編集部にメッセージを送る「furi-kake」は、2020年2月25日(予定)「まいにちdoda」にリニューアルします。記事は変わらずお楽しみいただけます。記事2018-10-01ダラダラと長い会議になってしまっていませんか?効率の良い会議の進め方、11のコツ会社で行われる会議は有意義な時間にしたいもの。このページを読んでいるあなたは、会議の進め方に問題意識を持っているのかもしれませんね。スタディ-雑学Tweet会社で行われる会議は有意義な時間にしたいもの。このページを読んでいるあなたは、会議の進め方に問題意識を持っているのかもしれませんね。「最終的な目標は何だったんだろう?」なんて感想や不満が、会議が終わった後に参加者からでてきてはいないでしょうか。そんな会議は、いわば無駄な会議ですよね。そこで今回は、効率的に会議を進めるための11のコツを、【準備編】と【会議中編】に分けて紹介します。会議を効率的に進めるには、事前の準備が極めて重要です。“資料を作って、はい終わり”では、当日の会議で結論が出ずに終わってしまうでしょう。出席者の不満が続出することは不可避です。念入りに準備するに越したことはありません。どこに注意して準備すれば良いのでしょうか?大前提、会議のゴールを明確にしましょう会議の目的が決まっていないと、どこまで話し合うべきか分からず、だらだらと長引く会議へなってしまします。最終的なゴールが決定していない会議ほど、無駄なものはないのです。「意思決定が目的なのか」「議題のアイデア出しなのか」などを決めて、会議には望みましょう。会議の目的を決めて終わりとならないように、目的を事前に周知した上で会議を始められるようにするべき。達成のための対策を考えることにつながります。会議の開始後に話されるよりも、圧倒的に効率的でしょう。2.無駄な大所帯は避けるべきです会議に出席する際に、人件費を考えるのは、会議をする上で必要なこと。そこで、目的決定と共に出席者の決定も行います。“意思決定”を目的と設定した場合、裁量権を持つ責任者の出席が必要になるでしょう。他の出席者は、この意思決定に影響を受ける人や実際に関わる人に絞るべきです。無駄に出席者を増やしても、出席者の時間を奪うだけで人件費がかさみます。関係ないやと思っている人が参加しているのは、非効率的でもあります。本当にこの会議にこの人は必要なのか、事前に考えれることは、あらかじめ決めておきましょう。開始と終わりの時間を決めても、それ以上に時間がかかってしまうことはしばしば。時間にルーズになってしまうことに慣れてしまうと、効率化は図れません。時間を決めたら、その時間できっちりと区切ることが大切。終了の時間が曖昧になってしまうため、会だらだらした会議になってしまうのです。“時は金なり”という言葉があるように、会議が伸びたら人件費も含めて、お金がかかります。事前に決めた時間内で目的を達成できるようにしましょう。4.効率的に進めるため、議題をまとめる会議の多くは、幾つかの議題について話し合うことでしょう。故に、一つの議題について話し合える時間は限られています。効率的に進めるために、事前に議題ごとに決めるべきものがあります。挙げられた議題について黙々と話すだけでは、単調な会議になってしまいます。これでは最初はいいものの、次第にみんなのやる気が薄れていくでしょう。優先順位をつけ、どこに注意して話し合いをしてもらいたいのか、より良い会議にするためには詰めておきたい部分です。5.会議をするタイミングを見計らう会議は、そのタイミングも効率化に影響が出てきます。そこで、避けたいのは、月曜日の朝一。ただでさえ、朝一の会議は億劫。それに加えて、週明け......仕事を忘れて過ごした休日の後は、仕事に対するやる気も上がりづらいでしょう。意識したいのが会議の内容を踏まえたタイミング設定です。アイデア出しが目的の会議ならば、お昼の後などの方が、意見が活発になるかもしれません。事前にどんな会議にしたいのか、考える事も大切な準備です。【会議の進行編】いくら事前に準備したとしても、当日、だらだらしたものになってしまっては上手く会議は進みません。準備を意味のあるものにするためには、会議中の意識も大切です。ファシリテーターなどの立場になった際など、会議中にはどこに気をつければ、効率的な会議を行うことができるのでしょうか?解説していきます。会議が始まる時、なんとなく始めてはいませんか?何事の始まりが肝心です。始まる会議に関して、出席者が同じ方向を向く意味も込めて、事前に決めた事項を確認すると良いでしょう。具体的には、準備編の4.で決めたことを始まる時に共有することで、意見の質も向上するのではないでしょうか?会議の始まりで曖昧な方向づけをしてしまうと「結局これはどこまで話し合うんだっけ?」と、最初に逆戻りということも考えられます。効率的に進めるために、最初に情報の共有を徹底しておきましょう。後ほど議事録を共有は非効率?会議の発言内容、決定したことなどをメモしておく議事録。これは、会議終了後に共有することが多いかもしれません。効率化を図る上では、その場で共有することも良いでしょう。どんな発言があったのか、いちいち発言した人に確認していては、それだけで多くの時間が取られてしまいます。そこで、その場で議事録を見ることによって、簡単に発言したことを振り返ることが可能に。ここで時間を短縮する分、他のことに時間を使うことができるので、効率化に一役買ってくれることでしょう。会議は、いかに限られた時間の中で、話し合うことができるかが勝負になります。出席者の目的の共有も大切ですが、時間の共有も非常に大切です。そこで、各々の時計で時間を図るのではなく、大きな時計を会議室に設けるなどして、同じ時間を見ながら話し合いましょう。「10分で対策を決めましょう」と言われた時に、10分間という時間は共有していても、始まる時間は出席者の時計によってズレが生じます。タイムキーパーがいても、その時間が出席者全員に見えていなければ、あと何分だろうと気にすることになりかねません。みんなが一つの時間軸を共有することは、最も簡単に効率化を図ってくれるのです。9.司会者は定型文で会議を進めるどんどん本題から離れている時、皆さんならどう対処するでしょうか?「なんて言って戻そうか......」と少しでも悩んでしまった人に、是非参考にしていただきたいのが、発言の定型文化。次の議題に進みたい時→「意見が出尽くしたと思うので、次の議題へ」もっと深く話し合ってほしい時→「これでは、目的に届かないと思われるのですが」など、様々な場面を思い浮かべて、その場の発言を定型文化します。すれば、その場で迷うことなく、会議の進行を正しい方向に導くことができるでしょう。その場は、議題の話し合いに集中するためにも、ぜひ使ってみてください。10.発言者を偏らせない出席者の中でも、発言の数に差が出てしまいます。これは、正直仕方ないこと。積極的に話している人だけに目を向けることはよくありません。意見を述べている人は、自分の意見しか見えていないことが多いからです。偏った人が中心となって進めてしまうと、それ以外の人が発言しづらい場にもなってしまいます。これでは、会議の意味が薄れてしまいます。そこで、発言していない人にも意見を求めてみましょう。そのおかげで、行き詰まった会議が円滑になることもあります。出席している人の中でも、互いを気にとめることで、会議をスムーズに進めることができるでしょう。出席者全員が同じ目的を持ち、方向を向いて、時間も共有。することで、会議の無駄を省き、効率化が図れると書きました。その中でも、会議中に関係ない音を出す人がいたら......。意見も出さず、副職をしていては会議の妨げになってしまう可能性もあります。出て行ってもらうのが一番ですが、上司だとなかなか......。いう時は副職できないように持込めるものを制限するのも、効率化には効果的です。プレゼンする人だけパソコンを持込めるといった、関係ないことをさせない環境を作ることも、会議の際は必要になります。意味のある会議をするために会議の効率化を図るには、大きな苦労を要します。事前の準備も然り、会議中でも、多くのことに気をつけなければなりません。会議をしていては、会議そのものが嫌いになってしまいます。一度そうなってしまうと、効率的に会議を進めるのが益々難しくなってしまうでしょう。11のコツの中から、できることから参考にして、実践してみてください。実際に働く人たちに聞いた、職業あるある。印刷が上手くいかない時に押さえるべき基本もっと見るfuri-kake(フリカケ)とは日々の仕事で悩んだり、不安に感じたり、うまく言語化できないけど「なんかモヤモヤする」。furi-kake(フリカケ)は、そんなモヤモヤした原因に気づくことのお手伝いし、分かるきっかけを提供します。詳しく見る読者登録をすると、最新情報が届きます!※はてなのアカウントが必要です。Reserved.スターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。