Sessionを開くまでには、さまざまな準備が必要です。問いをつくったり、案内を考えたりと、やることがいろいろあります。Sessionが終わった後のケアをしていけばいいかをまとめてみました。Sessionの設計や準備に、本サービスをご活用いただけるようになります。Sessionは、主催者・当事者の想いをインタビュー等を通じ、問いとして言葉にすることからはじまります。FUTURESで検索し、参考にしたり、一緒にやれないか連絡をしてみても良いでしょう。Sessionとして登録しましょう。問いに対する背景や想いは、「セッションの目的」に入力しましょう。初期状態ではあなただけが見える状態で、あとから何回でも修正できますので、この段階では文言など完成形を目指さなくて大丈夫です。Sessionにどのような人に来て欲しいのか、どんなステークホルダーに集まって欲しいのか、「対象者」に入力しましょう。それぞれのステークホルダーは、問いかけに集まってくれるでしょうか。来てくれたとして、何を感じて話すでしょうか。気づきを得れば、セッション後に行動を起こしてくれるでしょうか。このようにすべてのステークホルダーの立場を考えながら、セッション全体の意図を決めていきます。この意図は、セッションの鍵となる問いとして、セッションの目的に反映します。Sessionの設計に取りかかります。Sessionには、ベースとなる大きな3つのステップがあります。試作(プロトタイプ)してみるそして、この3つのステップに、対話のメソッド(ワールドカフェ等)を組み合わせていくことで、進め方は変化に富んだものとなっていきます。FUTURESでは、さまざまな問いに幅広く活用可能な、「新しいアイデア」と「新しいチーム」を生み出す、上記ステップを用いた基本の進め方を標準で設定します。最初はここからはじめてみると良いでしょう。ステップ編集方法の詳細はこちらをご覧ください。Sessionのさまざまな事例を見ることができます。事例をいくつもチェックしながら、”自分たちがやろうとしていることは、これに近いかもしれない”というものをベースにアレンジしてみてください。「Evolution機能」を使うと、事例をコピーし、自分の新しいセッションとして新規登録することが簡単にできます。Evolution機能の使い方詳細はこちらをご覧ください。以下の5つの事例が参考になるでしょう。Sessionの告知は、開催日のおよそ1ヶ月前にはじめるのを目安にすると良いでしょう。Sessionのページの「公開状態」を、「下書き」から「公開」に変更することで、告知と参加者管理のページとして活用できます。有料版をお使いの方は、公開状態として、特殊なアクセスキーが付いたURLを知っている人のみが閲覧可能な、「限定公開」も選択できます。参加者に招待状を送る特に来て欲しい方がいる場合には、直接声をかけるようにしましょう。FUTURESに登録している方や、Facebookの友人であれば、参加者管理のページから招待状を送ることができます。Session当日は、プロジェクターを使える環境があれば、スライドを使いましょう。スライドが必要な理由は、”参加者を置いてきぼりにしないため”です。今、伝えているのはどのようなことなのか、今やって欲しいのはどのようなことなのか。ファシリテーターが、言葉で話すだけでは伝わりにくい作業の流れなどをスクリーンに映し出すことで、参加者全員が状況を共有しながら進められる環境を整えます。FUTURESで行うことで、最適なスライドを自動的に作成します。Sessionページの管理メニューに表示される「プレゼンテーションモードで開く」をクリックすることで、スライド形式で表示されるようになります。プレゼンテーションモードの使い方詳細はこちらをご覧ください。Sessionを開く前には、対話に必要な道具を参加者の数に応じて揃えておきましょう。進行に合わせて、どのように会場のレイアウトをつくっていくかの計画も立てておくことをおすすめします。部屋のレイアウトでは、部屋のサイズと参加者数によって、椅子やテーブルの配置を検討します。ここでは、次の4つの型のレイアウトをご紹介します。椅子だけで構成されますので、参加者間の距離が近く、一体感を与えることができます。通常の講演スタイルにも似た配置になりますので、参加者が受け身になることが懸念されます。通常のワークショップによく使われるスタイルです。ワールドカフェなどの小グループでの対話に向いていますが、全体の一体感に欠けるところがあります。各テーブルの中での対話に夢中になり、主催者の話など、全体で共有したい話をきちんと聞いてもらえない可能性があるので注意しましょう。シアター&グループ融合型シアター型とグループ型の両方の利点を合わせたレイアウトが、タイプ3のシアター&グループ融合型です。通常の2倍の空間を必要としますので、部屋が広い場合でしか使えません。椅子の数が足りない場合は、後ろのテーブルに椅子はおかなくても問題ありません。制限時間の短いプロトタイピングの時などは、椅子がない方がかえって盛り上がるからです。参加者全員を一つのフィッシュボウルにしてしまうレイアウトです。このレイアウトの利点は、部屋に入った瞬間に、この場が通常の会議とは全く異なるものだということが伝わるところです。民主的な対話をするのに最もふさわしいレイアウトではないかと思います。欠点は、ファシリテーターや主催者、インスピレーショントークをするゲストなどは、一番内側の円に座るため、どちらを向いて話していいかわからないところです。この問題を回避するためにビッグフィッシュボウルを半円形にすると、タイプ1のシアター型に限りなく近づきます。当日は早めに会場入りして、参加者をお迎えする準備をしてください。室内にある机や椅子のレイアウトを大きく変えることが多いですから、何人か手伝ってくれる人にあらかじめ声をかけておくといいでしょう。会場のレイアウトを整えるほか、荷物置き場を用意をしたり、時間によっては飲み物や軽食が取れるスペースも確保します。会場までの道のりがわかりにくい場合は、建物の外や部屋の外に案内のプレートを立てておきましょう。スライドの確認プロジェクターを使える環境があれば、PCやタブレットやスマートフォンをプロジェクターに接続し、スライドの表示を確認しましょう。FUTURESで行うことで、最適なスライドが自動的に作成されています。Sessionページの管理メニューに表示される「プレゼンテーションモードで開く」をクリックすることで、スライド形式で表示されるようになります。Sessionの実践です。Sessionへとつなげていくために、アンケートを行いましょう。アンケートは、後にレポートをしたり、報告書にまとめたりする時にも役立ちます。感想のほか、データとして定量的にまとめられるような質問項目を用意します。Sessionページの管理メニューに表示される「アンケートを管理」をクリックすることで、アンケートの作成と集計が簡単に行えます。アンケートの使い方詳細はこちらをご覧ください。Sessionが終わったら、なるべくその日のうちにお礼メールなどを送ってコミュニティを維持しましょう。ここでコミュニティをつくって情報を交換したり、時々問いを投げかけたりしないと、せっかく集まった参加者たちにあまりつながりが生まれません。Sessionページの管理メニューに表示される「参加者にメッセージを送信」をクリックすることで、簡単にお礼メールを送ることができます。参加者にメッセージを送信する機能の詳細はこちらをご覧ください。Sessionで生まれたアイデアのチームごとにもコミュニティページを準備できると、チーム間の相互応援も生まれやすくなるなど、アイデアの具現化を支援しやすくなります。有料版の組織会員であれば、次の2つの機能を使うことで、このような参加者全体とアイデアごとのコミュニティページをすばやくつくることができます。プロジェクト機能とアイデア機能の詳細はこちらをご覧ください。Sessionを通じて生まれたさまざまなアイデアの具現化を支援しましょう。Sessionの後にはサマリーをつくります。サマリーのタイプは、大きく分けて、プロセスレポートと最終報告書の2種類となります。FUTURESでサマリーを作成し、共有することができます。Sessionページの管理メニューに表示される「レポートを編集」をクリックすることで、レポートの作成・編集が可能です。レポートの作成・編集の詳細はこちらをご覧ください。プロセスレポートをつくる目的は、参加者や、参加したかったけれどできなかった人たちに向けて、その日にあったことを伝えるものとなります。Sessionはどんな流れで行われたか、どんなものが生まれたかなどを記しておきます。効果を測定する内容となります。Session後に回収したアンケートをもとに、数値をまとめていきます。集まったデータから表やグラフをつくると信頼性の高い資料になるでしょう。Sessionの課題を導き出します。Sessionの開催前と開催後で、参加者にどのような変化が起きたのかというストーリーをしっかりと記述しておくことも大切です。Sessionは単発で開催されることもありますが、イノベーションを起こすためには複数回開催することが必要になります。Sessionをまとめて管理できるようになります。プロジェクト機能の詳細はこちらをご覧ください。単発で行うときも、複数回で行うときも、ベースとなる考え方は変わりません。参加者の信頼感を高める参加者に自分で決めてもらう試作(プロトタイプ)してみるという流れのことです。Sessionを、例えば3時間で開催するのであれば、その中でこの3つの流れをつくります。3回に分けて開催するのであれば、1回目で信頼関係をつくり、2回目では参加者がやりたいアイデアを決める。3回目にプロトタイプをつくる、という進め方もできます。Sessionを開いた方が良いでしょう。Sessionも構想しておく必要があります。Sessionによるイノベーションは終わらないプロセスです。Sessionが成功して、新たな関係性とアイデアが生まれると、次の問いが見えてくるのです。Sessionは、ゴールを設定して、そこに向かって参加者の創造性を引き出していくプロセスです。落としどころを決めないところに意味があります。その日、その場所で、その人たちが集まったからこその、創造的な未来を示してくれることが最大の期待だからです。そのため、プロジェクトは3ヶ月から半年単位で、結果を見せながら進んで行くことになります。大きな期待を持ちつつも、不確定な未来に向かって一つずつ、確かめながら一緒に進んで行く必要があるからです。(任意)画像を挿入する。