社会人はビジネスメールで失敗しない!メールマナーを知ろう2020.1.1社会人はビジネスシーンで、メールのやり取りは必要不可欠なものです。メールは相手の顔も声も見えない文面でのやり取りになるため、失礼のないようマナーを守ったメールを送る必要があります。そこで今回は、ビジネスメールで失敗しないための、正しいメールの作成方法や送り方をご紹介していきます。ビジネスメールのマナーを守り、基本的なメール作成をマスターしましょう。社会人はビジネスメールのマナーが大事!「To」「CC」「BCC」を使い分ける社会人はビジネスメールのマナーを押さえ、相手に失礼のないようメールを作成しなければなりません。それには、まず「To」「CC」「BCC」の使い分けをマスターしましょう。普段メールをする人は目にする機会が多いこれらは、送信先のアドレスにつけるものです。それぞれの役割を見ていきましょう。・ToToは直接メールの用件を伝えたいメインの相手につけるものです。メールを送る相手が複数いる場合でも、全員にToをつけて送信可能です。受信した相手は「自分に用事がある」と解釈するため、大事な用件は必ずToをつけて送りましょう。・CC用件を複数人で共有したい時に使用します。CCでメールを送ると、受信者は他の受信者のアドレスも確認できてしまいます。情報漏洩にならないよう、同じ部署内などで共有したい情報などの際に利用しましょう。・BCC多くの人と情報を共有したい場合に使用します。前述の2つとは違い、ToとCCの受信者はBCCの受信者を確認できないようになっています。そのため、複数人にメールをしたい場合で、特定の送信先を隠してメールを送ることが可能です。ビジネスメールで「件名」を書く際のポイントは?社会人はビジネスメールの基本的なマナーを頭に入れて、メールを作成する必要があります。ここではメール作成でとても大事な「件名」について考えていきましょう。件名とはメールの題名のようなもので、受信者の目に最初に触れる「メールの顔」です。そのため、必ず読んでもらえるよう、具体的なポイントを踏まえた件名にすることが大切です。以下で具体的なおすすめの例をご紹介しましょう。時間変更のお知らせ以上のように、具体的な用件を書くと相手の目に留まりやすくなります。件名は20文字以内を目安に収めると、末尾が切れてしまうことがないためおすすめですよ。社会人のビジネスメールのマナー!「宛名」は忘れずに入れる社会人のビジネスメールで、マナーとして忘れてはいけないのが「宛名」を書くことです。送信したメールの1行目に、宛名として「会社名」や「名前」を書くことで、迷惑メールではないという証になります。間違いメールと混同されることもなくなります。以下で宛名に入れる一般的な情報をご紹介します。書くことが基本的なマナーとされています。ここで宛名の例を見ていきましょう。「山口部長様」などと、役職と敬称を重ねて書くことはマナー違反のため注意してください。「山口部長」と書いた場合は「様」は省き、「部長」と書いた場合は「山口様」と続くのが正しい書き方です。CCなどで複数人にメールを送る場合の宛名の書き方は以下の通りです。ように名前を入れる場合は、必ず役職順に書くようにしましょう。マナー違反に注意!「メール本文」は構成を頭に入れておこう社会人がビジネスメールを送る際は、メール本文の「構成」を頭に入れておくことをおすすめします。ビジネスメールは、「あいさつ文・本文・結びの言葉」の3つで成り立っています。この構成を無視したメールを送ると、マナー違反となってしまうため注意が必要です。順番に内容を見ていきましょう。1あいさつ文まず、最初にあいさつ文を書くのが基本ですが、その時に自己紹介も忘れずに付け加えます。使われる基本的なものは以下を参考にしてください。【基本のあいさつ文】お世話になっております。○○株式会社の△△部の○○です。メールは簡潔に用件を伝える媒体なので、手紙のような時候のあいさつは必要ありません。2本文あいさつ文の次にくるのが、用件を伝える本文です。件名で伝えたことを、具体的に分かりやすく書く必要があります。いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで(これを5W2Hと呼びます)を意識して、簡潔に伝えていきます。ポイントを押さえ、箇条書きで伝えるのも良いでしょう。最後は結びの言葉で締めくくります。一般的には「どうぞよろしくお願いいたします」などで締めくくることが多いようです。返事が欲しい場合には、「ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです」などで、締めの言葉としましょう。メールの最後は、自分の署名を忘れずに書いてくださいね。社会人のマナー!ビジネスメール送信時に注意すること社会人は正しいビジネスメールを送ることがマナーとされています。相手に失礼にならないよう、メールの送信時は十分に注意しなければなりません。ここで、ビジネスメールで注意したいポイントをいくつかご紹介しましょう。●添付ファイルメールで添付ファイルを送る場合、容量が大きいと受信側に負担がかかります。事前にZIPで圧縮してから送る配慮が必要です。10MBを超えるファイルは圧縮できないため、大容量転送サービスなどの利用をおすすめします。●ウイルスチェック添付ファイルにウイルスが感染していた場合、自社でだけでなく、相手の会社全体にも影響を及ぼす心配があります。送信前にウイルスチェックを行いましょう。●文面のチェックメールの内容を再度確認し、宛先や件名に間違いがないか確認する習慣をつけましょう。本文はわかりやすい文章であるか、またCCやBCCをつけ間違えていないかなど、最終確認をします。社会人なら知っておこう!ビジネスメールのマナー違反ビジネスメールで特に注意したいのが、間違った文法や、間違った言葉選びです。正しくない言葉を使うのは、社会人としてあり得ません。ここでは、よく間違いがちな文法を一部ご紹介していきましょう。「ご苦労様」は、目上の人が目下の人に対して使う言葉です。そのため、社外の人や目上の人に使うのはマナー違反なので注意してください。分かりましたと同じ意味を持つ「了解しました」は、丁寧語にあたるため、尊敬語ではありません。社外の人や目上の人に使う場合は「承知しました」「かしこまりました」などを選びましょう。相手の体調を心配する良い言葉の印象が強いですが、「自」=体「愛」=大事にする、という意味になるため、実は二重言葉となってしまいます。「貴社」の使い分けに悩む人が多いですが、一般的に御社は口語で使う言葉です。そのため、メールで使う際は貴社が正しいとされています。間違えないように頭に入れておきましょう。メールのマナーは意外に多い!しっかりと頭に入れておこう今回はビジネスメールの作成・送信時に注意することをまとめてご紹介してきました。目を通すと分かるように、ビジネスメールのマナーはとても多いですね。社会人なら、マナーを守ったメールを送ることが当然と思われています。社会に出るとメールを送る機会が増えるため、しっかりと頭に入れておき、マナーを守ったビジネスメールを送るようにしましょう。Post4歳のお姫さまへのプレゼント!大好きなプリンセスグッズを「4歳の小さなプリンセスに何をプレゼントしたらいいかな?...ホワイトデーには和菓子でお返しを!おすすめをご紹介!バレンタインデーでチョコをもらったお返しを何にすれば良い...電車の優先席に元気そうな人が座ってる?優先席のマナーとは近年、電車での携帯電話規制のマナーが変わりました。優...日本のビジネスマナーと海外のビジネスマナーの違いとはビジネスマナーは、国によって異なる場合があります。