勤怠管理といえば紙のタイムカード、をまず連想する方は多いのではないかと思います。世の中には紙のタイムカードと同等以上の機能を持ち、しかも運用が大幅に便利になる、「勤怠管理システム」というものがあります。勤怠管理システムは、年々進化を続け、導入のハードルも低くなってきており、近年では中小企業でも手軽に導入できるものも登場しています。タイムレコーダー」です。タイムレコーダーを比較し、どのようなメリットがあるかを紹介します。勤怠管理方法を検討中の皆様の参考になれば幸いです。タイムレコーダー、ほかの勤怠管理システムとの比較については、タイムレコーダーの選び方をご覧ください。こんなタイムレコーダーを使っている皆さん向けこの記事は、タイムレコーダーを使っている、またはこれから使おうとしている人に向けたものです。みなさん、以下のような製品をご利用ではないでしょうか?(各リンクはAmazonの商品ページへのリンクです)アマノBX2000アマノMX-100アマノCRX-200(S)アマノEX-3000NC-WアマノTIMEPACK3-100セイコーQR-340セイコーZ150セイコーQR-395ニッポーNTR-2700ニッポータイムボーイ8プラスニッポーカルコロ100マックスER-250S2マックスER-80S2CWマックスER-110SUVOICEVT-2000TOKAITR-002Sそもそも勤怠管理はなぜ必要?タイムカードは必須?今でも多くの企業でタイムカードが使われていますが、そもそも、タイムカードはなぜ使われて来たのでしょうか。大きな理由は、給与計算のためです。正確に集計する必要があります。管理者には、従業員の勤務時間を把握する義務があります。タイムカードは、従業員の勤務時間を正確に記録するために使われている、ということです。これらを満たすために、必ずしも紙のタイムカードを用いる必要はありません。勤務時間の記録は、デジタルの情報であっても構いません。タブレット端末の普及した現在では、タイムカードやタイムレコーダーの代わりになるアプリがあります。タイムレコーダー」です。タイムレコーダーは、iPadをタイムレコーダーにするアプリです。充実した自動集計機能が用意されており、様々な会社のルールに沿った集計が可能です。それに加えて、顔写真撮影やビデオメッセージ、打刻時メール送信といった独自の機能を持っています。クリニック、ホテルなど様々な業種・業界で利用されています。Storeから無料でダウンロードすることができます。タイムレコーダーには紙のタイムカードと比較すると、多くのメリットがあります。全体として大きなポイントは、紙とデジタルの圧倒的な違いです。紙ベースの管理がデジタル化されることにより、タイムカードの準備、計算、管理が自動化されます。カードの購入も不要になり、月々の維持コストがかかりません。機能が使えるその他のメリット各分類にいくつか項目があり、全部で23個になります。それぞれどんなメリットがあるのか、紹介したいと思います。タイムレコーダーを導入すると、タイムカードそのものを使わなくなるので、紙のタイムカードの購入・管理が不要となります。紙のタイムカードは月度ごとに取り換える必要があり、毎月の締め日に、必ず一定の作業が発生します。全員分のタイムカードに名前を書いて、全員分のタイムカードをそれぞれ入れ替える必要があります。タイムカードの入れ替えができていないと、打刻ができなくなってしまいます。タイムレコーダーでは、いつでも過去の出勤簿を出力できるため、タイムカードを保管する必要がなくなります。タイムカードをはじめとする労働関連の記録は、労働基準法第109条により、3年分保管することが義務づけられています。その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。)の記入事項と保存期間にて解説されています)タイムカードを保管しなければならない理由は、労働関連の記録の提出が求められるケースがあるためです。書類には、3年分の勤務記録、つまりタイムカードを添付する必要があります。3年分のタイムカードを保管するとなると、沢山のタイムカードを管理し続けなければなりません。従業員が20人勤務していれば、3年間で20人×12ヵ月×3年で720枚に上ります。大量のタイムカードは、場所をとるだけではなく、必要になった時にその中から各月の特定個人のタイムカードだけを抜き出して集めるのもなかなか大変です。タイムレコーダーでは、そういった際の提出書類として、タイムカードの代わりにPDF出勤簿が利用可能です。各種集計値や写真付きの出勤簿ファイルを、必要になった時に従業員や期間を指定してまとめて出力できます。タイムレコーダーを導入すれば大量のタイムカードを保管が不要になります。タイムカードの保管に場所を取られることがなくなり、それに加えて特定の従業員、特定の期間のものを探し出す必要もなくなります。使わなくなるため、購入費用がかかりません。タイムカードの値段はおおよそ100枚で約1,000〜2,000円で、例えば10人で利用の場合、年間で約2,000円、50人の場合、年間で約10,000円の費用が節約できます。タイムカードのラックやインクリボンが不要タイムカードの置き場となるラックやホルダーは、20人あたり約2,000円。人数が増えてくると、置き場所も問題になってきます。インクリボンは約3,000円で、機種、人数、1日の打刻数にもよりますが、半年〜2年に一回の頻度で交換が必要です。タイムレコーダーではタイムカードを使わないため、タイムカードのラックやインクリボンの購入も不要です。タイムカードのラックを置く必要がなくなり、タイムレコーダー周りがスッキリします。勤怠の集計・入力・確認の手間が削減できるタイムレコーダーを利用している会社では、毎月の締日、紙のタイムカードの集計作業がいつも大変だと思います。タイムレコーダーでは、勤務時間などの集計が自動化され、大きな負担減となります。集計前のデータ確認や、集計後の給与ソフトへの反映を補助する機能も用意されています。タイムレコーダーでは、自動集計を利用できるため、管理者が集計作業をする必要はありません。大事なメリットの1つです。紙のタイムカードを利用する場合、毎月の給与計算で、勤務時間の集計を手計算で行わなければなりません。具体的には、退勤時間と出勤時間の差を取り勤務時間を求め、休憩時間を差し引き、残業時間を別途集計し、場合によっては遅刻早退なども別途集計...など。給与に直接かかわる大事な計算ですが、手計算の場合、手間がかかる上、ミスが発生することもあります。ミスを防ぐためにダブルチェックをすると、二重に手間がかかります。「集計機能付きタイムレコーダー」も存在しますが、勤務時間だけ、残業時間だけなど、限られた項目しか集計できない場合が多く、また、打刻修正を手計算で反映したりする必要があるため、この機能だけで集計が終わることはなかなかありません。タイムレコーダーでは、自動集計が行えるため、ミスが無くなり、集計や確認の手間を削減できます。一般的な給与計算に必要な集計項目を網羅しているため、様々な時間数を自動集計することができます。以下のような自動集計ができます。(※入力は手動)これらの集計ルールは、社員、アルバイトなど、メンバー種別ごとに設定できます。そのほか、可能な設定については集計・出力のページをご覧ください。タイムレコーダーの場合、打刻データを修正すれば、集計値にも自動で反映されます。集計時に打刻の修正をチェックして手動で計算値を補正する必要はありません。紙のタイムカードでは、給与計算をPCで行う場合、手動で計算した結果を手入力する必要がありますが、入力の手間がかかるほか、入力ミスにも注意が必要です。タイムレコーダーでは、CSVファイルとして月の集計データを出力できます。エクセルや給与計算ソフトで計算を行う場合、CSVファイルをそのまま利用できる(※)ため、入力ミスの心配はありません。タイムレコーダーは以下の給与計算ソフトに対応しています。8〜19お使いの給与ソフトが選択肢にない場合、あるいはエクセル等で管理したい場合は、汎用フォーマットで出力することも可能です。詳しくは、集計・出力のページをご覧ください。打刻忘れなど、問題のある勤怠データがわかりやすい紙のタイムカードで運用していると、打刻忘れなど、問題のある勤怠データに気づけない可能性があります。タイムレコーダーでは、問題のある勤怠データがある場合、管理者用のデータ編集画面で背景が赤色になったり、わかりやすいアラートを表示させるよう設定できます。表示可能なアラートは以下の通りです。タイムレコーダーには、打刻時に起こりがちなミスを防止する仕組みが備わっており、従業員の方にも安心してお使いいただけます。打刻間違いが減ることで、管理者視点でも打刻修正の手間が減ることとなります。不正な打刻を抑止できるような機能も備わっています。他人のタイムカードと間違えて打刻するケースが減る紙のタイムカードでは、間違えて別の人のタイムカードを押してしまうことがあります。タイムレコーダーでは、打刻の確認画面で、その人の名前、プロフィール写真が表示されます。間違えて別の人を選ぶと、写真と名前から気づくことができ、その場合打刻をキャンセルすることができます。そのため、別の人との打刻間違いが減る効果があります。タイムレコーダーへ乗り換えたあるユーザーから聞いた話では、別の人と間違えることがかなり減った、という点が好評でした。出勤/退勤の間違いが減る紙のタイムカードでは、別の人との間違いのほか、出勤/退勤の打刻の間違いがしばしば起こります。ボタンの押し間違いや押し忘れで、退勤打刻のつもりで出勤打刻してしまった、などのケースがよくあるのではないでしょうか。間違えてしまうと、印字位置がずれてしまい、打刻の修正、計算結果の補正が必要になってしまいます。タイムレコーダーでは、打刻の確認画面に出勤/退勤の間違いを防止する仕組みがあります。退勤のつもりで出勤打刻をしようとすると、連続で出勤打刻することになるため、確認のウィンドウが表示されます。この時、その場でIN/OUTを訂正して打刻できるため、打刻間違いを未然に防ぐことができます。打刻忘れの場合にも同様に確認のウィンドウが表示されるため、すぐに打刻忘れに気づくことができ、管理者への漏れのない連絡に繋がります。場合、他の人のタイムカードをタイムレコーダーに差し込むと、本人以外が不正に打刻できてしまいます。時刻以外の記録が残らないため、後から見ても、それが不正打刻かどうか判別できません。打刻時に必ず写真を撮影するので、本人確認ができます。ような厳密な方法ではありませんが、十分な抑止効果があります。タイムレコーダーでは、打刻時に印字ずれや挿入エラーで手間取ることがなくなります。タイムカードを使用しないため、タイムレコーダーへのタイムカード挿入時の表裏、上下間違いも無くなります。正確な時刻で打刻できる紙のタイムカードを用いるタイムレコーダーの多くが、時刻を自動で調整できません。中には電波時計機能を持つものもありますが、少数です。時間を手動で調整できてしまう機種の場合、打刻時に時間を調整して打刻時間を改ざんできてしまいます。タイムレコーダーでは、iPad本体の時刻の自動調整が利用できます。設定で時刻を手動で変更することもできますが、iPadの「アクセスガイド」という機能を用いることで、従業員が勝手に時刻を変更して打刻することを防止できます。タイムレコーダーには、通常のタイムレコーダーや他の勤怠管理システムにはなかなかない、独自の機能があります。タイムレコーダーは、打刻の際に必ず写真を撮ります。前述のように、写真には他の人の代理打刻を抑制する効果がありますが、勤怠管理以外でもメリットがあります。管理者は、打刻写真から従業員がどんな顔をして出勤しているか、様子を把握できます。従業員は、打刻後のダッシュボードに表示される最近の自分の写真から、体調や身だしなみへの気付きが得られるなど、自己管理につながります。仲間と一緒に写真を撮ることも楽しみとなります。打刻時メール送信が使える打刻した時に、顔写真つきのメールを特定の相手に送信できます。メールを通じて、管理者は現場にいなくても従業員の状況をリアルタイムに把握することが可能です。営業時間の長い職場や、現場責任者が営業や仕入れなどを兼務している場合などでは、管理者が不在になりがちですが、この機能を使えば「今現場に何人いるのか」「△△さんはまだいるかな?」といった情報を把握することができます。メールの送信先は、共通の送信先のほか、従業員ごとに個別に指定可能することも可能です。家族宛にメールを送ったり、塾や学童保育で、両親に子供の出席を知らせるメールを送る、といった応用例もあります。自席のパソコンから勤怠データの閲覧、編集、出力ができるタブレットタイムレコーダーの「LANアクセス機能」を使えば、同じLANにつながっているパソコンで、iPadのデータに直接アクセスできます。ある場所まで足を運ぶことなく、パソコンから、打刻の閲覧、編集を行うことができます。詳しい使い方は、「とりあえずやってみよう」で解説しています。VPNを用いることで、別の拠点のiPadにアクセスすることもできます。VPNを利用する方法の1つとして、VPN対応ルーターを利用したVPN接続の方法を紹介しています。勤務中の従業員を一目で確認できる出勤打刻をしてから退勤打刻をしていない従業員は、打刻画面に緑色の線が表示されます。現在勤務中の従業員を一目で確認できます。ビデオメッセージが使える特定の相手に、ビデオメッセージを送信することができ、必ず伝わる連絡として活用できます。工場での運用で、夜勤担当から翌朝への引き継ぎ連絡をする場合、図を描いたりして大変だったものが、ビデオメッセージでは身振り手振りで伝えられるため簡単になった、というケースがあります。コミュニケーションの活性化にも利用できます。天気予報が表示される待ち受け画面には、天気予報が表示されます。出勤/退勤するときに今日と明日の天気が自然に目に入り、「明日も1日中晴れそうだ」といった情報が得られます。タイムレコーダーは、1日1回データを自動でバックアップすることができます。iPad本体が壊れてしまっても、失われるデータを最長でも1日分に抑えることができます。選んでその日の調子を記録できる、「ハワユー」という機能が利用できます。毎日の記録が、従業員自身の心身の健康への気づきや振り返りにつながります。管理者はメンバーの健康や調子の変化を把握できます。詳しくは、毎日の調子を記録する「ハワユー」の解説記事をご覧ください。「1日の打刻回数は6回まで」「自動集計機能を用いると4回まで」といった制約があります。タイムレコーダーでは、1日に何回でも打刻ができます。休憩回数が多い場合でも安心です。日付変更時刻を過ぎてしまうと、退勤打刻の段がずれて明日の位置に打刻されてしまう、といったケースがあります。ありますが、押し忘れが起こりがちです。タイムレコーダーでは、日付変更時刻をまたいでOUT打刻をしたときに、打刻確認画面に前日の打刻と結びつける選択肢が自動で表示されます。これにより、必要なときだけ、忘れることなく前日のIN打刻と結びつけることができます。タイムレコーダーのデザインは、従来のタイムレコーダーと比べて、格段にモダンで洗練されています。タイムレコーダーの打刻画面は、見た目や動作に機械っぽさがありません。タイムレコーダーのボタン操作やタイムカード挿入には、古臭さを感じるかも知れません。タイムレコーダーは、タッチパネルにボタンが表示される現代的なデザインです。打刻方法を新しいものに変えることにより、オフィスの空気も一新されるかも知れません。利用するメリットのまとめここまで紹介してきた23個のメリットをまとめると、以下のようになります。タイムレコーダーのメリットだけを紹介してきましたが、状況によっては、紙のタイムカードから移行する場合に注意すべき点があります。タイムレコーダーの注意点を紹介します。署名・捺印による打刻修正の申請・承認の運用ができない会社によっては、打刻忘れの際や直行・直帰の場合に、手書きで出退勤時刻を記入する運用があります。従業員がタイムカードに手書きで打刻時刻を記入し、管理者が印鑑で打刻時刻の変更を承認する、という紙を活かした申請・承認の運用です。タブレットタイムレコーダーの場合、タイムカードに従業員が書き込む、という運用ができません。打刻時刻の修正は管理者が行う必要があります。記入の代わりに、申請用の台帳へ書き込んだり、管理者に口頭やメールで伝える運用などで代用する必要があります。利用者が新しいものに抵抗を感じてしまうケースがある現場の方が新しいものを苦手にするようなケースがあります。古くからなじみのある機械の方が安心、新しく使い方を覚えるのが面倒、といった場合など。そのようなケースでは、今のタイムレコーダーをどうしても使い続けたい、という意見が出るかもしれません。年配者の方が多い場合、注意が必要です。打刻そのものは、簡単なタッチ操作で可能です。利用者に年配の方が多くても、導入の際は、「自分の名前とINまたはOUTにタッチするだけ」と説明すれば、理解が得やすいでしょう。タイムレコーダーの料金は、利用人数によって異なります。3人までは無料で、それ以上の場合、10人ごとに11,000円となります。iPadを持っていない場合、iPad本体を購入する必要もあります。2019年1月時点で販売中の、最もリーズナブルなiPadは定価38,280円のiPad(第七世代)です。タイムレコーダーの対応機種については、アプリの対応機種についてのQ&Aに詳しく載っています。タイムレコーダーの場合、タイムカードやインクリボンを買う必要がなく、月々の費用は電気代のみとなります。タイムレコーダーの場合、iPad本体は買い替えが必要ですが、ライセンスはiPadを買い換えても同じものを利用できます。それぞれ以下の費用が必要です。実際に合計でどれくらいになるのか、2つのケースで紹介します。0円それぞれのケースで1年、5年経過した時の累計費用をシミュレーションして見ました。タイムレコーダーに比べて費用がかからないことがわかります。タイムレコーダーの価格は20,000円、50,000円で計算していますが、より安価なタイムレコーダーを使えば、さらに安くなります。タイムレコーダーの場合も、すでにiPadを所持している場合は、iPad本体の価格38,280円分が不要となり、大幅に安くなります。タイムレコーダーと同程度になります。ケースAでは、インクリボン代とタイムカード代と合わせて、10人で年間3,300円、5年間で16,500円、ケースBでは年間15,000円、5年間で75,000円に上ります。タイムレコーダーの利用には、紙のタイムカードに比べて多くのメリットがあります。毎月の集計作業やタイムカードの準備が不要になることによる負担の軽減は重要なポイントです。金額、メリット・デメリットを合わせてご検討ください。タイムレコーダーを利用するメリットを紹介してきました。注意点や費用の違いについても紹介しました。タイムレコーダーのご利用をお勧めします。利用人数3人までの範囲であれば、無料で利用できます。Storeからダウンロードして今すぐ使えますので、ぜひお試しください。タイムレコーダー」をダウンロード!コラム:タイムカード、「押す?」「切る?」タイムカードとタイムレコーダーを使って打刻すること、何と言いますか?人によって、「切る」「押す」「通す」といった表現が使われているようです。どれが最も一般的な表現なのでしょうか?Googleで完全一致で検索してみると、以下のような結果になりました。2019年2月時点の件数です)このことから、「押す」を使うWebページが最も多いことがわかりました。アプリなどで打刻するようになれば、また変化していくかもしれませんね。こちらの記事もオススメですタイムレコーダーの選び方タイムレコーダー・勤怠管理システムの種類一覧、特徴、オススメを紹介。これさえ読めば、あなたの事業所にピッタリな製品がまるわかり!タイムレコーダーの歴史タイムレコーダーが誕生してから現在に至るまでの歴史を、時代背景と共に解説。年表つきで、引用元も明記されています。タイムレコーダーについて、ご意見、ご感想など、お気軽にお聞かせください。