RSSWordPress.org基本ルールに基づきフォルダーに保管されている文書の検索の仕方:検索例Tweet紙文書類保管の基本ルールに基づき保管されたフォルダーから目的の文書を見つけ出す方法について説明します。「あるプロジェクトで、ある客先から受け取った資料」を探す場合は、以下の3つのルールをヒントに目的資料を見つけ出すことができます。その資料が保管されている場所について下表のように想像して見ます。3つのルールをヒントに目的資料を検出:検索例(ルール1):探したいその文書が綴じられている可能性の高いフォルダーに見当を付ける。・恐らくその資料は、該当するプロジェクト名が付された「管理フォルダー」内に存在するはずでしょう。(ルール2):探したいその文書が綴じられている可能性の高い文書保管分類用インデックス・タグの名称に見当をつける。・客先から受領した資料なので、インデックス・タグ名は「客先から」のところに存在するはずです。(ルール3):綴じられている順番(受領期日の古い順)に見当を付ける。・もしもここで、客先からもらったその資料の大まかな年月が分かっていれば、更に簡単にその資料を探し出すことができるでしょう。綴じられているのは期日の古い順に、新しいファイルは手前になるように綴じられているはずなので、綴じられている各ファイルの期日から、その資料の綴じられている前後が容易に分かります。以上の3つのステップで誰でも簡単にその文書の保管場所を見つけ出すことができることをご理解いただけたでしょう。ファイルを保管・管理する際、たったこれだけの工夫で、従来から行っている紙のみの文書管理を効率的に行うことができますので、是非、お試しください。事実、ISO9000を導入している多くの企業において、文書管理にこの紙ベースの文書管理手法を現在も利用され、十分に機能しています。