(受付時間:平日10:00〜18:00)コラム日々の保育業務に関するお役立ち情報を配信しています。現場にも応用できる業務効率化ツールの6つの機能!保育のICT化・業務効率化2019/10/16保育の現場にも応用できる業務効率化ツールの6つの機能!働き方改革により業務効率化が進むいま、保育現場にも応用できるさまざまなITツールがあります。無料アプリやフリーソフト、パソコンで管理できるITツールなど、チームや個人などの用途に応じて使い分けることができるので便利ですよね。保育の現場でも活用できる業務効率化ツールの機能について紹介していきます。業務効率化ツールは保育現場にも効果がある?働き方改革がスタートしたことにより、保育現場でも業務の効率化が進められていることでしょう。業務の簡素化を図る動きが進められているようです。一般的に活用されている業務効率化ツールには、タスク管理ツールスケジュール管理ツール書類作成ツール請求書作成ツールコミュニケーションツール情報管理ツールなどがあります。正確に情報を管理することができる手間がかからず素早く対応できるといったメリットもあるため、効率的に業務を進めるのに役立つでしょう。手作業で行うものが多く、手間や時間がかかるなどの課題も多いでしょう。そのなかで業務効率化ツールを活用しながら、業務をスムーズに進めていきたいものですよね。一般的な業務効率化ツールのなかに、保育現場の効率化に生かされるITツールは、どのようなものがあるのでしょうか。ツールごとにそれぞれ紹介していきます。利用できる、業務管理システム(ICTシステム)の主な機能について紹介していきます。進捗状況に応じて業務内容を整理することができる機能のことをいいます。タスク管理ツールには、タスクのリスト化(Todoリストの作成)タスクの設定などができる機能があります。タスクのリスト化(Todoリストの作成)タスク管理ツールには、Todoリストを作成することができる機能があります。業務の進捗管理を行うことで、業務の可視化や、進捗状況の確認を行うことが可能になります。個人で作成できるのはもちろん、チームなどでも共有しあうこともできます。タスクの設定タスク管理ツールでは、タスクの設定も行うことができます。担当者ラベルをつけることが可能です。「誰の仕事か」「いつまで対応しなければならないのか」を明確にすることができます。タスクの設定をすると、仕事が発生したごとに「ボード」という形で、追加業務が画面に掲示されるため、タスク漏れの防止にもつながります。共有することが可能になります。そのため、職員間の共有漏れをなくしたり、職員が抱える業務状況を把握することもできるので、フォローしやすい環境作りに役立つかもしれません。時系列などに業務を割り振って整理することのできる機能です。日程の調整タスクやTodoリストとの連携などを行える機能があります。作り方!https://kidsna-connect.com/site/column/hoiku_workstyle/1362保育現場で活用できるシフト表の作り方を知りたい!保育現場では、職員の勤怠管理をするときや、子どもの人数にあわせた適切な職員配置を行う場合に、シフト管理表が必要となるでしょう。シフト管理表の作成は、園によって異なりますが、手書きでの作成シフト作成用...日程の調整スケジュール管理ツールでは、日程の登録・調整を行うことができます。ツールによっては、時系列に業務を振り分けることができたり、チーム内で同じスケジュールに招待、追加することも可能です。漏れなく計画的に業務を進めることができるでしょう。タスクやTodoリストとの連携ツールによっては、タスクやTodoリストと連携できるものもあります。整理したタスクやTodoリストと連携することができれば、自動でスケジュールに反映され、管理しやすくなります。会議がある場合は、実施する場所を予約して確保しておくことも可能です。一日の流れを把握することが難しいでしょう。職員間でのスケジュール共有も簡単に行うことができます。簡単に作成することのできる機能のことをいいます。作成した文書への画像や音声のアップロードなどを行うことができ保育現場の業務効率化に役立ちます。ツールを活用すれば、システム上で文書の編集・修正を行うことが可能です。用途に応じてフォント等のレイアウトを自由に選ぶことができたり、テンプレートがあれば、一から文章を練り直さなくても文章を応用して作成することができます。書類作成ツールを活用すると、画像や音声を簡単にアップロードすることができます。必要に応じて図や表を入れ込むこともできます。保育現場では、保育計画や指導案の作成、連絡帳の記入、お便りの作成など、さまざまな書類作成を手作業で行う場合が多いことでしょう。手作業で行うと、記入に時間がかかるだけでなく、修正にも時間がかかってしまいます。園によっては、修正液を使用して直したり、初めから書き直さなければならない場合もあるのではないでしょうか。手作業で行うよりも大幅に作業時間を短縮することができます。保護者へのお便りに活かすこともできそうですね。保育の請求業務に役立つ請求書作成ツール請求書作成ツールとは、見積書や請求書など、請求に関わる書類をシステム上で簡単に作成することのできる機能のことをいいます。会計ソフトと連動ができる機能があります。請求書作成ツールを活用すると、見積書や作成書などさまざまな帳票を自動で作成することができます。テンプレートを使って必要事項を入力していく作成方法や、ツールによって、テンプレートをもとに必要な項目をカスタマイズして請求書等を作成できる方法などもあるようです。一度作成したら、繰り返し使うことができる自動作成機能がついている場合もあるようです。請求書作成ツールは会計ソフトと連携できるツールもあります。同じ情報を入力する手間が省けたり、入力ミス等も防ぐことができるでしょう。保育現場では、延長保育等の保育料やおむつなどの備品の費用が発生しますよね。請求書の作成も手間なく行うことができるでしょう。同じ情報の入力も不要になるので、誤入力も防ぐことができます。キズナコ...2019.10.04保育業務だけじゃない!意外と手間がかかる保育現場・保育士の事務作業一覧https://kidsna-connect.com/site/column/hoiku_workstyle/754保育現場の仕事は保育業務だけではない!保育現場の仕事には、子どもを保育する以外にもさまざまな事務作業がありますね。役立つコミュニケーションツールコミュニケーションツールとは、意志や情報を伝達するときに利用できる機能のことです。用途ごとの情報共有や連携・意見交換などができる機能があります。顔を見ながら会話をすることができる機能です。情報共有・交換を簡単に行うことができます。保育現場では、複数園をもっている場合に非常に便利なツールといえます。一つの場所に全員が足を運ばなくてもコミュニケーションがとりやすいでしょう。役職ごとや行事などの用途別にグループを作成し、会話をすることができる機能があります。子どもを保育していると、子どもから目が離せず、ツールを使用する時間や場面が限られるので必要に応じて使用するといいでしょう。プライベートな時間と併用してしまうと、個人情報の漏洩につながったり、トラブルが発生する場合も考えれるので、ルール等を決めて上手に活用すると保育現場にも活かせそうですね。保育の情報管理に役立つ情報管理ツール情報管理ツールとは、業務を行う上で必要となるさまざまなデータや情報をシステム上で一括管理することができる機能のことです。用途別に情報を格納などができる機能があります。ツールを活用すると、システム上で簡単に情報を共有・一括管理することができます。常に情報共有ができる環境をつくることができるので、必要なときに情報を確認することが可能です。情報が分散・紛失する心配も少なくなるでしょう。情報管理ツールを活用すると、用途別に情報を格納し、管理することが可能です。用途別にファイルを作成できるので、情報を探しやすいでしょう。保育現場では、子どもや保護者などの個人情報、アレルギーの情報など、さまざまな情報を管理する必要があります。園児やクラスによって情報量が異なるため、用途別に漏れなく管理したいものですよね。用途ごとにファイルを作成し、一括管理することができます。情報共有も簡単にできるので、全職員が情報を確認しやすく、必要な情報を探しやすい環境をつくることができます。情報があらゆるところに散乱せず、情報の紛失などを防ぐこともできるでしょう。効率化したい業務として最も多く挙げられるのは事務作業です。計算や請求管理などさまざまあり、これらの作業ほとんどが手...KIDSNAキズナコネクトは保育に特化した業務効率化ツール!保育現場では、保育士の業務負担を削減するために、ツールなどを活用した業務効率化に向けた対策が進められているでしょう。最近では、さまざまな業務効率化ツールを搭載したICTシステムを導入する園も増えているようです。あらゆる機能が充実しています。KIDSNAキズナコネクトの機能を使うことで、業務の簡素化はもちろん、作業にかける時間を大幅に削減することができます。システム上で機能ごとに管理できるので、必要な情報を探しやすく、情報共有も手間なく行うことができます。業務の効率化ができれば、保育士の業務負担も減り、保育士確保にもつながるといわれています。KIDSNAキズナコネクトは、これまで以上に業務の効率化が求められている保育現場をサポートする機能がそろっています。保育現場の業務を効率化したいとお考えの場合は、ぜひKIDSNAキズナコネクトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。