日本を代表するICTプロバイダのNTTコミュニケーションズは、毎年1回、同社の企業活動の集大成となるプライベートイベント『NTTコミュニケーションズフォーラム』を開催している。2010年度においては、「クラウド」がテーマのひとつで、イベント来場者登録システムのクラウド化を図ることで、活用段階にあるクラウドのショーケースとしての試みを行った。具体的には、同社のセキュアなクラウドサービスであるBizCITYのアプリケーション「シャノンマーケティングプラットフォーム」を導入。高セキュリティで、タイムリーかつ効率的な来場者管理を実現するとともに、VIPへのより的確な応対を可能とすることで顧客満足の向上に結実。コストや対応業務の負荷を削減させた。広い会場を走り回って来場した顧客を探すことも『NTTコミュニケーションズフォーラム』は、著名人による講演やICTに関する諸セミナー、そして同社が提供するサービスラインナップの展示などからなる、大規模なプライベートカンファレンス。2日間の会期に、同社が招待するVIP顧客およびWebから申し込む一般客合わせて4000人ほどが来場する。VIP来場時には、営業担当者は速やかに応対したいもの。そのため、2009年度までは営業担当者は受付で招待客の来場を待ち構える必要があった。クラウドの進展を機に自社開発から方針転換また、イベント後は速やかにイベント会場の実績データを社内のシステムに移管し、データ分析などを実施する必要がある。そのため、同社ではこれまで独自に社内で専用の管理システムを構築していた。「重要な顧客情報を扱うため、特にセキュリティをケアし、毎年多額のコストと6カ月の時間かけて完璧なシステムを用意していた」と第5営業部の山口平八郎氏は説明する。クラウドが進展し、そのあり方を抜本的に改めることとなった。同社のいくつかの事業部が開催するセミナーやイベントでは、以前から『シャノンマーケティングプラットフォーム』が利用されていたこともあり、その存在を知っていた広報室はさっそく検討を開始。「それまでのシステムは社内の技術者が作成していたこともあり、他社のサービスを利用することには特にセキュリティ面に不安があった」という山口氏は、調査の結果『シャノンマーケティングプラットフォーム』がNTTショールームの受付システムや、15万人規模のイベントの申込来場受付に利用されている実績を評価。同社のセキュアなクラウドサービスであるBizCITYのアプリケーションであることが決め手になった。本製品の導入を決めた時は、検討に時間を要したあまり、2010年度の本イベント開催まで3カ月と迫っていた。「結果的に『シャノンマーケティングプラットフォーム』は3カ月と従来の半分の期間で導入できました。シャノンさんの担当者は、こちらの要望に対して迅速・的確に対応策を提示してくれたおかげです。パッケージ製品の強みとシャノンさんの対応力を思い知りましたね」(山口氏)営業担当者に余裕ができきめ細かい対応が可能にNTTコミュニケーションズは、セキュアさを特長とし、協力ベンダーが提供するアプリケーションも利用できる『BizCITY』というクラウド型のプラットフォームサービスを提供している。『シャノンマーケティングプラットフォーム』は『BizCITY』のパートナープログラムに参加しているということもあり、これを本イベントの来場者管理に活用する形にした。「自社サービスのモデルケースをつくるためにも、自ら活用してみることにしたのです」(田畑氏)シャノンのサーバーと『BizCITY』は専用線で接続され、無用のアクセスは完全に遮断する堅牢さも担保。『シャノンマーケティングプラットフォーム』により、顧客の来場時や各プログラム参加時にバーコードを読み込んだ瞬間、営業担当者のモバイル端末にメールが飛ぶようになった。「営業担当者に余裕ができ、よりきめ細かい対応ができるようになりました。アンケートで顧客満足度の向上が認められるという成果が出ました」と山口氏。従来は来場履歴データを社内システムにインポートするまで数日かかっていたところ、ネットワーク上でのやり取りで即座に移行できるようになった。これによりイベントの翌営業日に顧客フォローが可能に。「営業担当者からは好評です。システムの準備期間と労力が半減したのはありがたいです。システムのコストも20%削減できました」と田畑氏も語る。