様エンジニアリング案件と単品販売案件を一元管理できる販売管理システムを構築。東京・両国に本社を置く三國機械工業は、60年の歴史を持つエンジニアリング商社です。果たす商社でもあります。「システム一括を提案する『システム・オルガナイザー』」であることを重視して、顧客ニーズに対応した商品の開発と販売を行ってきました。システムから、ICカードを使ったタイムカードやセキュリティのしくみまで、社内業務のやり方を一新するプロジェクトを立ち上げたのは、2009年のことです。「モノ・人・金の流れをリアルタイムに見えるようにして、もっと効率よく機敏に動ける体制を作りたいと考えました。」と、プロジェクトリーダーは語ります。プロジェクトでは、さまざまな社内改革に取り組みました。販売管理について言えば、従来は、受発注の伝票ベースですべてが動いていました。AccessとVisualBasicで自社開発したシステムへ集中入力していたのです。伝票の集計はできましたが、進行中の案件の部品調達状況をチェックしたり、売掛金の回収予定を前もって把握する機能は備えていませんでした。世界中から信頼される商社として、機敏に動くことができるようにするには、販売管理システムをまったく新しい発想で作り直す必要があったのです。販売管理システム構築にあたっては、時間をかけて自社開発するのではなく、パッケージを採用することにしました。オーダーメイドにこだわるよりも、まずはパッケージを買って使い始めて、全社が同じルールに従って業務処理するということに慣れることが大切だと考えたからです。パッケージ選定は難航しました。三國機械工業は、プラントシステムを構築するエンジニアリング会社であると同時に、機械・システムを単品で販売する商社でもあります。販売部門からエンジニアリング部門へ「社内販売」することもあれば、逆に、エンジニアリング部門が作ったシステムを販売部門で「社内仕入れして外販」することもあります。した多様な業務処理をすべてカバーして、しかも、経営層が求める「途中経過のリアルタイム把握」ができるパッケージは、簡単には見つからなかったのです。機工ACE」を選びました。機工ACE」は、多品種の機械器具を取り扱う卸売業に特化した販売管理パッケージです。機工ACE』は、装置や機械の受発注管理がやりやすい、当社にとって手頃なパッケージだと思いました。『販売管理はこうあるべき』と大上段に構えてSEが机上で作ったのではなく、現場を熟知している人が、数多くの経験値を積み重ねて調整しながら出来上がったソフトという印象でした。」とプロジェクトリーダーは語ります。単発の部品を販売管理するとき、マスター登録をしなくても「登録外部品」とするだけで商品名を入力できるなど、他のパッケージにはない便利な機能もそろっていました。至るまで、データが連係しています。したがって、さまざまな角度からデータベース検索を行って、「途中経過のリアルタイム把握」をすることが可能でした。カスタマイズできることも重要なポイントでした。「他のパッケージは、製品専用のカスタマイズツールをオプションで購入しなければならなかったり、カスタマイズできる範囲に制限があったりして、とにかくカスタマイズしにくい。カスタマイズすると、パッケージ本体価格の3倍の値段がかかる製品もありました。」とプロジェクトリーダー。経営効率を高めるためのさまざまな管理資料を出力できるようにするために、カスタマイズは不可欠でした。三國機械工業の見積書は、部品ごとの仕様など、多くの情報を記載する形式であったため、見積書の備考欄を可変対応にして、長い説明付きの項目、説明なしの項目などが混在しても見やすいレイアウトが自動的に整うようにと、カスタマイズした部分もあります。「JSTは、カスタマイズの手間を嫌がらないという企業姿勢が明確でした。やりたいことをいろいろ言うと、何とかして実現してみようと前向きに検討して、何度も提案を重ねてくれます。パッケージ選びというのは、比較表に〇×をつけて決めるものではないと、つくづく感じました。」とプロジェクトリーダーは振り返ります。「途中経過のリアルタイムな把握」に成功2010年12月、新しい販売管理システムが本稼働を開始しました。使い始めて約1年ですが、パッケージを導入した狙いのとおり、業務フローが見えてきて、社内にルールができつつあります。入力制限などのシステム機能に合わせて業務を動かすうちに、全社統一の検収条件も明確になってきました。企業活動の「見える化」も大きく進化しました。見積書が300行にわたる案件も、1行で済む案件も一元的に管理して、全体がどう推移しているか、明細はどうなっているか、即座にわかるようになりました。集計して、途中経過をリアルタイムにチェックできます。機工ACE」のカスタマイズにより、ボタンをクリックするだけでExcelの表生成まで自動処理されます。単品販売もエンジニアリング案件も同じ次元で管理できるため、管理資料を用いる経営会議では、異なる部門間での議論も活発に行なわれるようになりました。2011年12月の新年度からは、売掛金回収管理も始まります。販売管理システムを、他のパッケージで構築された会計システムと連係させて、売掛金回収残の月次推移を個別案件ごとに自動計算できるようにしたのです。次には、資金繰り表の作成も計画しています。お金の流れを管理することで、経営効率が一段と高められると期待されます。ERPシステム」へと育ってきました。今後も、同社のエンジニアリング商社機能強化に向けてのさまざまな変革を、しっかりと下支えしていきます。楽商機工ACEご紹介しますどのサービスが一番適している?課題がまだまとまっていない。