20161人で使うOffice365-メール今回はOffice365のメールの話をします。Eメールはいまや、電話やFAXと同じくらい当たり前に使われていると思います。これは簡単そうで、踏み込んでしまうとややこしい説明になってしまうので、分かりづらかったらすいません。一般的に使われているメールは、PCにダウンロードしています。ダウンロードしてしまうとそのPCでしかメールを見ることができません。前から言ってるように自宅のPCやタブレットやスマホでメールを見ることができなくなります。他の端末でも見れるようにサーバに残したままにします。することによって、他のPCでもダウンロードしてみることができるようになります。この使い方をされている方が結構いらっしゃると思います。この使い方にはいくつかの欠点があります。メールをサーバに残したままにするので、サーバの容量を圧迫します。通常のメールボックスの容量は100MB程度ですので、写真を添付するとすぐにいっぱいになって、以降のメールが受信できなくなります。送信したメールは送信済みフォルダに保存されますが、これはそのPCでしか確認できません。会社のPCから送ったメールの内容について問い合わせがあったときは、会社のPCを見ないとどんなメールを送ったのかが確認できないということです。これはちょっと不便ですよね。1つ、これは不便と言うよりもセキュリティ上のリスクですが、メールを受信するときにPOP3というプロトコルを使って受信している方がほとんどです。これはメールを受信するときにアカウント名とパスワードでサーバにログインする方法ですが、暗号化されていません。無線LANを使用している場合や、同じネットワークに接続している人に盗聴される恐れがあります。メールはセキュリティ的にとても脆弱です。ほとんどの場合は、アカウント名はメールアドレスです。それらの情報がネットワーク上を暗号化されずに流れていくので、盗聴にはとても弱い仕組みです。最近はPOP3SやSMTPSに対応しているメールサーバ、メールクライアントが増えてきましたが、設定はPOP3とSMTPのままと言う方がまだまだ多いです。アカウントとパスワードが漏れるとメールが盗聴されます。サーバに残したままの設定にすると、ほとんど全てのメールが盗聴されるようになります。メールでやり取りされている情報はとても増えています。メールの設定は、1日でも早く見直すべきです。ここまで今のメールの使い方について3つの問題を上げました。これらはちょっとした工夫や変更で対処可能です。メールサーバの容量については、契約容量を増やすかサーバに残す日数を減らす。送信済みメールについては、BCCで自分にも送る。セキュリティについては、POP3SやSMTPSを利用する。することによって対処は可能ですが、契約容量を増やすためには費用が増えるかもしれません。サーバに残す日数を減らすことで片方のPCで受信できないメールが増えるかもしれません。送信するときにBCCで自分に送ることを忘れてしまうかもしれません。自分のメールサーバがPOP3SやSMTPSに対応していないかもしれません。(最後は今時ほとんどないと思いますが・・・)こういう色々なちょっとした不具合が解消できるなら、Office365のメールを利用してみることもありだとは思いませんか?う~ん、最初に書いた通りとても分かりにくい内容になってしまいました。書いている自分が分かりにくいと思っているから、読んでいる人はもっと分かりにくいでしょうね。今回は今までのメールサーバを利用することの不具合についてでしたが、次回は独自ドメインのことも絡めて書こうと思います。・10名以下で始めるOffice365・出張セミナーLINEでも問い合わせできます。基づく表記お問い合わせPC確認トップへ戻る。