物の社内管哩や宅配便の集荷出荷管理。その数量の増加と時間指定、不審な荷物、社内外の情報漏洩問題など、メール室の機能と業務の見直しが始まっている。株式会社日本カーゴエキスプレスは、この世界で先頭を走る、オールインワン企業として注目を浴びている。■会社の情報の出入り口・メール室の重要性を意識する"メール室。自体がなじみの薄い言葉だが、企業経営の中で、情報管理・セキュリティ・コスト削減という視点から見ても、その機能や管理は着目すべき業務となっているのではないだろうか。株式会社日本カーゴエキスプレス(以下、日本カーゴ)では、本来のドキュメント類の配送業務に加えて、「メール室のアウトソーシング」請負業務に3年前から本格的に乗り出した。メール室業務の重要性に気づいた企業が、メールコントロール業務のアウトソーシング化とノウハウ取得のために日本カーゴに問い合わせる例が増えているという。■意外と知られていない、情報の回路機能とセキュリティ機能さて、みなさんの会社では、こんなことで困ってはいないだろうか。入ってきて、台車が社員の通行の邪魔になる・エレベーターに宅配業者が入ると、ほとんど占領されてしまう・社内便をやり取りするときに、書類が紛失し、責任の所在があいまいになっている・宅配便を頼むときに、業者が各部門バ一フバラで、経費を見直したい・担当者の異動や退職によって、メール管理の引継ぎがうまくいかない・「炭疽菌を疑わせる『白い粉』事件」のような被害を水際でせき止めたい・宅配業者の車がつねに公道に駐車していて、周りに迷惑をかけている・総務の集荷、出荷担当が休むと実情が把握できず、困っている日本カーゴ・社長の鈴木隆志さんは、「社内に宅配便の業者の人がいつもうろうろしているのは、セキュリティからしても、社内の管理面からしても、決していい状況ではないでしょう。私たちのシミユレーションでは、本社に社員が300人程度以上在籍している状況では、われわれのような専門業者に外注するほうがコスト的にも安くなる計算です。機密情報の秘匿漏洩といった防犯面を考えたら、その価値ははかり知れないものがあります」という。日本カーゴでは、すでに都内で20企業と「メールサイト」(メール室)の契約をしており、各企業の要望に応じた、メール室の運営を行っている。企業内のドキュメントの管理を専門的に扱う熟練スタッフをそろえ、メール事業部として「メールルームのアウトソーシング」に対応している。従来、運送の付帯業務、または総務の仕事と考えられていたメール業務。以前は外資系企業がアウトソーシングするケースが多かったが、最近は日本企業が導入するケースが増えている。■某総合商社の導入事例から見るメリット某総合商社では、各物流業者が企業内に比較的安易に入館することが問題となっていた。そこで、以前から注目していたメール室のアウトソーシング化、とくに情報の保持、安全性の確保についてプロの力を仰ぐことになり、日本カーゴを指名。日本カーゴでは、企業内の集荷貨物を取りまとめることを提案し、採用後は同社スタッフ三人を配置。社内および物流業者向けの説明会を実施し、システム変更の徹底をはかった。管理も行き届くようになった。Web上に掲載したのは日本カーゴである。その中で、一部の顧客に関しては、空港の入り口にある「荷物検査機」の導入を勧めた。手袋、マスクなどの用意についても対応。メールをキーワードにしたリスクマネジメントについて、積極的にタイムリーな提案ができる数少ない企業ということがいえる。鈴木さんは、「ようやく日本でも欧米並みのセキュリティ意識が芽生えてきましたが、まだまだ何十年も遅れている感は否めません。事前の対策が会社を救うということに、もっと関心を持ってほしいですね」と締めくくった。1の実態把握をべ一スに導入すべきかどうか検討(1)既存メール室の一括アウトソーシング(2)新規メール室の構築(3)アウトソーシングはしないが、メール業務のコンサルティングとマニュアルの作成、など、どこまで行うか、検討。導入目的のプライオリティが決まったら、どこまでアウトソーシングをするか検討。(1)集荷(2)出荷(3)社内メール(4)仕分け(5)入荷管理(6)出社退社管理(7)ほか4導入決定、業務マニュアル作成5社内でのオリエンテーリング、移行実施ページトップへ。