ドキュメント展開の基本構造ツイート大手を先陣として、企業のグローバル化は急ピッチで進んでいます。急激に変化するビジネス環境においてキャリアを構築していくうえで、ビジネスパーソンには様々なビジネスシーンで、英語によるビジネスドキュメントを作成するスキルの向上が求められるようになっています。中途採用でも社会人経験が豊富な方を中心に、求めるレベルの差はあるものの語学力(特に英語)を必須項目に挙げる企業が増えています。このコラムでは、グローバル化が押し寄せているなかで一歩先をゆくビジネスパーソンとして、英語を駆使して世界標準のビジネスドキュメントを作成するための重要なポイントを解説していきます。前回パラグラフ間の展開を滑らかにするための、読み手にすでに紹介済みである〈既知〉の情報を確認しながら〈新規〉の情報へと進む〈情報構造〉のテクニックを解説しました。今回は、ドキュメント全体を展開する上での基本構造を紹介します。ドキュメントの基本構造である三部展開を学ぶ今回は、ドキュメント全体の展開という流れの中でその〈一貫性〉(cohesion)について考えます。具体的には、代表的なビジネスドキュメントである〈提案書〉を念頭に置きながら、〈導入〉(introduction)、〈本題〉(body)、〈まとめ〉(conclusion)、からなるドキュメントの基本構造である三部展開を紹介します。英語であれ日本語であれ、ビジネスドキュメントの作成スキルを向上させるには、「提案書」(proposal)に代表される構造的な展開をしっかりと学ぶのが重要です。すべてのビジネス文書が具体的な「提案書」であるわけではありません。「提案書」には他の多種多様なドキュメントに求められる多くの要素が織り込まれています。言い換えれば、ほぼすべてのビジネスドキュメントは「提案書」のどこかを抜き出した文書だといえます。責任表明という問題解決型の展開(ストーリー展開)をとります。ストーリーと大きく重なります。次回詳しく紹介する「提案書」のとる〈=問題解決型ストーリー〉をしっかりと学んでおけば、多岐にわたるビジネスドキュメント作成に柔軟的かつ機動的に対応できるのです。これまで学んだ、センテンスやパラグラフレベルでの結束性と次回解説する提案書における〈問題解決型ストーリー〉を統合することによって、ドキュメント全体の〈一貫性〉をさらに確保できるようになるのです。〈導入〉(introduction)、〈本題〉(body)、〈まとめ〉(conclusion)という3部分から成る基本的な流れについて触れておきましょう。これは、具体的なストーリー展開以前に理解しておきたいドキュメントの大まかな展開です。この基本的な流れを理解する上で、よく引き合いに出されるのが〈ファイブ・パラグラ形式〉です。ファイブ・パラグラフ形式は文字通り、5つのパラグラフからなり立つドキュメントの原形です。合計5つのパラグラフで構成される、前述したひとつの〈セクション〉規模のドキュメントです。paragraph)という基本構造をとります。〈導入パラグラフ〉で文書の〈メイン・テーマ〉と結論である〈メイン・メッセージ〉を伝えます。次に、複数の〈本題パラグラフ〉を通して内容を掘り下げます。最後に、〈まとめパラグラフ〉にて〈メイン・メッセージ〉を確認します。