Blogこんにちは、古久保です。国語の勉強、いっぱいしていましたか?思い出してみると、読書と共に、「新聞のコラムをまとめる」という勉強をしていました。(いえ、させられていました)非常に苦労したことと「嫌やなぁ」と思っていたことを覚えています。新聞のコラムなんだし、既に「まとまった文章」になっているんじゃね疑惑をもっています。言えば実は、「まとめる」のではなく、「理解した内容をまとめる」ではなかったか疑惑が出てきました。私の乱筆のそもそもの根源は「人の言うことをキチンと聞きましょう」にあるのではないか?と思いはじめました。これからも襟を正して生きて参りたいと思います。いうことで、「ワークフローシステムのイケてる評価方法は?」シリーズをお送りします。評価の段取りを紹介しました。「評価の流れはわかったけど、具体的な構築を知りたい。ワークフロー図を最初から書くコツを知りたい!」というお話も頂きます。そこで、長らく(もう10年でしょうか)作成してきた私の「ワークフロー図作成の考え方」を参考にしてもらえればと思います。作成の流れは以下となります。1.業務ルールをまとめる2.まとめを解析する3.ワークフロー図に落とす上司と部下の簡単な報告業務を例に説明します。業務ルールのまとめと解析まずは「1.業務ルールのまとめ」です。対象となる業務ルールをまず文章で整理してみましょう。上司が部下に報告書の作成を依頼し、部下は作成を行って上司に提出する。上司は提出した内容をチェックする。ヒアリング結果は上記のようになります。次に箇条書きにまとめます。まとめる際に注意すべきことは以下です。1文づつ箇条書きにし、アウトプットを明らかにする。まとめを行いますと、<業務ルール:まとめ>1.上司は部下に報告書作成の指示する。(アウトプット:報告書作成指示)2.部下は報告書を作成して上司に提出する。(アウトプット:報告書)3.上司はチェックして問題あれば差し戻し、なければ業務を終了する。(アウトプット:報告書チェック結果)となります。まとめを見るとなんとなくワークフロー図を描ける気がしてきませんか?文章をスイムレーンやタスクにマッピングすると最初のヒヤリングによる文章がワークフロー図として表現されます。※「1.」は、業務の開始工程となりますので「開始イベント」から接続されます。部分はどうなった?」と思われましたね。それは、「2.」の文章を落とす際に明らかになります。同様に「2.」の文章を記述しますと、となります。結ぶ線の矢印の向きで表現されます。部下としては「報告書を作成する」「報告書を提出する」という2つの作業があるわけですが同時にできることでもあるので1つの工程としてまとめることができます。「1.」「2.」と同様にして「3.」も記述すると、となり、完成です。※「3.」は業務の終了のタイミングですので最後は「終了イベント」に接続されます。まとめ例となる「報告管理」業務が非常に簡単な内容であります。限らずワークフローシステムの評価において「実現したいワークフローがどのようなものになるかを確認してみること」は、重要です。以外のワークフローシステムにおいても同様に業務をまとめ、お試しサービスなどで比較・評価を行ってみてはいかがでしょうか?ということで、次回は、さらに突っ込んで、今回作成したワークフロー図を元に詳細設定のコツを説明したいと思います。チェック」という名称をつけています。「何をXXXするの?」と一見、わかりにくそうに思う方もいらっしゃるかもしれません。いう名称になると思います。用いて業務を進行させる際には、業務の名称と工程の名称を合わせてみることになりますので、工程名称に「何を」を省いても利用者には理解できる内容となります。