シゴトコンパス〜サラリーマンの仕事の羅針盤スマートフォン専用ページを表示シゴトコンパス〜サラリーマンの仕事の羅針盤あなたのサラリーマン人生の羅針盤として使っていただければ嬉しいです。ウィジェット仕事で上司から「×××の報告書を作りなさい」と指示されたり、メールでちょっと長文のメールを書くことがありますよね(以下、まとめて「報告書」といいます)。この時に、わかりやすい報告書とそうでない報告書を見比べてみると、わかりやすい報告書にはいくつかの特徴があります。・設問者が期待した答えがある・だれに何をして欲しいのかが分かるというポイントが押さえられています。一気に書くと長文になってしまうので、「報告書に必須の4要素」シリーズとしてご紹介します。最初に登場人物をご紹介しておきます。文書を作ることを意識して使い分ける事があります。設問者も含まれるが、報告書は多数の人が読む場合もある。■4要素を使った報告をするために今までの記事で、報告書の4要素について、私なりに考えていることを書いてきました。これは、私の経験則で「うまく行った」「うまく行かなかった」ものについて、分析してみた結果なので、業種や会社等によって、どこに重きがおかれるか、それ自体が必要か、他にも重要な要素がある、など違いはあるかと思います。ビジネス書なども参考にしましたので、基本的な構造はほぼ押さえていると考えています。勢いで書いた報告書などはこうした構造がすっぽり抜け落ちているので、「思いつくことを思いつくままに書いたな...」なんていうことがわかってしまったりします。提出した報告書を上司が表紙だけ見て、書類入れに放り込まれないようにするためには、事前の推敲は必須で、その拠り所のひとつとして読んでいただければありがたいです。最後に、この4要素で考える習慣をつけるためのちょっとしたコツについてご紹介したいと思います。■4つの要素を考えて、基礎構造を検討する文章を作ったり、ビジネス上の会話をするときには、この4要素を意識して考えてみてください。今アウトルックを開いてみて、自分宛てに来たメールを一つだけ適当に開いてみてください。その・問い・テーマ・答え・反応をそれぞれ書き出してみてください。相手の言葉ではなく、自分の言葉に置き換えて。これらの設定は、これから組み立てていく論理の導入部と本論の輪郭をつかむための、いわば準備運動です。報告には、このテーマ建てが正しいのかを確認する部分が導入部になります。回答となる本論を展開することになります。導入部が間違っていれば、その時点で以下の本文を苦労して読むことはありません。※この導入部というか、テーマが書かれてないメールや文章も多くて、意外と苦労します。※私も、あまりかけてない方ですね。相手が関心を持つ「問い」と、期待する反応から導かれる重要な「問い」がずれていたとします。自分としては、シェア向上策の実行を承認してもらうために、問い「向上させるための施策は?」に重点を置いたつもりが、上司はアクション以前の問い「低下の原因はなにか?」に関心を持っている、といった場面もあります。いうことにならないよう、報告書が完成する前に、期待する反応が相手を考慮せずに先走っていないかどうかをチェックする報連相が重要なんですね。相手の関心事の問いに十分な説明を用意して、さらに、なぜ、今シェア向上策の実行の承認が必要なのかを説明して、相手の関心を自分の関心のある問いにまで広げられないか、と考えることが有効です。熟知する担当者である以上、報告者の言いたい問い「向上させるための施策は?」の説明が、担当者ならではの広がりや詳しさを備えていてはじめて、読み手は納得します。期待する反応、読み手、書き手の各観点から、テーマを考察することに意義があります。複眼的にテーマを考察することで、読み手に納得感を持ってもらえ、書き手にとっても期待する反応を引き出せる本論の輪郭をつかめるからですね。ついて、何のために、誰が、誰に向けて書くのか]というコミュニケーションの設定が暖味模糊とした状態。これが、わかりにくい文書の温床になる。気をつけたいのは、「何について,何のために書くのか」、つまり、文書のテーマと読み手に期待する反応が暖昧なまま、書く作業に邁進する、という落とし穴だ。行き先未確認の見切り発車は禁物だ。テーマ、読み手に期待する反応、書き手、読み手というコミュニケーションの設定をしっかり確認しよう。これから進める文書全体の組み立てのィメージを持てるからだ。・導入部の土台となる、文書のテーマと期待する反応は何か?・本論では、テーマをどのような「問い」に置き換えて答えればよいのか?・答えるべき「問い」が複数あるならば、どれに説明の主眼を置くのか?この確認を通して組み立ての輪郭をつかむことができる。本章で取り上げた組み立ての準備は、一見、書くことからかけ離れているように見える。わかりやすく論理的な文書をスムーズに組み立てるうえで欠くことのできない、必須の準備だ。「急がば回れ」はロジカル・ライティングにも当てはまる。準備が整い、導入部を下書きしたら、次は文書の核になる本論の組み立てに進もう。ご参考になれば幸いです。『ロジカル・ライティング』マッキンゼー出身のコミュニケーションスペシャリととして、ロジカル・シンキングをベースにしたコミュニケーション術を一般に広める著者の代表的一冊。あるがこちらのほうが内容がソフト。●「...による」には2つの意味が存在する論理的な文章を書く際に、気をつけている単語があります。「〜によって」「による」「により」この単語が一つの段落や文節に2つ以上出てきたら、多分読まされる人は苦痛です。意味がわからなくなるから。「によって」を多用してはいけないこの「によって」という単語は結構便利な接続して、因果関係のある事象を結びつけるのに使用します。「AによってBの問題が発生した」みたいな文章です。ところがこれが多段接続する時があります。書き出していて、色んな場面でこのチェックリストを見ながら、抜け漏れがないかをチェックしています。メールなどでも、報告書を出すときにでも、読みやすい文章を書くために、普段から文章は一度書いてから推敲する時間をとるようにしています。そんなときに役に立つのもチェックリストです。これがあると、ちょっとした枝葉末節の部分にとらわれずに、効率的に..●「以下の通り」は使わない複数の情報を書くときに、つい「以下の通り」って言葉を使いたくなります。実際にメールやレポートなどでよく見かけます。これって冗長で、意味のない上に、「あとで説明するから」的な文章になってしまって、読みにくくなります。これを使わないように文章を構成すると、読みやすいスッキリした文章がかけると思っています。多用されているので、あまり気に留めていない人も少なくないみたいですが。説明は概要→詳細が基本『ロジカル..●お世辞も言わねばサラリーマンは務まらないお世辞やゴマすりが人間組織の歴史からなくならないのは、それが効果があるからです。「お世辞で上司に取り入る」というとなんだか聞こえが悪いですが、上司にうまく取り入っていかないとサラリーマンとしては仕事が続けにくいです。上司に嫌われて、仕事がうまく行かなくなったという例は、枚挙にいとまがないですが、上司に好かれて仕事がしにくくなる、というのはたぶんそうそうありません(よほど持っているスキルとかけ離れた仕事を割り当てられない限り)。..●部下力のみがき方3:キーメッセージ結構久しぶりですが、ビジネス書をご紹介します。図書名称:上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方著者:新名史典いかにもサラリーマンに向けの本なので、読んだことがある方も見えるかも。私のブログでも時々引用させて頂いています。ポイントだと思うのは上司が仕事のボトルネックという点。仕事の効率を挙げるためには、上司をうまく巻き込んで行くことが重要。その点を「上司を上手に使う」と著者は表現しています。久しぶりですが、ビジネス書をご紹介します。図書名称:上司を上手に使って仕事を効率化する「部下力」のみがき方著者:新名史典いかにもサラリーマンに向けの本なので、読んだことがある方も見えるかも。私のブログでも時々引用させて頂いています。ポイントだと思うのは上司が仕事のボトルネックという点。仕事の効率を挙げるためには、上司をうまく巻き込んで行くことが重要。その点を「上司を上手に使う」と著者は表現しています。今日はライバルにはあまり読ませたくない本の紹介。さまざまな交渉や営業活動、あるいは対人関係において、自分の望む答えを相手に言わせることができますか?結構難しいですよね。これをやってしまう力のことを「影響力」といいます。その影響力はどうやったら生まれるんでしょうか。周りを見渡してみると、「この人交渉上手だな」「この人が言うとみんな従うなぁ」と思わせる人がいると思います(もちろんその人の地位もあるでしょうけど)。部門長になるまでに何を学び、何を考えたのかを思い出しながらご紹介します。あなたのヒラではないサラリーマンになる羅針盤として使っていただければ嬉しいです。具体事例を見てみたい方はサラヒン〜サラリーマンの仕事のヒントへどうぞメールをくださるときは下記のリンクからお願いします。管理人にメール*このブログはリンクフリーです。リンクしたら一報いただけると嬉しいです*このブログのすべての記事は、現在務めている会社の所見とは無関係な個人的見解です。2.0Seesaaブログ。