it英語でメールを送るとき、必要以上に時間が掛かっていませんか?そもそもビジネス英語のメールなんて、意外に誰も教えてくれないものですよね。過去のメールなどからコピペばかりしていると、いつまでも英語力を伸びないことを薄々感じているはず。実は私も英語メールはコピペから始めました。「これはいかん!」と試行錯誤を繰り返し、今では海外省庁に大臣のアポイントのお伺いをメールで送るレベルまで、ビジネス英語を上達させました。途中で気付いたのです。コピペしなくても、「型にはめればメール作成は簡単」なのだと。これからお伝えする「型」をコピペせずにタイピングして使ってみてください。慣れてきたら状況に応じて単語をあてはめたり入れ替えたりするだけでいいのです。労力で、使えるビジネス英語を定着させることは可能です。最初に努力して「型」を覚えてしまえば、あとは楽に、そして自在にメールを操れる自分になれるのです。格言を借りれば「型を知れば百戦危うからず」です。TOEIC講師として登壇。純日本人の英語トレーナーとして、一般企業や国際的な交流協会に勤務・従事しています。少人数制グループをメインとしながら計400人以上の方々に英語をお教えしてきた私が、実践的な英語学習法をご案内いたします。「件名」:ビジネス英語のメールはここがポイント「書き出し」:定型の例文でサクッとスタート「本論」:伝えたいことをシンプルに「締めくくり」:気遣いの一言を添える「結び」:英語メール特有の表現まとめ:ビジネス英語は例文テンプレート「件名」:ビジネス英語のメールはここがポイント件名のルール英語でメールを書くことで頭がいっぱいだと、件名にまで気を回してなかった!ってことありますよね。ビジネスメールにとって「件名」はとても大切。いって、件名に頭を悩ませなくても大丈夫です。ポイントはたった2つのルールを守ること。・本文の概要をシンプルに分かりやすく書くこと。・前置詞と冠詞以外の単語の1文字めは大文字にすること。ビジネス英語に限らず、件名は内容を瞬間的に把握できるのが理想です。文字数は50文字以下に抑えましょう。to...”などの、日本語でいう助詞にあたるような品詞です。冠詞は”a”や”the”のことですが、件名では冠詞を省略しても構いません。意味を持たない前置詞や冠詞以外の単語を大文字にすることで、重要度を際立たせて見せることが目的です。件名の先頭に以下のような単語をつけると、メッセージ性を高められます。Order」(至急:注文のキャンセル)という感じです。ビジネス英語のメールに頻出する件名例文を見ていきましょう。~(~のお願い)forの後ろには以下のような名詞が入ることが多いです。Invoice(請求書送付)動詞にingをつければ動名詞となるので、forの後ろに当てはめても文法的にOKです。(~についての質問)どちらも大きな違いはありませんが、Questionの方が直接的なニュアンスなので「答えてほしい」という気持ちがより強く感じられます。~(~に対するお詫び)本当は起こってほしくないケースですが、もしものときのためにお詫びメールへの準備もしておきましょう。forの後ろにはお詫びする対象の名詞を当てはめます。~(~についてのお知らせ)イベントや新商品に関するお知らせを出したいときに使います。ofの後ろはまさしくイベントなどの名詞が来ることが多いです。us”など複数形の1人称を使います。「書き出し」:定型の例文でサクッとスタート日本語のメールと同じ日本語と同じく、ビジネス英語でもメールの書き出しは定型でOK。日本語の「いつもお世話になっております」という表現は英語には存在しないので、以下の表現から適切なものを選びましょう。定型の例文を使ってスムーズに書き出していければ、英語メール作成のスピードも加速させられます。○○,”のように宛名を書くことはお忘れなく。英語も日本語も同じく宛名は必要ですからね。you.(はじめまして)※直訳:ご連絡する機会を持てることが光栄です。you.(お久しぶりです)※直訳:最後にご連絡して以来、長い時間が経ちました。Corporationの山田太郎と申します。メールを送るのが初めての場合や、久しぶりの場合は上のような挨拶から始めましょう。[社名]”のフレーズを覚えておくと、会話文でも使えるので便利です。reply.(ご返信ありがとうございます)「ありがとう」というお礼は、英語メールの書き出しでよく使うフレーズです。reply.”と書けます。件名にお礼の表現を使いたいときも、これくらいシンプルな文章でそのまま使える表現です。上の項目「件名」でお伝えしたものと同じく、「~」の部分に以下のような名詞を入れて使い分けてみましょう。reply.(返信が遅くなりすみません)ビジネスにおいて返信が遅くなることもあります。カジュアルな英語表現なので、本当にシリアスな場面は以下の表現が好ましいでしょう。~”よりさらに丁寧な表現があります。お詫びの際に「~」に入る単語は、以下の通り。英語はストレートな表現と言われますが、それでも本論に突入する前には、本論の内容をサポートするような事情や背景の説明をしておきましょう。状況によって事情や背景は様々なので、「コレ」といった例文を覚えるより、英語で説明するための心構えを理解いただいた方が、英語メールの書き方をマスターするには近道です。心構えはズバリ、事情や背景の説明も「シンプルな英語で」です。(→本論「なので、ご確認いただけますか?」)という表現です。このように、中学レベルの英語でも説明は可能です。事情や背景という「事実」を説明する際には、ビジネス英語にありがちな丁寧さは、あまり必要ありません。シンプルに事情説明ができたあとは、例文を使った表現に落とし込んでいきましょう。(○○していただくことは可能でしょうか)下に行くに連れてへりくだり度が上がります。to”の表現は相手に確実にやってほしいときに使うのが効果的ですね。○○には動詞が入ります。今まで「~」には名詞を入れていたので、異なる品詞を入れることになるのでご注意ください。依頼メールでよく使う、動詞表現はこちら。事情説明と同様にシンプルな英語で切り抜けられることがほとんどです。~?”の「~」にあたる名詞の例を挙げていきます。preferences(何かお好み)クレーム対応クレームの対応はデリケートですので、ここだけはテンプレートとして1つの例文を記しておきます。これもコピペせずに、できるだけご自分の表現として吸収できるように例文を参考にしながらタイピングしてみてください。前半部分は今までお伝えした表現をベースに作成した英語なので、ここまでお読みいただいた方には難しく感じないはずです。inconvenience.「そのことについてお知らせいただきありがとうございます。ご迷惑をお掛けしたことに対して謝罪させていただきたいと思います。out.「ただいまその問題について調べております。何か分かりましたらお伝えいたします。※あくまで例文ですので、ご自身の状況と合うかどうか日本語訳で確認した上でお使いください。「締めくくり」:気遣いの一言を添える本論を越えればあとは定型例文ここまで来たらもう難しいことを考えることはありません。ビジネス英語のメールに必要となる気遣いの一言を最後に添えるだけです。ここではどんな場面でも使えるような例文を記していきます。毎回同じ例文を使い回してもいいのですが、ビジネス英語に慣れるためにもぜひ複数の例文を使えるようにしてみてください。reply.(お返事をお待ちしております)メールの内容がポジティブなときによく使います。~”がありますが、これは少しカジュアルな表現です。to”を使いましょう。~”は「~していただけますと感謝いたします」という意味なので、日本語メールでもよく使う「幸いです」とほぼ同じ表現ですね。「引き続きよろしくお願いいたします」と同義になります。hesitate”は直訳すると「躊躇しないでください」という意味。この表現があると相手に返信しやすい印象を与えます。~”の表現に“again”を加えると「あらためて」というニュアンスが追加されます。メールの冒頭で感謝を表していても、「まだ感謝を伝えきれない!」という姿勢をメールの相手に伝えるときに有効な締めの一言です。「結び」:英語メール特有の表現SincerelyとRegardsの使い分けビジネス英語に限らずとも、英語のメールでは必ず結びの言葉を最後に添えます。使われるのはSincerelyとRegardsで、どちらも日本語でいう「敬具」に近い表現です。ビジネス英語では”Sincerely,”を使うと間違いないのですが、どんな場面でも使い分けられるように、2つの使い分け方を詳しく見ていきましょう。・Sincerely,ビジネスで頻繁に使用される結び言葉です。迷ったときはこの結び言葉を使えば失礼はありません。直訳すると「心から」という意味。yours,“Sincerely,”よりさらにフォーマルな結び言葉です。sincerely,”という表現も見られますが、これは主にイギリスで使われる表現です。大切なお客様にメールする際はこの結びがふさわしいでしょう。この表現はもはや定型文なので直訳するのは難しいですが、あえて訳すなら「あなたのものである私より心を込めて」というような表現です。・Regards,ビジネスシーンでも友人相手でも使用できる結び言葉です。Sincerelyと比べると少しカジュアルな表現なので、ビジネスで使う場合はある程度親しい相手のときが良いでしょう。Regardsの意味は「心遣い、敬意」ですので、結びで使うと「敬意を込めて」という意味になります。”best”や”kind”、”warm”などをregardsの前に加えるとさらに親しみ具合が増す表現になります。意外と細かい違いのあるメールで結びの言葉。使い分けている人は、「ビジネス英語を理解しているな」と、一目置かれる存在となれるはず。一度覚えておけばどんなメールでも対応できる言葉なので、積極的に使い分けていきましょう。なり、かつメールの相手からも分かりやすい内容になります。・締めくくり・結びそしてここまで読んでいただいた方はお分かりのように、この構成を基にして、メールの文章のうち80%以上は、今回の例文を使った定型の書き方で対応することも可能なのです。英語力向上のため、できるだけコピペは控えましょうね。ご自分の英語表現として定着すれば、コピペするより早くなる上に表現の幅も広がりますし、何よりメール相手への心遣いが伝わる文章になるはずです。いつでもどこでもやり取りのできる便利なメールだからこそ、ご自分の個性を醸し出して、相手への気持ちを表せるような文章の書き方に慣れてみてください。30日間無条件で返金保証。新しい英語習得法をご提案します。こんなお悩みを抱えていませんか?英語に自信がない...。ビジネスシーンでは特に。英語フレーズ英会話初心者に読んで欲しいおすすめ英語学習法。