教育委員会に営業をする人のブログスマートフォン用の表示で見る教育委員会に営業をする人のブログ地方自治体や学校に営業活動をしています。地方自治体への営業の仕組みや、教育業界について書いていきます。議事録の3つコツtodoを一番上に書くフォーマットを決めるその日のうちに共有し指摘をもらうまとめ皆様は”議事録”というものをとったことがあるでしょうか?新入社員の方はもちろん、部下として働いている社会人の方にとっては日常的な業務の1つでしょう。事業部編成でメンバーが飛ばされる中、唯一部長から「お前は必要だから残れ」とまで言われる部下力の高い筆者が、議事録のコツを紹介します。そもそも議事録とは?何気なく”議事録”という言葉を使っているかと思いますが、改めて議事録と何か?についてお話します。議事録とは一言でいうと会議内容の記録です。社内の会議や、取引先との商談など、会社員、サラリーマンは日々たくさんの会議に出席しています。そのため、全ての会議の内容を詳細に覚えておくことは不可能です。したがって、会議の内容を忘れずに残しておくために、議事録という文章が存在するのです。普段は出席しているAさんが風邪で欠席したチームメンバー全員は商談に出れないというように、全員が会議に出ることができる環境は常にありません。誰かに会議の内容を共有することが必要になってきます。そんな時にも議事録が力を発揮します。会議内容の共有の2つを目的とした文章なのです。ついては、その会議が行われた状況を知るために書きます。日時については、その情報がいつのタイミングのものなのかを知るために必須の項目です。長期的なプロジェクトになると、議事録の数も多くなりますので、必ず日時は記載しましょう。下の3つ、会議で決まったこと・残った課題・次回の会議の予定については、議事録の本来的な目的になります。決まった内容と経緯や理由までセットにして書くと、見返した時に会議の光景を思い出しやすいので便利です。(経緯や理由)というような形で私は記載しています。残った課題についても、どんな課題が残っているのかとなぜその会議では決めることができなかったのかセットで書きましょう。(決めることができなかった理由)というような形です。議事録と聞くと面倒だとおもう方も多いでしょう。自分で議事録を書くことで仕事の内容が理解きる数回書いていくことで慣れていく上司を始め簡単にチームの役に立てるというメリットがあります!部下たるもの、積極的に議事録を書いてみましょう!下記のサイトも、議事録について詳しく説明していますので、参考にしてみてください!www.kashikaigishitsu.net議事録の3つコツここからは、誰でも簡単にできる議事録のコツを紹介します。会議で決まったやらなくてはいけないこと=todoを記載するようにしています。何か仕事を進めることが目的のはずです。これをすれば仕事が進む、ということがtodoになります。見やすいところにtodoを書くようにしています。することで、忙しい上司であっても、必要な部分のみ確認することができます!会議に関して、一言一句を確認する時間も必要性も上司にはありません。上司が欲しい情報を端的に届けることを意識ましょう。何を・誰が・いつまでにを記載します。これさえ決まっていれば、仕事が進むからです。逆に言うと、これが決まっていないと仕事は進みません。フォーマットを決めるなぜ、議事録は面倒というイメージがあるのでしょうか?それは時間がかかるからです。誰が、どんな発言をしたのか、メモなどからまとめ直す必要があります。そんな作業を0からしていては、とても時間がかかります。そこで、フォーマットを利用しましょう。私は下記のフォーマットを使用しています。日付を示すフォーマットを決めることで、この記号を見れば何のことを示しているんだなということを理解してもらえます。人物や日付などが抜けている場合にはすぐに気づくこができます。誰がいつまでにやるんだっけ?となってしまう会議は意外にも多いものです。このようなフォーマットを用いることで、会議の抜け漏れを防ぐことができるのです。「そういえば誰が行うか話せていなかったですはいかがしましょう?」と、気の利く部下になることもできます!フォーマットを使用した議事録の例は下記になります。[〆12/29]どうでしょうか?フォーマットを使用することで、わかりやすい見た目になっていませんか?その日のうちに共有し指摘をもらうどれだけ忙しい場合にも、議事録は会議をしたその日のうちに共有するようにしましょう。まとめる時分自身も、内容を鮮明に覚えているうちにまとめたほうがいいです。会議の次の日などに議事録を作成しようとしても、覚えていない内容がでてきてしまうものです。早めに上司やメンバーに共有することで認識の違う箇所を指摘してもらうことができます。自分はAさんが行うと思っていた業務も、実はBさんだったなどの勘違いは誰にでもあります。会議直後であれば、みんながそのことを覚えているのですぐに訂正してもらえるのです。これが数日たった後であると、そのままAさんの業務になってしまうこともあります。間違いを指摘されることを苦手だと感じる方もいるかもしれません。完璧な議事録をつくることが目的ではないはずです。仕事を前に進めることが目的のはずです。そのために、早めの共有とご指摘ウェルカム!という姿勢で議事録を書きましょう!まとめいかがでしたか?議事録の目的は会議の記録と共有です。読者になる検索このサイトについてプライバシーポリシーお問い合わせ自己紹介Twitterにほんブログ村スターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。