写真デザイン・アートライフハックフリーソフトまとめAboutGmailアーカイブとは?表示・戻すなどのやり方【iPhone・Android・PC】2019.09.16Home>GmailGmailを使っていると聞き慣れないアーカイブというキーワードを目にすることがあるが、このアーカイブとは何かという解説とやり方についてまとめみた。この意味から「Gmailのメールをアーカイブに保存記録する」として捉えることができるが、機能として簡単に言ってしまうと、メインの受信トレイからメールを非表示にする機能だ。Gmailに限らずメールを使っていると数回以上目を通すメールというのはさほどなかったりする。それらのメールを後で読み返す必要があるかもしれないので削除はできない。なると受信トレイのメインフォルダに既読済みのメールが大量に溜まることになる。アーカイブはまさにこの時に使うもので、そういったメールをメインの受信トレイから非表示にするというものだ。Gmailのサイドメニューには下記の2つのトレイがあるが、イメージとしては1のメールをアーカイブ(非表示)にして、メインのトレイをスッキリさせて、確認したい時は「検索」か「すべてのメール」のトレイで2アーカイブしたメールを確認するものだ。(1と2は同じメール)メイン受信したメール(1)すべてのメール受信したメール、下書き、送信済みメール、アーカイブしたメール(2)以前はラベルでメールを管理していたものだが、メールの量が大量に増えるとそれすら億劫になる。そこでラベルで探すよりも検索機能を使いつつ、アーカイブを使うことで受信トレイがスッキリして目に見えるメールのストレスから開放されるようになる。アーカイブのやり方(スマホ)iPhoneとAndroidのスマホアプリは多少の見た目が異なる部分はあるもの、ほぼ一緒なのでここではiPhoneの画面を使った手順の紹介となっている。スワイプでアーカイブ一番手軽にアーカイブする方法だが、メインのメール一覧画面でリストを左、又は右にスワイプでアーカイブできる。(初期設定ではスワイプでアーカイブになっているが、設定を変更した場合は次のステップ「複数選択してアーカイブ」のやり方で)複数選択してアーカイブメインの受信トレイでリストの一番左のアイコンをタップ。するとチェックマークが入るので、同様にして選択して画面上部のアーカイブアイコンをタップ。詳細画面からアーカイブ詳細画面を開いている場合には、画面上部のアーカイブアイコンをポチッと。アーカイブの保管場所(スマホ)冒頭でも述べたが基本的にアーカイブは、メインの「受信トレイ」から非表示になるだけで、「検索」をしても表示されるし、下記の手順でも確認できる。メイン画面で左上のメニューをタップ。サイドメニューのすべてのメールを選択してトレイで探すか、検索すれば表示されるようになっている。アーカイブという目印があるわけでもないので、後述の検索演算子を使うと分かりやすいかも。上記のように「すべてのメール」にあるかを探すのは面倒だとか、どのメールをアーカイブしたかを忘れた場合は、アーカイブのみを表示・検索する方法(スマホ・PC)を参考にアーカイブメールのみを表示させるといいだろう。戻す方法(スマホ)アーカイブしたメールを戻すには2通りの方法がある。1つ目は、「すべてのメール」フォルダにアーカイブしたメールが保存されているので、そこから探して戻す方法。サイドメニューを開いてすべてのメールを選択。検索欄でメールを検索でもOK。戻したいメールの左端のサムネイルアイコンを選択し、右上のサブメニューをタップして表示されたメニュー受信トレイに移動を選択すればアーカイブの解除ができる。どのメールをアーカイブしたかを忘れた場合は、アーカイブのみを表示・検索する方法(スマホ・PC)を参考にアーカイブメールのみを表示させるといいだろう。アーカイブのやり方(PC)クリックでアーカイブPCでのアーカイブのやり方だが、受信トレイのメールリスト上をマウスオーバーして、表示されたアーカイブアイコンをクリックすればOK。複数・一括選択してアーカイブPCでの複数のメールのアーカイブもメールリストの左のチェックボックスにチェックを入れて、表示されたアーカイブアイコンをクリック。図にも書いたが、表示中のメールを一括選択するアイコンをクリックすれば、表示中のメールを一括選択できるので、アーカイブしたい場合には便利。詳細画面でアーカイブPCのメール詳細画面でのアーカイブアイコンはメールタイトルの左上辺りの位置にあるので、それをクリックすればOK。アーカイブの保管場所(PC)PCの場合には、サイドメニューのもっと見るをクリックして、すべてのメールを選択。基本的には、この「すべてのメール」の中にあるが、検索しても表示されるようになっている。アーカイブ中のメールであるという目印が目立ってあるわけではないので、アーカイブのみを表示・検索する方法(スマホ・PC)で探すといい。戻す方法(PC)PCの場合は、同様にすべてのメールをサイドメニューから選択し、戻したいメールをチェック、後は受信トレイに移動のアイコンをクリック。スマホと同様に、どのメールをアーカイブしたかを忘れた場合は、次のステップアーカイブのみを表示・検索する方法(スマホ・PC)を参考にアーカイブメールのみを表示させるといいだろう。アーカイブのみを表示・検索する方法(スマホ・PC)アーカイブされたメールのみを表示する機能は残念ながら無いのだが、検索演算子を使うことで表示可能だ。下記の内容を検索欄に入力することでアーカイブされたメールのみを表示することができ、一括削除したい時もこれを利用するといいだろう。スマホの場合には、辞書登録する、PCの場合にはブックマークなどをしておくことで次回以降の入力が楽になる。-in:inboxちなみに「-in:sapm」は、迷惑メールを除外、「-in:trash」はゴミ箱を除外、というような感じで、色々と除外してアーカイブのみを表示させるということになる。ブラウザで下記のリンク先にアクセスしてブックマークしておくのも手だ。https://mail.google.com/mail/#search/-in%3Aspam+-in%3Atrash+-is%3Asent+-in%3Adrafts+-in%3Ainboxアーカイブの自動化(PC)フィルタを使うことで、例えば「特定のメールが届いたらラベルを貼ってアーカイブ化する」、というようなある程度自動化することができる。このサンプル手順の紹介。PCでGmailにログインした状態で下記のURLにアクセス。(スマホだと設定画面に移動できない)https://mail.google.com/mail/#settings/filtersそしたら新しいフィルタを作成をクリック。次はFrom欄にメールアドレスを入力して、フィルタを作成をクリック。したら、受信トレイをスキップ(アーカイブする)とラベルを付けるにチェックを入れてフィルタを作成をクリック。ラベルは作成済み、あるいは新しく作成して選ぶ感じで。既読後にアーカイブ(PC)メールを読み終わったら直ぐにでもメールをアーカイブしたいこともあるだろうが、その時にはショートカットキーを使うといい。ショートカットキーの設定がオンになっているかを確かめる必要があるので、PCで下記のURLにアクセス。https://mail.google.com/mail/#settings/generalそしたらGmailのキーボードショートカット設定をONにし、画面を下部までスクロールして変更を保存をクリック。後はメールの詳細画面を開いた状態で下記のショートカットを使う。