おいて文書管理システムを使用する際のコツについてご説明します。1.リマインダー機能を活用しようリマインダー機能(指定した日付になると通知する機能)を備えたシステムを使いましょう。労使協定や求人票のように定期的に更新したり期限の設けられている文書にはリマインダーを設定しておくことで、期日が来れば自動的に通知されるようになります。デジタルドルフィンズでは書類ごとにリマインダーを設定することができます。2.版管理機能を活用しよう書類の版管理機能(バージョン管理機能)を活用しましょう。改定した書類の過去のバージョンを、後から確認することができます。手続きの受付日や提出日などの進捗情報を、書類に付随するコメントなどの形で付与しておきましょう。顧問先の企業からの手続きの問い合わせに対して即座に応えることができ、担当者不在時も対応できます。書類をどのような順序で誰に回すかといった情報も、書類に付与して管理しましょう。手続きのチェック作業を他の担当者に依頼する際などは、前述のリマインダー機能を活用して、依頼先の担当者に自動的に通知されるように設定しておきます。しておけば担当者の机の上に紙の書類を置いておく必要もありません。(手続き名)」といったオーソドックスなキーワードを付与しておけば問題なく書類を探し出せます。人名には姓のよみがなも付けておくことをお勧めします。電話での問い合わせに対応する際、よみがながあれば書類をより速く探し出すことができます。5.リモートワークを活用しようVPN(仮想プライベートネットワーク)などの技術を使えば、事務所の外から事務所内のネットワークに安全にアクセスすることができます。文書管理でもこの技術を活用しましょう。外出先から事務所の文書管理システムにアクセスできるようになっていれば、顧問先の企業に訪問した際にノートPCとスマートフォンだけあれば事務所の書類をすぐに探し出すことができます。在宅勤務も可能に自宅から事務所のシステムにアクセスすることもできるようになるため、在宅勤務も可能になり、幅広い働き方のニーズに対応できるようになります。デジタルドルフィンズではVPNの設定も承っておりますので、お気軽にご相談ください。少人数の事務所で効果を上げる。あなたの会社をかんたん診断。他社比較シート検索スピードやルール管理など、デジタルドルフィンズの使いやすさを比較。06-6758-1121リモートサポート。