年では環境保全の立場か紙の文書をできるだけデジタルに置き換えるペーパーレス化が進むようになっていますが、実際には紙の文書がなくなることはありません。主唱者にあたる行政でさえ、いまだに紙の文書で通知をしたり、申請や届出にも紙の文書を要求するありさまですので、当面はペーパーレスとはいっても紙の文書との共存を模索していく必要があります。そこで現代の職場にとって重要なのがコピー機の役割です。コピー機があれば一度に同じ文書を大量に作成することができるようになりますので、仕事の能率が上がります。ペーパーレスの風潮ともあいまって、コピー機自体もかなりの進化を遂げており、単純な複写機能のほかにも、デジタルとの融合をめざしたさまざまな機能が搭載されているのが普通となってきています。レンタル会社からコピー機のレンタルを場合には、最新式の機種が選ばれる場合が多いといえますが、その機種がもっている機能には目をみはるものがあります。単純な複写機能の分野だけでも、文書を自由に拡大または縮小したり、複数枚を一枚に凝縮したレイアウトに置き換えてプリントしたりすることが可能です。デジタルとの兼ね合いでは、パソコンで作成したデータをそのまま機器に読み込ませて、きれいなフォントのままでプリントアウトしたり、出先からスマートフォンなどでインターネットを使ってデータを送信し、同様にプリントアウトすることが可能です。レンタルとはいっても機能面では新規購入にまったく見劣りしない状況となっており、かえってコストパフォーマンスにすぐれた手段として有効な場合があります。