【URL】https://oakhostel.com/jpn/世界各国からの旅行者を迎え入れ、外国人にフレンドリーなホテルとして定評のある「OAKHOTEL」(オークホテル)様。今回は東京・浅草駅や東京スカイツリーからほど近い、ドミトリーが主体のオークホステル富士様に伺い、江口様よりinnto(イントゥ)の導入経緯から現在の活用方法、利点などをお聞きしました。施設の特徴をお聞かせくださいオークホステル富士は、最大96ベッドあり、お客様の約9割が外国人です。1ベッド単位でのご案内のほか、複数のベッドがある1部屋単位でご案内も可能です。この施設は特に居心地にご満足いただけているようで、延泊されるお客様がとても多いですね。そのような長期滞在のお客様とスタッフが仲良くさせていただいて、食事に行くなどということもあります。お客様がどの国からいらっしゃるかは様々で一口にどこの国のお客様が多いとは言えないくらい、幅広い国のお客様にご利用いただけています。以前よりお使いだったPMSのサービスからinntoに乗り換えられていますが、その理由などをお聞かせくださいベッドや部屋の提供方法を変えることになり、そのタイミングでPMSの乗り換えが必要になりました。ベッド単位で提供する場合と部屋として提供する場合をそのときの稼働状況によって変化させる方針になりました。以前より使用していたシステムでは、そのように可変的な提供方法には対応できなかったのです。それがinntoでは可能でした。実は以前にinntoのデモ画面を見る機会があったのですが、すっきりした見た目で、使い勝手が良さそう、直感的に使いやすそうという印象を受けました。そのときのインパクトを覚えていましたので、ホテルがPMSを乗り換えるという話しが持ち上がったときは、真っ先にinntoを導入したいという気持ちになりました。inntoを導入いただいた決め手は何ですか?また、どのような利点がありましたか?私たちのサービスの提供方法、さらにやりたいことにマッチしていたことが、大きな決め手です。コスト面もクリアできたことで、導入に踏み切りました。以前は、ファミリールームを除いて全ベッドがドミトリーの相部屋でした。すると、かなりの確率で売れ残りのベッドが発生します。これはドミトリーの数が多く競争が激しいためです。ドミトリーは2人以上で宿泊したいというニーズを持ったお客様に選ばれる機会はごくわずかです。そこで、私たちは「部屋売り」を開始することにしました。8つのベッドとして提供するではなく、「8人用の個室」として提供すれば、団体や大家族のお客様にとっても宿泊先の候補になることができます。このようにお客様のニーズに合わせた部屋売りは好評となり、同時に部屋の売れ残りを防ぐことができました。inntoはこうした部屋売りに対して、「8つのベッド」を「8人用の個室」にする、といったことを柔軟に対応できるのが利点ですね。逆に部屋売りのニーズが少ない場合は、従来通りベッドをばら売りにすることも、inntoであれば可能です。inntoへ乗り換えた直後はいかがでしたか?今年2月の半ばにテスト的に導入し、3月1日からの本稼働を目指していましたが、実際に落ち着いたのは4月に入ってからでした。ホテルには決まっている未来の予約がありますので、システムの乗り換えはしにくいものです。前のシステムからデータを引継ぎする際は、漏れがないかなどの懸念がありましたが、inntoのスタッフさんのサポートもあり、3ヶ月程度で安定して使いこなせるようになりましたね。ホテルの繁忙期とinntoの導入時期が重なったこともあるのですが、安定している時期であれば、よりスムーズに導入できたと思われます。いずれにしても現在は安定稼働しているとともに、無駄な業務が減り、スタッフの負担が減っています。そもそもPMSの重要性はどのようなところにあるのでしょうか?当ホテルや中規模以上のホテルにとって、PMSは必要不可欠なものだと考えています。ホテルの業務では複数のスタッフが予約の管理などを行いますので、ミスは起きやすくなります。エクセルやクラウドで使えるスプレッドシートなどで管理する方法もありますが、予約のサイトと連動したPMSがなければ、どこかで無理が生じます。ベッドや部屋の埋まり具合、予約とキャンセルが常時発生するなかでの調整が視覚的に分かりやすいことも重要です。そのようなホテルの業務においてPMSは売り上げに直結するものではないのですが、見えない部分での業務効率化のリターンは大きいと思います。導入時に慣れるまでなど、一時的な負担はあるかもしれませんが、その負担も長い目で見れば価値に変わるのではないでしょうか。PMSによって業務は効率化されましたか?以前は予約情報を印刷して管理していましたので、いつも事務所が紙の束だらけでした。いった紙の管理がPMSによって不要になります。紙では管理が一元化できませんし、常に紙の情報とシステム上にある情報の2つが存在します。これらを扱う複雑さが解消されたのは、とても大きいですね。このような無駄な業務が減れば、接客をはじめ本来的にもっと時間をかける必要がある業務にも集中することができるわけです。システムの操作性はいかがでしょうか?直観的に操作ができ、シンプルかつ過剰な機能がなく、表示される文字の意味も分かりやすいです。これまで触れたことのあるPMSは余計な機能が多く、整理整頓されていないように感じることがありました。inntoはその業務の担当者によって「ここだけ見れば良い」というポイントがはっきりしていますね。それによって新人のスタッフでも迷うことなく操作できています。inntoがクラウド対応であることも重要なポイントです。遠隔地でも視覚的にお客様の状況を確認しやすく、スタッフとの連絡も簡単になりました。inntoのシステムは新人のスタッフ様にどの程度の教育が必要ですか?システムのための新人教育の時間はとても短く、段階を追って教えることができています。新人のスタッフが使う上でも繰り返して指示しなければならないことが少ないです。分からないことがあっても、簡単な連絡で解決できています。スタッフは私以外が20代ですし、いまの若い方はデジタルネイティヴなのでさらに使いこなせるのではないでしょうか。我々の世代でも抵抗なく使えるシステムだと思います。求めること今以上にシステムとスタッフが連携すれば、さらに業務は効率化でき、それによってお客様に接する時間をもっと増やすことがでると考えています。現在も頻繁に機能がアップデートされていますが、よりお客様が求めるホテル作りをするためにスタッフが最適に配置されたり、稼働したりできるような新機能を期待しています。SHIBUYAHOME>導入施設>オークホステル富士さあ、はじめてみよう!ハードルが高く感じるシステム導入も、やってみれば意外と簡単。マニュアルやサポート体制も充実、まずは試してみましょう。初期導入費0円の宿泊業務管理システム。inntoは誰でも簡単にご使用いただけます。