山田新一総経理1978年千葉県生まれ。宇都宮は、8店舗を構えるラーメンチェーン店の里中董事長から既存のエクセル業務をヒアリングし、kintone(キントーン)に置き換えてみました。どのように業務が改善されたかビフォー&アフターを見てみましょう。今回ご紹介するアプリは物品購入や修繕などの「費用申請」です。もとのアプリは中国語版ですが、kintoneでは日本語の設定を施すことで、使う人に合わせて自動的に言語が切り替わります。宇都宮「kintoneのアプリを使い始めてから2週間たちました。山田「それでは、ホワイトボードを使い、エクセル時代のビフォーとkintone導入後のアフターを並べてみます」そう言うと早速、ホワイトボードにビフォーを書き出し始めました。以前は店舗の店長から本部の会計担当宛てにメールしており、それを会計担当が都度印刷しては総経理へ渡していたんだな。総経理の押印がもらえると、そのことを申請者に知らせていた。1、2店舗のころの運用がそのまま引き継がれており、8店舗となった今は結構な業務量になっていたのですね」今度は、kintone導入後のアフターを書き出し始めました。里中「こう並べると一目瞭然ですな。山田「比べますと、業務ステップは半分以下になっています。メールをしたり印刷して承認を回す手間がなくなって、会計担当は確認業務だけで済むようになりました」それでは「費用申請」アプリを見てみましょう。図Bがこれまで使われていたエクセルシートです。見積もり内容を記入し、店長の承認→総経理の承認をもらいます。物品購入や修繕が完了したら再度、総経理の確認をもらい完了します。費用申請エクセルシートこれをkintoneで作成すると図Cのようになりました。エクセルにありました「承認欄」は、kintoneでは電子承認となりました。スマートフォンでの承認画面は図Dのようになります。里中「kintoneのアプリ導入後、申請書の紛失や、承認漏れがなくなりました。何より承認するにしても差し戻すにしてもスピードが格段に上がり、店舗側の『承認を待つ』というストレスが軽減されました。承認ルールによりますと、金額によって承認ルートが変わるのですが、その話は次回ご説明します。里中「いや~、山田さんにお願いするから結構ですわ。山田総経理は「任せなさい」とばかりに胸を張りました。宇都宮武則コンサルタントITベンダーにてプロジェクトマネージャとして50社以上のシステム構築に携わりました。ITに関わるお悩み事を幅広くサポートいたします。ワイズシステム総経理。本社と製品情報を共有[9]情報セキュリティ資格を取得しています台湾のコンサルティングファーム初のISO27001(情報セキュリティ管理の国際資格)を取得しております。情報を扱うサービスだからこそ、お客様の大切な情報を高い情報管理手法に則りお預かりいたします。