すればUCオーディオデバイスを最大限に浸透させることができるでしょうか。前もって計画することです。この段階で、個人と組織の要件、全体的なUCの統合について考慮し、強力なコミュニケーション戦略を策定することが重要です。UCツールキット計画リソースによって、成功に欠かせない重要な作業を緻密に計画することができます。FAQUCオーディオデバイスの配備計画はなぜ必要なのでしょうか?音声会議からテレフォニーに至るまで、UCの主な機能はオーディオに依存しているため、そうした機能に最適なデバイスを従業員に提供することで、配備当初から自然にオーディオデバイスを従業員に最大限浸透させることができます。UCオーディオはプラグインではないため、綿密に計画することで、導入初期から快適なユーザー体験を約束し、UCの投資利益率を確実に向上させることができます。今回初めてUCオーディオデバイスを配備します。どこから始めるべきでしょうか?従業員のワークスタイルに目を向けてください。従業員は主に内勤でしょうか、外出が多いでしょうか、それともその両方ですか?在宅勤務はあるでしょうか?まったく不慣れな習慣は誰でも取り入れたくないものです。従来の仕事の進め方に従ってUCを役立てる方法を考えてください。ユーザーがUCを使用する際に必要とするオーディオデバイスは、ユーザーのワークスタイルによって異なります。試用するオーディオデバイスはどのように選択すべきでしょうか?適切なオーディオデバイスの選択には、ユーザーのワークスタイルの把握が欠かせません。使用するユーザーがいます。オフィス内で自由に移動する必要があるユーザー、有線ヘッドセットやスピーカーフォンを使用してハンズフリー通話をする必要があるユーザー、ほぼ1日中移動しているユーザーもいます。選択する製品がユーザーのワークスタイルに適していることを確認してください。どのオーディオデバイス機能をテストすべきでしょうか?テストする製品を検討して選択したら、製品機能の要件に合っているかどうかを確認します。基本的な機能と、最も頻繁に使用すると思われる機能に注目します。快適性、充電までの連続通話時間、持ち運びに便利かどうか、プラグアンドプレイ機能、全体的なユーザー体験などがあります。お客様の業務コミュニケーション目標を実現する試用テスト計画を作成します。どのようなシナリオでオーディオデバイスを試用すべきでしょうか?お客様の組織と従業員によって異なります。多くのユーザーが自宅、空港、カフェなど、雑音の多いエリアで仕事をする一方で、オープンなオフィスや個人オフィスで仕事をするユーザーもいます。従業員が通常どこでどのように仕事をするのかを把握し、それに従ってシナリオを作成します。誰がテストグループに参加すべきでしょうか?候補者のリストは、組織の仕事の進め方を反映した典型的なサンプルである必要があります。役員のシステム管理者や外出の多い従業員は、多くの場合テスターに適任と言えます。テクノロジーに詳しく、いち早く取り入れるユーザーや、IT化に熱心なユーザーなど、IT部門の協力者となるスーパーユーザーになる可能性のある従業員を特定する必要があります。UCオーディオデバイスはどのように戦略全体に組み込むべきでしょうか?オーディオデバイスによっては、既存のテレフォニーが強化される場合もあります。オーディオデバイスと固定電話を入れ替える場合もあります。ハイブリッドシナリオも可能です。その企業のUCの全体的な目的を理解して、それに応じたオーディオデバイス戦略を策定することが重要です。ワイヤレスオーディオデバイスを希望するユーザーへの対応Bluetooth®からDECTTMに至るまで、さまざまなワイヤレスヘッドセットテクノロジーがあります。所定のエリア内で機能するワイヤレスデバイスの数は、テクノロジーによって異なることを念頭に置いてください。このバランスをうまく取ることが、ヘッドセットから最高の性能を引き出すうえで不可欠です。ここでもユーザーのワークスタイル(内勤、外出が多い、バーチャル)を把握することが、購入すべきワイヤレスヘッドセットの数と種類を選択するうえで役立ちます。従業員に常に最新情報を提供することはなぜ重要なのでしょうか?従業員の仕事の進め方を変更する際には、従業員に当事者意識を持たせることが大切です。それがどのように役立つかを従業員に説明する必要があります。従業員には逐次情報を提供していく必要があります。従業員のニーズに従って意思決定をしたと従業員に感じさせることが最も重要です。配備の成功はどのように評価すべきでしょうか?オーディオデバイスがお客様の組織の目標達成にどの程度貢献できるかを測定する指標を設定します。有料の電話会議の時間や電子メールの数を削減できるでしょうか?配備前後の従業員の満足度はどうでしょうか?重要業績評価指標(KPI)に関する経営幹部の同意を得たうえで、候補デバイスを評価する際のバロメーターとして使用します。チェックリスト組織の要件と従業員の要件の決定ユーザーがサポートを得られる場所(社内イントラネット、ウィキ、ビデオ、オンライントレーニングセミナー、オーディオデバイスセットアップのオンライントレーニング、特定のソフトフォンとオーディオデバイスのセットアップオンライントレーニングなど)に関する情報を継続的に共有します。試用の成功を決定付ける要因をまとめます。ユーザーの実際のワークスタイルを反映したテストシナリオを定義します。テスト期間と評価方法を含む試用テスト計画を作成します。担当テストチームを指名します。メーカーとUCオーディオデバイスの選択メーカーのサポートを評価します。メーカーからどの程度技術的ノウハウを学ぶ必要があるかを把握します。サードパーティのUCオーディオデバイスの耐久性について調査します。製品デバイスを評価します。量および価値と、付加価値機能を比較します。ユーザーのワークスタイルを反映した製品群を特定します。試用するオーディオデバイスを入手します。入手したデバイス上でUCプラットフォームをテストします。次のようなテストを適宜選択します。誰がどのようにオーディオデバイスを取り付け、サポートするか決定します。複雑さとコストのバランスの取れた戦略を策定します。ビジネス要件の枠組みの中でどのようなレベルの制御が必要か(マネージドIT、ITビジネスパートナーシップ、またはIT規格の利用)を把握します。既存のテクノロジーがある場合、統合のレベルおよび既存テクノロジーの今後の役割について検討します。そのアプローチのスケジュールへの連続的な影響、必要なオーディオデバイスの種類、サポート戦略を特定します。次のアプローチによってもたらされる影響は多岐にわたります。反対意見を持っている可能性のある部門や個人を特定し、当事者意識を持たせます。後援者となる役員を募り、プログラムの内容を従業員に伝える作業をサポートしてもらうことで、従業員側の受け入れ体制を整えます。変更内容とそのメリットに関する綿密なコミュニケーション計画を作成します。知識を増やし、サポートを提供するスーパーユーザーを募り、トレーニングを提供します。今後のユーザーへの浸透フェーズのために指標を特定します。(最初の通話などの指標)などがあります。UCオーディオデバイスは選択されました。計画は準備できています。今こそ、物理的な配備に備える時です。UCツールキット配備リソースを使用すると、製品の受け取りや保管の手配から、全社的なコミュニケーション計画の作成に至るまで、従業員の新しいUCオーディオデバイスをサポートする最適な方法を特定することができます。FAQUCオーディオデバイスの配備はなぜ重要なのでしょうか?円滑に配備することで、ユーザーに確実に浸透させることができます。ついてはどうでしょうか?配備を成功させるには、組織全体にオーディオデバイスを配備するための明確なアプローチを確立する必要があります。検討すべき重要な問題にはどのようなものがありますか?コミュニケーション。ユーザーと継続的にコミュニケーションを取る必要があります。十分な情報を得たユーザーは、個人的に取り組む必要があると認識し、変化を受け入れ、変化にストレスを感じにくくなります。遠隔地のユーザーに、どのようにオーディオデバイスを発送し、取り付けるかを検討します。トレーニングとサポート。ITサポートチームを動員して、トレーニングを提供し、デバイスを配布、サポートする体制を整えます。配備段階でユーザーにどのようなことを通知すべきでしょうか?スケジュールと、想定される状況に重点を置く必要があります。いつ、何が行われるか、そして期待されているユーザーの対応を伝えます。トレーニングとサポートのプロセスについても必ず通知します。定期的なコミュニケーションが鍵となります。配備に関してどのようなコミュニケーション手段が最適でしょうか?ユーザーにとって最もわかりやすい、さまざまなコミュニケーション手段を用います。ユーザーの学習スタイルに対応することで、当事者意識をさらに深めて、全員が確実に習熟する機会を得られるようにします。可能性のある手段として、全員参加のミーティング、企業ポータル、電子メールなどがあります。役員に協力を求めて、いつでもメッセージを提供できるようにします。上級幹部も同じ導入とサポートを受けるのだとユーザーに感じさせることができれば、目指すべき目標が明確になり、変化への抵抗を和らげることができます。どのようにしてIT部門の体制を整えるべきでしょうか?UCオーディオデバイスのサポートにどの程度の帯域幅を割り当てる必要があるかを、IT部門の責任者とともに試算します。スタッフが十分に機能するように、IT部門、特にヘルプデスクとUCサポート担当者ができる限り多くのオーディオデバイスを試用できるようにします。秩序だったトレーニングに加えて実践的なトレーニングも提供して、サポートチームのメンバーが知識を深められるようにします。ヒントと裏技を教えて、最初のサポートコールに対応できる体制を整えます。オーディオデバイスの配布に関してどのようなベストプラクティスがありますか?ユーザーの物理的な場所、そのユーザーがどの程度のサポートを必要としているか、特別な配慮が必要なユーザー(役員など)がいるかどうかを検討することが重要です。ユーザーの勤務地が同じオフィスに集中している場合、ユーザーがオーディオデバイスを受け取って署名する場所を1カ所にすることを検討します。配備時の実践的なトレーニングやビデオトレーニング演習を提供します。外出の多い従業員やバーチャル従業員にオーディオデバイスを発送し、オンライントレーニングツールやオンラインセミナーを提供しなければならない場合もあります。提供することをお勧めします。このガイドには、新しいオーディオデバイスの設定方法と電話の発着信方法に関するカスタマイズされた手順を掲載する必要があります。UC製品ファミリーの多くを取り上げた一連の『クイックセットアップガイド』を作成しました。従業員がテクニカルサポートを利用する際に使用する電話番号と電子メールアドレスが記されたカードを含めることも検討してください。オーディオデバイスを取り付ける必要があるのは誰ですか?従業員のテクノロジーに対する意識、オーディオデバイスのタイプ、UCプラットフォームによって異なります。多くの有線ヘッドセットはプラグアンドプレイであるため、取り付けは簡単です。使用するUCアプリケーションによっては、ソフトウェアが必要なものもあります。ワイヤレスオーディオデバイスはもう少し複雑で、取り付けに時間がかかり、設定調整が必要な場合もあるため、ユーザーがITサポートを求める可能性が高くなります。チェックリストプロセスの通知方法の選択ユーザーがさまざまな方法で学習できるコミュニケーション手段とトレーニング方法を考案します。可能であれば、オンライントレーニングセミナー、イントラネットからのダウンロード、ビデオ、対面式のミーティング、ポスターなどの選択肢を提供します。サポートスタッフ向けのトレーニングの準備サポートスタッフと相談して、次の準備を行います。サポート戦略(セルフサービス、フルサービス、または両方)を決定します。戦略はユーザーのタイプとオーディオデバイスに応じて異なります。サポートスタッフに対し、配備のスケジュールと作業について説明します。配布戦略を選択します。トレーニングを提供します。サポートスタッフに新しいオーディオデバイスを配布します。オーディオデバイスがニーズに対応していないとユーザーが判断した場合に、どのようにして交換やアップグレードに対応するかを決定します。ロジスティクスへの対応デバイスの数とユーザーのタイプ(内勤、バーチャル、外出が多い)に応じた配送戦略を策定し、次の配布手段のいずれかを選択します。セントラルサイトを活用します。ユーザーのデスクにオーディオデバイスを置きます(または取り付けます)。遠隔地の従業員にオーディオデバイスを発送します。取り付けのサポートオーディオデバイスの取り付けをサポートするリソースについてユーザーに通知します。複雑なモデル(ワイヤレスなど)や特定のユーザーグループ(役員など)のための追加の取り付けサポートについて検討します。技術的リソース、人的リソース、知識面のリソースを提供して、サポートスタッフとヘルプデスク(それぞれ分かれている場合)の体制を整えます。新しいオーディオデバイスに関する最初のサポートコールを受ける体制がすべて整ったことを、迅速に再確認します。