寄せられた相談の一部を紹介します。関わる場合がほとんどです。人的ミスを減らして、作業効率をアップしていくためにも、業務の様々な問題にメスを入れることが必要です。ヒューマンエラー対策(5)ヒューマンエラーをゼロにする7つのアプローチオフィス業務は、作業が個人に依存したやり方、標準化がされていないため本人しか分からないという業務も多くあります。直接の上司も、担当者がどうやって毎日の仕事を処理しているのか?本人に聞かないと分からないのです。そこで自身の行っている業務のフローを書いて、見える化することによってムダが見えてきます。そのムダを省いて、標準化を図ります。インプット情報は何と何があり、それを処理することによって次の部署にアウトプットします。顧客からの注文書を受け取って、それを基に外注へ製造指示を出したり、材料を発注したりします。その処理の中でミスを起こさないよう、確実に作業するにはどうしたら良いのかを考え改善します。事例1問題点:会計課のGさんは、取引先から請求書を受け取ったが、後で処理しようと思っている間についつい忘れてしまい、指定された支払日にまで支払処理ができなかった。本人のうっかりミスでありながら、会社の管理レベルが低いと見なされ、信用を傷つけた。対応策:請求書を受け取ったことをトリガーに処理するのではなく、取引が発生した時点で記録しておき、たとえ請求書が届かなくても、支払する必要があることを把握できるシステムを導入する。事例2問題点:パートで働くWさんは、封筒へ書類を入れる作業中、内容と封筒の宛名の整合確認を怠り内容を取り違えて封入してしまった。分析データを取得、提出書類を作成する担当のKさんは、提出期限に間に合わせるため前回取得データをアレンジして提出書類を作成しました。公的機関はほとんどデータの内容はチェックしないため、Kさんは時々、このようなやり方で、書類を作成しています。ところがある時、市場にて製品のロット不良が発生したため、公的機関立会で分分析を行ったところ申請データと異なっていることが判明し大きな問題となりました。対応策:問題のある書類が作成され、社外へ出てしまうのは、管理が不在であると言えます。管理者は、データの妥当性をすべてチェックすることはできませんが、書類作成担当者が、毎日の業務をどのような手順で行っているのか把握しておく必要があります。方法はいろいろありますが、時々、データの妥当性に関するヒヤリングを行うあるいは、成分分析を行っている現場を巡回するなどです。オフィス業務においても「自工程完結」の考え方が必要です。いうトヨタの基本理念を基本とする取り組みのことです。最初は後工程に不良は渡さないという製造現場の取組から始まり、今では間接部門のミス防止、生産性向上を目的に展開されています。フォーマット、マニュアルを多数準備しました。:ネット相談フォーム無料で質問、問い合わせなどメール、電話でお答えします。最新品質管理情報が得られます。reserved.Seesaaブログ。