四半期ごとに更新する契約書を99%電子化。電子請求書も導入し、大幅に作業時間が削減できました。導入企業:ニスコム株式会社ネットワークやサーバなど、現代社会に欠かせないITインフラを支えるニスコム株式会社様。幅広い業界の企業から業務を請け負い、システム運用や構築のサポートを行っています。事業内容を教えてください。マネージャー(以下、マネージャー):弊社は、官公庁や金融、医療、通信といった多様な業界で、ITインフラの運用やサポートを行っています。アプリケーション開発を行う、ITアウトソーシング事業がメインです。我々BRM部は、ビジネス・リソース・マネジメント、つまり人材の調達・手配業務を専門に行っている部署です。請負業務に必要なエンジニアは社内の者だけなく、100社近い協力会社から人材を手配しています。請求書』を活用しています。『BtoBプラットフォーム』を導入されたきっかけを教えてください。マネージャー:もともと全社をあげて、ペーパーレス化に取り組んでいました。社内でも特に紙の量が多いBRM部の書類を電子化することで、ペーパーレスを推進する目的があったのです。担当者A:BRM部では協力会社や個人事業主のエンジニアと、労働者派遣法に基づいた契約書を約200件取り交わしています。基本的に有期労働契約で、そのほとんどが3ヶ月更新です。そのため四半期ごとに大量の契約書をやりとりする作業が発生していました。導入前はどのような課題がありましたか?担当者B:契約書を印刷・チェックして製本し、上長に押印してもらった後、封筒につめて郵送する、という作業に多くの時間を使っていました。1件あたり10分かかるとすると、単純に更新のたびに200件の処理で2,000分、つまり30時間以上の時間を費やしていたことになります。押印の申請は手渡しが原則ですが、上長がいつも席にいるとは限りません。申請しても忙しいときにはすぐには押してもらえないこともあります。早く終わらせたいと思っても、自分ではコントロールできないという、見えないストレスを感じていました。担当者C:契約書は2部送付し、先方の署名・捺印後に1部が返送されてきます。その時期は月初の請求書の受け取りとも重なって、郵便物が大変な量でした。総務部が一括で受け取り、部署ごとにトレイに振り分けるのですが、ぱんぱんに詰め込まれてトレイが引き出せなくなるくらい届いていました。契約書が返送されてきたか、チェックも必要です。送付先の一覧表を作って、戻ってきたら1件ずつ日付を入れる作業を、当番制で行っていました。契約書の保管にも苦労があって、A4サイズの一番大きな書類ファイルに閉じても数ヶ月で一杯になり、ひとつしかないキャビネットを占領してしまうんです。保管義務があるため、溜まってきたら古い契約書をダンボール箱にまとめて、外部の倉庫へ運んでいました。一度預けてしまうと、内容を確認したい場合は総務に申請して取り寄せてもらうしかなく、不便でした。契約書』を導入した効果はいかがでしたか?担当者C:簡単すぎて、「これでいいの?」と心配になるほどです(笑)。印紙もないし、すぐ届いちゃうけど「大丈夫なの?」と。電子締結してくださる取引先も多く、契約締結までの時間が早まりました。先方も社内承認が楽になり、手間が軽減されているのではないでしょうか。担当者A:一連の締結業務がパソコン上で完結する電子契約のため、書類のやりとりが一切なくなったことに大きな効果を感じます。大量の印刷・発送作業は、もうありませんし、返送状況も画面上で確認できます。トレイから溢れていた返送の郵便物もほとんどないので、取りにいくのを忘れるほどです。ファイリングの量も減ったので省スペースにもなっていますし、過去の契約書を見たいときも検索機能ですぐ探せます。担当者B:社内申請の承認フローがスムーズになりました。上長が席にいなくても、極端にいえば外出先からでもスマートフォンで承認してもらえ、業務時間が短縮しています。請求書』の受取機能も導入されていますね。マネージャー:弊社はバックオフィスの工数削減と作業負担の低減を目指して、RPAの導入も進めています。2017年に準備室を立ち上げてから、すでに交通費の精算業務の自動化など、30近いRPAが稼動中です。BRM部でも、RPAによる作業の自動化で業務効率を改善できないか、と考えていたので、請求書の電子化は必然でした。『BtoBプラットフォーム』は『契約書』と『請求書』のどちらも電子化できる点が魅力で、当初から両方を導入する流れで検討していたのです。請求書の受取業務にも課題があったのでしょうか。担当者C:月末から月初にかけて170通ほど受け取っていた請求書は、経理に渡すまでの作業がとにかく大変でした。請求書には、派遣しているエンジニア一人ずつの勤務表が同封されています。請求金額とあっているか確認し、本社シニアマネージャーの承認を経てから1件1件会計システムに手で入力していました。それをプリントアウトして、間違っていないか2人の目でダブルチェックののち、やっと経理に届けるという流れです。そこまでやっても入力ミスはありました。担当者A:月末月初は来客も断って、誰とも会わず、3人で1週間は支払業務にかかりきりでした。その間は、BRM部の本来の業務である人材の手配業務が滞ってしまうほどです。請求書』導入で課題は解決しましたか?担当者A:まず、導入を機にフローを見直し、シニアマネージャーの承認を省略することができました。請求書』とRPAの連携により、大変だった会計ソフトへの入力作業も自動化しています。人の手だと数10分かかる作業があっという間に完了し、ヒューマンエラーによるミスの心配もありません。担当者B:請求書の電子化を検討していた頃、「どうなったら助かる?」とヒアリングを受けたことがあります。難しいことはわからないので、「勝手に数字が入ってパッと入力が終わればいい」くらいの漠然としたことしかいえなかったのですが、それが実現して、びっくり。夢が叶ったような心地です。担当者C:請求書の処理は、集中的に取り組むというより、業務のスキマ時間や、請求書が届いたタイミングで処理をする感じです。今は3人分の作業をあわせても1日足らずで作業が終わっています。契約書、請求書ともに99%電子化を実現されています。秘訣は何でしょう?担当者A:決して最初からスムーズだったわけではありません。契約書は弊社が送ったものを承認していただくだけですが、請求書は先方が操作に慣れない間は差し戻しも発生していました。担当の方がお困りの場合は電話をさしあげて、一つひとつ手順を確認することもありました。請求書』を使われているケースも少なくなかったです。ペーパーレス化を進めている企業様も多く、「楽になりました」とおっしゃっていただいています。『BtoBプラットフォーム』では、同じIDとパスワードで契約書と請求書の両方のサービスが利用できる点も驚かれますね。今後の展望をおきかせください。マネージャー:これまで関西企業様分の業務も本社で行っていましたが、弊社の関西拠点である大阪オフィスへの移管を進めているところです。『BtoBプラットフォーム』の使い勝手の良さは、大阪でも効率化を加速させています。電子化でBRM部は事務作業から開放され、人材の手配という本来の業務に注力することができるようになりました。今後も効率化を進め、全社的に業務がよりクリエイティブになっていくことを願っています。(3)事例を探すならCASESTUDY(ケーススタディ)営業支援サービスの事例をまとめています。事例の追加・修正・追加など問い合わせはこちらからお願いします。