸」ができる税理士は、あまり多くないかもしれません。職人を待っている人(=相続税をきちんと計算してもらいたい人)は、世の中に多くいらっしゃいます。それらの方々のご期待に応えるためにも、税理士は、作業を見直し、より効率化を図るべきだと思います。他にも色々な方法がありますが、とりあえず、代表的な方法をご紹介してきました。効率化を図れるよう、工夫してみてください。預金通帳は添付すべきか?相続税の計算では、相続税申告書に色々な資料を添付することになります。※概要は相続税申告書の作り方についてをご覧ください。相続...記事を読む相続税申告書を効率的に印刷する方法とは?相続税の計算が無事に終わりました。すると、次は相続税申告書を印刷するだけになりますが、印刷は結構大変です。※場合によって...記事を読む税理士がお客様と同行すべき場所とは?個人で税理士をしておりますと、お客様とご一緒に、色々な場所に行くことがあります。いっても、夫婦のように夫唱婦随?ではなく、ここぞと...記事を読む不動産売買契約の立ち会い少し前のことなのですが、お客様が地方の不動産をお売りになるということで、売買契約のお立ち会いに参加してきました。場所は、守秘義務の関係で...記事を読む税理士が共同担保目録を管理する場合とは?「共同担保目録(きょうどうたんぽもくろく)」という言葉があります。銀行等でお金を借りた場合、土地や建物を担保に入れることがあります。...記事を読む物納・延納のパンフレットを頂きました少し前のことになりますが、役所の方から「相続税の物納の手引」を頂きました。)の主な仕事として「書類の作成」があります。書類にも色々...記事を読む名義預金を効率よく確認する方法は?たまに、同業者の税理士先生から、名義預金について相談を受けたります。東京で暮らしていると、この日常が、当たり前に感じてしまいます。考えられるのが「税務署との交渉」です。・槇原敬之さん「僕が一番欲しかったもの」「どんなときも。仕事への考え方:お客様のお悩みを受け止め、一緒に悩み、前に進む。プロフィールページで。税理士×ピアノ弾き語り.。