毎朝仕事に出てきて、マックを立ち上げて机の前に座り、スケジュール帳を見たりメールを見て昨日までやっていた仕事を思い出してゆくひとときは、なんだか頭の中もブートしているような気がします。プロセスの見直しでまず手をつけたのはこうした朝の習慣です。常識的なことばかりですが、1年たつうちにルールが曖昧になっていたワークフローをもう一度定義し直しました。参考になれば幸いです。調べ、向こう一週間の「締め切り」「人との約束」「会議・ミーティング等」をおさらいします。この時点で「ああ、金曜日は出張だからそろそろ新幹線の予約をしておこう」と考えたとしても、この場ではやりません。目の前のロディア・メモに「16日、新幹線」のようにアクションを起こすためのトリガーだけをささっとメモします。私の仕事の場合、あまり「人と会う約束」「出かける」という営業的な要素がすくないので、スケジュール帳があふれかえるということはなかなかありません。そのかわり大きな時間枠を要求する仕事が多いので、なるべく人との約束はそうした仕事の流れを断ち切らず、アクセントのように入れるようにしています。スケジュールを見ることで、忘れているイベントがないことに安心しつつ、今日はどれくらい空き時間があるのかを見渡しておきます。多くの人がそうだと思いますが、メールが一番のストレスの源です。メールだけで済む仕事は少ないので、たいていメールには「電話して確認」「出向いて確認」のアクションが付随します。メールの数を減らしてゆきます。2分ルールが基本です。2分で片付かないアクションはロディア・メモに書き込みます。手帳に写し、メールの方は用済みですので「@Archive」に入れます。メーリングリストなどのように、ルールで振り分けしたあとのメールも、アクションがあるならドラッグして「@Action」に入れます。一度振り分けたものを持ち出すのは気が引けるものですが、あとでアクションが済んだら「ルールを適用」してすぐに戻すことができますので、安心してドラッグします。これでフォルダの横に未読メールの数が表示されます。実は既読で、今度は「アクションをとっていないメールの数」という意味に変わるのです。いれたメールはアクションが生じたあとのものばかりですので基本的に忘却に向かっていきますが、周知事項などのように「このメールを忘れると痛い目にあうぞ」というものだけにフラグを立てておきます。フラグを立てたメールはメーリングリストの奥であれ、スレッドの密林の間であれ、「メッセージにフラグがついている」という簡単なスマートメールボックスを作っておけばいつでもキャッチできます。問題なのは、何度かメールのやりとりをする相手がメールの使い方を間違えてスレッドが切れてしまったときなどです。いった感じでサブフォルダをつくってまとめていれてしまいます。フォルダ内で超整理法をかけるためです。ゼロの状態になります。実際には、目を向けたくない現実だとか、読むことに痛みが伴うメールが残ってしまうことがありますが、それは「勇気」という別のハックの持ち合わせがないと取り除けないので、そのとき次第で適宜対応しています。修正できるさ、くらいの余裕をもって速度を追求するのが、今までの経験でうまくいっていたような気がします。とプランニングについてまとめます。管理人として、仕事術、ライフハック、テクノロジー、文具、ソーシャルメディアなどについて執筆中。2011年アルファブロガー・アワード受賞。ライフスタイルアンバサダー。ScanSnapアンバサダー。Climate+を運営しています。昨日は、いまではだいぶ昔の話になった「ライフハック...もっと読むGTDGTDの落とし穴。