領収書の長期保存や管理を楽にする!?順不同でも画像でもOKな保管方法2019/3/4日々の業務によって発生する経費などの領収書は、細かい明細チェックや管理に大きな手間がかかります。いえ、領収書は長期間の保管義務があるため、しっかりと管理しておかなければなりません。手軽に簡単に管理することができる方法がないか、常日頃から頭を悩ませている経理担当者も多いのではないでしょうか。今回は、そんな領収書の管理を楽にする保存方法についてご紹介します。〇領収書の保管・管理義務について国税庁によると、「帳簿書類等の保存期間と保存方法」は、次のように定められています。「帳簿書類等」とは、総勘定元帳や現金出納帳などを含む帳簿類と、注文書や契約書、さらに領収書も含みます。保存方法は、条件を満たせばデータやスキャナ読取りなどの電磁的保存も認められており、必ずしも紙での管理に限定されているわけではありません。パソコンやモバイルなど、デジタル機器がごく当たり前のように使われている現状に沿って、保管・管理方法も変わってきているようです。〇領収書の保管・管理順序には決まりがある?領収書を一定期間保管することの義務はありますが、実は管理方法には特別な決まりごとはありません。何となく、「日付順に揃えておかなければ」というイメージをお持ちの方もいるかもしれませんが、それは後から確認しやすいように整理しているに過ぎず、1ヶ月分を袋にまとめて管理しておいても問題はないのです。領収書を厳密にファイルする必要はありませんので、そこまで大きな負担にはならないことがお分かりいただけるでしょう。税務調査のときに困ることがないよう、事業年度と月別での区分け程度はして管理することをおすすめします。〇スマホやスキャナー画像保管の運用が増えている領収書を日付順にすることが義務ではないとはいえ、5年、7年と長期間に渡り領収書を管理しておくのは管理スペースも必要になり煩雑になりがちです。そのため、最近では国税庁が認めているスキャナ読取りでの管理方法が注目されています。スキャナ読取り・電子保存を行うのであれば、経費精算システムの導入がおすすめです。スムーズにする機能があります。スマートフォンの専用アプリで領収書を撮影し、読み取った内容を自動入力してくれるという機能です。データでの管理と申請データ作成が同時に行えることで、今まで一つひとつ手入力していた作業を大幅に削減できるという点は、大きなメリットといえるでしょう。紙ベースでの管理とは違い、クラウド上にデータとして管理することができるため、省スペース且つ検索もしやすい管理方法ではないでしょうか。この機会に、経費精算から領収書管理までの一連の作業を、より効率的に進められる「楽楽精算」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。活用例や詳細資料をお送りします!実際の画面でお試いただける無料トライアルに申し込む便利な機能を体感!どんなことでもご相談下さい。レンタルサーバーサービス22,826社、のべ59,426社のご契約を頂いております。(2019年3月末現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。