単語登録大好きなヨス(@yossense)です。皆さんは、働いてる会社の住所や電話番号って覚えてますか?ダメ人間呼ばわりするのを覚悟で答えます。わたしは、ただの一度も覚えたことがありません(笑)。単語登録で解決しますから。私は会社の情報を暗記するよりも、他に覚えるべきものがたくさんあると思うのです。ソフトの使い方を覚えることで業務効率が上がって、それが会社の生産性を上げてくれると思いますし、もっと「考える」という仕事の割合を増やす方が、有効だと感じるからです。それに今の時代、同じ会社に居着く人は少なくなっていると思いますし、そう考えると、会社の情報を覚えることほど人生においてムダな作業は無い気がしてきます。大げさですみません......。以上の理由から、覚えるのが大変な会社の電話番号、住所、FAX番号、銀行口座などはすべて登録することをオススメします。お客様から電話がかかって来て「銀行口座」を聞かれても、パソコンの画面でパパっと表示させることができるからです。目の前で使っているソフトはエクセルでも、ワードでもブラウザでもなんでもいいんです。単語登録している文字を打って変換するだけで情報を引き出せます。ccポストイットでペタペタ。これをやっている方もたくさんいらっしゃることでしょう。わたしはパソコンのモニターにペタペタとメモ紙を貼り付けるのは大嫌いです。ときどき、ライオンみたいにポストイットが上下左右に貼られているパソコンに出合うこともありますが、何%のメモが活かされているか疑問です。そんなに頻度の高い情報なのか?私の場合、そもそもアナログでのデータ管理が嫌いだということもありますが、それ以前にそれってポストイットで貼るほどの頻度の高い情報か?と思うのです。ヨスたとえば、会社の銀行口座などはすべての電話で聞かれることは、まずありえません。そんな、たま~に聞かれるような質問に対する対策として、会社のパソコンを見にくく、そして醜くするのってどうでしょうか?それよりも、単語登録で必要なときだけに表示させる方がスマートでしょう。問題をすり替えてないかい?こんなことを書くと......毎回、毎回、電話で尋ねられる場合は、ポストイットに書いてある方がパッと答えられるぞ?!......とご指摘する方がいそうですが、それは間違っています。そもそも、電話で同じことを毎回尋ねられるということは、何かしら解決すべき問題があるからです。パンフレットが分かりにくい必要な情報なのにわかりやすい場所に提示されていない......など、いろいろ理由はありそうですが、その問題を解決し、尋ねられないようにすることが先決ではないでしょうか?じゃあエクセルとかに情報をまとめておけば?こういう意見もあると思います。それは「情報を登録するんじゃなくて、エクセルとかで情報をまとめておけばよくね?」という意見です。確かに、それもアリですね。会社の連絡先情報をまとめたエクセルファイルなどを作り、そのファイルをデスクトップに置いておくことでも解決します。開いたファイルの中から「住所」などの情報を探す時間こんなロスがありますよね?単語登録なら今開いているソフトで文字を打って変換するだけです。ミスを防げるというオマケ付き!さて、上の例では電話対応を主に書いてきましたが、メール対応の場合はさらに単語登録の方に軍配が上がります。単語登録をしていることで、メールを書くスピードを速められるのですが、もう一つ重要な役目があります。それは間違いの回避です。最初に単語登録するときに間違わなければ、住所を打ち間違えるというウッカリミスを99%防げます。覚えにくい会社の情報を単語登録しよう!さて、ものすごく前置きが長くなりましたが、具体的にどのように単語登録をするか見てみましょう。