解説このマニュアルは宇部ロータリークラブ(以下「クラブ」という)のSAAが行うことを定める。次に掲げる規程は、この規定に引用されることによって、この規程の一部を構成する。クラブ定款この規程で用いる主な用語の定義は次の通りである。(a)SAAクラブ定款第9条第4節で定められたクラブの役員の一つで会場監督のこと。このマニュアルでは、文脈の許す範囲で、次の(b)項の副SAAも含むものとする。(b)副SAASAAを補佐するものとしてクラブ細則で定められたもの。(c)会長クラブ定款第9条第4節で定められたクラブの会長(d)幹事クラブ定款第9条第4節で定められたクラブの幹事。幹事の管理下でクラブの事務を行うところ。通常1名の事務員よりなる。(f)例会クラブ定款第5条第1節で定められた会合。例会を行う場所(h)ビジタークラブの会員以外のロータリアンで、例会に出席しようとする者及びゲスト(i)ゲストクラブまたは会員が例会に招待したロータリアン以外の来賓。(j)ホテルクラブが会場を借りる契約を結んでいるホテルまたはそのホテルの従業員で例会の準備等を行う者。SAAの任務SAAの任務は、クラブ細則第3条「役員の任務」の第6節「会場監督」に次のように記載されている。「会場監督の任務は通常その職に付随する任務及びその他会長または理事会によって定められる事項を行うことを任務とする。」このことを踏まえて、SAAは本規程の第5項以下のことを行う。SAAの服装SAAは他の会員と同様に、例会にふさわしい服装をするが、それに加えて、上着の上にタスキをつける。赤(3)表示:白で「SAA」と表示するこのタスキは、5項の会場の準備の時から例会が終わるまで着用する。SAAが欠席の場合SAAが例会を欠席した場合は、副SAAがその代わりを務める。SAAと副SAAの両方が欠席した場合は、幹事は、その例会のための臨時のSAAを任命する。SAAは例会が始まる前に次のようにして会場の準備をする。ホテルの準備のチェックSAAはホテルが次のようにして会場の準備をしていることをチェックし、もし間違いや抜けがあればホテルに連絡して修正してもらう。会場の正面の上部に、会場内のすべての場所から良く見えるよう、付表1に記した3つの旗を掲げる。向かって国旗の右側に掲げる。(c)国際ロータリーの年度テーマ向かって国旗の左側に掲げる。卓話者が使用する台を会場の正面に設置する。台の上にマイクをおく。台の上においた原稿が読みやすいよう、必要に応じ、照明を置く。会長の席と幹事の席の間に付表1の鐘置き台を置く。(c)スマイルボックス会場の中心あたりに適当な台を置き、その上に付表1のスマイルボックスを乗せる。例会の概要を記入する黒板(付表1参照)を、会場の正面の右端に、すべての席から見えるようにおく。(e)組織ボードクラブの組織を記載したホワイトボード(付表1参照)を、会場の正面の左端に、すべての席から見えるようにおく。(f)体操用ボード体操の方法を示した図を貼り付けたボードを会場の正面におく。(g)司会用マイク卓話台に向かって右側に、適当な間隔をあけて、例会の司会者が使うマイクを置く。食事用テーブルおよび椅子(a)ホテルはあらかじめ準備する食事の数を事務局から連絡を受け、席の配置を決める。(b)テーブルは丸型とし、一つのテーブルあたりの席の数は、6乃至8とする。会場の入り口に台を設置し、この上にクラブの会員のネームプレートのケース(付表1参照)とSAAおよび親睦委員会の委員が掛けるタスキ(付表1参照)の入った箱を置く。ネームプレートのケースは蓋を開けた状態にしておく。この台は、クラブが会員に渡す資料等を置くために十分なスペースを確保する。この物置台の付近の見えやすいところに、食事のメニューを掲示する。会場の入り口付近に、事務局のためのテーブルと椅子を置く。上記5.1.1〜5.1.5項の他、クラブが要請した場合それを行う。この中には次のようなものを含む。行う準備SAAは会場の準備に関し、次のことを自ら行う。当日の例会に関する主要な内容を黒板に記載する。例会当日の、年月日を記入する。当該例会が通算何回目であるかを記入する。(c)ロータリーソング当該例会でロータリーソングを歌うことになっている場合はその歌の題を書く。卓話者がある場合は、その名前を書く。来訪者があるかどうかを事務局に訊き、ある場合には、名前を書く。ロータリアンの場合は所属クラブも書く。メーンテーブルに席を設定し、それぞれに標識を置く。入り口に近いテーブルにSAA又は副SAAの席を設定し標識を置く。(b)卓話者はメーンテーブルの副会長の隣に席を設定し、標識をおく。卓話者を外部から招待した場合には、卓話者のもう一方の隣の席にはプログラム委員長またはプログラム委員長が指名した会員が座るようにする。(c)ビジターおよびゲストがある場合には、その隣に親睦委員の席を設ける。(d)上記(a)〜(c)以外の会員はそれぞれ自分で選んだ席に着く。常時同じ会員が同じテーブルに着くのを避け、会員同士の親睦を増すため、SAAは月に1回程度くじ引きで席を決める。この時、付表2のくじ引きセットを使う。(e)上記(a)〜(d)にかかわらず、年末家族会や職場例会のような特別な場合は、そのつど関係者と相談して決める。次のような資料を各テーブルに人数分配布する。ロータリーの綱領(付表1参照)ロータリーの綱領の唱和がある場合。(b)四季の歌(付表1参照)ロータリーソングで四季の歌を歌う場合。卓話者から資料を配布するよう依頼があった場合。必要に応じて上記(a)〜(c)以外の資料を配布する。クラブの記章の取り付け上記5.1.2(a)の卓話台の正面にロータリーの記章を、取り付ける。バックグラウンドミュージック例会の雰囲気作りに寄与するようなバックグラウンドミュージックを掛ける。クラブの会員クラブの会員には席への案内はしない。名誉会員が来場した場合は、まず事務局のテーブルに案内し、食事代を支払ってもらう。ビジターSAAは例会が始まる前にビジターがあるかどうかを事務局に問い合わせる。ビジターがある場合は、事務局から名前と所属クラブを記載したメモを受け取る。ビジターの名前を親睦委員に伝え、到着したときは、歓迎の挨拶をして、例会場内のSAAに引き渡してくれるよう依頼する。SAAはビジターを適当な席へ案内する。メークアップの場合は、席へ案内する前に、事務局のテーブルで食事代を支払ってもらうとともに、事務局があらかじめ用意したメークアップ証明書を渡す。ゲストSAAは例会が始まる前にゲストがあるかどうかを事務局に問い合わせる。ゲストがある場合は、事務局から名前と所属と招待者を記載したメモを受け取る。ゲストの名前を親睦委員に伝え、到着したときは、歓迎の挨拶をして、例会場内のSAAに引き渡してくれるよう依頼する。SAAはゲストを適当な席へ案内する。5.2.2(b)で定めた通りとする。入り口ドアの閉止SAAは例会の開始時刻に、自らあるいはホテルに命じて入り口のドアを閉じる。例会の秩序を維持するため及び卓話者などへの礼儀のため、SAAは会員に対し注意し、必要に応じ適切な処置をとる。中でも次のようなことに気をつける。(a)例会中は携帯電話はスイッチを切るかマナーモードにする。含む)の間は私語をしない。含む)の間は居眠りをしない。例会が始まってから、途中で入場したものには、SAAは空いている席を示す。(b)例会の途中で退場するものがいる場合は、SAAは挨拶をするとともに、例会時間の60%に達していたかどうかをチェックする。達していない場合は、欠席扱いとなるのでその旨、出席委員長に連絡する。例会の司会SAAは例会の司会を行う事ができる。司会を行うにあたっては、次のことに留意する。(a)定められた時間の通りに例会を進行させる。(b)議事の順序および内容は、付属書に従う。例会が終わった後、SAAは次のようにして後片付けをする。備品の片付け上記5.2項で準備したものを片付ける。寄付金等のチェック当日、会員が寄付した金額を、事務局が整理したものをチェックする。上記5.2.4項で配布した資料を回収する。SAAは会場で使用するものを適切に管理する。ホテルに預けるもの(a)SAAはホテルに預けたほうが会場の準備に好都合であるようなものをホテルに預ける。具体的には、付表1に示すものである。(b)SAAはホテルに預けたものを、適宜チェックして数量や品質の劣化が無いかどうかを調べる。(c)SAAは年度末に、ホテルに預けたものを総合的にチェックし、その結果を記録に残して、次年度のSAAに引き継ぐ。事務局が保管するものホテルに預けるもの以外の会場備品は、事務局が管理する。具体的には表2のとおりである。クラブが主催するIMなど)では、SAAはそれぞれの事前の計画で定められた役割を果たす。下記のものはクラブの所有物であり、クラブがホテルに保管を依頼したものである。音楽テープ(明るい県民体操)下記のものは、事務局で保管する。適用範囲この付属書は、手続き要覧およびロータリー章典7.010.1の定めるところに従いクラブの例会の議事の順序を規程する。例会は次の順序に従って進行させる。食事は上記の具時の進行の妨げにならないように出す。昼間の例会では、卓話が始まるまでに食事があらかた終わるようにする。夜間例会では、卓話が終わってから食事をする。例会の時間は、特別な場合を除いて次のようにする。昼間例会は、12:30に開始し、13:30に終了する。話以外をすべて13:00までに終わらせ、13:00から13:30までを卓話に当てる。夜間例会は、18:00に開始し、20:00に終了する。以外をすべて18:15〜18:20ころまでに終了し、その後19:00までを卓話に当てる。19:00から20:00までは食事とする。例会の開始と終了の合図として会長は鐘を打ち鳴らす。上記4項の点鐘の後、出席者は、好意と友情をあらわすため、両隣のものと握手する。ロータリーソングあらかじめ定められた予定にしたがって、出席者全員で歌を歌う。歌には次のものがある。(a)国家(b)ロータリーのために作られた歌。(c)四季の歌クラブで編集したもので、各月ごとに季節にふさわしい歌を一曲選んである。ロータリーの綱領または四つのテストあらかじめ定められた予定に従い、ロータリーの綱領または四つのテストを全員で唱和する。この際、あらかじめ指名されたものが前に出て全員をリードする。会長はその時々にふさわしい短いスピーチをする。連したものであることが望ましい。幹事は次の報告をする。理事会、クラブ協議会、IM、地区大会等の案内をする。例会の予定日が変更になる場合や、例会日が間違われやすい場合にその旨連絡する。(c)理事会の決定事項の報告(d)その他会員に報告したほうが良いと思われること。次の委員会の委員長又は委員長が指名するものはそれぞれの委員会の報告をする。出席委員会(a)当日の出席率(メークアップを考慮しないもの)と前回の出席率(メークアップを考慮したもの)を発表する。(b)一定期間クラブに在籍した会員の名前を発表し、会長が表彰する。親睦活動委員会(a)当日に近い、会員および配偶者の誕生日を発表し、会長が表彰する。(b)会員の事業の創立記念日を発表し、会長が表彰する。(c)会員の結婚記念日を発表し、会長が表彰する。(d)スマイルボックスへの献金者の名前とメッセージを発表する。名前とメッセージを発表する。名前とメッセージを発表する。献金者の名前を発表する。発表することがある場合に報告する。上記9項の幹事報告および10項の委員会報告のほかに、会員は誰でも、例会に告すべき事項がある場合は、幹事又はSAAの了承を得て報告する。卓話プログラム委員会の定めたところに従い、卓話を行う。この解説は、本体に記載した事柄、及びそれに関連した事柄を説明するもので、規程の一部ではない。制定の趣旨SAAの役割は、クラブの50年の歴史の中で、慣行の積み重ねで作り上げられてきた。その内容は前年度のSAAから新年度のSAAに口頭で伝えられてきた。口頭で間違いなくまた漏れなく伝えることは決して簡単ではない。SAAは、他の役員(特に幹事)や委員会との接点を持つことが多く、その役割をSAA以外の人たちも明確に知っておくことが、クラブ運営を円滑に行うために重要である。このようなことから、SAAの役割を明文化することとなりこのマニュアルが作成された。このマニュアルは、2006年11月2日に開催された理事会で承認された。改定の趣旨2007/2008年度の会長の方針で、従来幹事がしていた例会の司会をSAAがすることとなった。改定の最も大きい点は、SAAの役割にこのことを付け加えたことである。制定以来約7ヶ月が経過したので、その間に気がついた改善点も盛り込んだ。この改定は2007年6月7日に開催された理事会で承認された。