所得税や法人税などの国税に関する書類は紙の保存が原則ですが、一部要件を満たしたものについては電子保存が可能です。平成10年7月に施行された法律ですが、平成17年にはスキャナ保存制度が導入され、ここ最近も27年、28年と改正が続いており適用要件が大幅に緩和されました。実際はすべての帳簿・書類を今すぐ電子保存をできるわけではありません。定めている保存方法は、大きく分けて、3つあります。)の電子保存を認めています。クラウド会計ソフトは要件を満たさないため、現状(2019年10月現在)では帳簿の電子保存はできません。次に説明する書類のスキャナ保存のことで、帳簿は原則紙出力となりますのでご注意ください。契約書や領収書など、「紙」媒体であるものの電子保存を一定の要件で認めています。平成27年度の改正でスキャナ保存(スキャナで紙の領収書等を撮影し、その電子データを原本とできること)の幅が広がり、以前よりは使いやすくなりました。こちらはクラウド会計ソフトも対応しています。電子取引の取引情報の電子保存インターネットを利用して取引情報のやり取りをした場合の電子保存です。こちらは、容認規定ではなく「義務」となりますので、会計ソフト等関係なく最初から電子保存が原則です(紙で印刷して保存も可能)。当記事では書類の保存のうち、スキャナ保存にについて説明します。スキャナ保存の対象となる書類スキャナ保存の対象となる書類は以下のとおりです。平成27年度改正の前は、スキャナ保存の対象は3万円以上のものに限られていましたが、現在は金額に関係なく対象にできるようになりました。申込書などスキャナ保存の要件スキャナ保存の要件は、以下のとおりです。上記のうち、1、4、9以外はシステムが要件を満たしていれば可能です。ユーザーが直接かかわる1.税務署への承認申請4.タイムスタンプの付与9.適正事務処理要件を見ていきましょう。スキャナ保存するためには、スキャナ保存を開始しようとする日の3か月前までに所轄の税務署に「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」を提出しなければなりません。電子保存するためにはタイムスタンプ(受け取った日時を示す文字列)を付さなければなりません。クラウド会計ソフト(freee、MFクラウド)はこの機能を有料で利用することができます。書類を受け取った者は、書類に手書きで署名の上、3日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。(書類を受け取った者以外がタイムスタンプを付す場合には、37日以内)適正事務処理要件を満たす必要ありスキャナ保存が適正に行われているか、社内で規定を定める必要があります。(適正事務処理要件)具体的にはチェック体制ができているか(原則2人以上の担当が入力を担当)定期的な検査を行っているか(紙とスキャナ画像が同等であることを確認)不備があった場合の改善体制がとられているかを規定する必要があります。図で表すと次の体制をとっていることを定めた規定が必要になります。上記で示したとおり書類の受領後からタイムスタンプ付与までは原則2人の担当者が必要となります。(少なくとも、書類の受領者とタイムスタンプ付与者は分ける)それに加え、経営者その他幹部(外部の業者でも可能です)が定期的な検査を行い、問題があった場合の改善体制もとられている必要があります。上記の場合、社長1人だけの会社などは実質不可能となってしまうため、小規模企業者(従業員が20人以下の事業者)に対する特例が平成28年度の税制改正で加えられました。この場合、タイムスタンプ付与までの作業を1人で行い、定期的な検査は外部の専門家(税理士など)が担当することでチェック体制の要件を満たすことができます。この場合受領者がタイムスタンプを付与するので、書類受領後3日以内にタイムスタンプを付与しなければなりません。紙の書類は、スキャンしてタイムスタンプを付与すれば即廃棄できるわけではありません。経営者や外部の専門家の定期的な検査が行われるまでは紙の領収書等は廃棄することができませんので、注意しましょう。まとめクラウド会計ユーザー向け電子帳簿保存法の適用の整理をしました。ポイントはクラウド会計ソフトが対応しているのは紙媒体の領収書・契約書等をスキャンして保存する「スキャナ保存」のみ。タイムスタンプを付与する場合には、受領後3日以内に行う適正事務処理要件は3つ(チェック体制・定期的な検査・改善体制)小規模企業者の場合には、1人でタイムスタンプ付与まで行い、定期検査を外部の税理士等に任せることによってチェック体制が満たされているとみなされる例外ありです。「紙の領収書を廃棄しても良い」を満たすためのハードルは高い印象です。クラウド会計の領収書読み取り機能は仕訳を効率よく行うためのものとして利用してみて、もう少し様子をうかがうのも手かと思います。料金プロフィール個人ブログビジネスブログ執筆/取材/講演実績(ご依頼もこちらから)レンタルスペース(フリービズ会議室桜木町)お問い合わせ最新の個人ブログ税務調査は人間臭さの極み。