従業員リストには部署名ではなく部署コードが入っていますが、これでは分かりにくいので、部署リストと合体させてみましょう。垂直参照関数:VLOOKUPという関数を使います。SQLを使ってデータベースのテーブルから直接データを引っ張り出すことができる人には必要ないかも知れませんが、何でもとりあえずCSVに出力してExcelで加工しようという場合には重宝する関数です。範囲:探すリスト列番号:リストから取り出す値が入っている列番号(左端が1)検索の型(省略可能):・TRUE:探すリストに検索値が無い場合は検索値を超えない最大値を返す。探すリストは左端列で昇順になっている必要がある。・FALSE:探すリストに検索値が無い場合は#N/Aエラーになる。省略した場合はTRUEを指定したものとみなされる引数が多くて文章で書くと分かりにくいので、サンプルを見てください。あとで数式をコピーするときに、探すリストの範囲がずれてしまうのを防ぐため、範囲を選択するときには[F4]キーを押して絶対参照にしましょう。佐藤一郎さんの部署名を、C2に入っている部署コードを検索値として、部署リストを検索し、部署リストの左から2番目の列に入っている値を取り出すと、なります。あとは、以前やった[Ctrl]+[D]の魔法で下にコピーしましょう。VLOOKUPと対になる水平参照関数HLOOKUPというものもありますが、探すリストが横型になっただけで、使い方はVLOOKUPと一緒です。(私はHLOOKUP関数は使ったことありませんが)では、総務人事担当者のお役に立てれば幸いです。総務人事の役に立つExcel技:年齢を計算する今日の日付から生年月日をマイナスして365で割れば年齢が計算できそうですが、閏年があるためそう簡単にはいきません。2つの日付の間の期間を表すDATEDIF関数を使いましょう。単位は両端のダブルクォーテーションも必要です。他にも"MD","YM","YD"という単位もありますが、計算を間違うバグがあるため、使うには注意が必要です。このDATEDIF関数は、Excel以前に表計算ソフトのスタンダードであったLotus1-2-3との互換性を保つために出来た関数で、今に至るまでこれに替わるExcel独自の関数が無く、Lotus1-2-3亡き今も、バグを引きずったままExcelの中に生きながらえている不思議な関数です。Excelの関数でないためか、普通ならセルに関数を入力する途中で出てくる引数のヒントが無く、数式バーのfxをクリックすると出てくる「関数の挿入」にもDATEDIFはありません。最近のExcelのヘルプはインターネットに繋がるのでDATEDIF関数の説明を見ることが出来ますが、以前のExcelではヘルプドキュメントの中にDATEDIF関数が無く、知る人ぞ知る関数でした。年齢を計算してみましょう。1985年6月21日生まれの人は2016年6月20日には何歳でしょう?一般的には誕生日の前なので「まだ30歳」と思うかもしれませんが、日本の法律では誕生日の前日に歳をとるので法的にはもう31歳です。2016年6月1日から1年契約の満了日は普通に考えると2017年5月31日ですよね。上図の3行目、そうはなっていません。計算するときはBの日付に+1しましょう。勤続年数を計算するのにも使えます。その場合、単位"YM"を使うか、期間の月数"M"÷12を使うか、用途によって使い分けましょう。総務人事担当者のお役に立てれば幸いです。00:00この記事のリンク先2016年04月18日ディザスタリカバリを考える平成28年(2016年)熊本地震により被災された皆様に、心よりお見舞い申し上げます。本業のかたわら、システム管理も任されている中小企業の総務の皆様、この機会に、BCPで重要な部分を占める、ディザスタリカバリを考えてみてはいかがでしょうか?コンピュータシステムのバックアップについて、中小企業でも安価に実現できる方策を考えるため、当社の事例をご紹介したいと思います。当社では、以前から拠点間を結ぶWANがあり、各種サーバ類は愛知県岡崎市の本社に集中していました。データのバックアップは本社でLTOというテープ装置でとり、本社内にテープを保管していました。「本社が壊滅した場合、営業所だけでは何も出来なくなる。LTOテープが残っていたとしても、復旧するためには、サーバ装置類を再調達して復元する必要があり、時間と労力が掛かりすぎる。」ということに思い至り、2011年3月15日から、新たなバックアップ方法の検討を始めました。当時、SIerから、「データセンターにサーバの丸ごとバックアップを取る」とか、「サーバを二重化してバックアップ機をデータセンターに置く」など、色々な提案をいただきましたが、中小企業にとっては、いつ起こるかわからない災害対策コストとしては高額すぎました。全てのデータはファイルサーバに集中していたので、このデータだけでも安価に遠隔地に置いておけないか?と思って約1ヵ月後の4月18日に始めたのが次の方法です。1.サーバにUSBハードディスクを接続:A2.データをUSBハードディスクにアクセス権付きでXCOPY3.同じUSBハードディスクをもう1台作る:B4.余っていたWindowsXPノートパソコンにBを接続して福岡営業所に送る5.ノートパソコンを福岡営業所のネットワークに接続6.データのバックアップを毎日Aにとる7.毎週末、BAT処理でAからBに差分をコピーするノートパソコンはUPSが付いているのも同然なので、バックアップ機としてはデスクトップパソコンより優秀です。古くて余っていたものなのでHDD容量が少なく、USBハードディスクを外付けしました。Bのデータにもファイルサーバと同様にWindowsDomainの所有権・アクセス権をコピーしておけば、一般社員には見せられないファイルを覗き見されることもありません。差分を1回送るのに、だいたい4時間半かかったので、毎晩やると通信会社に怒られるのでは?と思い、毎週日曜日の夜に1回だけにしてみました。その後、馴染みのSIerのSEさんに「XCOPYよりROBOCOPYの方が使えるよ」と教えてもらって、ただの「差分コピー」から「フォルダの同期」に進化しました。ここで残った問題は、当時まだオンプレミスで運用していたSFAや基幹系のデータです。福岡にバックアップデータを送ったまでは良いのですが、福岡にサーバを置かなければ使えません。そこで、次の段階は、色んなシステムのクラウド化です。SFAは自社サーバのリースアップにともない、クラウドシステムに乗り換えました。オンプレミスの保有・保守コストを考えると、全然元が取れます。バックアップの心配もいりません。社外からiPadでも使えるようになり、業務効率も向上しました。派遣会社の基幹システムである給与計算は、本社で部門ごとにスタンドアロン機で計算していましたが、拠点でも計算できるようにクラウドシステムにバージョンアップしました。おまけでマイナンバーのデータもクラウド上にセキュアに保管できるようになり、マイナンバー管理での追加投資を最小限に抑えることもできました。クラウド技術の進展により、ほんの数年前には考えられなかったコストで、データをセキュアに社外の安全な場所に預けることができるようになりました。拠点間接続のWANも、一昔前までは距離に応じて値段が決まる高額な専用線を引かなければならず、とても中小企業の手の届く存在ではありませんでしたが、インターネット技術の進展により、電話線を1本増やすくらいの感覚で実現できるようになりました。福岡営業所のバックアップ用ノートパソコンは、WindowsXPからWindows7に変えましたが、これも余ったノートパソコンです。Windows7にしてから、何も通信していないといつの間にかDomainとの接続が切れてしまい、気が付くと福岡にバックアップがとれてないという状況に陥りました。福岡から本社へ、本社から福岡へ、双方向に「起きてるよ」というテキストを書き込むBATを動かしたら、勝手に切れないようになりました。根本的な解決にはなっていませんが、そこは中小企業のシステム管理者、お金を掛けずに、ちょっとした知恵でしのぐわけです。DOSコマンド、BATファイル、タスクが使えるとシステム管理の幅が広がります。当社の事例ですが、お困りの皆様のちょっとしたヒントになれば幸いです。次回はExcel技に戻ります。