一度決めたルールをそのまま放置していませんか?社内規定は、円滑な業務の推進に必要なものです。規定は不変ではありません。関係する法律の改正や状況の変化に応じて常に見直し、最適なルールとなるよう整備することが大切です。本記事の「規定・規程」の表記は、全て「規定」で統一しています。3月27日公開]なぜ社内規定が必要なのか社内規定は、業務の遂行に当たって日常的に発生する処理課題に適切に対応するために、必要なルールを明文化したものです。社内規定の内容は企業によってさまざまですが、一般的には以下の内容が規定されています。独自性やノウハウの継承もし規定が存在しなければ、物事の判断基準や実施方法・内容が担当者ごとに異なる状態となり、企業としての存続が危ぶまれる可能性もあります。社内規定の種類は企業によってさまざまですが、基本となる規定の種類は以下のとおりです。規模や業務形態・内容によって、さらに種類が増え、内容も細分化されます。これらの規定に基づいて細則や実施要領(運用マニュアル)が制定されます。近年は、新たな法律の施行や改正(細目の規定)のみならず、企業活動に対しての社会的な監視の目も厳しくなる傾向にあるため、必要とされる規定の種類はさらに増えるものと予想されます。規定作成/整備のステップ社内規定は、業務を円滑に遂行するために設定されます。そのため、業務が円滑に遂行できない場合は、その課題を洗い出して、解決する方法を検討します。その後、解決方法に従って規定案を作成し、その規定に関わる部署に案を提示して内容を調整した後、取締役会に規定案の承認を諮ります。承認が得られたら、社員に対して規定の周知を行います(「社内規定の周知」の項目を参照)。いざ規定の運用を始めると、作成時には気づかなかった問題や間接的にマイナスの波及効果のある問題が出てくる場合があります。その場合は見過ごすことなく、すぐに規定を見直しましょう。どこかに不具合のあるルールは使われないまま形骸化していき、会社に対して不満の蓄積や信用を失うことにもなりかねません。常に規定のブラッシュアップを行い最適化することで、厳格な運用管理につながり、業務を円滑に遂行できるようになります。社内規定整備のタイミングはいつなのか社内規定の整備は、以下のポイントで見直しを行います。1.規定違反が発生したとき違反の状況をできるだけ詳細に検証しましょう。これは規定の良しあしのチェックにつながるだけでなく、再発防止のためでもあります。違反を検証すると、ルールをさらに細分化したり、内容の一部変更が必要になったりする場合が多々あるので、対応していきます。関連する法律に従って作成されます。基本となる法律が改正されれば、社内規定も変えることになります。仮に、社内規定が関連法の改正に適合していない場合、ルールに従っているのに法令には違反しているというリスクが生じます。社内規定の管理者は、法改正の動きに敏感にならなければなりません。定款や就業規則など、社内規定を管轄する官公庁に届け出なければならないものもあります。見直し→労働基準局への届け出3.定期的な見直し半年または年単位で見直し・点検をしていきましょう。規定そのものだけでなく、関連する規定やマニュアルなども含めて、規定運用の整合性を確認し、不一致や不整合が発生しないよう注意します。そのため規定の中に見直し時期やマニュアル、実施要領などの参照先をあらかじめ定めておくことをお勧めします。社内規定を適切に管理していくためには、内部監査制度などの管理システムを明確にし、責任者をきちんと定めることが必要です。規定をスムーズに運用するために、規定を体系化し、改定(バージョン)管理を行います。規定を整備するに当たって、基本的な事項と現場に管理を委ねる細則や実施要領とを分けておきます。基本事項の改正は取締役会の権限で行い、細則は担当する役員・管理職の権限にしておくと、状況の変化にもすばやく柔軟に対応できます。社内規定の運用には、周知の徹底が不可欠です。規定違反によるトラブルや事故の多くは「(規定を)知らなかった、理解していなかった」ことが原因となっています。周知が徹底されていれば起きない事故なのです。規定の施行や改正を行う際は、イントラネットなど社内メディアを活用して、いつでも規定が閲覧できる環境を整えましょう。規定が直接・間接的に関わる部門や担当者に対しては、研修による周知徹底を行ってください。このような規則徹底のアクションが不祥事を回避し、コンプライアンスの徹底にもつながるのです。平成30年1月(厚生労働省Webサイト<PDF>が開きます)社内規定を簡単に管理・検索・共有するにはITに詳しくなくても使える「文書管理ソフト」を利用するのがお勧め文書を電子化しても、目的に応じて使いやすくなければ意味がありません。ITに詳しくない方でも簡単に使える「文書管理ソフト」で、文書を簡単に管理・検索・共有できるようにしましょう。大塚IDのご登録により無料で受講できるビジネスパーソン向けeラーニングです。就業規則に定めておきたい見落としがちな項目をご紹介するコースをご用意。項目例も提示しているので参考にしてみてください。ビジネスeラーニング」のページをご覧ください。企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。図版内容等は公開時点のものです。業務で発生する文書は貴重な情報資産であり、公的な記録証書にもなります。文書を適切に管理していくために、文書管理の知識を押さえておきましょう。会社の内外を問わず慶事・弔事というのは、ビジネスの現場でもさまざまな形で起こり得ます。そんなとき、不適切な対応をしないように、慶弔業務と慶弔マナーについて振り返ります。基準を明確にすることで不要な出費を減らすことができ、必要経費として処理することができます。そこで、旅費規定作成のポイントをご紹介します。2月22日公開]企業における総務部の仕事(6)福利厚生<社葬の手引き>総務部門の重要な業務の一つ、社葬について見ていきます。いざというときのために平常時の備えが大切です。社葬取扱規定についてご紹介します。書類にハンコを押す際に、迷ったり不安になったりしたことはありませんか。知っているようで実は知らない「会社で扱う印章の種類と法的な役割」について見ていきましょう。3月22日公開]自転車通勤者に、企業・総務はどう対応するかエコ&健康ブームにより自転車通勤をする人が増えています。一方で自転車による事故も増加しており、社会問題にもなっています。申請や許可など、自転車通勤の管理についてまとめました。4月25日公開]社用車の車両管理(2)車両管理は、安全運転管理の取り組みが最も重要です。社内の一定のルールと運用を厳格化することで、リスク軽減につながります。経営計画で企業ビジョンを共有し行動するまずはお気軽にご相談ください。製品の選定やお見積りなど、100万社ものお客様に支えられた多数の実績でお客様のお悩みにお応えします。お気軽にご相談ください。9:00~17:30)Webでのお問い合わせお問い合わせ*メールでの連絡をご希望の方も、お問い合わせボタンをご利用ください。総務マガジン」は、大塚IDでログインすると、さらに便利に。業務で使える書式や社内掲示用ポスターが、編集可能なデータでご自由にダウンロードいただけます。ほかにも大塚IDをご登録いただくと、eラーニングが無料で受講できたり、製品・サービスが無料でお試しいただけたり、お得なサービスが利用できます。役割とは大塚IDでログインしよう!メーカーズボイスOfficeあるあるあら・みるメディアの回廊ITここに歴史あり危機管理コラムIT用語辞典ビジネススキルアップや業務に役立つさまざまなサービスをご用意しています。