スマートワーク総研ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。【第12回】スライドは説明1枚3分の黄金則で作る(2)Tweet2018/09/25戸田覚の週刊「ジバラ」-自分働き方改革のススメ【第12回】スライドは説明1枚3分の黄金則で作る(2)前回は、スライドは1枚3分の目安で作成することを説明した。内容によって説明時間を多少前後させるのは問題ない。10枚のスライドがあるなら合計30分で説明するのがちょうどよい目安になるということだ。この法則に従えば、プレゼンの時間が決まれば自動的にスライドの枚数が明確になる。これによって、ムダなスライドを作りすぎたり、逆に足りなくて時間が余ることも防止できるわけだ。徹底してムダを排除するのが自分働き方改革(ジバラ)では、とても重要だ。今回は、決め打ちした枚数のスライドに適正な内容を組み込んでいく、構成の作り方を紹介しよう。PowerPointの機能を使うと案外簡単に作っていけるので、ぜひ試していただきたい。覚まずはスライドを作ってしまうPowerPointを起動したら、まず決まった枚数のスライドを作成してしまおう。10枚でも20枚でも簡単に作れる。デザインが決まっているなら、最初の段階でデザインテーマから選択した状態で作業を始める。1枚目のスライドが表示されているので、ここで画面を「アウトライン」に切り替える。画面左のスライド一覧がアウトラインに変わる。このアウトラインの部分では、見出しと小見出し、本文といった順に階層でテキストが表示される。最上位の階層がスライドのタイトルとなって、1枚のスライドが作られる仕組みだ。必要な枚数+表紙ぶんのスライドを作成してしまおう。作業は簡単で、アウトライン部分で改行していけばよい。表紙と合わせて11枚必要ならその分改行して、左側のナンバーが11になるまで改行するだけだ。スライドの追加は再び改行すればよく、不要になったら「Del」キーなどで削除すればよい。全体のイメージを掴むために、最初の段階でスライドのデザインを一応適応しておくのがおすすめだ。デザインがイマイチだと感じたらその時点で変更すればよい。PowerPointを起動したら画面をアウトラインに切り替える左側のアウトラインの画面で改行するだけで必要なスライドが出来上がる構成を考えて入力する必要な枚数のスライドが完成したら、内容の構成を考える。10枚のスライドを作ると決めたら、それぞれに何を書くか考えていくのだ。しても10枚作れないなら、説明時間を短くすることを検討する。逆に、どう考えても10枚をオーバーするなら、説明時間を伸ばす必要がある。無理に詰め込んだり、スカスカにするのは最悪だからだ。それぞれのスライドに何を書くかを箇条書き感覚で入力していく。「2枚目はコンセプト、3枚目は市場背景......」と、大まかな内容を決めればよい。一発で確定させる必要はなく、順番を変えたいなら各スライドの左のマークをドラッグすればOKだ。時間を掛けて、用意できるグラフなどのデータや必ず伝えたい情報をどのスライドに割り当てるか考えながら構成を決めよう。大切なのはモレをなくすことだ。全体の枚数が余ってしまったら、内容が厚くなりそうなスライドを2つに分ければよい。全体を見据えることで、均一にスライドが作れるのだ。構成がほぼまとまったら、作成しやすいスライドから内容を盛り込んでいく。頭から作る必要はないし、タイトルをキャッチーにするといった作業も後で行えばいい。内容をしっかり固めることだ。デザインも適宜変更しよう。1時間くらい操作したら全スライドを一覧してみると、より内容の過不足を見つけやすいはずだ。この方法でスライドを作れば、スライド全体の完成度が相当に向上するはずだ。一部のスライドだけに力を入れて、製作のための時間が足りなくなってしまう――といったことも防げる。各スライドに書き込む内容を箇条書きで整理する。順番の入れ替えもドラッグでできる構成が確定したら、それぞれのスライドを作成する。頭から順番に作る必要はなく、できる部分から作業すればよいこの段階でデザインを見直すのもおすすめだ一定時間作業したら全体を見てみる。説明の盛り上がりを考えながら、内容を組み手立てていこう。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。掲載の関連記事をご紹介。ご覧になりたい記事をお選びください。【第34回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(2)自分の働き方を工夫して、少しでも時短につなげる「ジバラ」におすすめの書類作成ワザ、アウトライン機能を紹介する2回目。今回は本文を入力していく。見どころは、レイアウトまで一発で完成できることだ。この機能の時短ぶりを実感してもらえるだろう。今後は、あらゆる書類をアウトラインで作っていくことをおすすめしたい。2019/03/12【第20回】「ウルトラ見やすい」グラフを作るワザ(2)プレゼンで見やすいグラフを作る2回目。前回の記事から続けて読んでいただきたい。自分働き方改革(ジバラ)を目指すなら、デザインにこだわりすぎるのは考えものだ。見やすくなければ自分が意図していることは伝わらない。できる限り時間をかけずに、伝わりやすいグラフを作るテクニックを身につけようではないか。2018/11/20【第11回】スライドは説明1枚3分の黄金則で作る(1)今回は適正な枚数のスライドをできるだけ短時間で作る方法を紹介する。自分働き方改革(ジバラ)では、時間を掛けすぎずに書類やスライドを作るのも重要なテーマなのだ。2018/09/18【第33回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(1)自分の働き方を改革(「自分働き方改革」ジバラ)することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。2019/03/05【第15回】Wordでアイデアを整理する方法(2)連載2回目は、アウトラインから書類やスライドを作成する方法を紹介する。アイデアを片っ端から取りだして整理したアウトラインのファイルから、企画書やスライドが自動的に作成できてしまうのがとても便利なのだ。これぞ、Wordでアイデアを整理する最大のメリットと言える。Officeは、ひんぱんにアップデートされて新機能が追加されるように進化している。こまめに情報をウォッチしていないと、便利な機能を見落としてしまいがちなのが困ったところだ。今回は、PowerPointに追加された機能「ズーム」を紹介しよう。2019/07/23【第36回】付せんやフローチャートで発想する(2)働き方改革は自分で行う「自分働き方改革(ジバラ)」を推奨する連載。発想やアイデアの整理方法を紹介する2回目をお届けする。前回は付せんを使ったアイデアの整理方法を紹介した。今回は、アプリを利用しフローチャートで整理する方法を解説する。2019/03/26【第30回】スライドショーを記録して渡す(2)自分の効率をアップするための働き方改革は、自分で行うしかない。これを「自働」(ジバラ)と命名している。今回は、プレゼンをスライドショーに記録して渡す方法の2回目。途中から読まれている方は、ぜひ前回から読んでいただきたい。2019/02/12【第42回】写真を切り抜いて資料のクォリティアップ(2)今回の自働(ジバラ)は、写真を切り抜いて活用する方法の2回目。活用編として、切り抜いた写真を書類に貼り付けていく。切り抜いていない写真を貼り付けていた、今までの書類とぜひ比較していただきたい。した手間はかかるが、その価値は十分にあるはずだ。2019/05/14【第25回】ちょっとした工夫でExcelをより使いやすく(1)少しでも仕事を効率化して、残業時間を減らす。そんな工夫は自分でするしかない。これが、自分働き方改革――自働(ジバラ)の理念だ。今回から2回で、ちょっとした工夫でExcelの表を見やすくするテクニックを紹介しよう。いわゆる「Excelワザ」というよりは、仕事で役立つ方法だ。2019/01/09【第31回】iPad、iPhoneで美しい文字をOfficeに入れるOfficeでも、さまざまなフォントの美しい文字を作成できる。ところが、標準機能では人と被ってしまう感が否めない。そこでお勧めなのが、専用アプリを利用した文字作成だ。プレゼンのタイトルやキーになるページには特に利用したい。したパンフレットなどを内製する際にも役立つだろう。2020/01/14【第19回】「ウルトラ見やすい」グラフを作るワザ(1)ちょっとした効率化もそう馬鹿にしたものではない。5分、10分の効率化を積み重ねると、結果として労働時間の短縮につながり、残業も減る。本当の働き方改革は、自分の力で勝ち取るしかない。これがジバラ(自分働き方改革)の考え方だ。2018/11/13【第29回】スライドショーを記録して渡す(1)自分の効率をアップするための働き方改革は、自分で行うしかない。これを自働(ジバラ)と命名している。今回から2回でプレゼンのスライドを渡す方法を紹介していこう。口頭で説明することが前提のプレゼンは紙の資料単体を見せても伝わりづらいため、スライドショーにして渡す方がいい。2019/02/05【第32回】ピクトグラムで書類の説得力を向上(2)前回に続いて、ピクトグラムの使い方を紹介していこう。ピクトグラムを使う最大のメリットは時短だ。手間と時間を掛けずに、図解が作れるので、まさに時短向き。自分働き方改革『自働』(ジバラ)には相当に役立つはずだ。2019/02/26戸田覚が教えるOfficeの機能を活用した読みやすい文章の書き方[PC-Webzine]2017/03/13【第22回】「より伝わる文章」を書く方法(2)文章を書くのが苦手だとしても、改めて文章を勉強しようと思う方はほとんどいないのが実情だ。自分働き方改革(ジバラ)では、学習するのではなく、文章を書くのが苦手だと割り切って、必要最低限の情報を伝えることを考えてはいかがだろう。2018/12/04【第28回】便利なExcelのアドインを使いこなそう(2)Excelのアドインの基本的な使い方は前回説明してるので、まだお読みでない方はそちらから順にチェックしていただきたい。今回はよりビュジュアルに優れたアドインを2本紹介する。どちらも簡単に使えるものを選んだが、慣れてきたらさらに高度なアドインを使うのもおすすめだ。うまく使えれば、人と被ることがない目を引くシートを作成できるはずだ。2019/12/17【第41回】写真を切り抜いて資料のクォリティアップ(1)「自分働き方改革」、略して自働(ジバラ)の連載。最近は仕事の資料に写真を入れるのは当たり前になってきた。会社で素材が用意されている場合にはいいのだが、自分で撮影せざるを得ないことも多い。そんな時に手軽に見栄えよくするためには、写真の切り抜きがおすすめだ。今回から2回連続で手順を紹介していこう。2019/05/07【第16回】会社のテンプレートを作成して配布する(1)IT系の会社や大手企業などでは、PowerPointで会社のロゴやマークの入ったスライドをよく見かける。自社製のスライドであることがわかるし、統一感もある。これは、ロゴの入ったテンプレートがあらかじめ作成、配布されているのだ。2019/09/17【第5回】読んだ本の効率的な管理方法(2)前回の「ジバラ(自分働き方改革)」では、読んだ書籍を仕分けして、保存しておく物、一部を保存しておく物、捨てる物に分類する方法を紹介した。今回は本を捨てたり、保存する前にやっておくべきことを解説する。数分の手間を掛けるだけで、読んだ本のデータが残るので非常に便利だ。2018/07/31【第33回】スライドにスマホのビデオを貼り付けよう(2)前回は、iPhoneで動画を軽く編集し、スライドに使う準備編を紹介した。今回は、実際にPowerPointに動画を貼り付けていく。貼り付け作業は簡単で写真と大差なく、デザインも簡単にレイアウトできる。動画の場合表紙の画像を指定しておかないと、見た目が美しくないケースもある。動画の再生方法も指定しておくとスムーズだ。2020/01/28【第35回】付せんやフローチャートで発想する(1)働き方改革は自分で行う「自分働き方改革(ジバラ)」を推奨する連載。今回から2回連続で、発想やアイデアの整理方法を紹介していく。企画書やプレゼンの内容整理にも使える方法なので、色々とアレンジして活用してほしい。今回は、入門編として簡単ですぐに使える部分を取り上げる。2019/03/19【第7回】もう議事録は古い。最新の会議記録方法(2)議事録は必要だが以前のように時間掛けて作るのはナンセンス。議事録を作成するとしても、会議中には録音をするだけにとどめることで、作業の負担が大幅に減る――これが前回のあらすじだ。今回はさらに「ジバラ(自分働き方改革)」を極め、完璧に会議を記録する方法を紹介しよう。今回はビジネス書の選び方を紹介しよう。仕事の効率をアップしたり、知らない情報を得るために本を読むのは、とてもよい良い方法だと思う。そこで、外さないビジネス書選びがポイントになる。2018/09/11【第6回】もう議事録は古い。最新の会議記録方法(1)今回の「ジバラ(自分働き方改革)」は、新しい議事録の作成法について解説する。会議や商談を録音してその内容を紙にまとめる従来からの議事録作りは効率的な作業とは呼べない。その後の利用のされ方を想定してそれに適した作り方を選択すれば、議事録作成の作業効率は大幅にアップする。2018/08/07【第8回】メールを一瞬で予定やToDoにする方法(1)今回は、メールで届いた情報をそのままスケジュールやToDoにする方法を紹介する。TeamsやSlackなどのビジネスチャットが話題だが、顧客とのやりとりはほとんどがメールだ。打ち合わせの日程ややるべき作業の連絡が来たら、カレンダーやToDoリストに登録したいところ。Gmailを使うとそんな作業が一発でできるのだ。喫茶店は空いてないし、そもそも不特定多数の前で話せる内容じゃない」――そんなときの心強い味方が最近の貸会議室サービス。ビジネス街を中心に豊富な候補から希望の一室をゲットできる。今回は、都心の繁華街に強く、詳細な条件で検索できる「スペイシー(https://www.spacee.jp/)」の使い方を伝授。地元企業によるソリューションなどが展示され、働き方改革に役立つ、北陸発のさまざまな提案がなされていた。ここではスマートワーク総研として気になったブースをいくつか紹介する。出したことがマスコミで報じられ、同社の働き方にも注目が集まっている。出した背景と、その後の社員の変化について聞いた。2020法改正は十分。~セキュリティーも大切に~5「議事録」は働き方改革の武器になる6【第6回】もう議事録は古い。海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?1Surfaceとケーブル1本ですっきり接続。生産性が上がるSurface専用EIZOモニター2Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える3空気清浄機ではない。ついてダイワボウ情報システム株式会社スマートワーク総研はダイワボウ情報システム株式会社によって運営されています。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。※パスワードを忘れた方はこちらログイン一般会員の方はこちら×お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。ダウンロードするには会員登録が必要です。ログイン新規会員登録CLOSEITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。インタビュートレンドレビューテクノロジーイベント情報ソリューション。