murakami退職の引継ぎ|後任者に喜ばれる引継書の作り方・テンプレート有ツイートシェアはてブLINEPocket退職するときの業務の引継書の作成についてお困りではありませんか?業務の引継書を作ることは多くありません。自分の退職で後任者のために引継ぎ書を作りますので、迷惑をかけないように作っておくことが大切です。残された人が安心するポイントは、後任者が「後は自分でなんとかなると思う」という状態になることです。あなたがいなくなっても引継ぎ書があれば大丈夫という資料を作っておくことで希望通りの日に退職することにつながります。こちらのページでは、『引継ぎ資料のテンプレートとサンプル』、『書き方のポイント』について解説していきます。こちらを全て読めば、後任者が安心できる引継ぎ書の作り方が分かり、スムーズな引継ぎを進めることができるでしょう。目次1.引継ぎ書を作成するベストなタイミング2.引継ぎ書が喜ばれる理由3.全体像が分かる『業務スケジュール資料』を作成4.後任者が理解しやすい引継ぎ書の作り方5.使う資料、データの保管場所一覧6.引継ぎをスムーズに進める3つのポイント7.職種別の引継ぎ書の作成ポイント8.まとめ1.引継ぎ書を作成するベストなタイミング引継ぎ書は、引継ぎの「退職を決意した日から」コツコツ作成しておくことが大切です。辞意表明をした後に作成するのではなく、辞意表明前に作成する理由は日々の業務を行いながら、引継ぎ項目を追加しておくことで、抜け漏れが無くなる引継ぎ書を作る作業が大変なので、すぐには作れないことです。通常の業務の合間や休憩時間、就業後の時間を利用して少しずつ作成しておくと理想的です。辞意表明後は、なるべく後任者への引継ぎ期間を確保するために、引継ぎ書を事前に作成しておくと良いです。今の職場をスムーズに退職するために引継ぎ書を作成しておくことをおすすめしています。喜ばれる理由あなたがいなくなっても、これを見れば大丈夫という安心感がある引き継ぎの全体像が分かりやすく、後任者が安心する引き継ぎ項目の抜け漏れが無くなる上司に退職時期の相談をした時に、引き継ぎ期間の目処を立てやすい後々、後任者が異動、退職した時も使える引継ぎすべき項目をデータに残しておくことで、あなたが退職する時、周囲の不安を少なくすることができます。通常業務スケジュールは「年間スケジュール」と「月間スケジュール」に分けられます。業務によっては、週間スケジュールを作成しても良いです。スケジュールのイメージはこのようなイメージです。大カテゴリ・・・・年間スケジュール中カテゴリ・・・・月間スケジュール小カテゴリ・・・・週間スケジュール(必要であれば作る)3-1.年間スケジュール業務の全体像を説明するうえで、年間スケジュールを作成しておくと、伝えやすいです。業務内容に作業概要を書いて、補足する期間を入力するときに『→』について、図を挿入しても良いですが削除するや修正作業が手間になります。年間スケジュールでは細かく業務内容を書く必要はありません。概要が伝われば問題ありません。KB年間スケジュールdownload3-2.月間スケジュール営業や管理部門、販売職など月ごとにルーティンワークがある場合は月間スケジュールを立てておくことをおすすめします。必要であれば担当者名も書く書き方で注意すべきポイントや補足があればコメントを書く月間カテゴリを作成する理由は、月ごとの業務スケジュールを整理することに加えて、退職する時期に一緒に業務を行えないときに退職後、後任者のための備忘録の役割を果たします。行うルーティンワークをOJTで引き継ぐことはできませんので、口頭のみの説明となります。退職・引継ぎ時期以外の業務については、より細かく情報を残しておくと、後任者のために役立ちます。後任者が理解しやすい引継ぎ書の項目は、こちらの項目を記載しておくと良いです。業務の目的や意図、最終的なゴールを書きます。前後の仕事の理解が深まるポイントになりますので、仕事の目的を書いておくと後任者の理解が深まります。作業手順、過去の作成データ作業手順を箇条書きで書いておくと分かりやすいです。家電製品の取り扱い説明書のように順を追って作業を進めていけるように書くと良いです。etc注意点として、専門用語や社内用語は控えておきましょう。いつまでに完了すべきなのか」、「いつまでに提出すべきなのか」といった納期を書いておきましょう。終わらないような仕事があるときは、「作業見込み、3~4h」などと必要な作業時間の目安を書いておくと良いです。業務の都合上、連携する部署や担当者がいる場合は記載しておきましょう。他部署から情報を入手しなければならない場合など、記載しておきましょう。するときに連絡する報告先、取引先を書きます。取引先の場合、担当者レベルまで記載し、担当者に関する情報をなるべく残しておくことが大切です。備考、自分が工夫したところ、過去に失敗したこと役立つ引継ぎ書とあまり役立たない引継ぎ書の大きな違いは、「備考欄」にあります。備考欄の厚みが仕事のノウハウになります。失敗したり、困ったりしたときの対処法が書いてあると後任者が非常に安心します。過去のトラブルやミスの事例を共有しておき、同じような事例が発生しないことが周囲の安心につながります。使う資料やデータの種類が多い場合は、一覧表にしておくと良いです。>カテゴリは年間スケジュール・月間スケジュールで使用したカテゴリ名と同じにするファイル名・バインダー背表紙のタイトルを書く保管場所(社内システム・共有フォルダ内、保管庫の所在)を書くデータ形式は後任者が使える(使いやすい)ものを使いましょう。一般的にはmicrosoftのオフィスを使います。KB保管場所一覧表download6.引継ぎをスムーズに進める3つのポイント引継ぎを行う場合、「口頭での説明」もしくは「OJT」になります。以下の3つを押さえておくと引継ぎがスムーズです。引継ぎ期間は遅くとも2週間一緒に仕事して、引継ぎ項目の確認を進めていきましょう。後任者が説明を受けて、実際に作業を進めると出てくる疑問や不安に対してフォローしておきましょう。7.職種別の引継ぎ書の作成ポイント職種別に引継ぎ書の作成するときのポイントをご紹介します。実際に作成するときの参考にしてみてください。営業職の場合、多くは取引先との業務が中心に引継ぎしていきます。関係書類の所在を分かりやすく残しておくことが大切です。共有しておきましょう。カテゴリを作り、顧客ごとにテキストに残しておくとよいです。事務職の場合、業務のサイクルが早いため、月間スケジュールだけでなく週間スケジュールを作ることも有効です。取り扱う書類やデータファイルが多くなりがちですので、保管場所一覧表を作成しておくと良いです。必要であれば、「引継ぎフォルダ」といったようにデータをまとめておくことも有効です。企画職の場合、過去の調査資料や過去の企画資料を共有しておくと良いです。それらの資料について、フィードバックを受けている場合は、その結果も共有しておきましょう。過去の事例を参考にしたり、再利用することができると後任者の仕事の質が安定します。8.まとめ退職する時は、謙虚な姿勢で後任者に業務を引き継ぐことが大切です。引継ぎ書は、自分がいなくなっても後任者が代わって仕事ができる状態にするためのマニュアル代わりとなります。誰が見てもわかりやすい内容に仕上げておきましょう。こちらの記事が皆様の退職時の業務の引継ぎに際し、お役に立てれば幸いです。退職ツイートシェアはてブLINEPocketfeedly上司への退職の切り出し方・伝え方のコツ|使えるフレーズを紹介!青森でおすすめ転職エージェント3選|5つの評価軸で15社をランキングRECOMMENDこちらの記事も人気です。